إعداد قواعد الكشف عن التكرارات للمحافظة على نظافة البيانات

Applies to Dynamics 365 (online), version 9.0

تعد المحافظة على تكامل البيانات فكرة جيدة حيث يتوفر لديك القواعد في مكان لتقليل حدوث تكرار السجلات في النظام. يتضمن Microsoft Dynamics 365‏ قواعد الكشف عن التكرارات الافتراضية للحسابات وجهات الاتصال والعملاء المتوقعين، وليس لأنواع السجلات الأخرى. إذا أردت أن يقوم النظام بالكشف عن التكرارات لأنواع السجلات الأخرى، ستحتاج لإنشاء قاعدة جديدة.

بعد أن تقوم بإنشاء قواعد الكشف عن التكرارات لمؤسستك، ستحتاج إلى تشغيل الكشف عن التكرارات.

  1. تأكد من أنك تتمتع بدور أمان مسؤول النظام أو مخصص النظام أو مدير المبيعات أو نائب رئيس المبيعات أو نائب رئيس التسويق أو مدير أعمال المدير التنفيذي أو لديك الأذونات المكافئة.

    تحقق من دور الأمان الخاص بك

    1. اتبع الخطوات الموجودة في عرض ملف تعريف المستخدم.

    2. أليس لديك الأذونات الصحيحة؟ اتصل بمسؤول النظام.

  2. انتقل إلى الإعدادات > إدارة البيانات.

  3. اختر قواعد الكشف عن التكرارات.

  4. لإنشاء قاعدة جديدة للكشف عن السجلات المكررة، اختر جديد. واكتب اسمًا ووصفًا.

    أو

    لتحرير قاعدة كشف عن التكرارات موجودة بالفعل لكن لم يتم توزيعها، اختر قاعدة الكشف عن التكرارات.

    أو

    لتحرير قاعدة كشف عن التكرارات تم بالفعل نشرها، حدد القاعدة. على إجراءات القائمة، اختر إلغاء النشر، ثم اختر القاعدة.

  5. حدد المعايير التي سيتم استخدامها لتحديد سجل على أنه مكرر.

    1. في حالة إنشاء قاعدة جديدة:

      • في مقطع معايير قاعدة الكشف عن التكرارات، في قائمة نوع سجل الأساس، اختر نوع السجل الذي تنطبق عليه هذه القاعدة. مثلاً، اختر جهات الاتصال.

      • في المربع مطابقة نوع السجل، اختر نوع السجل لمقارنته. في معظم الحالات، ستحتاج إلى استخدام نفس نوع السجل ليكون "نوع سجل الأساس" و "نوع سجل المطابقة". من المفيد أيضًا أن تتمكن من مقارنة أنواع السجلات المختلفة. على سبيل المثال، قد تريد مقارنة حقل البريد الإلكتروني في جهات الاتصال بحقل البريد الإلكتروني في العملاء المتوقعين.

    2. إذا كنت ترغب في أن تقوم القاعدة بتحديد السجلات النشطة فقط عند الكشف عن التكرارات، فحدد خانة الاختيار استبعاد السجلات المتطابقة غير النشطة. ويجب عليك أيضاً تحديد خانة الاختيار هذه في حالة استناد معايير قاعدة الكشف عن التكرارات إلى حقل الحالة.

    3. إذا كنت تريد أن تكون القاعدة حساسة لحالة الأحرف، حدد خانة الاختيار تحسس حالة الأحرف.

    4. إذا حددت أنواع سجلات مختلفة للقاعدة ومطابقة لأنواع السجلات ولكل معيار جديد، ففي العمود ‏‫حقل السجل الأساسي‬، اختر تحديد، ثم اختر اسم الملف. في نفس الصف، في عمود مطابقة حقل السجل، اختر حدد، ثم اختر اسم الحقل.

      - أو -

      إذا حددت نفس أنواع السجلات للقاعدة ومطابقة لأنواع السجلات ولكل معيار جديد، ففي العمود ‏‫حقل‬، اختر تحديد، ثم اختر حقلا.

    5. في نفس الصف، في العمود المعايير، اختر تحديد، ثم اختر عاملا. على سبيل المثال، حدد "تطابق تام".

    6. إذا قمت بتحديد نفس الأحرف الأولى أو نفس الأحرف الأخيرة، في عمود رقم الأحرف، اختر إدخال قيمة، ثم أدخل عدد الأحرف للمقارنة.

    7. إن كنت تريد من القاعدة كشف الحقول الفارغة (قيم فارغة) كحقول متساوية أثناء تحديد التكرارات، حدد خانة الاختيار ‏‫تجاهل القيم الفارغة.

    هام

    إذا تضمنت قاعدة الكشف عن التكرارات شرطاً واحداً فقط، فسيتم تجاهل القيم الفارغة أثناء مهمة الكشف عن التكرارات.

    يقتصر عدد المعايير التي يمكنك تحديدها على عدد الرموز التي يمكن تخزينها في تطابق الرمز للسجل. أثناء إضافتك للمعايير، راقب قيمة طول رمز المطابقة الحالي‬ الظاهر في قائمة المعايير.

    مثال قاعدة الكشف عن التكرارات‬

  6. عند الانتهاء من تحرير المعايير، اختر حفظ وإغلاق.

  7. لكي تجعل قاعدة الكشف عن التكرارات الجديدة أو المتغيرة قابلة للاستخدام، حدد القاعدة، ثم اختر نشر.

    عند نشر قاعدة الكشف عن التكرارات، يتم إنشاء تطابق رمز لكل سجل من السجلات بنوع سجل مطابق لتلك القاعدة. يمكنك فقط نشر خمس قواعد لنفس نوع السجل الأساسي (الحساب، على سبيل المثال) في كل مرة. قد تحتاج إلى حذف أو إلغاء نشر قاعدة موجودة إذا كنت تعثرت بسبب هذه القيود.

ملاحظة

  • من المستحسن أن تقوم بتعيين معايير الكشف عن التكرارات على حقل يحتوي على قيم فريدة. على سبيل المثال، البريد الإلكتروني.
    • يمكن أن يكون لديك أكثر من قاعدة واحدة للكشف عن التكرارات لكل نوع سجل.

(راجع أيضاً )

تشغيل قواعد الكشف عن التكرارات أو إيقاف تشغيلها للمؤسسة بأكملها
تشغيل وظائف نظام مجمعة للكشف عن السجلات المتكررة
دمج السجلات المكررة للعملاء أو جهات الاتصال أو العملاء المتوقعين