تسوية الشحن في إدارة النقل
توضح هذه المقالة عملية تسوية الشحن.
يمكن تسوية الشحن يدويًا، أو يمكن إعدادها بحيث تحدث تلقائيًا. لاستخدام تسوية الشحن التلقائية، يجب إعداد السجل الرئيسي للتدقيق حيث يمكنك تعريف المعايير التي تحدد فواتير الشحن التي تتم مطابقتها تلقائيًا.
عملية تسوية الشحن
يتم حساب أسعار الشحن بواسطة محرك الشحن الذي يقترن بشركة الشحن ذات الصلة. عندما يتم تأكيد الحمل, يتم إنشاء فاتورة الشحن وتُنقل إليها أسعار الشحن. ,يتم تقسيم أسعار الشحن كتكاليف متنوعة في المستند المصدر ذي الصلة (أمر الشراء و/أو أمر المبيعات و/أو أمر التحويل)، بالاستناد إلى الإعداد المستخدم لعملية الفوترة العادية. بإمكان عملية تسوية الشحن (وتُعرف أيضًا بعملية المطابقة) أن تبدأ فور وصول فاتورة الشحن من شركة الشحن. يمكنك تلقي الفاتورة إلكترونيًا أو على الورق. في حالة تلقي الفاتورة على الورق، يمكنك إنشاء فاتورة إلكترونية باستخدام فاتورة الشحن كقالب.
التسوية اليدوية
إذا كنت تعمل على تسوية الشحن يدويًا، فيجب عليك مطابقة كل بند في الفاتورة مع بند أو بنود فاتورة الشحن للحمل الجاري فوترته. ستجري هذه مطابقة في صفحة مطابقة فاتورة الشحن والفاتورة. إذا لم يتطابق المبلغ في بند الفاتورة مع مبلغ فاتورة الشحن، فيجب تحديد سبب تسوية للفرق. في حال وجود أسباب متعددة للتسوية، يمكنك تقسيم المبلغ غير المتطابق فيما بينها. يحدد سبب التسوية كيفية ترحيل مبالغ الفروقات في دفتر الأستاذ العام. عندما يتم حساب تسوية مبلغ الفاتورة بالكامل، يتم إرساله للموافق عليه، ثم يتم ترحيل دفتر اليومية. يعرض الشكل التوضيحي التالي كيفية إنشاء فاتورة شحن وإجراء تسوية الشحن.
التسوية التلقائية
لاستخدام التسوية التلقائية، يجب تحديد جدول للتسوية، والفواتير وشركات الشحن التي يجب استخدامها. تتم مطابقة بنود الفواتير وفواتير الشحن وفقًا لإعداد السجل الرئيسي للتدقيق ونوع فاتورة الشحن. بعد تشغيل التسوية التلقائية، يجب معالجة الفواتير التي يتعذر على النظام مطابقتها. بعد ذلك، يجب معالجة هذه الفواتير يدويًا قبل أن تتمكن من ترحيل كافة الفواتير للدفع.
مطابقه فواتير الشحن مع فواتير الشحن باستخدام التسوية التلقائية أو اليدوية
المطابقة هي عمليه البحث عن كمبيالات الشحن المطابقة لكل فاتورة شحن. ويمكن القيام بذلك بمطابقه بنود الفاتورة واحدا تلو الآخر (المطابقة اليدوية)، أو بمطابقه كافة الفواتير المتوفرة في مره واحده (المطابقة التلقائية).
المطابقة التلقائية
عند مطابقه فواتير شحن متعددة بنفس فاتورة الشحن، فان عمليه المطابقة التلقائية تعمل كما يلي:
- ويتم فرز كافة فواتير الشحن غير المطابقة حسب المبلغ، بأكبر مبلغ أولا.
- تتم مطابقه فواتير الشحن واحدا تلو الآخر، حتى لا يكون لفاتورة الشحن مبلغا موجبا متبقيا.
- اعتمادا علي إعداد التدقيق الرئيسي والمبلغ المتبقي في فواتير الشحن، يتم تعيين المبلغ المتبقي.
المطابقة اليدوية
ستتوفر كافة فواتير الشحن التي لها مبالغ موجبه للمطابقة. وبشكل مشابه للمطابقة التلقائية، سيكون المستخدم قادرا فقط علي مطابقه فواتير الشحن التي لها مبالغ سالبه للشحن كمبيالة لم تتم مطابقتها بالكامل.
مثال
لنفترض ان لديك فاتورة شحن (FB) لمبلغ 1500 وقامت بإنشاء ثلاث فواتير شحن لفاتورة الشحن مع بند فاتورة واحد لكل فاتورة بالإعدادات التالية:
- فاتورة الشحن الاصليه (FB): المبلغ 1500
- الفاتورة 1 (Inv1): المبلغ 1000
- الفاتورة 2 (Inv2): المبلغ 600
- الفاتورة 3 (Inv3): المبلغ 100
نتيجة المطابقة التلقائية
سيتم تنفيذ المطابقة التلقائية بالترتيب التالي:
- فرز كافة فواتير الشحن تنازليا حسب المبلغ: Inv1-> Inv2-> Inv3.
- مطابقه Inv1 مع FB. تمت مطابقه Inv1 1000 وفبه له مبلغ 500 متبقي، التالي يتم تعيين الحالة إلى مطابقه بشكل جزئي.
- مطابقه Inv2 مع FB. تمت مطابقه Inv2 500 وFB له مبلغ 0 متبقي، التالي يتم تعيين الحالة إلى مطابقه بشكل جزئي.
- ونظرا لان FB الآن متطابق تماما، فلن تتم معالجه Inv3.
نتيجة المطابقة اليدوية
للمطابقة اليدوية، تختلف النتائج بناء علي ترتيب المطابقة، كما هو موضح في المثال التالي من حالات.
حاله المطابقة اليدوية 1
أحدي الطرق للقيام بالمطابقة اليدوية لهذا المثال هي المتابعة كما يلي:
- مطابقه Inv1 مع FB. FB له مبلغ 500 متبقي، التالي يتم تعيين الحالة إلى مطابقه بشكل جزئي.
- مطابقه Inv2 مع FB. تمت مطابقه Inv2 500 وFB له مبلغ 0 متبقي، التالي يتم تعيين الحالة إلى مطابقه بشكل جزئي.
- عند مطابقه Inv3 اليدوية، لن تجد إيه كمبيالات شحن غير متطابقة.
هذه الحالة بشكل أساسي هي نفسها المطابقة التلقائية
حاله المطابقة اليدوية 2
أحدي الطرق الأخرى للقيام بالمطابقة اليدوية لهذا المثال هي المتابعة كما يلي:
- مطابقه Inv3 مع FB. والآن FB المبلغ المتبقي 1600، وهو ما يمثل بطرح القيمة 100 في الأعلى من 1500. ويكون لكل من FB وInv3 كميه متطابقة تبلغ 100.
- مطابقه Inv1 وInv 2 مع FB واحده تلو الأخرى. فب متطابق بالكامل.
كما يوضح هذا المثال، يجب القيام يدويا بمطابقه فواتير الشحن ذات المبالغ السالبة. سيؤكد ذلك دائما انه من الممكن مطابقه فواتير الشحن بالمبالغ السالبة إلى فاتورة الشحن غير المتطابقة بالكامل لأنها تتيح لك التحكم في التسلسل المطابق.