تكوين إدارة المصروفات
يصف هذا المقال الاعتبارات والقرارات التي يجب أن تتخذها خلال عملية التخطيط قبل تكوين إدارة المصروفات. في إدارة المصروفات، يمكنك تخزين معلومات حول طرق الدفع وطلبات السفر وتقارير المصروفات والسياسات وما إلى ذلك.
لأن الكثير من القرارات التي تتخذها عندما تخطط لتكوين إدارة المصروفات تستند إلى التدرج الهرمي والبنية المالية لمؤسستك، يجب عليك الرجوع إلى مستندات التخطيط الخاصة بهذه النواحي.
المصروفات بين الشركات الشقيقة
عندما تقوم بتمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فأنت تتيح للكيانات القانونية والموظفين بتحمل المصروفات نيابة عن كيان قانوني آخر، وتحصيل المدفوعات من الكيان القانوني الخاص بالتوظيف داخل مؤسستك. على سبيل المثال، يقوم موظف في الكيان القانوني A بإكمال مشروع للكيان القانوني B، ويتحمل المشروع المصروفات المرتبطة بالسفر. إذا تم تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، يمكن للموظف بعد ذلك إنشاء تقرير مصروفات يقوم بترحيل المصروفات إلى الكيان القانوني B، ويجب بعد ذلك دفع المصروفات من خلال الكيان القانوني A. إذا لم تكن مؤسستك تشتمل على العديد من الكيانات القانونية، فلست بحاجة إلى تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة.
القرار: هل تريد تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة؟
الإدارة المالية
تتكامل إدارة المصروفات بشكل محكم مع الإدارة المالية لمؤسستك. سيستند عدد كبير من تكوينات إدارة المصروفات إلى القرارات التي اتخذتها حول الشؤون المالية لمؤسستك. تصف الأقسام التالية النواحي المختلفة التي تتطلب التخطيط والقرارات، استنادًا إلى القرارات المالية لمؤسستك وإرشادات من فريق القيادة.
المصروفات اليومية
يجب تحديد الموظف لكل المصروفات اليومية التي توفرها مؤسستك. نظرًا لاستخدام المصروفات اليومية عادةً لتغطية المصروفات مثل الوجبات والإقامة وبعض المصروفات العرضية الأخرى، يمكنك إنشاء قواعد لبدلات المصروفات اليومية التي تقدمها مؤسستك. بإمكان معدلات المصروفات اليومية أن تستند إلى الوقت من السنة أو موقع السفر أو كليهما. عندما تحدد قاعدة للمصروفات اليومية، يمكنك تحديد أنه سيتم اقتطاع نسبة مئوية لمعدل المصروفات اليومية إذا تلقى العام وجبات أو خدمات مجانية. يمكنك أيضا تعيين معدل المصروفات اليومية لتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى لعدد الساعات التي يمكن لكل معدل مصروفات يومية يمكن تطبيقه على سفر العامل.
القرارات:
قواعد المصروفات اليومية الافتراضية لليومين الأول والأخير:
- ما هو الحد الأدنى لعدد الساعات التي يمكن لأحد الموظفين المطالبة بها ليوم ما واستمرار استلام المصروف اليومي؟
- هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم لوجبات الطعام لليومين الأول والأخير؟ في حاله وجود تخفيض، ما النسبة المئوية للتخفيض؟
- هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للفندق لليومين الأول والأخير؟ في حاله وجود تخفيض، ما النسبة المئوية للتخفيض؟
- هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للمصروفات الأخرى التي يتم تحملها لليومين الأول والأخير؟ في حاله وجود تخفيض، ما النسبة المئوية للتخفيض؟
قواعد المصروفات اليومية الافتراضية:
- هل هناك نسبة تخفيض في بدل المصروفات اليومية لكل وجبة إذا كانت الوجبة مجانية على سبيل المثال؟ في حاله وجود تخفيض، ما النسبة المئوية للتخفيض لكل وجبة؟
- هل يتم احتساب تخفيض الوجبات لكل يوم أو لكل رحلة أو حسب عدد الوجبات في اليوم؟
- هل يتعين تقريب مبالغ المصروفات اليومية بالطريقة العادية أم تقريبها لأعلى؟
- هل يتم احتساب المصروفات اليومية استنادًا إلى فترة 24 ساعة أو يوم تقويم؟
قواعد المصروفات اليومية التي تستند إلى الموقع:
هل تختلف معدلات المصروفات اليومية وفقًا للموقع؟ ما المواقع المضمنة؟
إذا اختلفت معدلات المصروفات اليومية وفقًا للموقع، لكل موقع، ما مبلغ النسبة المئوية الذي يتم توفرها لأنواع المصروفات التالية:
- الوجبات
- فندق
- مصروفات أخرى
حسابات ودفاتر يومية إدارة المصروفات
تتطلب إدارة المصروفات استخدام العديد من دفاتر اليومية والحسابات. يجب أن تقرر، على سبيل المثال، ما إذا كان سيتم استخدام الحساب نفسه للسلف النقدية ونزاعات بطاقات الائتمان.
القرارات:
- ما دفتر يومية دفتر الأستاذ حيث يتم ترحيل تقارير المصروفات الموافق عليها؟
- ما الحساب المستخدم للسلف النقدية؟
- هل سيتم ترحيل السلف النقدية على الفور؟
طرق الدفع
عندما تسمح للموظفين بتحمل المصروفات نيابة عن شركاتك، يتعين عليك تحديد طرق الدفع المسموح للموظفين باستخدامها. على سبيل المثال، قد تسمح للموظفين باستخدام النقد أو بطاقة ائتمان الشركة. كما يمكنك السماح للموظفين باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية، ثم تعويض الموظفين. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل طريقة دفع تسمح لك بذلك.
القرارات:
- ما هي طرق الدفع المسموح بها؟
- من الذي يمتلك مصروفات طريقة الدفع؟
- هل هناك نوع حساب مقابل؟ إذا كان هناك نوع حساب مقابل، فما هو؟
- إذا كان هناك حساب مقابل، فما هو الحساب؟
- إذا كانت طريقه الدفع بطاقة ائتمان، هل يتعين استخدام طريقة الدفع فقط مع الحركات المستوردة؟
فئات المصروفات والفئات المشتركة
عندما يقوم الموظفون بإنشاء تقرير مصروفات، يجب أن يكون كل بند مصروفات يتم تسجيله مقترنًا بفئة مصروفات. يتم اشتقاق فئات المصروفات من الفئات المشتركة التي يمكن مشاركتها عبر الكيانات القانونية في مؤسستك. يمكن أيضًا مشاركة هذه الفئات في إدارة المشروعات والمحاسبة، وذلك وفقًا للطريقة التي يتم بها تعريف مؤسستك. وتبعًا لتعريف مؤسستك والإرشادات من فريق التنفيذ، يجب عليك تحديد ما إذا كان سيتم استخدام الفئات المستخدمة في إدارة المصروفات فقط في إدارة المصروفات أم يجب مشاركتها بين إدارة المشاريع والمحاسبة وإدارة المصروفات. لاحظ أنه يمكن مشاركة هذه الفئات بين إدارة المشروع والمصروفات أو المشروع والإنتاج وليس بين المصروفات والإنتاج. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل فئة من فئات المصروفات.
القرارات:
ما هي فئة المصروفات؟ وتتضمن الأمثلة فئات رحلات الطيران أو الفنادق أو الأميال.
هل يمكن أيضا استخدام فئة المصروفات في إدارة المشروع والمحاسبة؟
ما هو نوع المصروفات؟
ما هي طريقة الدفع الافتراضية لفئة المصروفات؟
هل يجب تفصيل بنود المصروفات في فئة المصروفات؟
ما هو الحساب الرئيسي الافتراضي لفئة المصروفات؟
ما هي مجموعة ضريبة مبيعات الصنف الافتراضية لفئة المصروفات؟
هل يتم السماح بطرق دفع إضافية لفئة المصروفات؟ عند وجود طرق دفع إضافية مسموحة، فما هي؟
هل يوجد هناك فئات فرعية في فئة المصروفات هذه؟ إذا كان هناك فئات فرعية، فيجب أيضًا أن تحسم أمرك بشأن القرارات التالية:
- هل يتم استبعاد أي من الفئات الفرعية من استرداد الضريبة؟
- ما هي مجموعة ضريبة مبيعات الصنف للفئات الفرعية؟
إذا كانت فئة المصروفات مستخدمة أيضًا في إدارة المشاريع والمحاسبة، فأجب على الأسئلة المتبقية. وإلا، فانتقل إلى القسم التالي.
ما هي حسابات التكلفة التي سيتم استخدامها للمصروفات التالية؟
- التكلفة
- توزيع كشف الرواتب
- الأعمال قيد التنفيذ (WIP)-قيمة التكلفة
- عنصر التكلفة
- الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - عنصر قيمة التكلفة
- الخسارة المتكبدة
- الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - الخسارة المتكبدة
ما هي حسابات الإيرادات التي سيتم استخدامها للعناصر التالية؟
- الإيرادات المفوترة
- الإيرادات المستحقة - قيمة المبيعات
- قيمة WIP-sales
- Accrued revenue-production
- WIP-production
- Accrued revenue-profit
- الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - الربح
- الإيراد المستحق - الاشتراك
- الأعمال قيد التنفيذ (WIP) - الاشتراك
الضرائب
بالنسبة للضرائب المرتبطة بالمصروفات، يجب عليك تحديد ما تم تضمينه أو تمكينه في تقارير المصروفات.
القرارات:
هل تم تضمين ضريبة المبيعات في مبالغ المصروفات؟
هل ينبغي تمكين استرداد الضرائب على المصروفات؟
ملاحظة
عندما تقوم بتخطيط دفتر الأستاذ العام، إذا قررت تطبيق قواعد ضريبة المبيعات الأمريكية واستخدام قواعد الضرائب، فلا يمكنك تمكين استرداد الضرائب على المصروفات. (لتطبيق قواعد ضريبة المبيعات الأمريكية واستخدام قواعد الضرائب، فعيّن الخيار تطبيق قواعد ضريبة المبيعات إلى نعم.)
السياسات
ومن خلال إنشاء سياسات تقارير المصروفات، يمكنك مساعدة مؤسستك على توفير الوقت والمال عندما يتحمل الموظفون المصروفات بالنيابة عنها. تساعد السياسات على ضمان بقاء الموظفين ضمن الميزانية، وتوفير كل المعلومات، وإنفاق الأموال فقط عندما يحتاجون إليها. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل سياسة تقرير مصروفات ولكل سياسة موافقة على تقرير المصروفات التي تقوم بإنشائها.
القرارات:
- ما هو اسم السياسة؟
- ما هدف سياسة المصروفات؟
- إذا قررت في وقت سابق تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فما الشركات الموجودة في مؤسستك التي سيتم تطبيق هذه السياسة عليها؟
- متى تصبح السياسة سارية المفعول؟
- متى تنتهي صلاحية السياسة؟
- ما هي قاعدة السياسة؟
- ما هي نتيجة قاعدة السياسة؟