سياسات المطابقة الثلاثية

توفر هذه المقالة أمثلة عن المطابقة ثلاثية الاتجاهات.

على سبيل المثال: المطابقة الثلاثية للأصناف

ملخص: خالد مراقب في مقر شركة كيان قانوني باسم شركة الاتحاد للتصنيع. ويقرر خالد جميع فواتير المورد التي تستند إلى أوامر الشراء يجب أن تتطابق مع بنود أمر الشراء (المطابقة ثنائية الاتجاهات). وبالنسبة لعمليات شراء الأصناف التي سيتم استخدامها كأصول ثابتة، يجب مطابقة الفواتير مع كلٍّ من بنود أمر الشراء وبنود إيصال استلام المنتج (المطابقة الثلاثية).

تعمل شركة الاتحاد للتصنيع مع العديد من الكيانات القانونية والموظفين في جميع أنحاء العالم. ومع ازدياد حجم الحركات، تزداد الاختلافات بين الإيصالات والفواتير أيضًا. ويؤدي هذا إلى شطب الأصول. ويتم دفع الفواتير من الموردين، ولكن العملية لا تشمل تحديد الاختلافات عند تلقي عدد أقل من الأصناف المطلوبة، أو عندما لا يتم استلام الأصناف على الإطلاق. كما يزيد الإنفاق لأن الموظفين لا يزالون بحاجة إلى أدوات ومواد أخرى لأداء وظائفهم. ويريد خالد أن يتأكد من أن الموردين يقومون بشحن المنتجات المطلوبة ومن استلام الأصناف من قِبل الموظفين في شركة الاتحاد للتصنيع. ولذلك، يتطلب خالد مطابقة ثنائية الاتجاهات وثلاثية الاتجاهات لجميع الكيانات القانونية في المؤسسة. وتساعد مطابقة الفواتير على التأكد من تعقب وحل المشكلات في الأصناف المختفية أو التي لم يتم استلامها.

وتساعد سياسات مطابقة الفاتورة في هذا المثال الأشخاص في الأدوار التالية على تحقيق هذه الأهداف:

• خالد مراقب في مؤسسة الاتحاد للتصنيع. ويمكن لخالد مساعدة الأشخاص في المؤسسة الخاصة به على تحديد وحل المشاكل المتعلقة بطلب الأصناف وتلقيها والدفع لها (السلع والخدمات) من الموردين.
• عادل وفوزية هما مديرا الحسابات في قسم الحسابات الدائنة لشعبة الولايات المتحدة التابعة لشركة الاتحاد للتصنيع. ويمكنهما فرض سياسة الشركة والتأكد من دفع الفواتير فقط بعد مطابقة الفواتير بأمر الشراء وإيصالات استلام السلع والخدمات، حسب الاقتضاء.
• وتامر هو مدير الإنتاج في شعبة الولايات المتحدة التابعة لشركة الاتحاد للتصنيع. ويمكن لتامر وموظفو الإنتاج الآخرون التأكد من استلام الأصناف كما تم طلبها من الموردين، وتتم مساءلتهم عن ذلك حتى يتسنى للموظفين على الحصول على ما يحتاجونه لأداء الوظائف الخاص بهم.

المتطلبات الأساسية

• يقوم خالد بتعيين سياسة مطابقة على مستوى الكيان القانوني إلى المطابقة ثلاثية الاتجاهات.

• يقوم خالد بتعيين مفتاح التبديل التحديث التلقائي لحالة مطابقة الرأس على مستوى الكيان القانوني إلى نعم.

• ويقوم خالد بتعيين حقل مطابقة إجماليات الأسعار للكيان القانوني إلى النسبة المئوية، ويقوم بإدخال 15% كنسبة مئوية للتفاوت.

• يقوم خالد بتعيين سياسة مطابقة على مستوى الصنف للصنف 1500 – جهاز CNC Milicron إلى المطابقة ثلاثية الاتجاهات. هذا الصنف هو صنف أصل يُستخدم للإنتاج في شركة الاتحاد للتصنيع. وتتم مطابقة الفواتير الخاصة بهذا الصنف ببنود أمر الشراء للأسعار وإيصالات استلام المنتجات للكميات.

• ويقوم تامر بإدخال طلب لخمسة "آلات ميليكرون باستخدام الحاسب الآلي". تُصدر إليسا، كاتب أمر شراء في شركة الاتحاد للتصنيع، أمر شراء إلى كيان قانوني باسم شركة Contoso لتوريد الأصناف.

  رقم العنصر	الكمية	سعر الوحدة	صافي المبلغ	كود التكاليف	قيمة الرسوم
  1500 – آلة ميليكرون باستخدام الحاسب الآلي	5	8,000.00	40,000.00	الشحن والمعالجة	3,000.00

• يراجع جمال، وهو كاتب حسابات مدينة في شركة "التعمير"، الشحنات للأسبوع. ويحدد جمال حركات الشحن لإعداد فاتورة لشركة الاتحاد للتصنيع لتسليم "آلات ميليكرون باستخدام الحاسب الآلي". ويقوم جمال بتضمين رسم للشحن والمناولة. وستعتبر شركة الاتحاد للتصنيع التكلفة جزءًا من تكلفة الأصل.

سيناريو

1. يتلقى سامي، وهو أحد العاملين في قسم الاستلام في شركة الاتحاد للتصنيع، الكمية الإجمالية للأجهزة التي يتم شحنها من شركة Contoso. ويقوم سامي بإدخال كمية 5 في إيصال استلام منتجات. ولأنه تم استلام أمر الشراء بالكامل، تتغير حالة أمر الشراء إلى "مستلم".
2. تقوم فوزية، وهي منسق الحسابات الدائنة في شركة الاتحاد للتصنيع، بإدخال والتحقق من صحة الفواتير التي قدمتها شركة Contoso، وتحقق من المعلومات التالية:
   • بالنسبة للأصناف التي تتطلب المطابقة ثلاثية الاتجاهات، تتطابق الكمية الموجودة في بند الفاتورة مع الكمية التي تم استلامها. وتتم الإشارة إلى الكمية المستلمة في إيصال استلام المنتج المطابق للفاتورة.
   • وبالنسبة للأصناف التي تتطلب مطابقة ثنائية أو ثلاثية الاتجاهات، توجد الأسعار في بند الفاتورة في نطاق التفاوتات التي تم تحديدها في ‎365 Finance Microsoft Dynamics. ويتضمن هذا الأنواع التالية من مطابقة الأسعار:
     • مطابقة سعر الوحدة صافي - يتطابق صافي سعر الوحدة في بند الفاتورة مع صافي سعر الوحدة في بند أمر الشراء، ضمن نسبة التفاوت. وفي هذا المثال، يبلغ صافي تفاوت سعر الوحدة +8%.
     • مطابقة إجماليات الأسعار - يتطابق صافي المبلغ في بند الفاتورة مع صافي المبلغ في بند أمر الشراء، ضمن نسبة التفاوت أو المبلغ أو النسبة المئوية والمبلغ. وفي هذا المثال، تبلغ إجماليات الأسعار المطابقة للتفاوت +15%.

فاتورة ورقية من شركة Contoso تحتوي على المعلومات التالية.

صنف	الكمية	سعر الوحدة	صافي المبلغ
1500 – آلة ميليكرون باستخدام الحاسب الآلي	5	8,100.00	40,500.00
الشحن والمعالجة			4,000.00
الضريبة			0.00
الإجمالي			44,500.00

يتضمن بند الفاتورة المعلومات التالية:

رقم العنصر	الكمية	سعر الوحدة	المبلغ الصافي للبند	سياسة المطابقة	تطابق كمية إيصالات استلام المنتجات	مطابقة السعر	مطابقة إجمالي السعر
1500 – آلة ميليكرون باستخدام الحاسب الآلي	5	8,100.00	40,500.00	سياسة المطابقة الثلاثية	تم الاجتياز	تم الاجتياز	تم الاجتياز

لأن هذا البند يمر في عملية مطابقة الفاتورة، يمكن ترحيل الفاتورة.

على سبيل المثال: المطابقة ثلاثية الاتجاهات لمجموعات الموردين والأصناف

ملخص: خالد مراقب في مقر شركة كيان قانوني باسم شركة الاتحاد للتصنيع. ويقرر خالد جميع الفواتير التي تستند إلى أوامر الشراء يجب أن تتطابق مع بنود أمر الشراء (المطابقة ثنائية الاتجاهات). كريمة هي مسؤول دفاتر في القسم الماليزي من شركة الاتحاد للتصنيع. تحدد كريمة أن الأصناف المحددة التي تم طلبها من بعض الموردين في ماليزيا يجب أن تتطابق مع كلٍّ من بنود أمر الشراء وبنود إيصال استلام المنتجات (المطابقة ثلاثية الاتجاهات). كما يمكن لكاسي تجاوز سياسة المطابقة لمستوى أعلى من المطابقة لأوامر الشراء المحددة.

وحدة التخزين والمبالغ صغيرة، وكانت هناك مشكلات في التسليم من بعض الموردين في ماليزيا. ولهذه الأسباب، تقوم كريمة بتعيين مستوى التحكم لبعض مجموعات الموردين والأصناف التي يتم تدبيرها في ماليزيا للمطابقة ثلاثية الاتجاهات.

وتساعد سياسات مطابقة الفاتورة في هذا المثال الأشخاص في الأدوار التالية على تحقيق هذه الأهداف:

• خالد مراقب في مؤسسة الاتحاد للتصنيع. ويمكن لخالد مساعدة الأشخاص في المؤسسة الخاصة به على تحديد وحل المشاكل المتعلقة بطلب الأصناف وتلقيها والدفع لها (السلع والخدمات) من الموردين.
• كريمة هي مسؤول دفاتر في القسم الماليزي من شركة الاتحاد للتصنيع. ويمكن لكاسي فرض سياسة الشركة والتأكد من دفع الفواتير فقط بعد مطابقة الفواتير ببنود أمر الشراء وإيصالات استلام المنتجات التي تمثل استلام السلع والخدمات. كما تزيد كاسي من مستوى التحكم للمطابقة ثلاثية الاتجاهات للأصناف المحددة للتحكم في التكاليف التشغيلية.

المتطلبات الأساسية

• يقوم خالد بتعيين سياسة مطابقة على مستوى الكيان القانوني إلى المطابقة ثنائية الاتجاهات.

• ويقوم خالد بتعيين حقل مطابقة إجماليات الأسعار للكيان القانوني إلى النسبة المئوية، ويقوم بإدخال 10%كنسبة مئوية للتفاوت.

• ويقوم خالد بتعيين تفاوت سعر الوحدة لكل الأصناف إلى 2%.

• تقوم كريمة بتعيين سياسة المطابقة على مستوى مجموعة الأصناف والموردين للصنف PH2500 – الكمبيوتر ومورد شركة Contoso إلى المطابقة ثلاثية الاتجاهات.

• وتقوم إليسا، وهي كاتب أوامر شراء في القسم الماليزي من شركة الاتحاد للتصنيع، بإصدار أوامر الشراء لشركة Contoso لتوريد ثلاثة أصناف، كما هو موضح في الجدول التالي. وعندما تقوم أليسيا‬ بإنشاء أمر الشراء، تتجاوز نهج المطابقة للماوس اللاسلكي لتكون مطابقة ثلاثية الاتجاهات بدلاً من مطابقة ثنائية الاتجاهات.

  رقم العنصر	الكمية	سعر الوحدة	صافي المبلغ	سياسة المطابقة (الإدخال الافتراضي)	سياسة المطابقة (في بند أمر الشراء)
  PH2500 – الكمبيوتر	2	2,500.00	5,000.00	سياسة المطابقة الثلاثية	سياسة المطابقة الثلاثية
  MM01 – الماوس اللاسلكي	2	40.00	80.00	سياسة المطابقة الثنائية	سياسة المطابقة الثلاثية
  محرك USB	200	10.00	2,000.00	سياسة المطابقة الثنائية	سياسة المطابقة الثنائية

سيناريو

1. وصلت الأصناف. يتعرض سامي، وهو أحد العاملين في قسم الاستلام بشعبة ماليزيا التابعة لشركة الاتحاد للتصنيع، للمقاطعة ولا يمكنه ترحيل إيصال استلام المنتجات مباشرةً.
2. تقوم فوزية، وهي منسق الحسابات الدائنة في شركة الاتحاد للتصنيع، بإدخال والتحقق من صحة الفواتير التي قدمتها شركة Contoso، وتحقق من المعلومات التالية:
   • بالنسبة للأصناف التي تتطلب المطابقة ثلاثية الاتجاهات، تتطابق الكمية الموجودة في بند الفاتورة مع الكمية التي تم استلامها. وتتم الإشارة إلى الكمية المستلمة في إيصال استلام المنتج المطابق للفاتورة.
   • وبالنسبة للأصناف التي تتطلب مطابقة ثنائية أو ثلاثية الاتجاهات، توجد الأسعار في بند الفاتورة في نطاق التفاوتات التي تم تحديدها في التطبيق. ويتضمن هذا الأنواع التالية من مطابقة الأسعار:
     • مطابقة سعر الوحدة صافي - يتطابق صافي سعر الوحدة في بند الفاتورة مع صافي سعر الوحدة في بند أمر الشراء، ضمن نسبة التفاوت. وفي هذا المثال، يبلغ صافي تفاوت سعر الوحدة +2%.
     • مطابقة إجماليات الأسعار - يتطابق صافي المبلغ في بند الفاتورة مع صافي المبلغ في بند أمر الشراء، ضمن نسبة التفاوت أو المبلغ أو النسبة المئوية والمبلغ. وفي هذا المثال، تبلغ إجماليات الأسعار المطابقة للتفاوت +10%.

فاتورة ورقية من شركة Contoso تحتوي على المعلومات التالية.

صنف	الكمية	سعر الوحدة	صافي المبلغ
PH2500 – الكمبيوتر	2	2,500.00	5,000.00
MM01 – الماوس اللاسلكي	2	41.00	82.00
محرك USB	200	10.05	2,010.00
إجمالي الفاتورة			7,092.00

يتضمن بند الفاتورة المعلومات التالية:

رقم العنصر	الكمية	سعر الوحدة	المبلغ الصافي للبند	سياسة المطابقة	تطابق كمية إيصالات استلام المنتجات	مطابقة السعر	مطابقة إجمالي السعر
PH2500 – الكمبيوتر	2	2,500.00	5,000.00	سياسة المطابقة الثلاثية	فشل	تم الاجتياز	تم الاجتياز
MM01 – الماوس اللاسلكي	2	41.00	82.00	سياسة المطابقة الثلاثية	فشل	فشل	تم الاجتياز
محرك USB	200	10.05	2010.00	سياسة المطابقة الثنائية		تم الاجتياز	تم الاجتياز

لاحظ العناصر التالية:

• بالنسبة إلى PH2500 – بند الكمبيوتر، يحتوي العمود تطابق كمية إيصال استلام المنتجات على رمز تحذير لأن بند الفاتورة غير مطابق لإيصال استلام المنتجات.
• بالنسبة إلى MM01 – بند الماوس اللاسلكي، يحتوي عمود تطابق كمية إيصال استلام المنتجات على رمز تحذير لأن بند الفاتورة غير مطابق لإيصال استلام المنتجات. يحتوي عمود مطابقة سعر الوحدة على رمز تحذير لأنه تم تجاوز صافي تفاوت السعر الذي بنسبة 2%.
• بالنسبة إلى بند محرك أقراص USB، عمود مطابقة إيصال تسليم المنتج فارغ لأن المطابقة ثنائية الاتجاهات لا تتطابق مع بند الفاتورة وكميات بنود إيصال استلام المنتجات.

إذا كانت الموافقة مطلوبة لترحيل الفواتير مع اختلافات مطابقة الفواتير، فيجب تحديد مفتاح التبديل الموافقة على الترحيل مع وجود اختلافات في المطابقة في صفحة تفاصيل مطابقة الفواتير قبل إمكانية ترحيل الفاتورة بأخطاء مطابقة الأسعار وأخطاء مطابقة الكميات. إذا لم يتم طلب الموافقة، يمكن لمعالجة الفاتورة المتابعة إذا لم تكن هناك أية أخطاء ترحيل أخرى.

لمزيد من المعلومات، راجع نظرة عامة على مطابقة فاتورة الحسابات الدائنة‬.