نظرة عامة على كتالوجات التدبير
توضح هذه المقالة، على مستوى عالٍ، كيف يمكن لمحترفي الشراء إعداد كتالوجات التدبير والمحافظة عليها تحدد كتالوجات التدبير الأصناف والخدمات التي يمكن لموظفي الشركة طلبها للاستخدام الداخلي.
يمكن لمحترفي الشراء إنشاء والاحتفاظ بكتالوجات للأصناف والخدمات التي يمكن شراؤها للاستخدام الداخلي في مؤسسة. وبعد إعداد الكتالوجات، يمكن لموظفي الشركة إنشاء طلبات شراء لطلبها منها. ويمكن استخدام الكتالوجات لفرض سياسات الشراء، بحيث يتمكن الموظفون من طلب الأصناف والخدمات المسموح بها فقط للكيان القانوني للشراء الخاص بها. وعند إنشاء كتالوج تدبير، يجب عليك مراعاة المهام التالية:
- تكوين التدرج الهرمي لفئة التدبير الخاص بك قبل إنشاء الكتالوج.
- حدد أي المنتجات التي تريد أن يتمكن الموظفين طلبها. ويمكنك إظهار أو إخفاء منتجات محددة في عقدة كتالوج، أو يمكنك إظهار أو إخفاء كافة المنتجات في عقدة.
- تحديد عدد كتالوجات التدبير المطلوبة. يتم تحديد الوصول إلى كتالوج تدبير تبعًا لقاعدة سياسة الكتالوج التي تقوم بتكوينها للكيان القانوني ووحدة التشغيل المعينة لموظف.
تحدد عدة عوامل المنتجات التي يمكن للموظفين طلبها وفئات التدير التي يمكنهم استخدامها عند إنشاء طلبات الشراء:
- تحدد قاعدة سياسة الوصول إلى الفئة في سياسة الشراء فئات التدبير التي تتوفر في طلب الشراء. إذا تم تحديد أية قاعدة، تتوفر كافة فئات التدبير.
- يمكن للموظفين طلب منتج فقط إذا كان في كتالوج التدبير النشط للمؤسسة الخاصة بك، وإذا لم يكن في عقدة ممكنة وغير مخفي. كما يجب أن يكون المنتج في فئة يمكن لموظف معين الوصول إليها وفقًا لقاعدة سياسة الوصول إلى الفئة.
- تحدد قاعدة سياسة الكتالوج الكتالوج الذي يتم استخدامه. وإذا لم يتم تحديد أي قاعدة سياسة للكتالوج، تحدد قاعدة الوصول إلى الفئة وحدها المنتجات التي يمكن لموظف طلبها في الطلب.
المتطلبات الأساسية
يصف الجدول التالي المهام التي يجب إكمالها قبل إنشاء أخصائي شراء لكتالوج تدبير.
| المهمة | دور | الوصف |
|---|---|---|
| إعداد التدرج الهرمي لفئات التدبير. | إدارة الشراء | يتم استخدام التدرجات الهرمية لفئات التدبير لتصنيف الأصناف أو الحركات للتقرير والتحليل. باستخدام تدرج هرمي لفئات تدبير، يمكن للشركات الإدارة الاستراتيجية للفئات والمنتجات والموردين وعوامل المشتريات الأخرى من موقع مركزي. يمكن تعريف تدرج هرمي لفئات التدبير واحد نشط لمؤسسة بالكامل. يستند الكتالوج إلى التدرج الهرمي لفئة التدبير: تصبح الفئات في التدرج الهرمي عقدات في الكتالوج. يتم تضمين الموردين والمنتجات في الكتالوج الخاص بك. |
| إضافة المنتجات والموردين لفئات التدبير. | إدارة الشراء | عند إنشاء التدرج الهرمي لفئات التدبير للمؤسسة الخاصة بك، يمكن ربط كل فئة تدبير بموردين معينين، ومنتجات معينة، وهكذا. يتم نسخ هذه الاقترانات تلقائياً بالكتالوج. |
إعداد كتالوج
بعد تلبية المتطلبات المسبقة، يمكنك إعداد الكتالوجات. ويمكنك إنشاء كتالوج واحد تستخدمه مؤسستك بالكامل أو عدة كتالوجات تستخدمها الأقسام المختلفة في المؤسسة الخاصة بك. وإذا قمت بإنشاء كتالوج واحد للمؤسسة بأكملها، يتم التحكم في الوصول إلى الكتالوج بواسطة قواعد سياسة الشراء الخاصة بك.
ويحدد الكتالوج المنتجات التي تتوفر عند إنشاء طلبات الشراء، ولكن يمكنك استخدام قواعد سياسات الوصول إلى الفئات لتطبيق قيود إضافية. ونظراً لأن العقدات في كتالوج عبارة عن فئات التدبير، يمكن منعها بواسطة قاعدة سياسة الوصول إلى فئة. وفي هذه الحالة، لا تتوفر المنتجات في هذه الفئة للموظفين لاستخدامها في الطلبات. وتقوم بتحديد قواعد سياسة الوصول إلى الفئات في صفحة سياسات الشراء. يصف الجدول التالي المهام التي يجب إكمالها لإعداد كتالوج.
| المهمة | دور | الوصف |
|---|---|---|
| إنشاء كتالوج جديد. | وكيل الشراء | عندما تقوم بإنشاء كتالوج ما، عليك تحديد اسم ووصف للكتالوج. كما تحدد ما إذا كان الكتالوج يتم تحديثه تلقائياً أو يدوياً، وتحدد مالك الكتالوج. |
| التحكم في ما إذا كانت المنتجات متوفرة في الكتالوج. | وكيل الشراء | نظراً لأن المنتجات موروثة من فئات التدبير، يظهر جميعها في عقدات الكتالوجات المناسبة. يمكنك التحكم في ما إذا كانت جميع المنتجات في عقده مخفية أو ظاهرة عند استخدام الكتالوج في طلب شراء. كما يمكنك التحكم في ما إذا كانت المنتجات الفردية في عقده مخفية أو ظاهرة. |
| نشر كتالوج. | وكيل الشراء | قبل توفر كتالوج للموظفين لاستخدامه في طلب، يجب عليك تحديد قاعدة سياسة كتالوج للكتالوج، وقم بتعيين حالة الكتالوج إلى نشط، وانشر الكتالوج. كما يمكنك إلغاء تنشيط الكتالوجات التي لم تعد تريد أن تكون متوفرة للمستخدمين لديك. |
يتم نشر التحديثات تلقائياً أو يدوياً، حسب الخيار الذي تحدده للكتالوج في حقل نوع التحديث الافتراضي في صفحة الكتالوجات. تتوفر أنواع التحديث الافتراضي التالية للكتالوجات:
- دينامكي – يتم تحديث الكتالوج تلقائياً كلما تم تغييره.
- ثابت – يجب تحديث الكتالوجات يدوياً.
- كلاهما – إذا كان الكتالوج يتضمن فئات المنتجات التي تحتوي على تحديث افتراضي من نوع ثابتة، فإنه يجب تحديثه يدوياً عند تحديث هذه الفئات. إذا كان الكتالوج يتضمن فئات المنتجات التي تحتوي على تحديث افتراضي من نوع ديناميكي، يتم تحديثه تلقائياً كلما تم تغييره.