نظرة عامة على التدبير وتحديد الموارد
تقدم هذه المقالة نظرة عامة على الوظائف المتوفرة في الوحدة النمطية التدبير وتحديد الموارد.
يغطي التدبير وتحديد الموارد كافة الخطوات بدءًا من تحديد الحاجة إلى المنتجات والخدمات حتى تدبير المنتج، وإيصال الاستلام، والفوترة، ومعالجة الدفع مع الموردين. ويمكن تكوين عمليات التدبير لاحتياجات العمل الخاصة من خلال تحديد سياسات المشتريات ومهام سير العمل.
تحديد الحاجة إلى المنتجات والخدمات
قد تنشأ حاجة إلى منتجات أو الخدمات من الطلبات، على سبيل المثال، عندما يحتاج أحد الموظفين إلى منتج. يمكن إعداد كتالوجات المنتجات لتوجيه اختيار المنتجات المتوفرة للتحديد من بينها، أو يمكن إجراء الطلبات لمنتجات لم تتوفر حتى الآن في كتالوج، مما يسمح لقسم المشتريات بمراعاة الكيفية التي يتم بها توريد المنتج.
يمكن استخدام حدود الإنفاق لتقييد طلب الإنفاق، ويضيف سير عمل الشراء خيار طلب القبول قبل أن يتم الطلب. من الممكن أيضٍا تحديد توزيع أموال الموازنة، إذا لزم الأمر.
ويحدد قسم التدبير الموردين للخدمات والمنتجات المطلوبة، ويمكن أن ينطوي هذا على طلب عرض أسعار يتم إرساله إلى عدة موردين محتملين. ومن الممكن مشاركة مواصفات المنتج التي يتم طلبها ويمكن للموردين المحتملين عرضها لمعرفة إذا كان يمكنهم تسليم منتج يتوافق معها. ويقوم الموردون بإرجاع عطاءاتهم التي تراجعها فيما بعد إدارة التدبير قبل قيامهم بتحديد المورد الذي يريدون تدبير المنتجات منه.
وتتضمن أوامر الشراء خياراً لإرسال استعلام الشراء للمورد كبديل لطلب عملية عرض أسعار أكثر شمولاً. ويمكن استخدام استعلام الشراء للمساعدة في إنشاء مصطلحات مثل الأسعار والخصومات وتاريخ الاستلام للأمر. إذا تم إعداد الموردين لاستخدام مدخل المورد، يتم تعطيل وظيفة الاستعلام عن الشراء. وبدلاً من مشاركة الأمر على مدخل الموردين، وعند إرسال طلب تأكيد، يمكن للمورد تأكيد الأمر مباشرةً.
يمكن استخدام كتالوجات الموردين لجمع المعلومات المتعلقة بتشكيلة المنتجات التي يمكن للموردين توريدها. ويمكن للموردين نشر الكتالوج الخاص بهم، بحيث يسهل تحديث هذا الكتالوج. ويمكن إرفاق قائمة الموردين المعتمدة لمنتج، ويمكن أن يساعد هذا في توجيه اختيار الموردين عندما يتم فتح أوامر شراء جديدة، ومنع استخدام الموردين غير المقصودين.
التدبير
يمكن إنشاء أوامر الشراء بطرق مختلفة، بما في ذلك:
- ونتيجةً للتخطيط الرئيسي الذي حدد طلبًا يتطلب شراء، تُنشئ هذه العملية أوامر الشراء المخططة، وعندما يتم تحريرها، يتم إنشاء أوامر الشراء.
- من خلال معالجة طلبات الشراء التي تنتج في مجال التدبير.
- من خلال معالجة اتفاقيات الشراء، التي يتم فيها إنشاء أوامر الشراء كأوامر صادرة من الاتفاقيات. ويتم استخدام هذا عمومًا عند استخدام اتفاقيات الشراء لتمثيل الأوامر المفتوحة.
- يدويًا، عندما لا يستند أمر الشراء الذي تم إنشاؤه إلى مستند آخر.
تتطلب أوامر الشراء التي تم تكوينها من خلال مهام سير عمل اعتماد الشراء اعتمادًا قبل أن يتم تسجيلها كمعتمدة، ويكون هذا مطلوبًا قبل إمكانية معالجة الأمر كذلك.
ويتم تأكيد أوامر الشراء لتقديم اتفاقية تم وضعه مع المورد. وبعد ذلك، سيتقدم أمر الشراء تدريجيًا خلال حالات مختلفة حتى يتم فوترنه أو إلغاؤها في نهاية المطاف.
عند إنشاء أمر شراء، يكون قد تم تعبئة العديد من الحقول مسبقًا بقيم افتراضية من المعلومات المخزنة عن المورد في صفحة الموردين. ويعني هذا أن هناك عدد محدود من الحقول التي يلزم تعبئتها في أمر الشراء، على الرغم من أنه يمكنك اختيار تجاوز القيم الافتراضية.
الأسعار والخصومات
تشمل الأسعار والخصومات المعلومات المتعلقة بالأسعار والخصومات وشروط الخصم التي تقدمها. ويمكن تقديم الأسعار والخصومات كـ اتفاقيات تجارية. وتقدم اتفاقيات التجارة قوائم أسعار الموردين مع الأسعار أو الخصومات، وتشمل مجموعة معينة من التواريخ التي تكون الاتفاقية صالحة خلالها. ويمكن التفاوض على الأسعار والخصومات وتقديمها من خلال اتفاقيات الشراء بشروط مثل الالتزامات لشراء أحجام أو مبالغ نقدية معينة كشرط مسبق للشروط المتفاوض عليها. يمكن إنشاء اتفاقيات الخصم مع الموردين، حيث قد يؤدي تدبير منتجات محددة أو مجموعات منتجات محددة إلى خصم من المورد استناداً إلى مبلغ أو حجم الشراء.
خيارات التسليم
هناك خيارات مختلفة لعملية التسليم مقترنة بأمر شراء. ويمكن تقسيم المنتجات المطلوبة إلى جداول تسليم، يمكن فيها تخطيط أجزاء من الكمية المطلوبة للتسليم في تواريخ مختلفة. كما يمكن أن يتضمن التسليم التسليم المباشر الذي تم بدؤه من أمر مبيعات، الذي يقوم تلقائياً بإنشاء إيصال التعبئة في أمر المبيعات في نفس وقت تسجيل إيصال استلام المنتج في أمر الشراء. كما يمكن أن تكون أوامر الشراء جزءًا من أمر بين الشركات الشقيقة ، ويُشار إليها أيضًا بأوامر الشراء بين الشركات الشقيقة، حيث يتم طلب المنتجات من أمر مبيعات بين الشركات الشقيقة مطابق. وفي هذه الحالة، يتم إجراء بعض الخطوات تلقائياً عبر اثنين من الأوامر بين الشركات الشقيقة ذات الصلة.
الأصناف المكملة
يمكن إعداد المنتجات لتشمل الأصناف المكملة. وهذا لطرح المنتجات المتعلقة بالمنتج الذي يتم طلبه. وقد تكون المنتجات الإضافية مطلوبة، أو قد تكون اختيارية. وفي بعض الحالات، قد تتم إضافة الأصناف المكملة كمنتجات مجانية تصاحب شراء المنتجات الأخرى.
تكاليف أمر الشراء
يمكن تعيين المصاريف لأمر الشراء. يمكن أن يحدث هذا تلقائياً من خلال إعداد المصاريف تلقائياً أو عن طريق إضافة المصاريف يدوياً. ويمكن تعيين المصاريف للأمر على مستوى الرأس وعلى مستوى بند الأمر. يمكن إعداد محاسبة المصاريف بطرق مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك إعداد تكلفة يُراد حسابها كتكلفة منتج. وإذا قمت بذلك، يجب تعيين التكاليف على مستوى بند الأمر قبل تأكيد الأمر. يوجد خيار يمكنه المساعدة في توزيع التكاليف من عنوان الأمر إلى البنود.
إيصال استلام المنتجات والفوترة
عادةً ما تتطلب أوامر الشراء التي تتضمن منتجات مادية حدوث تسجيل الوصول داخل مستودع، وبعد ذلك يتم تسجيل إيصال استلام المنتجات للأمر. وقد يتم تكوين أوامر الشراء المشتملة على المنتجات التي تلبي طلبات بحيث يلزم الموظف الذي قام بطلب المنتجات أيضًا توفير تأكيد استلام.
وتتضمن بعض أوامر الشراء منتجات عبارة عن خدمات أو منتجات غير مادية أخرى لا يلزم استلامها في مستودع. ويمكن إنشاء المنتجات كخدمات أو فئات التدبير يمكن استخدامها مباشرةً في أمر الشراء لهذه الأوامر. وفي هذه الأوامر، في بعض الأحيان يتم تخطي محاسبة استلام المنتج وتتم فوترة الأمر مباشرةً، أو بدلاً من ذلك يتم تسجيل استلام المنتج في أمر الشراء دون أي تسجيل وصول سابق.
قد يؤدي استلام منتجات إلى الاستهلاك التلقائي لغرض معين. ويتضمن ذلك استهلاكًا ضمنيًا مع التسليم المباشر واستهلاكًا للمشروع أو محاسبة المنتج كأصل ثابت.
وعند وصول فواتير المورد من المورد، قد يتم تسجيلها أولاً في سجل الفواتير بشكل مستقل عن أمر الشراء، ثم تتم الموافقة عليها كسجل مقابل أمر الشراء. ويتضمن تسجيل فاتورة المورد في أمر الشراء مطابقة إيصال استلام المنتج للفاتورة.
ويمكن تحديد التوزيعات المحاسبية في أمر الشراء لوصف كيفية إجراء المحاسبة في دفتر الأستاذ، ويمكنك أيضًا تحديد كيفية الحصول على مخصصات صندوق الموازنة عند تضمين هذا في التكوين الخاص بك.
وستقوم أوامر الشراء المفوترة بتسجيل الالتزام في حساب المورد في الحسابات الدائنة، حيث يمكن معالجة دفع المورد.
أداء المورد
ويتم دعم الأداء ومراجعة للشراء من خلال تقارير حسابات الدائنة والتدبير، التي تتضمن تحليل النفقات وتحليل أداء المورد.