استخدام تصفية وارتباط رسائل البريد الإلكتروني لتعيين رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تعقبها

تنطبق على Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0

باستطاعة المزامنة على جانب الخادم، Microsoft Dynamics 365 لـ Outlook، أو موجه البريد الإلكتروني إنشاء أنشطة البريد الإلكتروني تلقائيًا في Microsoft Dynamics 365، والتي تستند إلى رسائل البريد الإلكتروني المستلمة. يُعرف هذا النوع من التشغيل الآلي بتعقب رسائل البريد الإلكتروني. يمكن للمستخدمين تحديد أحد خيارات تصفية التي تحدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتم تعقبها في Microsoft Dynamics 365. يتم تعيين التصفية على علامة التبويب البريد الإلكتروني في مربع حوار تعيين الخيارات الشخصية في تطبيقات عميل Microsoft Dynamics 365. يستطيع المستخدمون تعيين الخيارات التالية:

  • كافة رسائل البريد الإلكتروني. يتم تعقب جميع رسائل البريد الإلكتروني التي يتسلمها المستخدم (ستكون هناك أنشطة يتم إنشاؤها).

  • رسائل البريد الإلكتروني ردًا على رسائل البريد الإلكتروني من Dynamics 365. سيتم حفظ الردود على رسائل البريد الإلكتروني التي تم تعقبها فقط كأنشطة بريد إلكتروني. يستخدم هذا الخيار المطابقة الذكية، وهي عبارة عن أسلوب ارتباط يستخدم الخصائص الموجودة في البريد الإلكتروني لربط البريد الإلكتروني بالأنشطة.

  • رسائل البريد الإلكتروني من عملاء Dynamics 365 المتوقعين وجهات الاتصال والحسابات. يتم حفظ الرسائل المرسلة من جهات الاتصال والعملاء المتوقعين والحسابات في قاعدة بيانات Microsoft Dynamics 365 كأنشطة.

  • رسائل البريد الإلكتروني من Microsoft Dynamics 365 سجلات ممكنة برسائل البريد الإلكتروني. يتم تعقب رسائل البريد الإلكتروني من أي نوع سجلات يحتوي على عنوان بريد إلكتروني، شاملا أنواع السجلات المخصصة (الكيانات).

بشكل افتراضي، يتم تمكين الخيار رسائل البريد الإلكتروني للرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بـ Dynamics 365. يحدث الارتباط بعد تصفية رسالة بريد إلكتروني. يستطيع مسؤولو النظام إيقاف تعقب جميع الرسائل لمستخدم معين عن طريق إعداد القيمة نوع الوصول إلى البريد الإلكتروني - الوارد إلى بلا على علامة التبويب عام على النموذج المستخدم.

يتم تعيين ارتباط البريد الإلكتروني على علامة تبويب البريد الإلكتروني في صفحة "إعدادات النظام"، ويمكن تمكينه أو تعطيله لمؤسسة Microsoft Dynamics 365 بالكامل. يستخدم Microsoft Dynamics 365 نوعين من الارتباط، الرموز المميزة للتعقب والمطابقة الذكية. بشكل افتراضي، يتم تمكين كلا نوعي الارتباط.

هام

الرموز المميزة للتعقب هي أسلوب الارتباط المدعوم الوحيد الذي يمكن استخدامه عند استخدام Dynamics 365 for Outlook متصل بخادم SMTP وإرسال بريد إلكتروني إلى مستلم خلاف Exchange. وفي هذه الحالة، إذا لم يتم تمكين الرموز المميزة للتعقب، فيمكن ألا تعمل أحداث الارتباط، مثل إنشاء السجلات تلقائياً استناداً إلى الكائن "بخصوص".

كيف يستخدم Dynamics 365 المحادثات لتعقب رسائل البريد الإلكتروني

استخدم محادثات Exchange لزيادة احتمالية التعرّف على البريد الإلكتروني ومطابقته. يقوم Exchangeبجمع رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة ويعيّن لها معرّفًا (معرّف المحادثة) للتعرّف على رسائل البريد الإلكتروني التي تعتبر جزءًا من محادثة واحدة.

  1. انتقل إلى الإعدادات > الإدارة > إعدادات النظام.

  2. انقر فوق علامة التبويب البريد الإلكتروني.

  3. في الناحية تكوين التعقب على مستوى المجلد وارتباط البريد الإلكتروني‬، انقر فوق استخدام الارتباط‬ لتعقب محادثات البريد الإلكتروني‬.

    تكوين التعقب على مستوى المجلد

    يستخدم هذا الخيار، إذا تم تحديده، معرّف المحادثة للتعرّف على كافة رسائل البريد الإلكتروني التي ردت على رسالة بريد إلكتروني متعقبة.

كيف يستخدم Dynamics 365 الرموز المميزة للتعقب

تزيد الرموز المميزة للتعقب من احتمالات تعريف البريد الإلكتروني والمطابقة. يمكنك استخدام ميزة الرموز المميزة للتعقب لتحسين تعقب رسائل البريد الإلكتروني. رمز التعقب عبارة عن سلسلة أبجدية رقمية تم إنشاؤها بواسطة Microsoft Dynamics 365 وإلحاقها بنهاية سطر موضوع البريد الإلكتروني. وهو يطابق أنشطة البريد الإلكتروني مع رسائل البريد الإلكتروني.

تضيف الرموز المميزة للتعقب مكون ارتباط إضافي للمطابقة الذكية. عندما يقوم Microsoft Dynamics 365 بإنشاء نشاط بريد إلكتروني صادر، يتم ارتباط استجابة بريد إلكتروني ناتجة تصل في Microsoft Dynamics 365 بالنشاط الأصلي.

تكون ميزة الرموز المميزة للتعقب قيد التشغيل بشكل افتراضي.

بنية الرموز المميزة للتعقب

يستخدم Microsoft Dynamics 365 بنية الرمز المميز التالية بشكل افتراضي، والتي تتكون من بادئة مكونة من 4 أحرف ومعرف مكون من 7 أرقام.

تعقب بنية الرمز المميز في Dynamics 365

يسرد الجدول التالي أجزاء الرموز المميزة للتعقب والأوصاف.

الجزء الوصف
البادئة قابل للتكوين من 1 إلى 20 حرفاً. القيمة الافتراضية هي Dynamics 365:. يمكن أن تكون البادئة فريدة لكل مؤسسة أو مثيل Microsoft Dynamics 365 (على الإنترنت). على سبيل المثال، في عملية توزيع متعدد المستأجرين لـ Microsoft Dynamics 365، نوصي أن تقوم كل مؤسسة بتكوين بائدة فريدة واستخدامها.
رقم تعقب أساس النشر قابل للتكوين من 0 إلى 0-2 و147 و483 و647. القيمة الافتراضية هي 0. يمكن استخدام هذه القيمة كمعرّف لمثيل معين أو مؤسسة أو عملية نشر Microsoft Dynamics 365 معينة.
نطاق أرقام عدد المستخدمين قابل للتكوين من 1 إلى 9. النطاق الافتراضي هو ثلاثة (3) أرقام. تحدد هذه القيمة عدد الأرقام التي يتم استخدامها عندما يقوم Microsoft Dynamics 365 بإنشاء المعرف الرقمي لمستخدم Microsoft Dynamics 365 الذي قام بإنشاء نشاط البريد الإلكتروني.
نطاق أرقام عداد الرسائل التزايدي قابل للتكوين من 1 إلى 9. النطاق الافتراضي هو ثلاثة (3) أرقام. تحدد هذه القيمة عدد الأرقام التي يتم استخدامها عندما يقوم Microsoft Dynamics 365 بإنشاء المعرف الرقمي لنشاط البريد الإلكتروني (وليس الرسائل الفردية التي يحتوي عليها النشاط). إذا كنت تستخدم القيمة الافتراضية لإنشاء رمز مميز مكون من ثلاثة أرقام، فستقوم بزيادة الرقم وصولاً إلى 999، ثم تعيد تشغيل الرقم عند 000. يمكنك استخدام ترتيب أكبر من الأرقام للحد من إمكانية تعيين رموز مميزة مكررة لمحتويات منشورات البريد الإلكتروني النشطة.

وعلى الرغم أننا لا ننصح بذلك لأنه يمكن أن يقلل احتمالية الارتباط الدقيق بين نشاط البريد الإلكتروني ورسائل البريد الإلكتروني، يمكنك إيقاف تشغيل الرموز المميزة للتعقب. لتمكين هذا الخيار، أو تعطيله، أو تكوين الرموز المميزة للتعقب، قم بما يلي:

  1. انتقل إلى الإعدادات > الإدارة > إعدادات النظام.

  2. انقر فوق علامة التبويب البريد الإلكتروني.

  3. في المنطقة تكوين ارتباط البريد الإلكتروني يمكنك تعطيل أو تمكين أو تغيير بنية الرمز المميز الافتراضي للتعقب.

ما المطابقة الذكية؟

عندما تتم معالجة رسالة واردة بواسطة موجه البريد الإلكتروني، يقوم النظام باستخراج المعلومات المقترنة بموضوع رسالة البريد الإلكتروني، وعنوان المرسل، وعناوين المستلمين التي تربط نشاط البريد الإلكتروني بسجلات Microsoft Dynamics 365 الأخرى. تستخدم عملية الارتباط هذه، التي تُعرف أيضا بالمطابقة، المعايير التالية لمطابقة معلومات رسائل البريد الإلكتروني المستلمة بأنشطة البريد الإلكتروني:

  • مطابقة الموضوع. يتم تجاهل البادئات، مثل RE: أو Re:، أو حالة الحرف. على سبيل المثال، تعتبر عناوين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على Re: hello و Hello مطابقة.

  • مطابقة المرسل والمستلم. يقوم النظام بحساب عدد عناوين البريد الإلكتروني للمستلم والمرسل بالضبط بشكل عام.

وعند اكتمال عملية المطابقة، يقوم النظام بتحديد المالك وكائن رسالة البريد الإلكتروني الواردة.

تكون المطابقة الذكية قيد التشغيل بشكل افتراضي.

ملاحظة

يمكنك تعطيل إعدادات المطابقة الذكية وتمكينها وضبطها في مربع حوار إعدادات نظام – علامة تبويب البريد الإلكتروني.

(راجع أيضاً )

علب بريد إعادة التوجيه مقابل علب البريد الفردية