تحليل بياناتك ومشاركتها باستخدام قوالب Excel

تنطبق على Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0

يوفر Excel طرقًا فعالة لتحليل بيانات Dynamics 365 وتقديمها. باستخدام قوالب Excel، يمكنك إنشاء تحليلات مخصصة خاصة بك ومشاركتها مع الآخرين في مؤسستك بسهولة تامة.

استخدم قوالب Excel من أجل:

  • توقع المبيعات

  • إدارة البنية الأساسية لبرنامج ربط العمليات التجارية

  • تقييم العملاء المتوقعين

  • تخطيط المناطق

  • والمزيد…

    يمكنك تجربة قوالب Excel المضمنة مع Microsoft Dynamics 365 للحصول على عرض سريع لنوع التحليل الذي يمكنك القيام به.

    مثال عن قالب Excel لتحليل التدفقات‬

إنشاء قالب Excel جديد

فيما يلي الخطوات التي يجب تنفيذها لإنشاء قالب Excel.

عملية إنشاء قالب Excel

الخطوة الأولى: إنشاء قالب جديد من بيانات موجودة

هناك مكانان في Dynamics 365 حيث يمكنك إنشاء قالب Excel:

  • من صفحة الإعدادات. انتقل إلى الإعدادات > القوالب > قوالب المستندات > جديد (الزر "جديد" أو "إضافة"‬). يجب أن تتوفر لديك أذونات كافية للوصول إلى صفحة الإعدادات، مثل مسؤول النظام أو مخصص النظام.

  • من قائمة سجلات. على سبيل المثال، انتقل إلى Sales > الفرص > الفرص المفتوحة الخاصة بي‬. على شريط القوائم، انقر فوق قوالب Excel > إنشاء قالب Excel.

    خيار القائمة إنشاء قالب Excel

    تظهر الصفحة إنشاء قالب من بيانات Dynamics 365.

    إنشاء قالب Excel من صفحة بيانات Dynamics 365

تحديد البيانات التي تريد تضمينها في القالب

  1. انقر فوق قالب ‏‫Excel.

  2. حدد كيانًا (نوع سجل) لتضمين بيانات كيان Dynamics 365 هذا. تتوقف طرق العرض التي يمكنك تحديدها في الحقل التالي على الكيان الذي تحدده.

  3. حدد طريقة عرض.

  4. انقر فوق تحرير الأعمدة لإضافة خصائص الأعمدة التي تريد تضمينها في القالب وإزالة هذه الخصائص وضبطها.

  5. انقر فوق تنزيل الملف لإنشاء ملف القالب.

تحذير

يمكنك أيضًا تنزيل قالب لا يحتوي على أية بيانات باستثناء تلك المتعلقة بالأعمدة المرتبطة بنوع السجل (كيان) باستخدام الإعدادات > إدارة البيانات > قوالب لاستيراد البيانات. لمزيد من المعلومات، راجع: تنزيل قالب لاستيراد البيانات.

الخطوة الثانية: تخصيص البيانات في Excel

افتح القالب الذي أنشأته للتوّ في Excel لتخصيص البيانات.

قالب Excel جديد

لنتنقل عبر مثال بسيط عن تخصيص قالب Excel باستخدام بيانات نموذجية في Dynamics 365.

مثال عن تخصيص بيانات الفرص

  1. انقر فوق تمكين التحرير للسماح بتخصيص جدول بيانات Excel.

  2. أضف عمودًا جديدًا وقم بتسميته "الإيراد المتوقع".

    تخصيص قالب Excel

  3. أنشئ صيغة للإيراد المتوقع. لا تشر إلى الخلايا باستخدام عناوينها؛ بدلاً من ذلك يمكنك تعريف الأسماء واستخدامها.

    إنشاء صيغة في قالب Excel

  4. إنشاء جدول ومخطط محوري. سيتم شرح خطوات العرض التوضيحي هذه وغيرها من الخطوات في تحديث مستقبلي لهذا الموضوع.

    ضع المحتوى الذي أضافه المستخدم فوق جدول البيانات الموجود أو إلى يمينه. يؤدي ذلك إلى منع الكتابة فوق المحتوى إذا أضفت بيانات جديدة في Dynamics 365 فيما بعد وأنشأت قالب Excel جديدًا. لمزيد من المعلومات، راجع: أفضل الممارسات والاعتبارات الخاصة باستخدام قوالب Excel.

    قالب Excel مع Pivot Chart

  5. احفظ جدول البيانات.

    أنت الآن جاهز لتحميل قالب Excel إلى Dynamics 365.

الخطوة الثالثة: تحميل القالب ومشاركته مع الآخرين

عندما يتم تخصيص قالب Excel بالطريقة التي تريدها، يمكنك تحميله إلى Dynamics 365. يتحدد توفر القالب بحسب المكان الذي تقوم بتحميل القالب إليه.

بإمكان مسؤولي Dynamics 365 استخدام صفحة الإعدادات لتحميل قالب Excel إلى Dynamics 365. يتوفر قالب تم تحميله في الإعدادات لكافة المستخدمين في مؤسسة Dynamics 365.

للمسؤولين: تحميل قالب Excel إلى Dynamics 365

  1. في Dynamics 365، انتقل إلى الإعدادات > القوالب > قوالب المستند.

  2. انقر فوق تحميل قالب.

  3. اسحب ملف Excel إلى مربع الحوار أو استعرض للبحث عن الملف وتحميله.

    مربع حوار تحميل قالب

  4. انقر فوق تحميل.

    بإمكان مستخدمين من غير المسؤولين تحميل قالب لاستخدامهم الخاص من قائمة سجلات.

للمستخدمين من غير المسؤولين أو المسؤولين الراغبين في إنشاء قالب شخصي: تحميل قالب Excel إلى Dynamics 365

  1. في Dynamics 365، افتح صفحة تتضمن قائمة سجلات، على سبيل المثال، قائمة فرص المبيعات. انتقل إلى Sales > الفرص‬ > الفرص‬ المفتوحة الخاصة بي.

  2. على شريط القوائم، انقر فوق قوالب Excel > إنشاء قالب Excel.

  3. انقر فوق قالب Excel > تحميل.

    انقر فوق "تحميل" لإضافة قالب Excel إلى Dynamics 365

  4. اسحب الملف إلى مربع الحوار أو استعرض للبحث عن الملف وتحميله.

  5. انقر فوق تحميل.

الخطوة الرابعة: اختيار من يمكنه استخدام القالب الجديد

يتوقف الوصول إلى قالب Excel الذي أنشأته حديثًا على كيفية تحميله وعلى الوصول الممنوح لدور الأمان. احرص على مراجعة استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى القوالب.

إذا قمت بتحميل القالب من صفحة "إعدادات"

ستبدو صفحة المعلومات لقالب Excel الذي تم تحميله على الشكل التالي.

قالب Excel تم تحميله من صفحة الإعدادات

تتوفر القوالب التي يتم تحميلها من صفحة الإعدادات لكافة المستخدمين في مؤسسة Dynamics 365. لا يلزم اتخاذ أي إجراء إضافي.

إذا قمت بتحميل القالب من قائمة سجلات

ستبدو صفحة المعلومات لقالب Excel الذي تم تحميله على الشكل التالي.

تحميل قالب Excel من قائمة سجلات

تتوفر القوالب التي يتم تحميلها من قائمة سجلات للمستخدم الذي قام بتحميل القالب. لمشاركة القالب مع الآخرين، اتبع الخطوات التالية:

  1. من صفحة معلومات القالب، انقر فوق مشاركة.

  2. استخدم الصفحة مشاركة قالب المستند الشخصي لمشاركة قالب Excel مع الآخرين ولتعيين الأذونات.

    مشاركة قالب Excel مع مستخدمين آخرين

تصدير البيانات وتحليلها باستخدام القالب الجديد

تبدو العملية المتعلقة باستخدام قالب Excel على الشكل التالي.

سير الإجراء لاستخدام قالب Excel

الخطوة الأولى: تحديد كيان لتحليله

في Dynamics 365، حدد كيانًا (نوع سجل) لتحليله بواسطة قالب Excel الذي أنشأته. على سبيل المثال، انتقل إلى Sales > الفرص > الفرص المفتوحة الخاصة بي‬. تمت إضافة فرصتين جديدتين منذ أن تم إنشاء القالب.

قائمة الفرص المفتوحة

الخطوة الثانية: تصدير بيانات Dynamics 365 باستخدام قالب Excel الجديد

اختر قالب Excel الذي قمت بإنشائه.

اختيار القالب الذي أنشأته

تم إنشاء هذا القالب من صفحة الإعدادات بحيث يظهر في القائمة تحت قوالب Excel. إذا تم إنشاؤه من قائمة سجلات، فقد يظهر تحت قوالب Excel الشخصية.

إذا كان Microsoft Excel Online متوفرًا لديك، فيمكنك رؤية البيانات في مكانها في نافذة Excel في Dynamics 365. إذا لم يكن الأمر كذلك، أو إذا كنت تفضل إنشاء ملف Excel، فانقر فوق تنزيل <اسم القالب>.

الخطوة 3: تحليل بيانات Dynamics 365 الخاصة بك في Excel

يستند ما تراه في جدول بيانات Excel إلى أمرين:

  • سجلات Dynamics 365. تتحدد سجلات Dynamics 365 التي تراها في ملف Excel المصدّر من خلال طريقة العرض التي تختارها لإجراء التصدير منها . على سبيل المثال، إذا حددت "الفرص المغلقة‬"، فسترى هذه السجلات حتى لو استخدمت القالب الذي تم إنشاؤه بواسطة "الفرص‬ المفتوحة الخاصة بي‬".

  • الأعمدة. يحدد القالب الذي استخدمته الأعمدة التي تظهر في الجدول الموجود في ملف Excel المصدّر. على سبيل المثال، تتضمن طريقة عرض "الفرص المغلقة" الأعمدة التالية: العميل المحتمل‬ والحالة والإيراد الفعلي وتاريخ الإغلاق الفعلي. ولكن إذا كان القالب الذي استخدمته يستند إلى "الفرص المفتوحة الخاصة بي"، فسترى الأعمدة المرتبطة بطريقة العرض هذه وأي عملية تصفية تم تنفيذها عندما أنشأت القالب.

الخطوة الرابعة: مشاركة النتائج مع الآخرين

إذا كنت تستخدم Excel، فاحفظ نسخة إما على الإنترنت أو في الكمبيوتر. أرسل الملف إلى الآخرين لمراجعته وإدخال تعليقاتهم عليه.

تجربة قوالب Excel النموذجية

هناك أربعة قوالب Excel مضمنة مع Microsoft Dynamics 365.

تجربة قوالب Excel المضمنة في Dynamics 365

تم إنشاء قوالب Excel النموذجية باستخدام نوع سجل محدد (كيان). ستتمكن من تطبيق القالب فقط على سجلات من نوع السجل نفسه.

الاسم الكيان
إدارة البنية الأساسية لبرنامج ربط العمليات التجارية الفرصة (منطقة Sales)
نظرة عامة حول الحملة الحملة (منطقة التسويق)
حالة SLA للحالات الحالة (منطقة الخدمة)
ملخص الحالة الحالة (منطقة الخدمة)

لتطبيق قالب Excel نموذجي

  1. افتح قائمة سجلات تتضمن معلومات حول نوع الكيان الذي يتطابق مع القالب النموذجي. على سبيل المثال، افتح قائمة فرص المبيعات لتطبيق قالب "إدارة التدفقات".

  2. انقر فوق > قوالب Excel، ثم ضمن قوالب Excel، حدد القالب النموذجي.

  3. قم بتنزيل القالب أو افتحه في مكان في Excel.

تلميح

يمكنك تصدير القوالب المضمنة في Microsoft Dynamics 365، وتعديلها، ثم إعادة استيرادها كقوالب جديدة. من شأن ذلك أن يوفر لك بداية سريعة تتيح لك إنشاء قوالب Excel مخصصة خاصة بك.

أفضل الممارسات والاعتبارات الخاصة باستخدام قوالب Excel

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب أن تكون على علم بها لإنشاء قوالب Excel واستخدامها على أفضل وجه في Dynamics 365.

اختبار قوالب Excel

يتضمن Excel ميزات كثيرة. من المستحسن اختبار تخصيصاتك لكي تتأكد من عمل جميع ميزات Excel كما هو متوقع في قوالبك.

الخصوصية والمخططات المحورية

بشكل افتراضي، لا يتم تحديث بيانات المخطط المحوري عند فتح جدول بيانات. بإمكان ذلك أن يؤدي إلى بروز مشكلة تتعلق بالأمان إذا تضمن المخطط بيانات معينة يجب ألا يراها المستخدمون الذين لا تتوفر لديهم أذونات كافية.

فكر في السيناريو التالي:

  • ينشئ مسؤول Dynamics 365 قالبًا يتضمن بيانات حساسة في المخططات المحورية ويحمّل القالب إلى Dynamics 365.

  • يقوم البائع، والذي من المفترض ألا يكون لديه حق الوصول إلى البيانات الحساسة في المخططات المحورية، باستخدام القالب لإنشاء ملف Excel لإجراء تحليل للبيانات.

    النتيجة. قد يكون البائع قادرًا على رؤية بيانات pivot chart كما تم تحميلها من قبل مسؤول Dynamics 365، بما في ذلك حق الوصول إلى طرق عرض لا تتوفر أذونات الوصول إليها لدى البائع.

    علاوةً على ذلك. لا يدعم iOS تحديث بيانات العرض المحوري وpivot chart عند استخدام تطبيق Excel على أجهزة iOS.

    التوصية. يجب عدم تضمين بيانات حساسة في pivot table وpivot chart.

تعيين بيانات المخطط المحوري لتحديثها تلقائيًا

بشكل افتراضي، لا يتم تحديث بيانات المخطط المحوري بشكل تلقائي عندما تفتح جدول البيانات. أما المخططات العادية فيتم تحديثها بشكل تلقائي.

في Excel، انقر بزر الماوس الأيمن فوق pivot chart، وانقر فوق خيارات PivotChart > تحديث البيانات عند فتح الملف.

استخدم هذا الإعداد للتأكد من تحديث البيانات

وضع بيانات جديدة

إذا أردت إضافة محتوى إلى قالب Excel، فضع البيانات فوق البيانات الموجودة أو إلى يسارها. هناك خيار آخر وهو وضع المحتوى الجديد على ورقة ثانية.

قد تتسبب قوالب Excel التي تحتوي على صور في حدوث خطأ

إذا حاولت تحليل بيانات Dynamics 365 باستخدام قالب Excel يحتوي على صورة محفوظة فيه، فقد تشاهد رسالة الخطأ التالية: "حدث خطأ أثناء محاولة حفظ المصنف الخاص بك. نتيجة لذلك، تعذر حفظ المصنف." حاول إزالة الصورة من القالب وإعادة تحميله إلى Dynamics 365.

قوالب Excel وتطبيق Office Mobile في Windows 8.1

لن تفتح قوالب Excel في أجهزة Windows 8.1 تتضمن تطبيق Office Mobile. ستحصل على رسالة الخطأ التالية: "تم استرداد أكبر جزء ممكن من المستند، ولكن لا يمكنك تعديله. حاول فتح المستند وإصلاحه على جهاز الكمبيوتر لحل المشكلة."

هذه مشكلة معروفة.

استخدام أسماء أعمدة الجدول وأسماء النطاقات في الصيغ

عندما تقوم بإنشاء صيغ Excel، لا تستخدم عناوين الأعمدة أو أرقام الخلايا. بدلاً من ذلك، استخدم أسماء أعمدة الجدول وعرّف أسماء للخلايا أو نطاقات الخلايا.

استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى القوالب

بإمكان مسؤولي Dynamics 365 التحكم في الوصول إلى قوالب Excel مع بعض التفاصيل. على سبيل المثال، يمكنك منح البائعين حق الوصول للقراءة ولكن ليس حق الوصول للكتابة إلى قالب Excel.

  1. في Dynamics 365، انقر فوق الإعدادات > الأمان‏‎ > أدوار الأمان.

  2. اختر دورًا، ثم انقر فوق علامة التبويب "إدارة الأعمال".

  3. حدد قالب المستند لتعيين حق الوصول إلى القوالب للمؤسسة بأكملها. حدد قالب المستند الشخصي للقوالب المشتركة مع مستخدمين فرديين.

  4. انقر فوق الدوائر لضبط مستوى الوصول.

    ضبط الوصول باستخدام دور الأمان

لعرض قوالب المستندات الشخصية وحذفها

اتبع الخطوات التالية لحذف قوالب المستندات الشخصية:

  1. انقر فوق "بحث متقدم" (لقطة شاشة للزر "بحث متقدم").

  2. في البحث عن، حدد قوالب المستندات الشخصية.

  3. انقر فوق النتائج (!).

  4. حدد قالب المستند الشخصي الذي تريد حذفه، ثم انقر فوق "حذف" (الزر "حذف").

يتعذر تحميل قالب Excel في Edge

إذا تم تحميل قالب Excel في Dynamics 365 عند استخدام Microsoft Edge كمستعرض، فحدّث Microsoft Edge ثم حاول مرة أخرى.

إشعار الخصوصية

إذا قمت باستخدام Microsoft Dynamics 365 (على الإنترنت)، فسيؤدي تصدير البيانات إلى ورقة عمل ثابتة إلى إنشاء نسخة محلية من البيانات التي تم تصديرها وتخزينها على الكمبيوتر لديك. يتم نقل البيانات من Dynamics 365 (على الإنترنت) إلى الكمبيوتر باستخدام اتصال آمن، ولا يتم الاحتفاظ باتصال بين هذه النسخة المحلية وDynamics 365 (على الإنترنت).

عند تصدير ورقة عمل ديناميكية أو PivotTable، يتم الاحتفاظ بارتباط بين ورقة عمل Excel وDynamics 365 (على الإنترنت). وفي كل مرة يتم فيها تحديث ورقة العمل الديناميكية أو PivotTable، سيُطلب منك مصادقة بياناتك مع Dynamics 365 (على الإنترنت) باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بك. وستتمكن من مشاهدة البيانات التي لديك أذونات لعرضها.

يمكن للمسؤول تحديد ما إذا كان مستخدمو مؤسستك مسموحًا لهم أم لا بتصدير البيانات إلى Excel عن طريق استخدام أدوار الأمان.

(راجع أيضاً )

تنزيل قالب لاستيراد البيانات
استخدام قوالب Word في Dynamics 365