دليل مستخدم تطبيق ‏‫Dynamics 365 لـ Outlook‬

هام

توضح هذه الصفحة كيفية استخدام تطبيق Dynamics 365 لـ Outlookمع تحديث ديسمبر 2016 لـ Dynamics 365 (على الإنترنت). تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook غر متوفر بعد لـ Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0. سوف نقوم بتحديث هذه الصفحة عندما تكون متوفرة.

استخدم تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook للاستفادة من فعالية Dynamics 365 أثناء استخدام Outlook على سطح المكتب أو الويب أو الهاتف. عند تثبيت تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook وبحسب إصدار التطبيق الذي تم تثبيته،ـ سترى جزء أو نافذة Dynamics 365 إلى جانب رسالة بريد إلكتروني محددة من Outlook، أو عندما تعمل على إنشاء رسالة إلكترونية أو إعداد موعد او اجتماع.

على سبيل المثال، عندما تفتح رسالة بريد إلكتروني، يمكنك عرض معلومات من Dynamics 365 حول مستلمي البريد الإلكتروني. أو بنقرة واحدة، يمكنك ربط رسالة بريد إلكتروني أو موعد في Outlook بسجل Dynamics 365 محدد. عند تقوم بربط رسالة بريد إلكتروني أو موعد بسجل Dynamics 365، يظهر سجل Outlook كنشاط لهذا السجل في Dynamics 365.

شاهد مقطع فيديو قصيرًا (1:35) حول تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

ملاحظة

هذا المحتوى هو الإصدار الأخير من تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook. للحصول على الإصدارات السابقة، راجع دليل مستخدم تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

المتطلبات المسبقة

باستطاعة مسؤول نظام Dynamics 365 أن يجعل تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook متوفرًا لمؤسستك أو يمكنك إضافته بنفسك في الحالتين التاليتين:

  • لديك امتياز الأمان استخدام تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

  • تقوم مؤسستك بمزامنة علب البريد من خلال المزامنة على جانب الخادم.

    لمزيد من المعلومات، وللمعلومات المتعلقة بالمستعرضات والأجهزة المعتمدة وإصدارات Outlook، راجع نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

إضافة التطبيق إلى Outlook

بعد أن يتم استيفاء المتطلبات المسبقة، يمكنك إضافة التطبيق مباشرة من Dynamics 365.

  1. انقر فوق زر الإعدادات الزر إعدادات عميل ويب Dynamics 365، ثم انقر فوق تطبيقات لـ Dynamics 365.

  2. في صفحة تطبيقات لـ Dynamics 365، ضمن تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook، انقر فوق تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

    ملاحظة

    إذا كان لديك مشكلة في تثبيت التطبيق، راجع قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها في نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

تعطيل تطبيق Outlook أو إزالته

  1. في Outlook، انقر فوق ملف، ثم فوق إدارة الوظائف الإضافية.

    إدارة الوظيفة الإضافية بتطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    يؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار Office 365 حيث يمكنك مشاهدة كل الوظائف الإضافية Outlook الخاصة بك. إذا قمت بالنقر فوق الصف Dynamics 365، يمكنك معرفة المثيل Dynamics 365 الذي يتصل به التطبيق.

  2. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • لتعطيل التطبيق، في الصف Dynamics 365، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تم التشغيل.

    • لإزالة التطبيق، حدد الصف Dynamics 365، ثم انقر فوق زر الطرح.

استخدام التطبيق للمرة الأولى

لعرض بيانات Dynamics 365 بعد إضافة التطبيق:

  1. حدد رسالة إلكترونية موجودة في علبة الوارد، أو أنشئ رسالة إلكترونية جديدة أو موعد جديد.

  2. على الشريط، انقر فوق الزر Dynamics 365.

    شريط تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    -أو-

    انقر فوق الزر Dynamics 365 في جزء رسالة البريد الإلكتروني.

    زر Dynamics 365

    يظهر جزء Dynamics 365 على الجانب الأيسر من الشاشة ويعرض معلومات الخاصة بالمستلمين.

    جزء تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

ملاحظات:

  • إذا كان المستلم من مستخدمي Dynamics 365 (بدلاً من جهة اتصال أو عميل متوقع)، فستتم الإشارة إلى ذلك إلى جانب اسمه:

    مستخدم Dynamics 365 في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  • إذا كان المستلم غير معروف في Dynamics 365، فيمكنك النقر فوق إضافة إلى Dynamics 365 لإضافته كجهة اتصال أو عميل متوقع.

يمكنك ربط رسالة بريد إلكتروني أو اجتماع بسجل Dynamics 365 محدد، مثل حساب أو فرصة مبيعات أو حالة، عن طريق النقر فوق الزر "تعيين بخصوص" الزر "تعيين بخصوص" في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook. يتعقب Dynamics 365 البريد الإلكتروني أو الاجتماع بشكل تلقائي ويربطه بالسجل المشار إليه في جزء Dynamics 365.

الزر "تعيين بخصوص" في جزء تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  1. انقر فوق تعقب هذا البريد الإلكتروني في أعلى جزء Dynamics 365.

  2. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • انقر فوق السجل الذي تريد الربط به في قائمة السجلات المثبتة‬ أو السجلات المستخدمة مؤخرًا‬.

    تعقب رسائل البريد الإلكتروني في جزء تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    تلميح

    هذه القائمة هي نفسها قائمة السجلات المثبتة والسجلات المستخدمة مؤخرًا‬ التي تراها في تطبيقات Dynamics 365 أو عميل الويب Dynamics CRM.

    • إذا لم يظهر السجل الذي تبحث عنه، فأدخل كلمة أساسية في مربع البحث، وثم انقر فوق عدسة التكبير.
  1. انقر فوق جديد، ثم حدد نوع السجل الذي ترغب في إنشائه.

    إضافة سجل جديد في جزء تطبيق 365 Dynamics لـ Outlook

  2. املأ المعلومات في النموذج.

    إنشاء سجل جديد في نموذج الإنشاء السريع في تطبيق 365 Dynamics لـ Outlook

  3. انقر فوق خانة الاختيار فتح السجل بعد حفظه، إذا أردت ذلك.

  4. انقر فوق حفظ.

لإلغاء التعقب السجل بخصوص أو تغييره:

  • انقر فوق تغيير في أعلى جزء Dynamics 365.

  1. أنشئ رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. انقر فوق الزر Dynamics 365 على الشريط.

  3. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • انقر فوق زر تعيين بخصوص الزر "تعيين بخصوص" في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook لسجل معين في جزء Dynamics 365.

    • للبحث عن سجل مختلف، انقر فوق تعقب هذا البريد الإلكتروني في أعلى جزء Dynamics 365 كما ورد سابقًا في هذا الموضوع.

    • لإنشاء سجل جديد وربطه في نفس الوقت، انقر فوق جديد.

  4. إذا حددت رسالة إلكترونية مختلفة في علبة الوارد أو إذا أضفت أشخاصًا إلى الأسطر إلى أو نسخة أو مخفية، فسيتم تحديث قائمة المستلمين تلقائيًا خلال ثوانٍ قليلة.

مراقبة رسالة بريد إلكتروني بعد إرسالها

يمكنك مراقبة رسالة بريد إلكتروني بعد إرسالها لمعرفة عدد المرات التي تم فيها عرض الرسالة أو فتحها أو الرد عليها أو إعادة توجيهها. بالنسبة إلى رسالة بريد إلكتروني تمت مراقبتها، يمكنك أيضًا رؤية النشاط الأخير المرتبط برسالة البريد الإلكتروني، أو عرض كافة الأنشطة المرتبطة بالرسالة.

لمراقبة رسالة بريد إلكتروني

  1. أنشئ رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. تعقب رسالة البريد الإلكتروني أو اربطها بسجل موجود في Dynamics 365. لا يمكنك مراقبة رسالة بريد إلكتروني إلا في حال تعقبها أو إنشاء ارتباط إليها (تعيين سجل مرتبط).

  3. في جزء Dynamics 365، انقر فوق متابعة، ثم فوق متابعة هذا البريد الإلكتروني.

    متابعة البريد الإلكتروني في Dynamics 365 for Outlook

    ملاحظة

    سيظهر أي مستلم تتعذر متابعته في أسفل جزء Dynamics 365.

  4. أرسل الرسالة في Outlook.

    هام

    لا تحرر رسالة البريد الإلكتروني أو تغير المستلمين بعد متابعتها. إذا قمت بتحرير رسالة بريد إلكتروني بعد متابعتها، فقد تحذف من دون قصد معلومات المراقبة أو قد تضيف عن طريق الخطأ مستلمين لا يجب متابعتهم.

لإزالة مراقبة رسالة بريد إلكتروني

  1. حدد رسالة البريد الإلكتروني المراقبة.

  2. انقر فوق إيقاف المتابعة.

إضافة قالب بريد إلكتروني عند إنشاء رسالة إلكترونية

إذا كنت ترسل نوع البريد الإلكتروني نفسه بشكل متكرر، فيمكنك توفير الوقت باستخدام قالب بريد إلكتروني. عند استخدام قالب بريد إلكتروني، يدرج تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook تلقائيًا معلومات Dynamics 365 مثل جهات الاتصال أو تعيين بخصوص في الرسالة الإلكترونية.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام قالب شكر لتوفير الوقت عندما تريد إرسال رسالة شكر إلى عميل.

قالب البريد الإلكتروني في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

ملاحظة

يجب أن تتوفر لديك الأذونات الأمان المناسبة لإضافة قوالب البريد الإلكتروني.

لإضافة قالب بريد إلكتروني:

  1. أنشئ رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. في أعلى جزء Dynamics 365، انقر فوق القوالب.

    إضافة قالب بريد إلكتروني في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  3. في قائمة القالب بخصوص‬، حدد أحد الخيارات

  4. حدد القالب المطلوب، ثم انقر فوق إضافة إلى البريد الإلكتروني.

    تحديد قالب بريد إلكتروني في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    للحصول على معلومات حول إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني في Dynamics 365، راجع إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني.

إضافة وثائق المبيعات أو مقالة قاعدة معارف عند إنشاء رسالة إلكترونية

عندما تعمل مع عميل، قد تحتاج إلى إرسال بعض وثائق المبيعات أو مقالة قاعدة معارف.

ملاحظة

يجب أن يكون لديك الأذونات المناسبة لإضافة مقالات قاعدة المعارف أو وثائق المبيعات إلى رسالة إلكترونية.

  1. ابدأ بإنشاء رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. في أعلى جزء Dynamics 365، انقر فوق وثائق المبيعات أو المقالات.

    إضافة وثائق مبيعات إلى تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  3. تنقل لأسفل في بنية الشجرة، وحدد الوثائق أو المقالات المناسبة.

  4. انقر فوق إضافة إلى البريد الإلكتروني.

  1. أنشئ الموعد كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. انقر فوق الزر Dynamics 365 على الشريط.

  3. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • انقر فوق زر تعيين بخصوص الزر "تعيين بخصوص" في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook لسجل معين في جزء Dynamics 365.

    • للبحث عن سجل مختلف، انقر فوق تعقب في أعلى جزء Dynamics 365.

    ربط الموعد في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

إضافة نشاط مكالمة هاتفية أو موعد أو مهمة إلى Dynamics 365

  • انقر فوق علامة الجمع، ثم حدد نوع نشاط الذي ترغب في إنشائه.

    إضافة نشاط في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  • املأ المعلومات في النموذج.

    نموذج إنشاء نشاط سريع في تطبيق Outlook لـ Dynamics 365

  • انقر فوق خانة الاختيار فتح السجل بعد حفظه، إذا أردت ذلك.

  • انقر فوق حفظ.

تعقب جهات اتصال Outlook في Dynamics 365

يمكنك تعقب جهات اتصال Outlook في Dynamics 365 باستخدام وظيفة Dynamics 365 الإضافية، وهي وحدة نمطية لحل Outlook. يتم تثبيت الوظيفة الإضافية تلقائيًا عند تثبيت تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook. يمكنك الوصول إليه كما هو موضح أدناه.

ملاحظة

يتعذر على المستخدمين المفوضين استخدام تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook لتعقب رسائل البريد الإلكتروني.

باستخدام الوظيفة الإضافية، يمكنك:

  • عرض قائمة جهات اتصال Microsoft Office أو جهات اتصال Dynamics 365، ومعرفة جهة الاتصال التي يتم تعقبها

  • ربط جهات الاتصال بحسابات في Dynamics 365.

  • فتح سجل جهة اتصال أو حساب في Dynamics 365 بنقرة واحدة

    عند تثبيت وظيفة Dynamics 365 الإضافية، سوف ترى علامة تبويب Dynamics 365جديدة على شريط Outlook. انقر فوق علامة التبويب لعرض معلومات حول جهات الاتصال.

    نظرة عامة على شاشة الوظيفة الإضافية لتطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

  1. انقر لرؤية كافة جهات اتصالك في Outlook (جهات الاتصال التي تظهر في طريقة عرض جهات الاتصال الافتراضية في Dynamics 365).

  2. انقر لرؤية كافة جهات اتصالك في Dynamics 365.

  3. اطلاع على ما إذا كان يتم تعقب جهة اتصال أم لا، أو ما إذا كان حالة التعقب معلقة.

  4. افتح سجل حساب Dynamics 365.

  5. انقر للاتصال.

  6. انقر لإرسال بريد إلكتروني.

ملاحظة

لاستخدام الوظيفة الإضافية، يجب على المسؤول تمكين علبة بريد Dynamics 365 للمواعيد وجهات الاتصال والمهام.

الوصول إلى الوظيفة الإضافية

  1. انقر فوق الزر مزيد من المعلومات (ثلاث نقاط) في الركن الأيمن السفلي من نافذة Outlook.

  2. انقر فوق الوظائف الإضافية.

    قائمة الوظائف الإضافية في وحدة حلول Outlook

  3. حدد الوظيفة الإضافية Dynamics 365.

راجع بطاقة جهة اتصال 365 Dynamics لجهة اتصال

  1. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة الاتصال. تظهر تفاصيل جهة الاتصال في الجانب الأيسر من الشاشة.

    بطاقة اتصال تعقب جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

تعقب أو إلغاء تعقب جهة اتصال

  1. انقر فوق علامة التبويب Outlook جهات الاتصال.

  2. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة (جهات) الاتصال المناسبة.

  3. على الشريط، انقر فوق تعقب أو إلغاء التعقب.

    شريط تعقب جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    هام

    لا تنتقل إلى خارج الصفحة أثناء تعقب جهة الاتصال أو إلغاء تعقبها. وإلا، فلن يتم تعقبها أو إلغاء تعقبها.

  1. انقر فوق علامة التبويب Outlook جهات الاتصال.

    ملاحظة

    لا يمكنك تحديد جهة اتصال مدرجة ضمن علامة تبويب Dynamics 365 جهات الاتصال.

  2. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة الاتصال المناسبة.

  3. على الشريط، انقر فوق ارتباط.

  4. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • على الجانب الأيسر من الشاشة، حدد الحساب الذي تريد الربط به، ثم انقر فوق ارتباط في الجزء السفلي من الشاشة.

      -أو-

    1. لإنشاء حساب جديد، على الجانب الأيسر من الشاشة، انقر فوق جدي في الجزء السفلي من الشاشة.

    2. أدخل اسم الحساب الجديد.

    3. انقر فوق حفظ.

    4. انقر فوق الزر تحديث.

    ملاحظة

    إذا لم يتم تعقب جهة الاتصال، فسيتم تعقبها على الفور وسيتم ربطها بالحساب. وإذا لم يتم تعقب العقد، فستتم مزامنة سجل الحساب في دورة المزامنة التالية..

أرسل بريد إلكتروني أو جدولة موعد

  1. انقر فوق علامة تبويب Dynamics 365 جهات الاتصال أو علامة تبويب جهات اتصال Outlook، ثم حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة (جهات) الاتصال المناسبة.

  2. على الشريط، انقر فوق البريد الإلكترون أو الموعد.

    بغض النظر عن علامة التبويب التي قمت بتحديدها في الخطوة 1، سيتم إرسال البريد الإلكتروني أو المهمة أو الموعد من Outlook، وليس من Dynamics 365.

البحث عن جهة اتصال

  • أدخل قيمة في المربع "بحث". يمكنك البحث عن البيانات المخزنة في حقول الاسم الكامل والشركة والقسم وعنوان العمل. لا يمكنك البحث عن البيانات المخزنة في حقول حالة التعقب أو هاتف العمل أو البريد الإلكتروني.

التصفية حسب كافة جهات الاتصال أو جهات الاتصال المتعقبة أو جهات الاتصال الملغى تعقبها

  1. انقر فوق السهم إلى جانب القائمة المنسدلة "طريقة العرض".

  2. حدد طريقة العرض التي تريدها.

    تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook مع القائمة المنسدلة تصفية تعقب العقود‬

تصفية جهات الاتصال حسب العمود (الحقل)

  1. انقر فوق الزر تصفية زر تصفية تعقب العقود في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook‬.

  2. أدخل النص الذي تريد استخدامه للتصفية في الحقل (الحقول) المناسب.

    تصفية جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook حسب الحقل

  3. اضغط على مفتاح Enter.

  4. لمسح حقول التصفية، انقر فوق الزر تصفية مرة أخرى.

    ملاحظة

    يمكنك إجراء التصفية على حقول الاسم الكامل والمسمى الوظيفي والشركة, القسم وعنوان العمل. لا يمكنك إجراء التصفية على حقول حالة التعقب أو هاتف العمل أو البريد الإلكتروني.

إضافة أعمدة أو إزالتها

  1. انقر فوق زر الإعدادات زر إعدادات تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

  2. حدد خانات الاختيار للأعمدة التي تريد إضافتها أو إزالتها أو قم بإلغاء تحديدها.

    ملاحظة

    لا يمكنك إزالة عمود التعقب.

  3. انقر فوق زر الإعدادات زر إعدادات تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook مرة أخرى لإخفاء قائمة الأعمدة.

نقل الأعمدة

  • حدد العمود الذي تريد نقله، واسحبه إلى موقع جديد.

    ملاحظة

    لا يمكنك نقل عمود الحالة.

فرز البيانات

  • لفرز البيانات بترتيب تصاعدي، انقر فوق عنوان العمود. لتغيير ترتيب الفرز إلى تنازلي، انقر فوق عنوان العمود مرة أخرى.

    ملاحظة

    يمكنك إجراء الفرز على حقول الاسم الكامل والمسمى الوظيفي والشركة, القسم وعنوان العمل.

إظهار البيانات الأخيرة

  • انقر فوق الزر تحديث زر تحديث في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

تعيين عدد السجلات التي تراها على الشاشة

  • أدخل العدد الذي تريده في أسفل الشاشة.

    تعقب جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook، عدد السجلات لإظهارها

(راجع أيضاً )

نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook
إعداد المزامنة على جانب الخادم (المسؤولون)