تخصيص نهج الأرشفة والحذف لعلب البريد في مؤسستك

ملاحظة

يسمى توافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تمت إعادة تسمية الحلول داخل منطقة التوافق. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة والمقالة "ما هو Microsoft Purview"؟

يمكن لمسؤولي Microsoft Purview إنشاء نهج أرشفة وحذف ينقل العناصر تلقائيا إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بالمستخدم ويحذف العناصر تلقائيا من علبة البريد.

يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء نهج استبقاء إدارة سجلات المراسلة (MRM) الذي تقوم بتعيينه بعد ذلك إلى علب البريد. ينقل هذا النهج العناصر إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بالمستخدم بعد فترة زمنية محددة، كما يحذف العناصر من علبة البريد بعد أن تصل إلى حد عمري معين.

تسمى القواعد الفعلية التي تحدد العناصر التي يتم نقلها أو حذفها ومتى يحدث ذلك علامات الاستبقاء. ترتبط علامات الاستبقاء بنهج استبقاء MRM، الذي يتم تعيينه بدوره إلى علبة بريد المستخدم. تطبق علامة الاستبقاء إعدادات الاستبقاء على الرسائل والمجلدات الفردية في علبة بريد المستخدم. وهو يحدد المدة التي تبقى فيها الرسالة في علبة البريد والإجراء الذي يتم اتخاذه عندما تصل الرسالة إلى عمر الاستبقاء المحدد. عندما تصل الرسالة إلى عمر الاستبقاء، يتم نقلها إما إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بالمستخدم أو يتم حذفها.

تقوم الخطوات الواردة في هذه المقالة بإعداد نهج أرشفة واستبقاء لمؤسسة وهمية تسمى Alpine House. يتضمن إعداد هذا النهج المهام التالية:

  • تمكين علبة بريد أرشيف لكل مستخدم في المؤسسة. يوفر هذا الإجراء للمستخدمين المزيد من سعة التخزين في علبة البريد، وهو مطلوب بحيث يمكن لنهج الاستبقاء نقل العناصر تلقائيا إلى علبة بريد الأرشيف. يمكن للمستخدم أيضا نقل العناصر يدويا إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة به للتخزين الأرشيفي.

  • إنشاء ثلاث علامات استبقاء مخصصة لتنفيذ الإجراءات التالية:

    • نقل العناصر التي تبلغ من العمر 3 سنوات تلقائيا إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بالمستخدم. يؤدي نقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف إلى تحرير مساحة في علبة البريد الأساسية للمستخدم.

    • احذف العناصر التي يبلغ عمرها 5 سنوات تلقائيا من مجلد "العناصر المحذوفة". يؤدي ذلك أيضا إلى تحرير مساحة في علبة البريد الأساسية للمستخدم. ستتوفر للمستخدم فرصة استرداد هذه العناصر إذا لزم الأمر. راجع الحاشية السفلية في المقطع "مزيد من المعلومات" للحصول على مزيد من التفاصيل.

    • تلقائيا (وبشكل دائم) حذف العناصر التي تبلغ من العمر 7 سنوات من كل من علبة البريد الأساسية وعلبة بريد الأرشيف. بسبب لوائح التوافق، يطلب من بعض المؤسسات الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني لفترة زمنية معينة. عند انتهاء صلاحية هذه الفترة الزمنية، قد ترغب المؤسسة في إزالة هذه العناصر نهائيا من علب بريد المستخدمين.

  • إنشاء نهج استبقاء جديد وإضافة علامات الاستبقاء المخصصة الجديدة إليه. بالإضافة إلى ذلك، ستقوم أيضا بإضافة علامات استبقاء مضمنة إلى نهج الاستبقاء الجديد. يتضمن ذلك العلامات الشخصية التي يمكن للمستخدمين تعيينها للعناصر في علبة البريد الخاصة بهم. ستضيف أيضا علامة استبقاء تنقل العناصر من مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" في علبة البريد الأساسية للمستخدم إلى مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" في علبة بريد الأرشيف الخاصة به. يساعد هذا الإجراء على تحرير مساحة في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" الخاص بالمستخدم عند وضع علبة بريده قيد الاحتجاز.

يمكنك اتباع بعض الخطوات الواردة في هذه المقالة أو كلها لإعداد نهج الأرشيف والحذف لعلب البريد في مؤسستك. نوصي باختبار هذه العملية على بعض علب البريد قبل تنفيذها على كل علب البريد في مؤسستك.

قبل إعداد نهج الأرشيف والحذف

  • يجب أن تكون مسؤولا عاما في مؤسستك لتنفيذ الخطوات الواردة في هذه المقالة.

  • عند إنشاء حساب مستخدم جديد وتعيين ترخيص Exchange Online للمستخدم، يتم إنشاء علبة بريد للمستخدم تلقائيا. عند إنشاء علبة البريد، يتم تعيين نهج استبقاء افتراضي تلقائيا لها، يسمى نهج MRM الافتراضي. في هذه المقالة، ستقوم بإنشاء نهج استبقاء MRM جديد ثم تعيينه إلى علب بريد المستخدمين، واستبدال نهج MRM الافتراضي. يمكن أن تحتوي علبة البريد على نهج استبقاء MRM واحد فقط معين لها في أي وقت.

  • لمعرفة المزيد حول علامات الاستبقاء ونهج استبقاء MRM في Exchange Online، راجع علامات الاستبقاء ونهج الاستبقاء.

الخطوة 1: تمكين علب بريد الأرشيف للمستخدمين

الخطوة الأولى هي التأكد من أن كل مستخدم في مؤسستك لديه علبة بريد أرشيف. يجب تمكين علبة بريد الأرشيف الخاصة بالمستخدم بحيث يمكن لعلامة الاستبقاء التي تتضمن إجراء الاستبقاء "نقل إلى الأرشيف" نقل العنصر بعد انتهاء صلاحية عمر الاستبقاء.

للحصول على إرشادات لتمكين علب بريد الأرشيف، راجع تمكين علب بريد الأرشيف في مدخل توافق Microsoft Purview.

ملاحظة

يمكنك تمكين علب بريد الأرشيف في أي وقت أثناء هذه العملية، طالما تم تمكينها في مرحلة ما قبل إكمال العملية. إذا لم يتم تمكين علبة بريد الأرشيف، فلن يتم اتخاذ أي إجراء على أي عناصر تم تعيين نهج الأرشيف أو الحذف إليها.

الخطوة 2: إنشاء علامات استبقاء جديدة لنهج الأرشيف والحذف

في هذه الخطوة، ستقوم بإنشاء علامات الاستبقاء المخصصة الثلاث التي تم وصفها مسبقا.

  • Alpine House 3 Year Move to Archive (نهج الأرشيف المخصص)

  • الحذف الدائم ل Alpine House 7 Year (نهج الحذف المخصص)

  • العناصر المحذوفة في Alpine House 5 سنوات حذف واسترداد السماح (علامة مخصصة لمجلد العناصر المحذوفة)

لإنشاء علامات استبقاء جديدة، ستستخدم مركز إدارة Exchange (EAC) في مؤسستك Exchange Online. تأكد من استخدام الإصدار الكلاسيكي من EAC.

  1. انتقل إلى https://admin.protection.outlook.com/ecp/ تسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بك.

  2. في EAC، انتقل إلى علامات استبقاء إدارة > التوافق

    يتم عرض قائمة بعلامات الاستبقاء لمؤسستك.

إنشاء علامة نهج افتراضية أرشفة مخصصة

أولا، ستقوم بإنشاء علامة نهج افتراضية أرشيف مخصصة (DPT) ستقوم بنقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف بعد 3 سنوات.

  1. في صفحة علامات الاستبقاء ، حدد أيقونة "علامة جديدة".، ثم حدد "مطبق تلقائيا على علبة البريد بأكملها (افتراضي)".

  2. في العلامة الجديدة المطبقة تلقائيا على صفحة علبة البريد بأكملها (افتراضي)، أكمل الحقول التالية:

    الإعدادات لإنشاء علامة نهج افتراضية جديدة في الأرشيف.

    1. اسم اكتب اسما لعلامة الاستبقاء الجديدة.

    2. إجراء الاستبقاء حدد "نقل إلى الأرشفة " لنقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف عند انتهاء فترة الاستبقاء.

    3. فترة الاستبقاء حدد عندما يصل العنصر إلى العمر التالي (بالأيام)، ثم أدخل مدة فترة الاستبقاء. بالنسبة لهذا السيناريو، سيتم نقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف بعد 1095 يوما (3 سنوات).

    4. التعليق (اختياري) اكتب تعليقا يشرح الغرض من علامة الاستبقاء المخصصة.

  3. حدد "حفظ" لإنشاء DPT الأرشيف المخصص.

    يتم عرض أرشيف DPT الجديد في قائمة علامات الاستبقاء.

إنشاء علامة نهج افتراضية للحذف المخصص

بعد ذلك، ستقوم بإنشاء DPT مخصص آخر ولكن هذا سيكون نهج حذف يحذف العناصر نهائيا بعد 7 سنوات.

  1. في صفحة علامات الاستبقاء ، حدد أيقونة "علامة جديدة".، ثم حدد "مطبق تلقائيا على علبة البريد بأكملها (افتراضي)".

  2. في العلامة الجديدة المطبقة تلقائيا على صفحة علبة البريد بأكملها (افتراضي)، أكمل الحقول التالية:

    الإعدادات لإنشاء علامة نهج افتراضية جديدة للحذف.

    1. اسم اكتب اسما لعلامة الاستبقاء الجديدة.

    2. إجراء الاستبقاء حدد "حذف دائم " لإزالة العناصر من علبة البريد عند انتهاء فترة الاستبقاء.

    3. فترة الاستبقاء حدد عندما يصل العنصر إلى العمر التالي (بالأيام)، ثم أدخل مدة فترة الاستبقاء. بالنسبة لهذا السيناريو، ستتم إزالة العناصر بعد 2555 يوما (7 سنوات).

    4. التعليق (اختياري) اكتب تعليقا يشرح الغرض من علامة الاستبقاء المخصصة.

  3. حدد "حفظ" لإنشاء DPT للحذف المخصص.

    يتم عرض DPT للحذف الجديد في قائمة علامات الاستبقاء.

إنشاء علامة نهج استبقاء مخصصة لمجلد العناصر المحذوفة

علامة الاستبقاء الأخيرة التي يجب إنشاؤها هي علامة نهج استبقاء مخصصة (RPT) لمجلد العناصر المحذوفة. ستحذف هذه العلامة العناصر في مجلد العناصر المحذوفة بعد 5 سنوات، وتوفر فترة استرداد عندما يمكن للمستخدمين استخدام أداة استرداد العناصر المحذوفة لاسترداد عنصر.

  1. في صفحة علامات الاستبقاء، حدد أيقونة "علامة جديدة".، ثم حدد "مطبق تلقائيا على مجلد افتراضي".

  2. في العلامة الجديدة المطبقة تلقائيا على صفحة مجلد افتراضي ، أكمل الحقول التالية:

    الإعدادات لإنشاء علامة نهج استبقاء جديدة لمجلد العناصر المحذوفة.

    1. اسم اكتب اسما لعلامة الاستبقاء الجديدة.

    2. تطبيق هذه العلامة على المجلد الافتراضي التالي في القائمة المنسدلة، حدد "العناصر المحذوفة".

    3. إجراء الاستبقاء حدد "حذف" و"السماح للاسترداد " بحذف العناصر عند انتهاء فترة الاستبقاء، ولكن اسمح للمستخدمين باسترداد عنصر محذف خلال فترة الاحتفاظ بالعنصر المحذوفة (وهي افتراضيا 14 يوما).

    4. فترة الاستبقاء حدد عندما يصل العنصر إلى العمر التالي (بالأيام)، ثم أدخل مدة فترة الاستبقاء. بالنسبة لهذا السيناريو، سيتم حذف العناصر بعد 1825 يوما (5 سنوات).

    5. التعليق (اختياري) اكتب تعليقا يشرح الغرض من علامة الاستبقاء المخصصة.

  3. حدد "حفظ " لإنشاء RPT المخصص لمجلد "العناصر المحذوفة".

    يتم عرض RPT الجديد في قائمة علامات الاستبقاء.

الخطوة 3: إنشاء نهج استبقاء جديد

بعد إنشاء علامات الاستبقاء المخصصة، فإن الخطوة التالية هي إنشاء نهج استبقاء جديد وإضافة علامات الاستبقاء. ستضيف علامات الاستبقاء المخصصة الثلاث التي أنشأتها في الخطوة 2، والعلامات المضمنة التي تم ذكرها في القسم الأول. في الخطوة 4، ستقوم بتعيين نهج الاستبقاء الجديد هذا إلى علب بريد المستخدمين.

  1. في EAC، انتقل إلى نهج الاحتفاظ بإدارة > الامتثال.

  2. في صفحة نهج الاستبقاء، حدد أيقونة "جديد".

  3. في مربع "الاسم "، اكتب اسما لنهج الاستبقاء الجديد؛ على سبيل المثال، أرشيف Alpine House ونهج الحذف.

  4. ضمن علامات الاستبقاء، حدد "إضافة أيقونة جديدة".

    يتم عرض قائمة بعلامات الاستبقاء في مؤسستك. لاحظ أنه يتم عرض العلامات المخصصة التي قمت بإنشائها في الخطوة 2.

  5. أضف علامات الاستبقاء ال 9 التي تم تمييزها في لقطة الشاشة التالية (يتم وصف هذه العلامات بمزيد من التفصيل في قسم مزيد من المعلومات ). لإضافة علامة استبقاء، حددها ثم حدد "إضافة".

    إضافة علامات الاستبقاء إلى نهج الاستبقاء الجديد.

    تلميح

    يمكنك تحديد علامات استبقاء متعددة بالضغط باستمرار على المفتاح Ctrl ثم النقر فوق كل علامة.

  6. بعد إضافة علامات الاستبقاء، حدد "موافق".

  7. في صفحة نهج الاستبقاء الجديد ، حدد "حفظ " لإنشاء النهج الجديد.

    يتم عرض نهج الاستبقاء الجديد في القائمة. حدده لعرض علامات الاستبقاء المرتبطة به في جزء التفاصيل.

    نهج الاستبقاء الجديد وقائمة علامات الاستبقاء المرتبطة.

الخطوة 4: تعيين نهج الاستبقاء الجديد إلى علب بريد المستخدمين

عند إنشاء علبة بريد جديدة، يتم تعيين نهج استبقاء يسمى نهج MRM الافتراضي إليها بشكل افتراضي. في هذه الخطوة، ستستبدل نهج الاستبقاء هذا بتعيين نهج الاستبقاء الجديد الذي أنشأته في الخطوة 3 إلى علب بريد المستخدمين في مؤسستك. الاستبدال مطلوب لأن علبة البريد يمكن أن يكون لها نهج استبقاء MRM واحد فقط معين لها في كل مرة. تفترض هذه الخطوة أنك ستقوم بتعيين النهج الجديد لجميع علب البريد في مؤسستك.

  1. في EAC، انتقل إلى علب بريد المستلمين > .

    يتم عرض قائمة بكافة علب بريد المستخدمين في مؤسستك.

  2. حدد كل علب البريد بالنقر فوق علبة البريد الأولى في القائمة، والضغط باستمرار على المفتاح Shift ، ثم النقر فوق آخر علبة بريد في القائمة.

  3. في جزء التفاصيل في EAC، ضمن "تحرير مجمع"، حدد المزيد من الخيارات.

  4. ضمن نهج الاستبقاء، حدد "تحديث".

  5. في الصفحة "Bulk assign retention policy "، في القائمة المنسدلة "Select the retention policy "، حدد نهج الاستبقاء الذي قمت بإنشائه في الخطوة 3؛ على سبيل المثال، أرشيف Alpine House ونهج الاستبقاء.

  6. حدد "حفظ " لحفظ تعيين نهج الاستبقاء الجديد.

  7. للتحقق من تعيين نهج الاستبقاء الجديد إلى علب البريد:

    1. حدد علبة بريد على صفحة "علب البريد"، ثم حدد "تحرير".

    2. في صفحة خصائص علبة البريد للمستخدم المحدد، حدد ميزات علبة البريد.

    يتم عرض اسم النهج الجديد المعين إلى علبة البريد في القائمة المنسدلة لنهج الاستبقاء .

(اختياري) الخطوة 5: تشغيل مساعد المجلد المدار لتطبيق الإعدادات الجديدة

بعد تطبيق نهج الاستبقاء الجديد على علب البريد في الخطوة 4، قد يستغرق تطبيق إعدادات الاستبقاء الجديدة على علب البريد ما يصل إلى 7 أيام في Exchange Online. وذلك لأن عملية تسمى " مساعد المجلد المدار" تعالج علب البريد مرة واحدة على الأقل كل 7 أيام. بدلا من انتظار تشغيل مساعد المجلد المدار، يمكنك فرض حدوث ذلك عن طريق تشغيل Start-ManagedFolderAssistant cmdlet في Exchange Online PowerShell.

ماذا يحدث عند تشغيل مساعد المجلد المدار؟ يطبق الإعدادات في نهج الاستبقاء عن طريق فحص العناصر في علبة البريد وتحديد ما إذا كانت خاضعة للاستبقاء. ثم يقوم بطوابع العناصر الخاضعة للاستبقاء باستخدام علامة الاستبقاء المناسبة، ثم يتخذ إجراء الاستبقاء المحدد على العناصر التي تتجاوز عمر الاستبقاء الخاص بها.

فيما يلي خطوات الاتصال Exchange Online PowerShell، ثم تشغيل مساعد المجلد المدار على كل علبة بريد في مؤسستك.

  1. الاتصال إلى Exchange Online PowerShell.

  2. قم بتشغيل الأمرين التاليين لبدء تشغيل مساعد المجلد المدار لكافة علب بريد المستخدمين في مؤسستك.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

هذا هو! لقد قمت بإعداد نهج الأرشيف والحذف لمؤسسة Alpine House.

مزيد من المعلومات حول مساعد المجلد المدار

كما ذكر سابقا، يعالج مساعد المجلد المدار علب البريد مرة واحدة على الأقل كل 7 أيام. لذلك من المحتمل أن تتم معالجة علبة البريد بواسطة مساعد المجلدات المدارة بشكل متكرر. علاوة على ذلك، لا يمكن للمسؤولين التنبؤ في المرة التالية التي تتم فيها معالجة علبة البريد بواسطة مساعد المجلد المدار، وهو أحد الأسباب التي قد تدفعك إلى تشغيلها يدويا.

ومع ذلك، إذا كنت تريد منع مساعد المجلد المدار مؤقتا من تطبيق إعدادات الاستبقاء الجديدة على علبة بريد، يمكنك تشغيل Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true الأمر لتعطيل مساعد المجلد المدار مؤقتا من معالجة علبة بريد.

لإعادة تمكين مساعد المجلد المدار لعل بريد، قم بتشغيل Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false الأمر.

وأخيرا، إذا كان لدى مستخدم علبة بريد حساب معطل، فلن يتم نقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بعلبة البريد هذه.

(اختياري) الخطوة 6: جعل نهج الاستبقاء الجديد افتراضيا لمؤسستك

في الخطوة 4، يجب تعيين نهج الاستبقاء الجديد إلى علب البريد الموجودة. ولكن يمكنك تكوين Exchange Online بحيث يتم تعيين نهج الاستبقاء الجديد إلى علب البريد الجديدة التي تم إنشاؤها في المستقبل.

يمكنك القيام بذلك باستخدام Exchange Online PowerShell لتحديث خطة علبة البريد الافتراضية لمؤسستك. خطة علبة البريد هي قالب يقوم تلقائيا بتكوين الخصائص على علب البريد الجديدة. في هذه الخطوة الاختيارية، يمكنك استبدال نهج الاستبقاء الحالي المعين لخطة علبة البريد (بشكل افتراضي، نهج MRM الافتراضي) بنهج استبقاء MRM الذي قمت بإنشائه في الخطوة 3. بعد تحديث خطة علبة البريد، سيتم تعيين نهج استبقاء MRM الجديد إلى علب البريد الجديدة.

  1. الاتصال إلى Exchange Online PowerShell.

  2. قم بتشغيل الأمر التالي لعرض معلومات حول خطط علبة البريد في مؤسستك.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    لاحظ خطة علبة البريد التي تم تعيينها كافتراضية.

  3. قم بتشغيل الأمر التالي لتعيين نهج استبقاء MRM الجديد الذي قمت بإنشائه في الخطوة 3 (على سبيل المثال، أرشيف Alpine House ونهج الاستبقاء) إلى خطة علبة البريد الافتراضية. يفترض هذا المثال أن اسم خطة علبة البريد الافتراضية هو ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. يمكنك إعادة تشغيل الأمر في الخطوة 2 للتحقق من تغيير نهج استبقاء MRM المعين لخطة علبة البريد الافتراضية.

معلومات إضافية

  • يتم حساب عمر استبقاء عناصر علبة البريد من تاريخ التسليم. أو من تاريخ الإنشاء لعناصر مثل رسائل المسودة التي لم يتم إرسالها ولكن تم إنشاؤها من قبل المستخدم. عندما يقوم مساعد المجلد المدار بمعالجة العناصر في علبة بريد، فإنه يقوم بطوابع تاريخ بدء وتاريخ انتهاء صلاحية لكافة العناصر التي تحتوي على علامات استبقاء باستخدام إجراء الاستبقاء Delete and Allow Recovery أو Delete بشكل دائم. يتم وضع طابع على العناصر التي تحتوي على علامة أرشيف بتاريخ نقل.

  • يوفر الجدول التالي مزيدا من المعلومات حول كل علامة استبقاء لنهج استبقاء MRM المخصص في هذه المقالة.

    علامة الاستبقاء ما تفعله هذه العلامة هل هي مضمنة أم مخصصة؟ نوع
    Alpine House 3 Year Move to Archive
    نقل العناصر التي يبلغ عمرها 1095 يوما (3 سنوات) إلى علبة بريد الأرشيف.
    مخصص (راجع الخطوة 2: إنشاء علامات استبقاء جديدة لنهج الأرشيف والحذف)
    علامة النهج الافتراضية (أرشيف)؛ يتم تطبيق هذه العلامة تلقائيا على علبة البريد بأكملها.
    الحذف الدائم ل Alpine House 7 Year
    حذف العناصر الموجودة في علبة البريد الأساسية أو علبة بريد الأرشيف بشكل دائم عندما تكون في سن 7 سنوات.
    مخصص (راجع الخطوة 2: إنشاء علامات استبقاء جديدة لنهج الأرشيف والحذف)
    علامة النهج الافتراضية (الحذف)؛ يتم تطبيق هذه العلامة تلقائيا على علبة البريد بأكملها.
    العناصر المحذوفة من Alpine House 5 سنوات حذف والسماح بالاسترداد
    حذف عناصر من مجلد العناصر المحذوفة التي يبلغ عمرها 5 سنوات. يمكن للمستخدمين استرداد هذه العناصر لمدة تصل إلى 14 يوما بعد حذفها.*
    مخصص (راجع الخطوة 2: إنشاء علامات استبقاء جديدة لنهج الأرشيف والحذف)
    علامة نهج الاستبقاء (العناصر المحذوفة)؛ يتم تطبيق هذه العلامة تلقائيا على العناصر الموجودة في مجلد العناصر المحذوفة.
    نقل العناصر القابلة للاسترداد لمدة 14 يوما إلى الأرشيف
    نقل العناصر الموجودة في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" لمدة 14 يوما إلى مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" في علبة بريد الأرشيف.
    مضمن
    علامة نهج الاستبقاء (العناصر القابلة للاسترداد)؛ يتم تطبيق هذه العلامة تلقائيا على العناصر الموجودة في مجلد العناصر القابلة للاسترداد.
    البريد الإلكتروني غير الهام
    حذف العناصر الموجودة في مجلد البريد الإلكتروني غير الهام لمدة 30 يوما بشكل دائم. يمكن للمستخدمين استرداد هذه العناصر لمدة تصل إلى 14 يوما بعد حذفها.*
    مضمن
    علامة نهج الاستبقاء (البريد الإلكتروني غير الهام)؛ يتم تطبيق هذه العلامة تلقائيا على العناصر الموجودة في مجلد البريد الإلكتروني غير الهام.
    حذف لمدة شهر
    حذف العناصر التي يبلغ عمرها 30 يوما بشكل دائم. يمكن للمستخدمين استرداد هذه العناصر لمدة تصل إلى 14 يوما بعد حذفها.*
    مضمن
    شخصي؛ يمكن تطبيق هذه العلامة من قبل المستخدمين.
    حذف لمدة سنة واحدة
    حذف العناصر التي يبلغ عمرها 365 يوما بشكل دائم. يمكن للمستخدمين استرداد هذه العناصر لمدة تصل إلى 14 يوما بعد حذفها.*
    مضمن
    شخصي؛ يمكن تطبيق هذه العلامة من قبل المستخدمين.
    عدم الحذف مطلقا
    تمنع هذه العلامة حذف العناصر بواسطة نهج استبقاء.
    مضمن
    شخصي؛ يمكن تطبيق هذه العلامة من قبل المستخدمين.
    نقل شخصي لمدة سنة واحدة إلى الأرشيف
    نقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف بعد سنة واحدة.
    مضمن
    شخصي؛ يمكن تطبيق هذه العلامة من قبل المستخدمين.

    *يمكن للمستخدمين استخدام الأداة "استرداد العناصر المحذوفة" في Outlook Outlook على ويب (المعروف سابقا باسم Outlook Web App) لاسترداد عنصر محذوفة خلال فترة الاحتفاظ بالعنصر المحذوفة، والتي تكون بشكل افتراضي 14 يوما في Exchange Online. يمكن للمسؤول استخدام Exchange Online PowerShell لزيادة فترة الاحتفاظ بالعنصر المحذوفة إلى 30 يوما كحد أقصى. لمزيد من المعلومات، راجع: استرداد العناصر المحذوفة في Outlook Windows وتغيير فترة الاحتفاظ بالعنصر المحذوفة لعل بريد في Exchange Online.

  • يساعد استخدام علامة استبقاء العناصر القابلة للاسترداد لمدة 14 يوما في تحرير مساحة التخزين في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" في علبة البريد الأساسية للمستخدم. يعد هذا الأمر مفيدا عند وضع علبة بريد المستخدم قيد الاحتجاز، مما يعني أنه لا يتم حذف أي شيء بشكل دائم من علبة بريد المستخدم. بدون نقل العناصر إلى علبة بريد الأرشيف، من الممكن الوصول إلى الحصة النسبية للتخزين لمجلد العناصر القابلة للاسترداد في علبة البريد الأساسية. لمزيد من المعلومات حول هذا الأمر وكيفية تجنبه، راجع "زيادة الحصة النسبية للعناصر القابلة للاسترداد" لعلب البريد قيد الاحتجاز.