تخطيط التدرج الهرمي للمؤسسات

  • مقالة

قبل إعداد المؤسسات والتدرجات الهرمية للمؤسسات، احرص على التخطيط للطريقة التي سيتم من خلالها وضع نموذج لعملك. يمتلك نموذج المؤسسة تأثيرًا كبيرًا على التنفيذ وعلى سير العمليات التجارية.

تمثل التدرجات الهرمية للمؤسسات العلاقات بين المؤسسات التي تتشكل منها أعمال. ومن ثم، فإن أكثر الاعتبارات أهمية عند نمذجة المؤسسات يتمثل في بنية العمل الخاص بك. من المستحسن أن تقوم بتحديد أبنية المؤسسة بناء على الملاحظات الصادرة من المديرين التنفيذيين وكبار المديرين في المجالات الوظيفية، مثل التمويل والمحاسبة، الموارد البشرية والعمليات وعمليات الشراء، والمبيعات والتسويق.

عندما تقوم بتخطيط التدرجات الهرمية، فإنه من المهم أيضا أن تضع في اعتبارك العلاقة بين التدرجات الهرمية التنظيمية والأبعاد المالية. يمكنك إعداد التدرجات الهرمية التنظيمية المتعددة من أجل تمثيل وجهات النظر المختلفة لعملك. باستخدام الأبعاد المالية، يمكنك إنشاء التقارير التي تستند إلى وجهات النظر هذه. تعاون مع شريكك لإنشاء التدرجات الهرمية التي تعالج احتياجات إعداد التقارير التنظيمية والتشريعية على حدٍ سواء.

إشعار

على الرغم من إمكانية استخدامك للأبعاد المالية لتمثيل الكيانات القانونية دون إنشاءك لها، فإن الأبعاد المالية التي لم يتم تصميمها للوفاء بالاحتياجات التشغيلية أو الخاصة بالعمل المتعلقة بالكيانات القانونية. تم تصميم وظيفة المحاسبة بين الوحدات لمعالجة المدخلات المحاسبية التي تم إنشاؤها بكل حركة.

هام

لا ينبغي عليك أن تقرر كيفية تصميم المؤسسات وفقًا للمعلومات الواردة في هذه المقالة فقط. تعتبر هذه الوثائق بمثابة دليل. يمكنك العمل مع شريك لمزيد من الإرشادات. لقد اكتسب شريكك خبرة في مختلف الصناعات وعبر قاعدة العملاء.

يجب أن يكون لديك على الأقل كيان قانوني واحد على الأقل لتمثيل شركتك/أعمالك. يمكن لكيان قانوني إبرام العقود القانونية كما يطلب منه إعداد القوائم المالية التي تعد تقارير خاصة بأدائها.

يمكن استخدام الكيانات القانونية للحركة التجارية أو للتوحيد. وهذا معناه أن أي كيان قانوني في Finance and Operations لا يمثل بالضرورة أي كيان حقيقي في شركتك. فعلى سبيل المثال، يمكن للشركة المشاركة في الحركات أن تمتلك كيانات قانونية فرعية. في هذا السيناريو، لابد للكيان القانوني من إجراء الحركات كما يطلب من كيان قانوني ظاهري دمج النتائج والأرصدة الخاصة بالكيانات القانونية الفرعية.

يمكن تمثيل المؤسسات الداخلية في الأعمال التجارية الخاصة بك مثل المكاتب الإقليمية على أنها كيانات قانونية إضافية أو باعتبارها وحدات التشغيل الخاصة بالكيان القانوني الأساسي. ولا يطلب من وحدة التشغيل أن تكون منظمة معرفة قانونياً. حيث يتم استخدام وحدات التشغيل للتحكم في الموارد الاقتصادية والعمليات التشغيلية في العمل. فمثلاً تعتبر الأقسام ومراكز التكلفة بمثابة وحدات التشغيل.

تعمل بعض الوظائف بشكل مختلف وفقاً لما إذا كانت المنظمة كيان قانوني أو وحدة تشغيل. احرص على مراجعة الوظيفة الموصوفة أدناه بتأنٍ قبل اتخاذ قرارك.

البيانات الرئيسية

يجب إعداد بعض البيانات الرئيسية، مثل العملاء وشروط الدفع وسلطات الضرائب وطلب المخزون الخاص بالموقع، لكل كيان قانوني. بعض البيانات الرئيسية، مثل المستخدمين والمنتجات ومعظم بيانات الموارد البشرية تجري مشاركتها بين كافة الكيانات القانونية.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

تتم مشاركة البيانات الرئيسية بين وحدات التشغيل.

معلمات الوحدة النمطية

يجب تعيين المعلمات للوحدات النمطية مثل معلمات الحسابات المدينة ومعلمات الحسابات الدائنة ومعلمات ‏‫إدارة النقد والبنوك لكل كيان قانوني. نظراً لأن إعداد الوحدة النمطية للكيانات قانونية يجري بصورة منفصلة، فإن كل شركة تابعة يمكنها الامتثال للمتطلبات القانونية المحلية والممارسات التجارية. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لدى كيان قانوني للخدمات المهنية وكيان قانوني للتصنيع معلمات مختلفة للوحدة النمطية على الرغم من أنهما يتبعان نفس الشركة الأم.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

معلمات الوحدة النمطية التي يتم مشاركتها بين وحدات التشغيل.

أمان البيانات

يتم تأمين معظم البيانات تلقائياً بواسطة معرف الشركة. يعتبر معرف الشركة معرفًا فريدًا للبيانات المتعلقة بالكيان القانوني. يمكن إقران الشركة بكيان قانوني واحد فقط، ويمكن إقران الكيان القانوني بشركة واحدة فقط. يمكن للمستخدمين الوصول للبيانات فقط في الشركات التي يسمح لهم بالولوج إليها. لا تحتاج إلى تخصيص لتأمين البيانات وفقًا لمعرف الشركة.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

يمكن تأمين البيانات حسب وحدة التشغيل عن طريق إنشاء سياسات أمان بيانات مخصصة. وتستخدم سياسات أمان للحد من الوصول إلى بيانات. فلنفرض مثلاً أنه من المسموح لمستخدم ما إنشاء أوامر شراء فقط في وحدة تشغيل معينة. يمكن إنشاء سياسات أمان بيانات لمنع المستخدم من الوصول إلى بيانات أمر الشراء من وحدات التشغيل الأخرى. يمكن أن يؤثر حجم الحركات وعدد سياسات الأمان على الأداء. عندما تقوم بتصميم سياسات الأمن، ضع الأداء في الاعتبار.

دفاتر الأستاذ

يتطلب كل كيان قانوني دفتر أستاذ والذي يوفر دليل حسابات وعمله المحاسبة وعملة إعداد التقارير والتقويم المالي. لا يمكن إنشاء ميزانية عمومية إلا للكيان قانوني. يمكن استخدام الحسابات الرئيسية والأبعاد وبنى الحسابات ومخططات الحسابات وقواعد حساب عن طريق أكثر من كيان قانوني واحد.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

لا يمكن أن يكون لدى وحدة التشغيل معلومات دفتر الأستاذ الخاصة بها. إذا لم تتطلب المؤسسات الداخلية الخاصة بك دفاتر أستاذ فريدة، يمكنك تصميمها باعتبارها وحدات تشغيل. سيتم إعداد معلومات دفتر الأستاذ للكيان القانوني الأصل في التدرج الهرمي. يمكن إنشاء كشوف حساب الدخل لوحدات التشغيل الموجودة ضمن كيان قانوني أو للكيان القانوني الأصل.

التقويمات المالية

يحتوي كل كيان قانوني على التقويم المالي الخاص به. في حالة استخدام المؤسسات الداخلية الخاصة بك لسنوات وتقويمات مالية مختلفة، يجب عليك نمذجة المؤسسات باعتبارها كيانات قانونية.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

يجب أن تتشارك وحدات التشغيل تقويم مالي واحد. إذا تمكنت المؤسسات الداخلية الخاصة بك من استخدام السنوات والتقويمات المالية ذاتها، يمكنك نمذجة المؤسسات باعتبارها وحدات تشغيل.

توحيد

يجب دمج النتائج المالية للمكاتب الإقليمية في شركة واحدة مدمجة من أجل إعداد القوائم المالية.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

ولا يشترط توحيد البيانات، نظراً لمشاركة البيانات بين وحدات التشغيل بالفعل.

المدفوعات المركزية

يجب إعداد المدفوعات المركزية بحيث يمكن دفع فواتير كافة الكيانات القانونية التابعة إلى أحد كيان قانوني واحد هو الأصل .

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

لا يتم طلب المدفوعات المركزية نظرًا لتسجيل كافة الفواتير في كيان قانوني واحد.

حركات بين الشركات الشقيقة

يمكن أن تنطبق أوامر المبيعات أو أوامر الشراء أو المدفوعات أو الإيصالات بعضها على بعض. ولا يطلب منك استخدام إيصالات دفتر اليومية. يمكنك عرض الحركات بين الشركات الشقيقة على مستوى دفتر الأستاذ الفرعي (في حسابات المدينين وحسابات الدائنين). توضح الأمثلة التالية كيفية معالجة الحركات بين الشركات الشقيقة.

مثال 1: المقار الرئيسية توفر الخدمات للمكاتب الإقليمية ويجب تحميل المكاتب الإقليمية تكاليف تلك الخدمات.

إذا قمت بتصميم المكتب الإقليمي على أنه كيان قانوني، فستتوفر لديك الخيارات التالية.

  • تنشئ المقار الرئيسية إدخال دفتر يومية لتحميل المكتب الإقليمي المصروفات. فالتحركات لا يمكن تأخيرها عن موعدها.
  • ترسل المقار الرئيسية أمر شراء الخدمات إلى المكتب الإقليمي. يتم إنشاء أمر مبيعات تلقائياً في الكيان القانوني لصالح المكتب الإقليمي بالإضافة إلى حركات دفتر الأستاذ الفرعي بين الشركات الشقيقة.
تقوم المقار الرئيسية بشراء والدفع في مقابل الخدمة التي يتم تسليمها إلى مكتب إقليمي.

إذا قمت بتصميم المكتب الإقليمي على أنه كيان قانوني، فستتوفر لديك الخيارات التالية.

  • تتبع كل من الفاتورة والدفع المتطلبات التنظيمية الخاصة بالمقار الرئيسية. يمكن للمقار الرئيسية إنشاء إدخال دفتر يومية لتخطي تكلفة المكتب الإقليمي للمصروفات. فالتحركات لا يمكن تأخيرها عن موعدها.
  • تتبع كل من الفاتورة والدفع المتطلبات التنظيمية الخاصة بالمقار الرئيسية. يمكن للمقار الرئيسية إنشاء حركة دفتر أستاذ فرعي بين الشركات شقيقة.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

ولا يتم اعتماد الحركات فيما بين الشركات الشقيقة بين وحدات التشغيل إلا من خلال إيصالات دفتر اليومية. إذ يتعذر على وحدة تشغيل إصدار أو استلام أمر شراء أو أمر مبيعات أو فاتورة من وحدة تشغيل أخرى في نفس الكيان القانوني. فلا تستطيع عرض الحركات بين الشركات الشقيقة في مستوى دفتر الأستاذ الفرعي في كل من(حسابات المدينين، وحسابات الدائنين). توضح الأمثلة التالية كيفية معالجة الحركات بين الشركات الشقيقة.

مثال 1: المقار الرئيسية توفر الخدمات للمكاتب الإقليمية ويجب تحميل المكاتب الإقليمية تكاليف تلك الخدمات.

وفي حالة قمت بنمذجة المكتب الإقليمي على أنه وحدة تشغيل، تقوم المقار الرئيسية بإدخال حركة مصروفات المركز الرئيسي وتسجيلها إلى المكتب الإقليمي.

تقوم المقار الرئيسية بشراء والدفع في مقابل الخدمة التي يتم تسليمها إلى مكتب إقليمي.

إذا قمت بنمذجة المكتب الإقليمي كوحدة تشغيل، فإن كلاً من الفاتورة والدفع يخضعان للمتطلبات التنظيمية الخاصة بالمقار الرئيسية. يمكن تسجيل الفاتورة في المكتب الإقليمي. في قائمة الدخل، استخدم بعد مالي متوازن لرفع تقارير التكاليف إلى المكتب الإقليمي.

متطلبات الضرائب المحلية

يخضع أي كيان قانوني لقوانين الضرائب التابعة لهيئة الضرائب في البلد/المنطقة المسجل بها هذا الكيان القانوني. فمثلاً، يخضع الكيان القانوني المسجل في الدانمارك لقوانين ولوائح الضرائب الدانمركية. يمكن أن ينتمي الكيان القانوني إلى بلد/منطقة واحدة فقط. تتحكم الدولة/المنطقة التي تقوم بتحديدها للعنوان الرئيسي الخاص بالكيان القانوني في الميزات المحددة للدولة/المنطقة المتاحة لذلك الكيان القانوني. فعلى سبيل المثال، إذا كان العنوان الرئيسي للكيان القانوني في الدانمرك، تصبح الميزات المتعلقة بقوانين ولوائح الضرائب الدانمركية سارية. وبالتالي، إذا كانت المؤسسات الخاصة بك في بلاد/مناطق مختلفة وتتطلب خيارات ضريبة محلية مختلفة، فيجب عليك إعداد المؤسسات باعتبارها كيانات قانونية منفصلة.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

تستخدم وحدات التشغيل سياق الدولة لخاص بالكيان القانوني الأصل. لا يمكن أن يكون لدى وحدات التشغيل في نفس الكيان القانوني متطلبات مختلفة خاصة بالبلد/المنطقة. إذا كانت المؤسسات الخاصة بك في نفس البلد/المنطقة وكنت تستخدم نفس الخيارات الضريبة، يمكنك إعدادهم جميعاً كوحدات التشغيل.

إعداد التقارير القانونية لبلد/منطقة

بالنسبة للبلدان/المناطق المدعومة، يمكن إنشاء معظم التقارير التشريعية.

إشعار

تسمح لك طبقات الترحيل في دفتر الأستاذ العام بإجراء إدخالات التسوية إلى الشركة الرئيسية التي تستخدم معيار محاسبة مختلف عن المُستخدم في الشركة التابعة. بالنسبة مثلاً للشركة التي تستخدم الممارسات المحاسبية المقبولة عمومًا في المملكة المتحدة (UK GAAP )، يمكنك إجراءات إدخالات التسوية في طبقة الترحيل. يمكن دمج هذه الإدخالات في شركة رئيسية واحدة تستخدم مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP) في الولايات المتحدة. لا تؤثر إجراءات التسوية على إعداد تقارير UK GAAP.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

يجب إنشاء التقارير القانونية باستخدام تطبيق آخر. يتعين عليك التأكد من التقاط البيانات في تطبيقات Finance and Operations لدعم متطلبات كل وحدة تشغيل، في المكان الذي تختلف فيه عن متطلبات المقار الرئيسية.

العملة

إذا تعين على مؤسستك استخدام عملات وظيفية، يجب عليك نمذجة المؤسسات باعتبارها كيانات قانونية. يتم إعداد العملات الوظيفية بحسب كل كيان قانوني. ومع هذا، يمكنك إدخال الحركات بعملات متعددة.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

إذا كانت المؤسسات التابعة لك تستخدم عملة وظيفية واحدة، يمكنك نمذجة المؤسسات كوحدات تشغيل. يجب أن تتشارك وحدات التشغيل عملة وظيفية. ومع هذا، يمكنك إدخال الحركات وإنشاء التقارير بعملات متعددة.

إقفال نهاية السنة

إذا كانت القوانين والممارسات المحاسبية تختلف بين البلدان/المناطق التي تقع فيها المؤسسات التابعة لك، قد يتطلب منك إجراءات مختلفة لنهاية السنة مع كل مؤسسة. وهذا يعني أنه يجب نمذجة المؤسسات ككيانات قانونية. لكل كيان قانوني إجراءات نهاية سنة خاصة به.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

إذا كانت القوانين والممارسات المحاسبية هي نفسها بين البلدان/المناطق التي تقع فيها المؤسسات التابعة لك، يمكنك استخدام مجموعة واحدة من إجراءات نهاية السنة. وهذا يعني أنه يمكنك نمذجة المؤسسات كوحدات تشغيل. يجب على كافة وحدات التشغيل استخدام نفس إجراء إقفال نهاية السنة.

التسلسلات الرقمية

يمكن إعداد التسلسلات الرقمية لبعض المراجع حسب كل كيان قانوني. كما يمكن مشاركة بعض التسلسلات الرقمية.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

يمكن إعداد التسلسلات الرقمية لبعض مراجع حسب لكل وحدة تشغيل. كما يمكن مشاركة بعض التسلسلات الرقمية.

المنتجات

يتم مشاركة تعريفات المنتجات، ويجب إصدارهم للكيانات القانونية الفردية قبل إدراجها في الحركات. يحتوي كل كيان قانوني مجموعة من المنتجات الصادرة الخاصة به والتي يمكن تضمينها في مستندات الحركة . إذا تعين على مؤسساتك الداخلية استخدام مجموعة من المنتجات، يجب عليك أن تجعل من المؤسسات نموذجًا للكيانات القانونية.

إشعار

على الرغم من مشاركة تعريفات المنتج في كل كيان قانوني تم إصدار المنتج فيه، يمكنك تحديد عمليات البيع والشراء المختلفة وتخزين المحددات للصنف في كل موقع من مواقع المخزون.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

تتشارك جميع وحدات التشغيل نفس مجموعة المنتجات. إذا تمكنت المؤسسات الداخلية الخاصة بك من مشاركة المجموعة نفسها من المنتجات، يمكنك نمذجة المؤسسات كوحدات تشغيل.

الاستعلامات وإعداد التقارير

يجب تغيير الشركات يدويًا لإدخال الحركات وتنفيذ الاستعلامات في الكيانات القانونية المتعددة. بسبب حدود أمان البيانات، قد يعتبر دمج الاستفسار مع إعداد التقارير بمثابة استهلاك للموارد بشكل كبير ومضيعًا للوقت.

في حالة تم عمل نموذج من المؤسسة باعتبارها وحدة التشغيل

لا تحتاج إلى تغيير الشركات للوصول إلى البيانات من وحدات التشغيل المتعددة. أصبحت الاستفسارات المدمجة وإعداد التقارير والاستفسار الإقليمي الفردي الإقليمية أسهل وأسرع.

أفضل الممارسات لنمذجة المؤسسات والتدرجات الهرمية

خذ بعين الاعتبار أفضل الممارسات التالية عند تنفيذ تدرج هرمي لمؤسسة:

  • أنشئ قسمًا لنمذجة التقاطع بين كيان قانوني ووحدة أعمال. يمكنك بعدها جمع البيانات من القسم إلى الكيان القانوني لإعداد التقارير القانونية ومن قسم إلى وحدة أعمال لإعداد التقارير الداخلية. يمكن أن تعمل الأقسام بمثابة مراكز أرباح. إذا كنت تستخدم الأقسام، فليس عليك استخدام وحدات الأعمال والكيانات القانونية كأبعاد في بُنية الحساب. يمكنك استخدام الأقسام فقط كأحد الأبعاد. ومع هذا، يجب عليك استخدام كل من مراكز التكلفة والأقسام كأبعاد في بنية الحساب إذا كانت مراكز التكلفة لا تستخدم سوى كمدخرات والأقسام تستخدم لإقرار الإيراد.
  • قم بنمذجة التدرجات الهرمية المتعددة لوحدات التشغيل إذا كان لديك متطلبات معقدة لتقارير الأرباح والخسائر.
  • في كيان قانوني واحد، لا تقم بنمذجة التدرجات الهرمية المتعددة لنفس الغرض في التدرج الهرمي.
  • لا تقم بإنشاء تسلسل هرمي لكل غرض. عادة، ما يمكنك استخدام تدرج هرمي واحد لأغراض متعددة. على سبيل المثال، يمكن تعيين أحد التدرجات الهرمية الخاصة بوحدات التشغيل لكافة الأغراض المتعلقة بالسياسات.
  • إنشاء تدرجات هرمية متوازنة. في تدرج هرمي، يتم تعريف كافة العُقَد التي تقع على نفس المسافة من العقدة الجذر على أنها أحد المستويات. في تدرج هرمي متوازن، يمكن أن يحدث نوع واحد فقط من وحدات التشغيل في كل مستوى مع ثبات المسافة بين العقدة الجذر وكل مستوى. إذا كان هناك مستويات متوسطة بين الأقسام والكيانات القانونية أو وحدة الأعمال، قد يطلب المؤسسات النائبة إنشاء تدرج هرمي متوازن.
  • لا تقم بنمذجة تدرج هرمي منفصل من وحدات التشغيل إذا كانت بنية الكيانات القانونية أيضا هي البنية التشغيلية الخاصة بك. يمكن أن يخدم التدرج الهرمي المختلط للكيانات القانونية ووحدات التشغيل كلا الغرضين.
  • قبل أن تقوم بنمذجة السيناريوهات الأساسية لإعادة البناء، استخدم التواريخ الفعلية الخاصة بالتدرج الهرمي لتنفيذ إجراء تحليل التأثير واختبار التحقق من الصحة.
  • استخدام وضع المسودة لتغيير التدرج الهرمي قبل نشر إصدار جديد في بيئة الإنتاج.
  • قم بالحد من عدد الأشخاص الذين لديهم أذونات لإضافة أو إزالة المؤسسات من تسلسل هرمي في بيئة إنتاج. يقلل العدد الأصغر من فرصة حدوث أخطاء مكلفة وكذلك من وجوب تنفيذ التصحيحات.