إغلاق المخزون
كجزء من عملية تسوية حركات الإصدار بحركات الاستلام، يمكنك أيضًا اختيار تحديث دفتر الأستاذ العام ليعكس التعديلات التي تم إجراؤها.
تقوم عملية إغلاق المخزون بتسوية حركات إصدار إلى حركات الإيصال وفقًا لأسلوب تقييم المخزون الذي تم تحديده في مجموعة نماذج الأصناف الخاصة بالصنف. وكجزء من عملية التسوية، يمكنك تحديد وجوب تحديث دفتر الأستاذ العام، بحيث يعكس التعديلات التي تم إجراؤها. ومع ذلك، حتى يتم تشغيل إغلاق المخزون أو إعادة الحساب، يتم ترحيل حركات الإصدار بمتوسط سعر التكلفة الجاري المحسوب.
وبعد إغلاق المخزون، سيتعذر عليك ترحيل الحركات في الفترات التي تقع قبل تاريخ إغلاق المخزون الذي حددته، ما لم تقم بإلغاء عملية إغلاق مخزون مكتملة. على سبيل المثال، إذا تم تشغيل إغلاق المخزون للفترة التي تنتهي في 31 يناير، فلا يمكنك ترحيل حركات يقع تاريخها قبل 31 يناير.
ويتم تعيين الأصناف الموجودة في المخزون لأحد نوعي المخزون: صنف أو خدمة. تنفّذ عملية إغلاق المخزون الوظائف نفسها للنوعين. ومع ذلك، بالنسبة إلى أصناف الخدمة، تتابع عملية إغلاق المخزون تسوية عمليات الإصدار لعمليات الاستلام.
ويختلف عدد مرات تشغيل عملية إغلاق المخزون بحسب الشركة. ومع ذلك، يجب أن يساعد حجم الحركات على تحديد عدد المرات التي تقرر فيها تشغيل إغلاق المخزون. وبشكلٍ عام، تقوم غالبية الشركات بتشغيل إغلاق المخزون كجزء من إغلاق نهاية الشهر وإجراءات التسوية الخاصة بها.
إعادة حساب المخزون ودفتر الأستاذ العام
إذا كانت التعديلات للمخزون ودفتر الأستاذ العام ضرورية أثناء الشهر أو أثناء فترة مخزون أخرى، فيمكنك تشغيل إعادة حساب المخزون بدلًا من إغلاق المخزون. وتقوم إعادة حساب المخزون بعمل تعديلات؛ لكنها لا تقوم بعمل تسويات لحركات المخزون.
وأثناء تشغيل عملية إعادة حساب المخزون، يتم تعديل المخزون الفعلي ويتم ضبط حركات المخزون وتشغيل عمليات إغلاق المخزون وإعادة حساب المخزون. وتؤثر هذه المهام على حسابات دفتر الأستاذ المرتبطة بحركة المخزون الأصلية.
مثال
عندما تنشئ أمر شراء من أمر مبيعات، يتم تحديث حسابات دفتر الأستاذ العام المستخدمة لأمر المبيعات الأصلي. وحتى لو طرأ تغيير على حسابات دفتر الأستاذ لمجموعة الأصناف التي تم تعيينها إلى الصنف بعد ترحيل أمر المبيعات، وأنشأت عملية إعادة حساب المخزون مبلغ تسوية، فسيتم ترحيل مبلغ التسوية إلى حسابات دفتر الأستاذ الأصلية. ولا يتم ترحيل المبلغ المعدل إلى حسابات دفتر الأستاذ الجديدة التي تم تعيينها للصنف.
وبعد اكتمال التحديث، يمكنك مراجعة إيصال دفتر الأستاذ الذي تم ترحيله كنتيجة لواحدة من تلك المهام.
- في صفحة إغلاق وتعديل، في علامة التبويب نظرة عامة، حدد التحديث للمراجعة.
- انقر فوق تفاصيل، ثم قم بتحديد الإيصال.
تأثيرات عملية إغلاق المخزون على دفتر الأستاذ العام
بإمكان الكثير من المهام التي يمكنك تنفيذها في صفحة إغلاق وتعديل أن تتسبب في حدوث تحديث في دفتر الأستاذ العام. على سبيل المثال، يتم تحديث دفتر الأستاذ العام عند إجراء تعديلات فعلية في المخزون وتعديلات في حركة المخزون وعند تشغيل إعادة حساب المخزون وإغلاق المخزون.
وترتبط حسابات دفتر الأستاذ التي يتم تحديثها بسبب هذه المهام بحركة المخزون الأصلية. على سبيل المثال، إذا تمت تسوية أمر مبيعات إلى أمر شراء، فسيتم تعديل حسابات دفتر الأستاذ العام التي تم استخدامها لأمر المبيعات الأصلي. ويحدث هذا السلوك حتى إذا تغيرت حسابات دفتر الأستاذ لمجموعة الأصناف المعينة لهذا الصنف منذ ترحيل أمر المبيعات. وبعد قيام إغلاق المخزون بإنشاء مبلغ تسوية، سيستمر ترحيل مبلغ التسوية إلى حسابات دفتر الأستاذ الأصلية، وليس إلى حسابات دفتر الأستاذ الجديدة المعينة للصنف. وقد يتم أيضًا تحديث دفتر الأستاذ العام إذا قمت بعكس إغلاق المخزون.
ملاحظة
- يكون إغلاق المخزون خطوة مطلوبة في إجراء إغلاق نهاية الشهر لكل نماذج المخزون باستثناء المتوسط المتحرك. وسيتم تحذيرك إذا حاولت إغلاق فتره مالية دون القيام بإغلاق المخزون أولا بدءًا من تاريخ انتهاء الفترة.
- وقبل تشغيل إجراء إغلاق المخزون، يمكنك عرض قائمة بالأصناف التي لا يمكن تسويتها أثناء التحديث.
- ونوصي بتشغيل إغلاق المخزون خارج ساعات الذروة، لتوزيع موارد الحوسبة بشكل أكثر توازنًا.
سجل إغلاق المخزون
بعد اكتمال عملية إغلاق المخزون، قد تظهر رسالة في مركز الرسائل تفيد بأن سعر تكلفة الوحدة قد يكون غير صحيح بسبب عدم تسوية إحدى الحركات تسوية كاملة.
وقبل عرض هذه الرسالة، سيقدم النظام تقريرًا برقم الصنف والحركة المتأثرة. وتعلمك هذه الرسالة بأن مبلغ التكلفة المستخدم لهذه الحركة لم يتم تحديثه نظرًا لإغلاق المخزون. وتظهر هذه الرسالة عندما تتعذر تسوية حركة من نوع حركة إصدار.
وأثناء عملية إغلاق المخزون، يتحقق النظام من الأبعاد المالية لمعرفة ما إذا كان عدد عمليات الإصدار أكبر من عدد عمليات الاستلام حتى تاريخ الإغلاق المعين. يمكن أن يحدث هذا النوع من عدم التوازن عندما لا يتم ترحيل حركة المخزون من أمر الشراء ماليًا بالكامل، إما بسبب عدم استلام فاتورة المورد، أو بسبب عدم النشر المالي لمكونات قائمة مكونات الصنف (BOM) المضمنة في الإنتاج على أساس أعلى. (لا يتم حساب تكلفة الإنتاج الفرعي.) وفي هذه الحالة، لن يقوم الإغلاق التالي بتسوية كل عمليات الإصدار إلى سعر التكلفة الصحيح بسبب عدم توفر معلومات استلام كافية.
وبالنسبة إلى كل عملية تشغيل لإجراء الإغلاق، يشير النظام إلى ما إذا تم تخزين سجل بالتحذيرات وما إذا كان يمكن عرضه.
وإذا تلقيت تحذيرات كثيرة في الرسالة، فإننا نوصي باتخاذ الإجراءات التالية:
- قم بتحديث الإيصالات ماليًا.
- قم بتقديم تاريخ الإغلاق.
- أعد تقييم إجراءات العمل.
في بعض الحالات، قد لا تتمكن من عمل أي شيء حيال التحذيرات. على سبيل المثال، إذا تم استخدام وضع العلامات، وكان أمر الشراء المحدد له تاريخ مالي يقع بعد تاريخ الإغلاق، فلا يمكن تغيير تاريخ الإغلاق.
عكس إغلاق مخزون مكتمل
قد تحتاج من وقت إلى آخر إلى عكس عملية إغلاق مخزون مكتملة لإعادة التسويات إلى الحالة التي كانت عليها قبل إجراء التعديلات. وعندما تقوم بإلغاء إغلاق مخزون مكتمل، فإنه يتم أيضًا فتح المخزون للسماح بالترحيل في الفترة التي يغطيها إغلاق المخزون. ويجوز أيضًا إجراء تغييرات ذات صلة في دفتر الأستاذ العام. وبعد أن تنتهي من إجراء التعديلات، يمكنك تشغيل إغلاق المخزون مرة أخرى للفترة التي تعمل عليها.
ملاحظة
يمكن فقط إعادة فتح فترة المخزون الأخيرة التي تم إغلاقها. ولعكس عملية إغلاق سابقة للمخزون، يجب عكس كل عمليات إغلاق المخزون اللاحقة الواحدة تلو الأخرى، بدءًا من عملية الإغلاق الأحدث.