توزيع الاستبيانات وجدولتها

ينطبق على تطبيقات Dynamics 365 هذه:
Human Resources

توضح هذه المقالة كيفية توزيع الاستبيانات التي تقوم بتصميمها، بحيث تكون متوفرة لشخص أو مجموعة الأشخاص الذين سيقومون بإكمالها.

هناك عدة طرق لتوزيع الاستبيان:

• ضع علامة على الاستبيان كـ نشط. بعد ذلك، يتوفر الاستبيان لكافة الموظفين، إلا إذا تم إعداد مجموعة استبيان لتقييد الوصول إليه.
• تعيين حقوق إلى مجموعة استبيان. يتوفر الاستبيان بعد ذلك لكافة أعضاء المجموعة المحددة.
• إنشاء جلسات الإجابات المخططة. يتوفر الاستبيان بعد ذلك للشخص المعيَّن فقط.
• إنشاء جدول. قد يتوفر الاستبيان بعد ذلك لعدة أشخاص.

وضع علامة على الاستبيان كنشط

‏‫من خلال تعيين الحقل نشط‬‏‫ إلى نعم‬‏‫ في صفحة الاستبيانات‬‏‫، يمكنك توفير الاستبيان لجميع الموظفين لإكماله. ويمكن للمستجيبين إكمال الاستبيان عدة مرات. وتفيد هذه الوظيفة إذا كنت تريد جمع التعليقات المستمرة طوال العام.‬ على سبيل المثال، يمكن إجراء استبيان يسخدمه الموظفون لتقديم بعض الملاحظات حول خدمة الغداء في الكافتيريا.

مجموعة استبيانات

يمكنك إعداد مجموعات الاستبيان، ثم تضمين المستجيبين الذين يجب توزيع استبيان عليهم.

ويمكنك إنشاء صفحات الاستبيان من الصفحات التالية:

• مجموعات الاستبيان– فقط الأفراد في مجموعة استبيان يمكنهم إكمال استبيان محدد. على سبيل المثال، جمهورك المستهدف هم المقاولون، حيث يمكنك إنشاء مجموعة استبيان خاصة بأولئك المستجيبين.
• أعضاء مجموعة الاستبيان – يمكنك إضافة أشخاص إلى مجموعات الاستبيان.

‏‫لتعيين مجموعة استبيان إلى استبيان، في صفحة الاستبيانات‬‏‫‬‏‫، انقر فوق حقوق المستخدم. وبعد حفظ الاستبيان كنشط، يمكن لأعضاء مجموعة الاستبيان إكماله. وتفيد هذه الوظيفة إذا كنت تريد اختبار استبيان في مجموعة محددة من الأشخاص قبل أن يمكنك إخراجه لمجموعة أكبر، أو إذا كنت ترغب في توجيه استبيان إلى جمهور محدد جداً.‬

جلسات الإجابات المخططة في الاستبيان

جلسات الإجابات المخططة هي الاستبيانات التي قمت بتصميم وتحديد المستجيبين لها.

إشعار

قبل أن تتمكن من إعداد جلسات الإجابات المخططة، يجب عليك تصميم استبيان.

في صفحة جلسة الإجابة المخططة، يُمكنك إنشاء جلسة إجابة مخططة لموظف واحد. تعرض القائمة في الصفحة كافة الاستبيانات المخططة.

وتستخدم جلسات الإجابة المخططة أيضًا في صفحة جداول الاستبيانات‬ حيث يُمكنك تخطيط استبيانات لعدة أشخاص وهم:

• الموظفون
• المشاركون في الدورة التدريبية
• الوحدات المؤسسية

يمكن لكل شخص الإجابة عن الاستبيان مرة واحدة فقط.

جدولة استبيان

يمكنك جدولة استبيان لعدة مستجيبين اختياريًا.

أنواع التخطيط

أنواع التخطيط مطلوبة إذا كنت تريد جدولة جلسات الإجابات المخططة لعدة مستجيبين. ويتم استخدام أنواع التخطيط لتصنيف جداول الاستبيان. على سبيل المثال، يمكنك جدولة استبيانات الجداول للأغراض التالية:

• التقييم
• استقصاء
• الاختبار

يمكنك تحديد أنواع التخطيط لجدول استبيان في صفحة جداول الاستبيان.

أنواع المراجع للاستبيان

يمكنك استخدام أنواع المرجع لإدخال معايير للمستجيبين الذين قد تحددهم عندما تقوم بجدولة استبيان.

واستخدام صفحة أنواع المراجع لإعداد أنواع المرجع لاستبيان. يتوافق كل نوع مرجع مع جدول في Microsoft Dynamics 365 Finance. وعند إنشاء جداول الاستبيان، يمكنك تحديد السجلات الفردية في الجدول أو مجموعة السجلات التي سيتم إقران الاستبيان بها.

على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد جدول الدورات التدريبية، يمكنك أن تقرر أي دورات تدريبية معينة سيُخصص الاستبيان لها. وعند إعداد مرجع لجدول الدورات، تتوفر بعض الحقول والأزرار في صفحة الدورات.

جداول الاستبيانات

‏‫يمكنك استخدام جداول الاستبيان لإنشاء عدة جلسات إجابات مخططة لمجموعة من المستخدمين، استناداً إلى نوع مرجع. قم بإنشاء جدول في صفحة جداول الاستبيان. وحدد نوع تخطيط لتصنيف الجدول، وحدد أيضًا نوع المرجع الذي يجب استخدامه للاستعلام عن النظام لمستخدمين محددين. على سبيل المثال، إذا قمت بتعيين نوع المرجع إلى جدول الدورات التدريبية، يمكنك تحديد مسار محدد في حقل المرجع.

وانقر فوق تفاصيل الإعداد لتحديد الاستبيان والمعايير الأخرى. على سبيل المثال، حدد اسم المعلم كمعيار إذا كان الاستبيان تقييمًا للمعلم. وبعد الانتهاء من إدخال تفاصيل الإعداد، يقوم النظام بإنشاء جلسات إجابات مخططة للمستخدمين الذين سيتم تضمينهم في الاستعلام.‬

وانقر فوق جلسات الإجابات المخططة لعرض جلسات الإجابات للجدول. ويمكنك بعد ذلك يدوياً إنشاء جلسات إجابات مخططة إضافية أو حذف جلسات الإجابات المخططة التي لم يتم الرد عليها.

انقر فوق المهام>البدء‬ لتوفير الاستبيان للمستخدمين في جلسات الإجابات المخططة ذات الصلة.‬ وانقر فوق إجابات لعرض الإجابات المكتملة للاستبيان. ويمكنك بشكل اختياري نسخ إعدادات جدولة الاستبيان، وجلسات الإجابات المخططة، والإجابات على جدول استبيان جديد.

إخطار المستجيبين بالاستبيانات المتوفرة لهم

عندما تقوم بتوزيع استبيان، فإنه يُطلب منك إخطار المشاركين بأن الاستبيانات متاحة لهم.

إخطار المستجيبين بجلسة إجابة مخططة

إذا كنت تستخدم جلسة إجابة مخططة، يجب عليك إخطار الشخص مباشرةً، مثل بواسطة الهاتف أو البريد الإلكتروني.

إخطار المستجيبين بجدولة

استخدم صفحة جداول الاستبيانات لإعداد رسالة بريد إلكتروني وإرسالها إلى جميع المشاركين الذين تم تعيينهم للاستبيان. أدخل نص البريد الإلكتروني في علامة التبويب بريد إلكتروني للخدمة الذاتية للموظف. بعد بدء الجدول، انقر فوق الوظائف>إرسال رسالة بريد إلكتروني لإنشاء رسالة البريد الإلكتروني وإرسالها إلى المستجيبين. ويمكن للمستجيبين فيما بعد تسجيل الدخول إلى موقع الويب وإكمال الاستبيان.‬

إشعار

قبل أن تتمكن من استخدام وظيفة البريد الإلكتروني، يجب أن يقوم مسؤول تكنولوجيا المعلومات لديك بإدخال إعدادات البريد الإلكتروني في صفحة معلمات البريد الإلكتروني.

إنهاء استبيان مجدول

يمكن إنهاء استبيان مجدول بعد قيام كل المستجيبين بإكمال جلسات الإجابة المخصصة لهم. وبعد إنهاء استبيان مجدول، لا يمكنك نسخ إعداداته إلى جدول جديد.

إشعار

في حالة عدم إكمال الاستبيان من قبل مستجيب واحد أو أكثر، ولكنك مع ذلك تريد إنهاء الجدولة، فيجب عليك أولاً حذف أولئك المستجيبين من القائمة في صفحة جلسة الإجابة المخططة. ويمكنك حينئذٍ إنهاء الجدولة.

استكمال الاستبيانات

بعد قيامك تصميم وتوزيع استبيان، يمكن إكمال الاستبيان بواسطة المستجيبين المحددة. يمكن إكمال الاستبيانات المتاحة لك من موقعين:

• في جزء التنقل، انقر فوق الاستبيانات‬>توزيع>إكمال استبيان.
• في الخدمة الذاتية للموظف، انقر فوق الاستبيانات المراد إكمالها.

يمكن توفير الاستبيانات لمستخدمين أو مجموعات مستخدمين محددة أو لجميع الموظفين في شبكة.