دليل مستخدم تطبيق ‏‫Dynamics 365 لـ Outlook‬

تنطبق على Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0

هام

يعمل أحدث إصدار من تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook، ميزة معاينة، مع Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0أو أحدث فقط.

ميزة المعاينة هي ميزة غير كاملة، ولكن يتم توفيرها قبل الإصدار الرسمي حيث يتمكن العملاء من الوصول المبكر وتقديم تعليقات. الهدف من ميزات المعاينة ليس الاستخدام في الإنتاج وقد يكون لها وظائف محدودة أو مقيدة.

لا تقدم Microsoft دعمًا لميزة المعاينة هذه. لن يتمكن فريق الدعم الفني لـ Microsoft Dynamics 365 من مساعدتك إذا كان لديك مشاكل أو أسئلة. ليس الهدف من ميزات المعاينة أن تُستخدم في الإنتاج وتخضع لشروط استخدام تكميلية منفصلة لميزات المعاينة .

استخدم تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook للاستفادة من فعالية Dynamics 365 أثناء استخدام Outlook على سطح المكتب أو الويب أو الهاتف. عند تثبيت تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook وبحسب إصدار التطبيق الذي تم تثبيته،ـ سترى جزء أو نافذة Dynamics 365 إلى جانب رسالة بريد إلكتروني محددة من Outlook، أو عندما تعمل على إنشاء رسالة إلكترونية أو إعداد موعد او اجتماع.

على سبيل المثال، عندما تفتح رسالة بريد إلكتروني، يمكنك عرض معلومات من Dynamics 365 حول مستلمي البريد الإلكتروني. أو بنقرة واحدة، يمكنك ربط رسالة بريد إلكتروني أو موعد في Outlook بسجل Dynamics 365 محدد. عند تقوم بربط رسالة بريد إلكتروني أو موعد بسجل Dynamics 365، يظهر سجل Outlook كنشاط لهذا السجل في Dynamics 365.

ملاحظة

هذا المحتوى هو الإصدار الأخير من تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook. للحصول على الإصدارات السابقة، راجع دليل مستخدم تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

المشكلات المعروفة

بالنسبة للمشاكل المعروفة مع هذا الإصدار من تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook، راجع الملف التمهيدي لـ Dynamics 365 Customer Engagement.

المتطلبات المسبقة

باستطاعة مسؤول نظام Dynamics 365 أن يجعل تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook متوفرًا لمؤسستك أو يمكنك إضافته بنفسك في الحالتين التاليتين:

  • لديك امتياز الأمان استخدام تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

  • تقوم مؤسستك بمزامنة علب البريد من خلال المزامنة على جانب الخادم.

    لمزيد من المعلومات، وللمعلومات المتعلقة بالمستعرضات والأجهزة المعتمدة وإصدارات Outlook، راجع نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

إضافة التطبيق إلى Outlook

بعد أن يتم استيفاء المتطلبات المسبقة، يمكنك إضافة التطبيق مباشرة من Dynamics 365.

  1. انقر فوق زر الإعدادات الزر إعدادات عميل ويب Dynamics 365، ثم انقر فوق تطبيقات لـ Dynamics 365.

  2. في صفحة تطبيقات لـ Dynamics 365، ضمن تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook، انقر فوق تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

    ملاحظة

    إذا كان لديك مشكلة في تثبيت التطبيق، راجع قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها في نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook.

تعطيل تطبيق Outlook أو إزالته

  1. في Outlook، انقر فوق ملف، ثم فوق إدارة الوظائف الإضافية.

    إدارة الوظيفة الإضافية بتطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    يؤدي هذا إلى فتح مربع الحوار Office 365 حيث يمكنك مشاهدة كل الوظائف الإضافية Outlook الخاصة بك. إذا قمت بالنقر فوق الصف Dynamics 365، يمكنك معرفة المثيل Dynamics 365 الذي يتصل به التطبيق.

  2. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • لتعطيل التطبيق، في الصف Dynamics 365، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تم التشغيل.

    • لإزالة التطبيق، حدد الصف Dynamics 365، ثم انقر فوق زر الطرح.

المصطلحات

مصطلح تعريف
تعيين "بخصوص" تعقب وربط البريد الإلكتروني أو الموعد بسجل موجود في Dynamics 365.
تعقب قم بإنشاء نسخة من البريد الإلكتروني أو الموعد في Dynamics 365.

استخدام التطبيق للمرة الأولى

لعرض بيانات Dynamics 365 بعد إضافة التطبيق:

  1. حدد رسالة إلكترونية موجودة في علبة الوارد، أو أنشئ رسالة إلكترونية جديدة أو موعد جديد.

  2. على الشريط، انقر فوق الزر Dynamics 365.

    شريط تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    -أو-

    في Outlook على الويب، انقر فوق زر Dynamics 365 في جزء رسالة البريد الإلكتروني.

    زر Dynamics 365

    يظهر جزء Dynamics 365 على الجانب الأيسر من الشاشة ويعرض معلومات الخاصة بالمستلمين.

ملاحظات:

إذا كان المستلم من مستخدمي Dynamics 365 (بدلاً من جهة اتصال أو عميل متوقع)، فستتم الإشارة إلى ذلك أعلى اسمه:

مستخدم Dynamics 365

إذا كان المستلم غير معروف لـ Dynamics 365، انقر فوق (+)، ثم حدد إضافة كجهة اتصال أو إضافة كعميل متوقع. راجع: إضافة مستلم بريد إلكتروني كجهة اتصال أو عميل متوقع.

جولة سريعة للواجهة

تم تغيير الكثير في التطبيق لـ Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0. إليك ما سترى عندما تقوم بفتح تطبيق Dynamics 365 لـ Outlookلأول مرة.

يظهر جزء Dynamics 365 تحت شريط القوائم ويعرض المعلومات الخاصة بالمستلمين.

جزء تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

العنصر الوصف
1 سجل Dynamics 365 المرتبط به هذا البريد الإلكتروني.
2 معلومات موجزة حول المستلم.
3 معلومات موجزة حول حساب المستلم.
4 وضح إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني أو الاجتماع مرتبط بسجل، وإذا تم تعقبه.
5 انقر فوق تعيين أو تغيير الربط والتعقب. كما يمكنك أيضًا اختيار عرض بريدك الإلكتروني في Dynamics 365 (على الإنترنت)، الإصدار 9.0.
6 انقر لإضافة نشاط.
7 و 8 انقر ثم قم بتحديد "تعيين بخصوص" لربطه بالسجل.

جزء تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

العنصر الوصف
1 نشاطك الأخير مع المستلم.
2 و 3 السجلات الحديثة للمستلم.
4 انقر للخيارات المرتبطة بقائمة الأنشطة.
5 انقر للخيارات المرتبطة بالنشاط. تختلف الخيارات بحسب النشاط.
6 و 8 انقر للخيارات المرتبطة بقائمة السجلات.
7 و 9 انقر للخيارات المرتبطة بالسجل.

لنستعرض العناصر الفردية في شريط القوائم.

العنصر الوصف
القائمة - الصفحة الرئيسية اختر القائمة > الصفحة الرئيسية > لوحات المعلومات للانتقال إلى الصفحة الرئيسية.
اختر القائمة > حديث لعرض المُفضلات والسجلات المُستخدمة مؤخرًا.
القائمة - الصفحة الرئيسية اختر الصفحة الرئيسية لمشاهدة طريقة العرض الأولية.
القائمة - السابق اختر السابق للعود إلى آخر شيء قمت بعرضه.
القائمة - إنشاء سريع اختر "الإنشاء السريع" لإنشاء سجل جديد مثل حساب أو جهة الاتصال.
راجع إنشاء سجل جديد
القائمة - بحث اختر بحث للبحث عن أي سجلات Dynamics 365.
القائمة - المعارف الدقيقة اختر الرؤى الدقيقة لعرض أكثر المعلومات أهمية وأكثرها صلة بالموضوع فيما يتعلق بما تفعله في الوقت الحالي.
راجع احصل على عرض معارفي في الأنشطة الخاصة بك باستخدام "مساعدة العلاقة"
القائمة - المستندات اختر المستندات لإضافة قوالب البريد الإلكتروني أو وثائق مبيعات أو مقالات قاعدة المعارف.
راجع إضافة قالب بريد إلكتروني عندما تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني و إضافة وثائق المبيعات أو مقالة قاعدة معارف عندما تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني

إضافة مستلم بريد إلكتروني كجهة اتصال أو عميل متوقع

من الأشياء الأولى التي قد تحتاج إلى القيام بها عند تلقي بريد إلكتروني خاص بعميل، هي إضافة الشخص كجهة اتصال أو عميل متوقع لـ Dynamics 365. في الجزء Dynamics 365 انقر فوق (+)، ثم حدد إضافة كجهة اتصال أو إضافة كعميل محتمل.

إضافة جهة اتصال أو عميل محتمل

ملاحظة

إذا كان مرسل البريد الإلكتروني غير معروف لـ Dynamics 365، عندما تقوم بإضافة جهة الاتصال أو العميل المتوقع، فمن ثم يتم تتبع البريد الإلكتروني تلقائيًا في Dynamics 365 والتعيين فيما يتعلق بجهة الاتصال هذه أو العميل المتوقع. لإيقاف التعقب، يمكنك إلغاء تعقب البريد الإلكتروني ذي الصلة يدويًا.

يمكنك ربط رسالة البريد الإلكتروني أو الاجتماع بسجل Dynamics 365 أكثر تحديدًا، مثل حساب أو فرصة أو حالة. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تعقب البريد الإلكتروني أو اجتماع في Dynamics 365.

  1. إنشاء أو تحديد بريد إلكتروني أو اجتماع.

  2. انقر فوق الزر Dynamics 365 في جزء رسالة البريد الإلكتروني.

  3. انقر فوق تعيين بخصوص (---).

    تعيين "بخصوص"

  4. أدخل نص البحث. تظهر قائمة بالسجلات ذت الصلة.

    البحث عن السجلات ذات الصلة

  5. استخدم الأسهم لليمين واليسار لتضييق نطاق البحث للحالات والفواتير وما إلى ذلك، ثم حدد أحد السجلات لتعقب البريد الإلكتروني أو الاجتماع تلقائياً، وربطها بالسجل المشار إليه في جزء Dynamics 365.

  1. البحث عن السجل للربط في قائمة أو استخدام البحث.

  2. في تم التعقب بخصوص، انقر فوق (...) > "تغيير بخصوص".

    تغيير "بخصوص"

  3. انقر فوق تعيين بخصوص (---).

    تعيين "بخصوص"

  4. أدخل نص البحث. تظهر قائمة بالسجلات ذت الصلة.

    البحث عن السجلات ذات الصلة

  5. استخدم الأسهم لليمين واليسار للعثور على الحالات ذات الصلة والفواتير وما إلى ذلك، ثم حدد أحد السجلات لتعقب البريد الإلكتروني أو الاجتماع تلقائياً، وربطها بالسجل المشار إليه في جزء Dynamics 365.

إنشاء سجل جديد

  1. انقر فوق إنشاء سريع، ثم حدد نوع السجل الذي ترغب في إنشائه.

    إضافة سجل جديد

  2. املأ المعلومات في النموذج.

    إنشاء سجل جديد في نموذج الإنشاء السريع

  3. انقر فوق حفظ.

عرض رسالة البريد الإلكتروني المرتبطة في Dynamics 365

  1. البحث عن السجل المرتبط في قائمة أو استخدام البحث.

  2. في تم التعقب بخصوص، انقر فوق (...) > عرض البريد الإلكتروني في Dynamics 365.

    عرض البريد الإلكتروني في Dynamics 365

إلغاء تعقب السجل المُحدد

  1. البحث عن السجل للربط في قائمة أو استخدام البحث.

  2. في تم التعقب بخصوص، انقر فوق (...) > إلغاء التعقب.

    إلغاء تعقب بخصوص

قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني واتبع الخطوات الموجودة في ربط إحدى رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماع بسجل Dynamics 365 محدد.

احصل على عرض معارفي في الأنشطة الخاصة بك باستخدام "مساعدة العلاقة"

لقد تم تصميم مساعد العلاقة لتقديم أكثر المعلومات أهمية وأكثرها صلةً بالموضوع بالنسبة إلى المهمة التي تعمل عليها مباشرة الآن. وتعمل ميزة مساعد العلاقة على تحليل جميع البيانات المتاحة لها وتنشئ مجموعة من بطاقات الإجراءات، وتتضمن كل واحدة منها رسالة تلخص مهمة البطاقة، بالإضافة إلى مجموعة من الارتباطات لاتخاذ إجراء. تقوم ميزة مساعد العلاقة بفرز البطاقات حسب الأولوية وبتصفيتها لسياقك الحالي.

وفيما يلي بعض ما يمكن للمساعد القيام به نيابة عنك:

  • تذكيرك بالأنشطة القادمة
  • تقييم الاتصالات الخاصة بك، واقتراح متى قد يكون الوقت المناسب للتواصل مع جهة اتصال تم إلغاء تنشيطها لفترة من الوقت
  • تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي قد تكون في انتظار ردك.
  • تنبيهك بمتي تقترب فرصة من تاريخ الإغلاق

عندما تبدأ يومك بتسجيل الدخول إلى Dynamics 365، يلفت المساعد انتباهك إلى أهم العناصر والمهام، التي تم سحبها من جميع نواحي التطبيق.

للوصل إلى "المُساعد"، على شريط التنقل، انقر فوق القائمة - المعارف الدقيقة.

مساعدة العلاقة

إضافة قالب بريد إلكتروني عند إنشاء رسالة إلكترونية

إذا كنت ترسل نوع البريد الإلكتروني نفسه بشكل متكرر، فيمكنك توفير الوقت باستخدام قالب بريد إلكتروني. عند استخدام قالب بريد إلكتروني، يدرج تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook تلقائيًا معلومات Dynamics 365 مثل جهات الاتصال أو تعيين بخصوص في الرسالة الإلكترونية.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام قالب شكر لتوفير الوقت عندما تريد إرسال رسالة شكر إلى عميل.

قالب البريد الإلكتروني في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

ملاحظة

يجب أن تتوفر لديك الأذونات الأمان المناسبة لإضافة قوالب البريد الإلكتروني.

إضافة قالب بريد إلكتروني:

  1. أنشئ رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. انقر فوق جزء Dynamics 365، ثم انقر فوق مستند > إضافة قالب.

    إضافة قالب بريد إلكتروني:

  3. حدد نوع السجل (كيان). الوضع الافتراضي هو مجموعة السجل المُحددة. ثم، انقر فوق تحديد.

    حدد الكيان .

  4. ابدا بحثاً عن القالب الذي تريده. ضمن "قالب البحث"، انقر فوق (-).

    حدد البحث

  5. قم بالبحث عن واختيار القالب التي تريده.

    البحث عن قالب البريد الإلكتروني

  6. اقبل قالب البريد الإلكتروني المُحدد.

    قبول القالب

  7. انقر فوق إضافة إلى البريد الإلكتروني لإضافة القالب إلى البريد الإلكتروني الخاص بك.

    إضافة القالب إلى البريد الإلكتروني

يظهر نص القالب في البريد الإلكتروني الخاص بك.

نص القالب في البريد الإلكتروني

للحصول على معلومات حول إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني في Dynamics 365، راجع إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني.

إضافة وثائق المبيعات أو مقالة قاعدة معارف عند إنشاء رسالة إلكترونية

عندما تعمل مع عميل، قد تحتاج إلى إرسال بعض وثائق المبيعات أو مقالة قاعدة معارف.

ملاحظة

يجب أن يكون لديك الأذونات المناسبة لإضافة مقالات قاعدة المعارف أو وثائق المبيعات إلى رسالة إلكترونية.

  1. أنشئ رسالة إلكترونية كما تفعل عادةً في Outlook.

  2. في أعلى جزء Dynamics 365، انقر فوق المستندات.

    إضافة مستند

  3. حدد "إضافة وثائق المبيعات" أو إضافة المقال المعرفي، ثم اتبع الخطوات لإضافة أو إدراج مستندات أو مقالة.

إضافة نشاط مكالمة هاتفية أو موعد أو مهمة إلى Dynamics 365

  1. بالنسبة للسجل الذي قمت بربطه وتعقبه، في تم التعقب بخصوص، انقر فوق (...) > "إضافة نشاط".

    انقر فوق إضافة نشاط

  2. حدد نشاطًا.

    تحديد نشاط

  3. املأ المعلومات في النموذج.

  4. انقر فوق حفظ.

تعقب جهات اتصال Outlook في Dynamics 365

يمكنك تعقب جهات اتصال Outlook في Dynamics 365 باستخدام وظيفة Dynamics 365 الإضافية، وهي وحدة نمطية لحل Outlook. يتم تثبيت الوظيفة الإضافية تلقائيًا عند تثبيت تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook. يمكنك الوصول إليه كما هو موضح أدناه.

ملاحظة

يتعذر على المستخدمين المفوضين استخدام تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook لتعقب رسائل البريد الإلكتروني.

باستخدام الوظيفة الإضافية، يمكنك:

  • عرض قائمة جهات اتصال Microsoft Office أو جهات اتصال Dynamics 365، ومعرفة جهة الاتصال التي يتم تعقبها

  • ربط جهات الاتصال بحسابات في Dynamics 365.

  • فتح سجل جهة اتصال أو حساب في Dynamics 365 بنقرة واحدة

    عند تثبيت وظيفة Dynamics 365 الإضافية، سوف ترى علامة تبويب Dynamics 365جديدة على شريط Outlook. انقر فوق علامة التبويب لعرض معلومات حول جهات الاتصال.

    نظرة عامة على شاشة الوظيفة الإضافية لتطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    العنصر الوصف
    1 انقر لرؤية كافة جهات اتصالك في Outlook (جهات الاتصال التي تظهر في طريقة عرض جهات الاتصال الافتراضية في Dynamics 365).
    2 انقر لرؤية كافة جهات اتصالك في Dynamics 365.
    3 اطلاع على ما إذا كان يتم تعقب جهة اتصال أم لا، أو ما إذا كان حالة التعقب معلقة.
    4 افتح سجل حساب Dynamics 365.
    5 انقر للاتصال.
    6 انقر لإرسال بريد إلكتروني.

ملاحظة

لاستخدام الوظيفة الإضافية، يجب على المسؤول تمكين علبة بريد Dynamics 365 للمواعيد وجهات الاتصال والمهام.

الوصول إلى الوظيفة الإضافية

في الركن الأيمن السفلي من النافذة Outlook، انقر فوق الوظيفة الإضافية لـ Dynamics 365.

انقر فوق الوظيفة الإضافية لـ Dynamics 365

راجع بطاقة جهة اتصال 365 Dynamics لجهة اتصال

  1. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة الاتصال. تظهر تفاصيل جهة الاتصال في الجانب الأيسر من الشاشة.

    بطاقة اتصال تعقب جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

تعقب أو إلغاء تعقب جهة اتصال

  1. انقر فوق علامة التبويب Outlook جهات الاتصال.

  2. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة (جهات) الاتصال المناسبة.

  3. على الشريط، انقر فوق تعقب أو إلغاء التعقب.

    شريط تعقب جهات الاتصال في تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook

    هام

    لا تنتقل إلى خارج الصفحة أثناء تعقب جهة الاتصال أو إلغاء تعقبها. وإلا، فلن يتم تعقبها أو إلغاء تعقبها.

  1. انقر فوق علامة التبويب Outlook جهات الاتصال.

    ملاحظة

    لا يمكنك تحديد جهة اتصال مدرجة ضمن علامة تبويب Dynamics 365 جهات الاتصال.

  2. في قائمة جهات الاتصال، حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة الاتصال المناسبة.

  3. على الشريط، انقر فوق ارتباط.

  4. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • على الجانب الأيسر من الشاشة، حدد الحساب الذي تريد الربط به، ثم انقر فوق ارتباط في الجزء السفلي من الشاشة.

      -أو-

    1. لإنشاء حساب جديد، على الجانب الأيسر من الشاشة، انقر فوق جدي في الجزء السفلي من الشاشة.

    2. أدخل اسم الحساب الجديد.

    3. انقر فوق حفظ.

    4. انقر فوق الزر تحديث.

    ملاحظة

    إذا لم يتم تعقب جهة الاتصال، فسيتم تعقبها على الفور وسيتم ربطها بالحساب. ستتم مزامنة سجل الحساب في دورة المزامنة التالية.

أرسل بريد إلكتروني أو جدولة موعد

  1. انقر فوق علامة تبويب Dynamics 365 جهات الاتصال أو علامة تبويب جهات اتصال Outlook، ثم حدد خانة الاختيار إلى جانب جهة (جهات) الاتصال المناسبة.

  2. على الشريط، انقر فوق البريد الإلكترون أو الموعد.

    بغض النظر عن علامة التبويب التي قمت بتحديدها في الخطوة 1، سيتم إرسال البريد الإلكتروني أو المهمة أو الموعد من Outlook، وليس من Dynamics 365.

البحث عن جهة اتصال

  • أدخل قيمة في المربع "بحث". يمكنك البحث عن البيانات المخزنة في حقول الاسم الكامل والشركة والقسم وعنوان العمل. لا يمكنك البحث عن البيانات المخزنة في حقول حالة التعقب أو هاتف العمل أو البريد الإلكتروني.

التصفية حسب كافة جهات الاتصال أو جهات الاتصال المتعقبة أو جهات الاتصال الملغى تعقبها

  1. انقر فوق السهم إلى جانب القائمة المنسدلة "طريقة العرض".

  2. حدد طريقة العرض التي تريدها.

    تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook مع القائمة المنسدلة تصفية تعقب العقود‬

راجع أيضًا

نشر تطبيق Dynamics 365 لـ Outlook
إعداد المزامنة على جانب الخادم (المسؤولون)