الحصول على الأصول عن طريق التدبير
تصف هذه المقالة كيفية إعداد التكامل بين الأصول الثابتة والحسابات الدائنة لإنشاء أصول ثابتة من أوامر الشراء أو فواتير المورِّدين تلقائيًا، أو لترحيل حركات امتلاك وتسوية امتلاك أصول ثابتة تلقائيًا. سيقوم بند شراء واحد بإنشاء أصل واحد، بصرف النظر عن الكمية في بند الشراء. إذا احتجت إلى إنشاء أصول ثابتة متعددة، فيجب إنشاء بنود شراء متعددة.
تتوفر الطرق التالية لدمج الأصول الثابتة والحسابات الدائنة، ويجب عليك استخدام نفس الطريقة لكافة الأصول الثابتة:
- يجب إنشاء الأصل الثابت يدويًا قبل إضافة رقم الأصل الثابت إلى البند في أمر الشراء أو فاتورة المورد. ويتم ترحيل حركة اتحواذ تلقائيًا للأصل عند ترحيل فاتورة المورد. تعد هذه هي الطريقة الافتراضية.
- يجب إنشاء الأصل الثابت يدويًا قبل إضافة رقم الأصل الثابت إلى البند في أمر الشراء أو فاتورة المورد. لا يتم ترحيل حركة استحوذا للأصل عند ترحيل فاتورة المورد.
- يتم إنشاء أصل ثابت جديد تلقائيًا عندما تقوم بترحيل إيصال استلام منتج أو فاتورة مورد تم تحديد خانة الاختيار إنشاء أصل ثابت جديد. ويتم ترحيل حركة اتحواذ تلقائيًا للأصل عند ترحيل فاتورة المورد.
- يتم إنشاء أصل ثابت جديد تلقائيًا عندما تقوم بترحيل إيصال استلام منتج أو فاتورة مورد تم تحديد خانة الاختيار إنشاء أصل ثابت جديد. لا يتم ترحيل حركة استحوذا للأصل عند ترحيل فاتورة المورد.
حدد واحدة من أول طريقتين إذا كنت تفضل إنشاء الأصول الثابتة يدويًا، ثم قم بتعيين رقم الأصل الثابت إلى أمر الشراء أو فاتورة المورد. حدد واحدة من الطريقتين الأخريين إذا كنت تفضل الاستعانة بمنهج أكثر مرونة: فقد تقوم في بعض الأحيان بإنشاء الأصول الثابتة يدويًا، وفي أحيانٍ أخرى يتم تلقائيًا إنشاء أصل ثابت جديد استنادًا إلى معلومات الأصل الثابت في تفاصيل صنف البند.
وسواء قمت بإنشاء الأصول الثابتة يدويًا أو باستخدام نهج أكثر مرونة، يجب عليك أيضًا اتخاذ القرار بما إذا كان يمكن ترحيل حركة استحواذ في الأصول الثابتة فقط، أم يمكن ترحيلها عند ترحيل فاتورة مورد. تفضل بعض المؤسسات قيام المستخدمين بإنشاء الامتلاك وحركات الامتلاك في الأصول الثابتة باستخدام الإدخالات اليدوية في دفتر اليومية أو المقترحات.
تناقش هذه المقالة تفاصيل كل طريقة.
طرق إنشاء الأصول الثابتة يدويًا
عند قيامك بترحيل فاتورة مورد تحتوي على رقم أصل ثابت تم إدخاله في البنود، وفي حالة تحديد خانة الخيار "السماح بالحصول على الأصل من الشراء" الموجود في صفحة "معلمات الأصول الثابتة"، فإنه يتم ترحيل الاستحواذ تلقائيًا، وتتغير حالة الأصل إلى "مفتوح".
في حالة العجز عن ترحيل استحواذ، فإنه يمكن إدخال حركة الامتلاك يدويًا في الأصول الثابتة، أو استخدام مقترح استحواذ في دفتر يومية الأصول الثابتة لإنشاء حركات استحواذ متعددة في آنٍ واحد.
إشعار
في حالة إعداد الأصول الثابتة لتقييد ترحيل حركة الامتلاك على مجموعة مستخدمين محددة، فإنه يجب الانضمام إلى عضوية مجموعة المستخدمين هذه حتى يمكن ترحيل حركات الامتلاك من الفواتير.
طرق إنشاء الأصول الثابتة تلقائيًا
عندما تقوم بترحيل إيصال استلام منتج تم تحددي خيار إنشاء أصل ثابت جديد له لبند، فإنه يتم إنشاء أصل ثابت جديد بحالة لم يتم الحصول عليه. وبعد ذلك، عند ترحيل فاتورة مورد بها أصل ثابت جديد، فإنه يتم ترحيل حركة الاستحواذ للأصل الجديد وتتغير حالة الأصل إلى "مفتوح"، وذلك في حالة إعداد الأصول الثابتة ليسمح بعمليات استحواذ الأصول من الحسابات الدائنة، شريطة أن تكون عضوًا في مجموعة المستخدمين التي يمكنها ترحيل حركات الاستحواذ.
وفي حالة عدم تحديد خيار "أصل ثابت جديد؟" في بند الشراء عند القيام بترحيل إيصال استلام المنتج، ولكن تم تحدده عند ترحيل فاتورة المورد، فإنه يتم إنشاء الأصل الثابت الجديد والاحصول عليه حالة "مفتوح"، وذلك في حالة إعداد الأصول الثابتة للسماح بالإنشاء والاستحواذ. ولا يتم إنشاء أصل إضافي عند ترحيل فاتورة مورد، وذلك إذا كان قد تم بالفعل إنشاء أصل عند ترحيل إيصال استلام منتج.
حد الرسملة
عند استخدام طريقة يتم فيها إنشاء وامتلاك الأصل تلقائيًا، فإنه يمكن إعداد النظام للتحقق من توافق مبلغ الشراء الخاص بالأصل الثابت مع حد الرسملة المحدد لإهلاك الأصل. إذا كان الأمر كذلك، فسيتم تحديد خيار "الإهلاك" في الدفاتر للأصل عند إنشائه من الحسابات الدائنة.
ويكون حد الرسملة مبلغ عملة يحدد ما إذا كانت الأصول قد تم إهلاكها في حالة توافقها مع المبلغ المحدد. على سبيل المثال، إذا تم شراء أصل وكان مبلغ الشراء أقل من حد الرسملة، فلا يتم تعيين الأصل للإهلاك؛ إذا كان مبلغ الشراء يوافق حد الرسملة أو يزيد عنه، فسوف يتم تعيين الأصل للإهلاك.
يمكنك إعداد حد الرسملة في صفحة مجموعات الأصول الثابتة.
سيناريو
يناقش السيناريو التالي الدورة الكاملة لتكامل الأصول الثابتة والحسابات الدائنة. يُعرض إعداد كعينة كما يتم وصف استخدام مقترحات الاستحواذ.
في هذا السيناريو، يتم إعداد النظام كالتالي:
- ويتم إنشاء الأصول تلقائيًا أثناء ترحيل إيصال استلام المنتج أو فاتورة المورد، ولكن يتم إعداد الأصول الثابتة لمنع ترحيل حركات الاستحواذ من الحسابات الدائنة.
- يتم تحديد الحسابات في حقل نوع الحساب لإيصال الأصول الثابتة وأنواع حساب إصدار الأصل الثابت في صفحة مجموعات الصنف.
- ويكون حد الرسملة لمجموعة أجهزة الكمبيوتر (COMP) هو 1,500.
- ومهمتك هي إدخال أمر شراء لجهاز كمبيوتر محمول جديد سوف يستخدمه أحد الموظفين وترحيل أمر الشراء والتأكد من قيام الموظف المسؤول عن عملية الشحن بترحيل إيصال استلام المنتج، ثم ترحيل فاتورة المورد، والتأكد من قيام المحاسب بتحديث أصل الكمبيوتر المحمول إلى الحالة مفتوح.
للبدء، استخدم صفحة أمر الشراء لإدخال تفاصيل جهاز الكمبيوتر المحمول الذي تكون تكلفته 1,600. ويمكنك تحديد خيار "أصل ثابت جديد؟" في علامة التبويب السريع "الأصول الثابتة" في بنود أمر الشراء، وحدد COMP كمجموعة الأصل الثابت واحفظ أمر الشراء.
وعند استلام جهاز الكمبيوتر المحمول، يقوم الموظف المسؤول عن عملية الشحن بإدخال وترحيل إيصال استلام منتج لتسجيل عملية استلام الجهاز. ويتم إنشاء أصل جهاز الكمبيوتر المحمول ويكون بحالة لم يتم الحصول عليه. يتجاوز المبلغ حد الرسملة. ولذلك، يتم تحديد خيار "الإهلاك" في الدفاتر الإهلاك لأصل جهاز الكمبيوتر المحمول. تحدث الحركات التالية.
| الوصف | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| الشراء، شراء إيصال استلام المنتج | عمليات استلام غير مفوترة | 1,600.00 | |
| الشراء، تصفية شراء إيصال استلام المنتج | عمليات شراء مستحقة | 1,600.00 |
بعد ذلك، تقوم بترحيل فاتورة مورد لجهاز الكمبيوتر المحمول. لا تتغير حالة الجهاز لأنه قد تم إعداد الأصول الثابتة لمنع ترحيل حركة امتلاك أصل عند القيام بترحيل فاتورة مورد. وتم تحديد خيار إنشاء أصل ثابت جديد عند ترحيل فاتورة المورد. ولذلك، تم استخدام حساب إيصال استلام الأصل الثابت. لم يُستخدم حساب إصدار الأصل الثابت نظرًا لعدم ترحيل أية عمليات امتلاك؛ سوف يتم استخدام هذا الحساب لاحقًا عندما يقوم محاسب المؤسسة بترحيل حركة امتلاك في الأصول الثابتة باستخدام مقترحات الامتلاك.
تحدث الحركات التالية.
| الوصف | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| الشراء، تصفية شراء إيصال استلام المنتج | عمليات شراء مستحقة | 1,600.00 | |
| رصيد المورد | الحسابات الدائنة | 1,600.00 | |
| الشراء، استلام الأصل الثابت | مصروفات أجهزة الكمبيوتر | 1,600.00 | |
| الشراء، شراء إيصال استلام المنتج | عمليات استلام غير مفوترة | 1,600.00 |
وأخيراً، يقوم المحاسب بمراجعة كافة الأصول الثابتة التي تكون حالتها لم يتم الحصول عليها. ولذلك، تتم مراجعة أصل جهاز الكمبيوتر المحمول الجديد. ويفتح المحاسب بعد ذلك صفحة مقترح الاستحواذ من بنود دفتر يومية الأصول الثابتة، ثم ينشئ حركات استحواذ لجميع الأصول التي لها فاتورة لكن لا تزال حالتها "لم يتم الحصول عليها حتى الآن". وعند ترحيل دفتر اليومية، يتم تغيير حالة أصل الكمبيوتر المحمول إلى "مفتوح". وتتم إضافة الأموال إلى حساب إصدار الأصل الثابت ويتم خصم الأموال من حساب الاستحواذ.
يعد ما يلي تنوعات لهذا السيناريو:
- في حالة إعداد الأصول الثابتة ليسمح بترحيل حركات امتلاك الأصول عند ترحيل فواتير الموردين، فلن يحتاج المحاسب إلى استخدام مقترحات الامتلاك في الأصول الثابتة وذلك لأنه قد تم إنشاء حركة الاستحواذ. كما يتم تحديث حسابات مختلفة عند ترحيل فاتورة المورد. وبدلاً من نفقات الكمبيوتر، يتم خصم الأموال من حساب مخزون استلام الأصل الثابت، وتحدث حركتان إضافيتان: يتم خصم الأموال من حساب الاستحواذ على الأصل وتتم إضافة الأموال إلى حساب مخزون إصدار الأصل الثابت.
- وفي حالة عدم تحديد خيار "إنشاء أصل ثابت جديد" عند القيام بترحيل إيصال استلام المنتج، فلن يتم إنشاء أي أصل في ذلك الوقت. وإذا قمت بتحديد خيار "إنشاء أصل ثابت جديد" قبل ترحيل فاتورة المورد، فسوف يتم إنشاء الأصل وتكون حالته "لم يتم الحصول عليه حتى الآن"، أو بحالة "مفتوح"، إذا قمت أيضًا بترحيل حركات الاستحواذ عند ترحيل فواتير الموردين.
- إذا كانت تكلفة الكمبيوتر المحمول 1400 بدلاً من 1600، لا يتم بلوغ حد الرسملة. ولذلك، يتم إنشاء الأصل وإلغاء تحديد خيار الإهلاك.
- وفي حالة استخدام سجل فواتير، فإنك تستخدم صفحة دفتر يومية اعتماد الفواتير بعد ترحيل سجل الفواتير لاسترجاع الإيصال، وربط أمر الشراء بفاتورة المورد، وحدد خيار "إنشاء أصل ثابت جديد"، ثم قم بترحيل فاتورة المورد. وإذا كنت عضوًا في مجموعة المستخدمين التي يمكنها إنشاء حركات امتلاك، فسوف يتم إنشاء عملية الامتلاك ويكون الأصل بالحالة "مفتوح".
- في حالة استلام جزء من الكمية، فلن يتم إنشاء استحواذ أصل لفاتورة المورد الأولى وذلك بسبب قيود مجموعة المستخدمين. وتكون الطريقة الوحيدة لترحيل استحواذ لفاتورة المورد الثانية التي تُكمل الكمية المطلوبة هي أن يتم بالفعل إدخال حركة استحواذ لفاتورة المورد الأولى، فضلاً عن كونك عضوًا في مجموعة المستخدمين المسموح لها بترحيل عمليات الاستحواذ.
لمزيد من المعلومات، راجع تكامل الأصول الثابتة.