تكامل تخطيط الموازنة مع الوحدات الأخرى
يمكن إنشاء خطط الموازنة من الموارد المتعددة والمختلفة. العناصر الأساسية للعملية الدورية هي نفسها العناصر المطلوبة لكافة الموارد.
العمليات الدورية لإنشاء خطط الموازنة
يمكن إنشاء خطط الموازنة من المصادر التالية:
- حركات دفتر الأستاذ العام
- الأصول الثابتة
- مناصب التنبؤ
- تنبؤات المشروع
- التنبؤات بالتوريد
- التنبؤات بالطلبات
- إدخالات سجل الموازنة
- خطط الموازنة الأخرى
العناصر الأساسية للعملية دورية هي نفسها لكافة العمليات. وتسمح لك علامات التبويب بتحديد مصدر البيانات، والسمات الهدف (خطة الموازنة)، وخيارات تشغيل العملية في الخلفية كعملية دُفعة. تصف الأقسام التالية من هذه المقالة العناصر التي قد لا تكون ظاهرة في كل عملية.
إجراءات
في كل عملية إنشاء، تتوفر ثلاثة إجراءات:
- إنشاء خطة موازنة جديدة – إنشاء خطة جديدة تحتوي على السمات التي يتم تحديدها في قسم الهدف. لا يلزم أن تكون هذه السمات فريدة. ولذلك، يمكن أن تشتمل خطتان نفس الاسم وقيم أخرى.
- استبدال سيناريو خطة الموازنة الحالي – حذف كافة البيانات الموجودة في خطة الموازنة الهدف في سيناريو خطة الموازنة المحدد وإنشاء بنود جديدة تحتوي على بيانات المصدر المحدد.
- تحديث سيناريو خطة موازنة حالية وإلحاق البيانات الجديدة – تحديث البنود الموجودة في الخطة الهدف التي تطابق بنود المصدر، وإضافة بنود جديدة للبيانات الجديدة. تستند المطابقة إلى حساب دفتر الأستاذ، والتاريخ، وفئة الموازنة، ومختلف الحقول الأخرى. على سبيل المثال، عند قيامك بإنشاء خطط موازنة من مواضع التنبؤ، يعتبر رقم الموضع حقلاً مهمًا. يتم استبدال كافة البنود التي تحتوي على رقم موضع يطابق رقم موضع المصدر ببنود جديدة من المصدر.
المصدر
في كافة العمليات، تتيح لك علامة التبويب مصدر إمكانية تصفية البيانات باستخدام الزر عامل تصفية. وبشكل افتراضي، تتم إضافة الحقول الخاصة إلى عامل تصفية كل عملية. على سبيل المثال، في عملية إنشاء خطة الموازنة من دفتر الأستاذ العام، تتوفر فئات حساب دفتر الأستاذ والحساب الرئيسي، وتظهر في صفحة الإنشاء. تتم أيضًا إضافة أي حقول تقوم بإضافتها لعامل تصفية إلى الصفحة، بالإضافة إلى أي معايير تضيفها.
الهدف
يتيح لك الخيار التاريخي في علامة التبويب الهدف إمكانية استخدام التواريخ من بيانات المصدر كتاريخ سريان في خطة الموازنة. وبشكل عام، يجب أن يكون تاريخ السريان خلال دورة موازنة الخطة. وعند تعيين الخيار التاريخي إلى نعم، يتم استخدام تاريخ (حتى السنة) المصدر، بحيث يمكنك استخدام البيانات السابقة كأساس للمقارنة. ولا يمكنك تعديل البيانات التاريخية في خطة الموازنة، ويتم تعيين الخطة إلى حالة سير عمل معتمدة. ومع ذلك، يمكنك إعادة تعيين الحالة إذا كانت بعض تغييرات في السيناريوهات الأخرى تتطلب تغييرات.
كما يحدد حقل تجميع الإجمالي حسب في الجزء العلوي من الصفحة التاريخ الذي يتم استخدامه. ويقوم هذا الحقل بجمع المبالغ ويقوم اختيارياً بتعيين تاريخ السريان لليوم الأول من السنة المالية أو الفترة المالية.
وتصبح العديد من الحقول الموجودة في علامة التبويب الهدف قابلة للتحرير أو للقراءة فقط، وفقًا للإجراء الذي تقوم بتحديده. وعندما تقوم بالتغيير من إنشاء خطة موازنة جديدة إلى تحديث إحدى الخطط الموجودة حاليًا، يصبح حقل اسم خطة الموازنة غير متوفر، وتتوفر الحقول المرتبطة بتحديد خطة موجودة. وفي كلٍّ من علامة التبويب الهدف وعلامة التبويب مصدر، لا يتوفر حقل دفتر الأستاذ دائماً، لأنه يتم تحديد القيمة بواسطة عملية تخطيط الموازنة المحددة.
ويتيح لك حقل فئة الموازنة تعيين بنود خطة الموازنة كحركات مصروفات أو حركات إيرادات. وعادةًا ما تكون حركات الإيرادات أرصدة لحساب دفتر الأستاذ، وبالتالي يتم تخزينها كمبالغ سالبة. وبشكل عام، تظهر هذه الحركات أيضًا كمبالغ سالبة في خطة الموازنة. ومع ذلك، بإضافة فئة الموازنة كحقل في تخطيط الخطة، يمكنك تمكين الإيراد للظهور كمبالغ موجبة.
قواعد الإنشاء
توفر الحقول الثلاثة وظائف إضافية: العامل والحد الأدنى وقاعدةالتقريب.
ويتم ضريب القيمة الموجودة في حقل العامل في مبلغ المصدر لتعيين المبلغ في خطة الموازنة. ويمكنك بعد ذلك إجراء تسويات عند إنشاء بنود خطة الموازنة. على سبيل المثال، يمكنك إدخال 1.03 لزيادة بنسبة 3 في المائة. ويجب أن يكون العامل رقمًا موجبًا.
ويتيح لك حقل الحد الأدنى إمكانية تعيين مبلغ الحد لإنشاء بند خطة موازنة. وإذا كان مبلغ المصدر أقل من هذا الرقم، لا يتم إنشاء بند خطة الموازنة. تتيح قيمة 0.00 كافة المبالغ ولكن لا تقيدها على المبالغ الموجبة. (لا تقوم أي قيمة بتقييد بنود لمبالغ موجبة. ويتم دائمًا تضمين المبالغ السالبة وعادةً ما تمثل إدخالات الائتمان.)
ويتيح لك حقل قاعدة التقريب تعيين دقة بنود خطة الموازنة التي تم إنشاؤها. ويمكنك تقريب المبالغ إلى أقرب 1.00، و10.00، و100.00، وهكذا من العملة.
ملاحظات لعمليات معينة
إنشاء خطة موازنة من دفتر الأستاذ العام
عند إنشاء خطة موازنة من بيانات دفتر الأستاذ العام، يجب عليك تعيين حقل تجميع الإجمالي حسب إلى السنة المالية، إذا تم تعيين الخيار التاريخي إلى لا. ولا تتطابق الفترات والتواريخ في المصدر مع الفترات والتواريخ الموجودة في الهدف. ولأن العملية لا تشتمل على أية طريقة يمكن الاعتماد عليها لتعيين هذه القيم، يجب عليك تحديد العملية لأول السنة.
وفي الهدف، يتم تعيين جقل فئة الموازنة إلى إما المصروفات أو الإيراد. ويتم استخدام هذا الإعداد لتحديد سمة نوع الموازنة للبنود التي يتم إنشاؤها عندما لا يكون الحساب الرئيسي في بند من نوع الإيراد أو المصروفات.
إنشاء خطة موازنة من أصول ثابتة
لا تشمل عملية إنشاء خطة الموازنة من الأصول الثابتة أي خيار من للتجميع حسب الفترة أو اليوم. كما أنه لا يوجد أي خيار لإعداد الخطة كتاريخية. ويمكنك استخدام هذه العملية الدورية لتضمين الحركات المتوقعة للأصول الثابتة في تخطيط الموازنة.
إنشاء خطة الموازنة من مناصب التنبؤ
تقوم عملية إنشاء خطة الموازنة من مواضع التنبؤ بتعيين مصدر موضع التنبؤ بالمصدر إلى بند خطة الموازنة. ويمكنك عرض المنصب بإضافة موضع التنبؤ كصف في تخطيط خطة الموازنة أو باستخدام استعلام بنود خطة الموازنة. وإذا كنت لا تريد تعيين موضع التنبؤ لبنود خطة الموازنة، فقم بتعيين خيار تضمين الموضع في بند خطة الموازنة إلى لا.
يتم تجميع البنود الموجودة في خطة الموازنة بواسطة حساب دفتر الأستاذ والموضع. ومع ذلك، يمكنك استبعاد رقم الموضع، بحيث يتم تجميع البنود حسب حساب دفتر الأستاذ فقط. وفي علامة التبويب الهدف، قم بتعيين خيار تضمين الموضع في خطة الموازنة إلى لا.
وفي حقل سيناريو FTE لخطة الموازنة، يمكنك تحديد سيناريو لتضمين عدد معادلات الدوام الكامل (FTEs) في خطة الموازنة. وهذا الحقل مقصور على سيناريوهات نوع الكمية التي يتم تضمينها في تخطيط خطة الموازنة الهدف. وعندما تقوم بتحديد سيناريو FTE، فإنه يجب عليك أيضًا تحديد حساب FTE رئيسي. ويتم استخدام هذا الحساب لإنشاء بنود خطة موازنة الكمية.
تعمل عملية تخطيط الموازنة وسيناريو خطة الموازنة الذين يتم تحديدهما في المصدر على تحديد سيناريو وعملية تخطيط موازنة السيناريو الهدف. ولأنه يتم تعيين هذه السمات إلى مناصب التنبؤ، فإنه يجب مطابقتها مع خطة الموازنة. ولذلك، لا يمكن تعديل هذه السمات في الهدف.
إنشاء خطة الموازنة من تنبؤات المشروع
تشتمل عملية إنشاء خطة الموازنة من تنبؤات المشروع، مثل عملية إنشاء خطة الموازنة من مناصب التنبؤ، على خيار تضمين كميات المشروع (الساعات، والمصروفات، والأصناف) في سيناريو كمية. كما أن العمليتان تشتملان على عوامل تصفية مماثلة للأعمدة الموجودة في تخطيط مخطط الموازنة.
وفي علامة التبويب مصدر، تحدد ثلاثة خيارات في قسم تضمين كشف بنود خطة الموازنة التي تم إنشاؤها. وهذه الخيارات هي نفس الخيارات المتوفرة عند إنشاء إدخالات سجل الموازنة من تنبؤات المشروع مباشرةً. وقم بتعيين خيار الأرباح والخسائر إلى نعم لإنشاء بنود للتكاليف والإيرادات. وقم بتعيين خيار الأعمال تحت التنفيذ إلى نعم لإنشاء إدخلالات العمل قيد التنفيذ. وقم بتعيين خيار توزيع الرواتب إلى نعم لإنشاء بنود لحسابات المرتبات المقابلة للحركات بالساعة.
ولا يوجد حقل فئة الموازنة، لأن فئة الموازنة (المصروفات أو الإيرادات) يحددها المصدر.
ويمكنك استخدام موازنات المشاريع كمصدر عن طريق تحديد نموذج التنبؤ الذي يحتوي على مبالغ موازنة المشروع. وتذكر أن موازنات المشاريع تُنشئ إدخالات التنبؤ عند الموافقة عليها.
ولتحديد التكاليف أو الإيرادات لبنود خطة الموازنة فقط، استخدم عامل التصفية لتحديد تحديثات الموازنة: نوع المبلغ = التكلفة. ولتحديد نوع واحد فقط من التنبؤ، استخدم عامل التصفية لتحديد تحديثات الموازنة: نوع الحركة = xxx.
ويمكن استخدام نموذج تنبؤ واحد فقط لإنشاء سيناريو خطة موازنة. وإذا قمت بتشغيل العملية لنموذج تنبؤ واحد، ثم قمت بتحديث ومحاولة تحديد نموذج آخر، فسيتم تجاوز النموذج الأول إذا كان ينطبق نفس المشروع وحسابات دفتر الأستاذ. ولإنشاء سيناريو خطة موازنة من أكثر من نموذج تنبؤ، قم بالإنشاء في سيناريوهات خطة الموازنة المختلفة، واستخدام خيارات التخصيص لإضافتها معًا في سيناريو آخر.
كما تقوم عملية إنشاء خطة الموازنة من التنبؤات بالمشاريع بتعيين المشروع المصدر إلى بند خطة الموازنة.
إنشاء خطة الموازنة من التنبؤ بالتوريد
وتم تصميم خيارات عامل تصفية المصدر في عملية إنشاء خطة الموازنة من التنبؤ بالتوريد بعد الخيارات الموجودة في وظيفة تحويل موازنة المشتريات إلى دفتر الأستاذ بسبب أوجه التشابه بين العملية والوظيفة.
إنشاء خطة الموازنة من التنبؤ بالطلب
في عملية إنشاء خطة الموازنة من التنبؤ بالطلب، يمكنك تعيين خيار أمر المبيعات إلى نعم لإنشاء بنود الإيرادات في خطة الموازنة، وتعيين الاستهلاك إلى نعم لإنشاء بنود المصروفات أو تعيين كلا الخيارين إلى نعم.
إنشاء خطة موازنة من إدخالات سجل الموازنة
في عملية إنشاء خطة الموازنة من إدخالات سجل الموازنة، يجب على المصدر تحديد نموذج فرعي واحد، وكود موازنة واحد، ورقم إدخال واحد. وبعبارة أخرى، يمكنك إنشاء بنود خطة موازنة لإدخال سجل موازنة واحد فقط في كل مرة. ويمكنك استخدام إدخالات إضافية في نفس خطة الموازنة عن طريق تشغيل هذه العملية مرة واحدة لكل إدخال مصدر.
إنشاء خطة موازنة من خطة موازنة
وفي عملية إنشاء خطة الموازنة من خطة الموازنة، تتيح لك مجموعة إضافية من الخيارات في علامة التبويب الهدف تعيين الأبعاد المالية الجديدة. وإذا تم تحديد بعد مالي، فإنه سيتم استخدام هذه القيمة لكافة بنود خطة الموازنة. ولذلك، يمكنك استخدام خطة موازنة واحدة كأساس لخطط الموازنة الأخرى، ولكن يمكنها أيضًا تعيين، على سبيل المثال، مركز تكلفة أو إدارة أخرى لخطط الموازنة الجديدة.
النظر إلى الوراء من خطة الموازنة
خطط الموازنة حسب استعلام مجموعة الأبعاد
يتضمن استعلام خطط الموازنة حسب مجموعة الأبعاد العديد من الخيارات التي تسمح لك بتشغيل استعلام للمساعدة في تحديد مصدر بيانات خطة الموازنة.
وحدد بندًا وانقر فوق زر بنود خطة الموازنة لتشغيل استعلام بنود خطة الموازنة. وتتم تصفية النتائج لقيم الأبعاد الخاصة بالبند المحدد. ويمكنك بعد ذلك تطبيق المعلمات الإضافية.
استخدم زري التنبؤ بالتوريد والتنبؤ بالطلب لتشغيل هذه الاستعلامات. في كلتا الحالتين، يبحث الاستعلام عن بنود التنبؤ التي ربما قد قامت بإنشاء بنود خطة الموازنة.
وتتضمن التقارير الإضافية المتوفرة تقرير مناصب التنبؤ حسب خطة الموازنة. يفيد هذا التقرير بشكل خاص عندما تحتاج إلى تحديد ما إذا كان تم تخصيص منصب لخطط الموازنة بشكل صحيح.