استخدام قوالب Word لإنشاء مستندات قياسية

تم تقديم هذه الميزة في تحديث CRM Online 2016 وCRM 2016 (المحلي).

هل ترغب في الحصول على هذه الميزة؟ قم بالاستعانة بمسؤول CRM لديك أو الشخص المختص بالدعم.

بعد إنشاء Office Word واستيرادها إلى Microsoft Dynamics 365، يمكن للمستخدمين من خلال نقرة واحدة إنشاء مستندات موحدة تتم تعبئتها بشكل تلقائي ببيانات Dynamics 365. تتضمن هذه الميزة بعض الاعتبارات الخاصة التي يجب أن تعرفها حول كيفية إنشاء قوالب Word بشكل ناجح.

تحذير

هناك مشكلة معروفة عند إنشاء قوالب في Word. هذا الموضوع يحتوي على معلومات حول كيفية منع التفاعلات التي من المحتمل أن تزعزع استقرار Word. راجع: مهم! مشكلة معروفة وكيفية تجنبها

فيما يلي إصدارات Word المدعومة.

منطقة إصدار Word
إنشاء قالب Word 2013، 2016
استخدام مستند Word تم إنشاؤه في Dynamics 365 2010، 2013، 2016

اتبع الخطوات في هذا الموضوع لإنشاء قوالب Word واستخدامها في Dynamics 365 بنجاح.

الخطوة 1: إنشاء قالب Word

المكان حيث يمكنك إنشاء قالب

هناك ثلاثة أماكن في Dynamics 365 حيث يمكنك إنشاء قالب Word:

  • من صفحة الإعدادات. انتقل إلى الإعدادات > القوالب > قوالب المستندات > جديد (الزر "جديد" أو "إضافة"‬). سوف تحتاج إلى أذونات كافية للوصول إلى صفحة الإعدادات، مثل مسؤول النظام أو مخصص النظام.

  • من سجل. افتح سجلاً كحساب في Sales. انتقل إلى Sales > Client_Accounts > الحسابات النشطة الخاصة بي‬. انقر فوق أحد الحسابات لفتحه، ثم انقر فوق المزيد () > قوالب Word > إنشاء قالب Word. القوالب التي تم إنشاؤها هنا هي قوالب شخصية ومتوفرة فقط للمستخدم الذي أنشأ القالب.

  • من قائمة سجلات. على سبيل المثال، انتقل إلى Sales > Client_Accounts > الحسابات النشطة الخاصة بي. حدد حسابًا واحدًا، ثم انقر فوق المزيد () > قوالب Word > إنشاء قالب Word.

    إنشاء قالب Word من كيان Dynamics 365

تلميح

لحذف قوالب المستندات الشخصية، قم بما يلي:

  1. انقر فوق "بحث متقدم" (لقطة شاشة للزر "بحث متقدم").
    1. في البحث عن، حدد قوالب المستندات الشخصية.
    2. انقر فوق النتائج (!).
    3. حدد قالب المستند الشخصي الذي تريد حذفه، ثم انقر فوق "حذف" (الزر "حذف").

بعد النقر فوق إنشاء قالب Word، حدد كيانًا تريد استخدامه للتصفية، ثم انقر فوق قالب Word > تحديد كيان.

اختيار قالب Word وتحديد كيان

تظهر صفحة تحديد العلاقة.

تحديد كيانات لقالب Word

ما هي العلاقات ‎1:N و‎N:1 وN:N؟

تتطلب هذا الشاشة فهم بنية بياناتك في Dynamics 365. بإمكان مسؤول أو مخصص Dynamics 365 توفير معلومات حول العلاقات بين الكيانات. لمحتوى المسؤول، راجع: إنشاء علاقات الكيانات وتحريرها.

فيما يلي بعض الأمثلة حول علاقات كيان الحساب.

العلاقة الوصف
علاقة كيان 1:N قد يكون هناك جهات اتصال متعددة لحساب.
علاقة كيان N:1 قد يكون هناك حسابات متعددة لعميل متوقع أو حساب أو جهة اتصال.
علاقة كيان N:N قد يكون هناك قوائم تسويق متعددة لحساب.

قد يكون هناك حسابات متعددة لقائمة تسويق.

تحدد العلاقات التي تختارها على هذه الشاشة الكيانات والحقول التي ستتوفر لاحقًا عند تعريف قالب Word. حدد فقط العلاقات التي تحتاج إليها لإضافة بيانات Dynamics 365 إلى قالب Word.

ملاحظة

للتأكد من تنزيل المستندات في الوقت المناسب، هناك حد أعلى من 100 لعدد السجلات المرتبطة التي يتم إرجاعها لكل علاقة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتصدير قالب لحساب، وتحتاج إلى تضمين قائمة جهات الاتصال الخاصة به، فسيرجع المستند على الأكثر 100 من جهات اتصال الحساب.

تنزيل القالب

انقر فوق تنزيل قالب‬ على صفحة تحديد كيان لإنشاء ملف Word على الكمبيوتر المحلي مع تضمين الكيان المصدّر كبيانات XML.

الخطوة 2: تمكين علامة تبويب المطور

افتح ملف قالب Word. في هذه المرحلة، يظهر المستند فارغًا.

قالب Word عند فتحه لأول مرة

لمشاهدة وإضافة بيانات Dynamics 365 XML، يجب تمكين علامة تبويب المطور في Word.

  1. انتقل إلى ملف > خيارات > تخصيص الشريط، ثم قم بتمكين المطور.

    إضافة مطور إلى شريط Word

  2. انقر فوق موافق.

    تظهر الآن علامة تبويب المطور في شريط Word.

    أداة المطور على شريط Word

مهم! مشكلة معروفة وكيفية تجنبها

هناك مشكلة معروفة تتعلق بالقوالب التي يتم إنشاؤها في Dynamics 365 وهي قوالب Word وOffice Word. في القسم التالي، ستضيف حقول عنصر تحكم محتوى XML إلى قالب Word.

تحذير

هناك بعض الأمور التي يمكنها أن تؤدي إلى تجميد Word، مما يتطلب منك استخدام مدير المهام لإيقاف Word:

  • تقوم بإدراج عنصر تحكم محتوى آخر بخلاف صورة أو نص عادي.
    • تقوم بإجراء تغيير نصي، مثل تغيير الأحرف الكبيرة أو إضافة نص، إلى عنصر تحكم محتوى. قد تحدث هذه التغييرات من خلال "التصحيح التلقائي" بالإضافة إلى عمليات التحرير التي يقوم بها المستخدم. بشكل افتراضي، تقوم ميزة التصحيح التلقائي في Word بتطبيق الأحرف الكبيرة على الجمل. عندما تضيف حقل عنصر تحكم المحتوى، يعتبر Word ذلك جملة جديدة وسيطبق الأحرف الكبيرة عليها عند نقل التركيز بعيدًا عن الحقل.

لمنع حدوث مشاكل تتعلق بحقول عنصر التحكم، قم بما يلي:

إضافة الحقول فقط كنص عادي أو صورة

  1. إنك تستخدم جزء تعيين XML لإضافة حقول كيان Dynamics 365 إلى قالب Word. تأكد من إضافة الحقول فقط بصيغة نص عادي أو صورة.

    إدراج حقل Dynamics 365 كنص عادي

عدم إجراء أية تغييرات نصية إلى عنصر تحكم المحتوى المضاف

  1. يمكنك إجراء تغييرات تتعلق بالتنسيق في حقول عنصر تحكم المحتوى، مثل تطبيق التنسيق الغامق على النص، ولكن دون إجراء تغييرات نصية أخرى، بما في ذلك التغييرات في حالة الأحرف.

    لا تغيّر أي نص في هذه الحقول!

    إذا واجهت حالة أدت إلى تجميد Word أو إلى انخفاض في أدائه، فحاول إيقاف تشغيل "التصحيح التلقائي".

إيقاف تشغيل التصحيح التلقائي

  1. مع فتح ملف قالب في Word، انتقل إلى ملف > خيارات > تدقيق > خيارات التصحيح التلقائي.

    في Word، حدد تدقيق > خيارات التصحيح التلقائي

  2. قم بإلغاء تحديد الكتابة بحرف كبير في بداية الجمل واستخدام الاقتراحات تلقائياً من مدقق الإملاء.

    إلغاء تحديد إعدادات التصحيح التلقائي‬

  3. قم بإلغاء تحديد الواصلات (--) بالشرطة (—) على علامتي التبويب تنسيق تلقائي وتنسيق تلقائي أثناء الكتابة.

  4. انقر فوق موافق.

    إذا اتبعت التوصيات الواردة أعلاه، تكون جاهزًا لتعريف قالب Word.

الخطوة 3: تعريف قالب Word

استخدم جزء تعيين XML لتعريف قالب Word بواسطة حقول كيان Dynamics 365.

  1. في قالب Word، انقر فوق المطور > جزء تعيين XML.

    تحديد جزء تعيين XML في شريط Word

    يتم تحديد مخطط XML الافتراضي.

    مخطط تعيين XML الافتراضي

  2. حدد مخطط XML في Dynamics 365. سوف يبدأ بـ “urn:microsoft-crm/document-template/”.

    تحديد مخطط XML في Dynamics 365

    هام

    إذا أدت عمليات تحرير عرضية متكررة إلى تجميد Word أو إلى حدوث تراجع في أدائه، فتأكد من إيقاف تشغيل خيارات التصحيح التلقائي بحسب ما ورد في القسم: "مشكلة معروفة وكيفية تجنبها‬".

  3. وسّع كيان Dynamics 365، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق حقل الكيان، ثم فوق إدراج عنصر تحكم محتوى > نص عادي.

    إدراج حقل Dynamics 365 كنص عادي

    يُضاف حقل كيان Dynamics 365 إلى قالب Word.

    إدراج حقل Dynamics 365 في قالب Word

    أضف حقول كيان إضافية وتسميات وصفية ونص ثم نسّق المستند.

    قد يبدو القالب المكتمل كما يلي:

    قالب Word نموذجي

    قد تتضمن بعض حقول عنصر تحكم المحتوى التي أدخلتها عدة أسطر من البيانات. على سبيل المثال، هناك أكثر من جهة اتصال واحدة للحسابات. لتضمين كافة البيانات في قالب Word، عيّن عنصر تحكم المحتوى بحيث يتكرر.

تعيين حقول عنصر تحكم المحتوى بحيث تتكرر

  1. ضع الحقول ذات بيانات متكررة في صف جدول.

  2. حدد صف الجدول بأكمله في القالب.

    إنشاء جدول وإضافة حقول عنصر تحكم المحتوى‬

  3. في جزء تعيين XML، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العلاقة التي تحتوي على حقول عنصر تحكم المحتوى, ثم انقر فوق تكرار.

    تعيين صف الجدول لكي يتكرر

    عند استخدام قالب Word في Dynamics 365 لإنشاء مستند، سيتم ملء الجدول بواسطة عدة صفوف من البيانات.

    عندما يحتوي القالب على الحقول والتنسيقات المطلوبة، احفظه وحمّله إلى Dynamics 365.

الخطوة 4: إعادة تحميل قالب Word إلى Dynamics 365

عندما يتم إنشاء قالب Word بالطريقة التي تريدها، احفظه بحيث يمكنك تحميله إلى Dynamics 365.

يتوقف الوصول إلى قالب Word الذي أنشأته حديثًا على كيفية تحميله وعلى الوصول الممنوح لدور الأمان. احرص على مراجعة استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى القوالب.

بإمكان مسؤولي Dynamics 365 استخدام صفحة الإعدادات لتحميل قالب Word إلى Dynamics 365. يتوفر قالب تم تحميله في الإعدادات لكافة المستخدمين في مؤسسة Dynamics 365.

للمسؤولين: تحميل قالب Word إلى Dynamics 365

  1. في Dynamics 365، انتقل إلى الإعدادات > القوالب > قوالب المستند.

  2. انقر فوق تحميل قالب.

  3. اسحب ملف Word في مربع الحوار أو استعرض وصولاً إلى الملف.

    مربع حوار تحميل قالب

  4. انقر فوق تحميل.

    بإمكان مستخدمين من غير المسؤولين تحميل قالب لاستخدامهم الخاص من قائمة سجلات.

للمستخدمين من غير المسؤولين أو المسؤولين الراغبين في إنشاء قالب شخصي: تحميل قالب Word إلى Dynamics 365

  1. في Dynamics 365، افتح صفحة تتضمن قائمة سجلات، على سبيل المثال، قائمة حسابات العملاء في Sales.

  2. حدد عنصرًا واحدًا كحساب مثلاً، ثم انقر فوق المزيد () > قوالب Word > إنشاء قالب Word.

  3. انقر فوق قالب Word > تحميل.

    انقر فوق "تحميل" لإحضار القالب إلى Dynamics 365

  4. اسحب ملف Word في مربع الحوار أو استعرض وصولاً إلى الملف.

  5. انقر فوق تحميل.

الخطوة 5: إنشاء مستند من قالب Word

لاستخدام قالب Word الذي أنشأته، قم بما يلي:

  1. افتح سجلاً بالمعلومات المطلوبة لإنشاء مستند. على سبيل المثال، افتح سجل حساب عميل في Sales.

  2. انقر فوق المزيد () > قوالب Word، ثم ضمن قوالب Word حدد القالب الذي قمت بإنشائه.

    في حالة عدم ظهور القالب الذي قمت بإنشائه، هناك احتمالان:

    1. سيتم عرض فقط القوالب التي تم إنشاؤها لنوع السجل المحدد (كيان). على سبيل المثال، إذا قمت بفتح سجل فرصة، فلن تشاهد قالبًا قمت بإنشائه باستخدام كيان الحساب.

    2. تحتاج إلى تحديث Dynamics 365 لرؤية القالب. يمكنك إما تحديث المستعرض أو إغلاق وإعادة فتح Dynamics 365.

    بعد تحديد قالب Word، ينشئ Dynamics 365 مستند Word من السجل الذي حددته.

تجربة قوالب Word النموذجية

هناك خمسة قوالب Word مضمنة مع Microsoft Dynamics 365.

هذه القوالب مضمنة مع Dynamics 365

تم إنشاء قوالب Word النموذجية باستخدام نوع سجل معين (كيان). ستتمكن من تطبيق القالب فقط على سجلات من نوع السجل نفسه.

الاسم الكيان
ملخص فرصة المبيعات المحتملة الفرصة (منطقة Sales)
ملخص الحملة الحملة (منطقة التسويق)
ملخص الحالة الحالة (منطقة الخدمة)
الفاتورة الفاتورة (منطقة Sales)
ملخص الحساب حساب العميل (مناطق Sales وService وMarketing)

لتطبيق قالب Word نموذجي

  1. افتح سجلاً يتضمن معلومات بنوع الكيان الذي يطابق القالب النموذجي. على سبيل المثال، افتح سجل حساب عميل في Sales لتطبيق قالب ملخص الحساب.

  2. انقر فوق المزيد () > قوالب Word، ثم ضمن قوالب Word حدد القالب النموذجي.

    افتح قالب Word الذي أنشأته حديثًا وألقِ نظرة عليه.

ملاحظة

يمكنك مراجعة القوالب المضمنة في Microsoft Dynamics 365 ولكن لا يمكنك تحريرها.

اعتبارات إضافية

استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى قوالب

بإمكان مسؤولي Dynamics 365 التحكم في الوصول إلى قوالب Word مع بعض التفاصيل. على سبيل المثال، يمكنك منح البائعين حق الوصول للقراءة ولكن ليس حق الوصول للكتابة إلى قالب Word.

  1. في Dynamics 365، انقر فوق الإعدادات > الأمان > أدوار الأمان.

  2. اختر دورًا، ثم انقر فوق علامة التبويب "إدارة الأعمال".

  3. حدد قالب المستند لتعيين حق الوصول إلى القوالب للمؤسسة بأكملها. حدد قالب المستند الشخصي للقوالب المشتركة مع مستخدمين فرديين.

  4. انقر فوق الدوائر لضبط مستوى الوصول.

    ضبط الوصول باستخدام دور الأمان

لا تظهر القوائم في المستندات التي تم إنشاؤها بنفس ترتيب السجلات

قد لا تظهر قوائم السجلات التي تم إنشاؤها من قالب مخصص بالترتيب نفسه في مستندات Word كما في Dynamics 365. يتم سرد السجلات حسب وقت وتاريخ إنشائها.

(راجع أيضاً )

تحليل بياناتك باستخدام قوالب Excel