نظرة عامة على سياسات الشراء
توفر هذه المقالة معلومات حول نُهج الشراء. وتُعد نُهج الشراء بمثابة مجموعة من القواعد تتحكم بعملية الطلب. وتساعد نُهج الشراء مسؤولي التدبير في تنفيذ استراتيجية التدبير الخاصة بهم عن طريق إنشاء هيكل سياسة يتماشى مع متطلبات الشراء الاستراتيجية للمؤسسة.
تشتمل سياسة الشراء على مجموعة من قواعد السياسة. وعند قيامك بتحديد قاعدة سياسة، يجب عليك أولاً تحديد نوع قاعدة. ويمكنك فيما بعد إنشاء قاعدة لنوع القاعدة عن طريق تعريف الإعدادات، وتاريخ البدء، وتاريخ الانتهاء للقاعدة.
على سبيل المثال، يُنشئ مسؤول سياسة، ويحدد نوع قاعدة سياسة الكتالوج، ثم يقوم بإضافة قاعدة سياسة كتالوج إلى السياسة. وتحدد قاعدة سياسة الكتالوج هذه أنه يجب استخدام كتالوج العربية لتدبير داخلي. وبعد ربط سياسة الشراء بمؤسسة محددة، يشاهد موظفو تلك المؤسسة كتالوج العربية عند إنشاء الطلبات.
تعيين السياسات للمؤسسات
قبل سريان مفعول سياسة، يجب أن تكون مقترنة بمؤسسة. يتم إقران سياسات الشراء بالغرض من تدرج هرمي التحكم الداخلي للتدبير. ولذلك، لا يتم تطبيق سياسات الشراء إلا على المؤسسات الموجودة في التدرجات الهرمية التي تشمل غرض التدرج الهرمي لـ التحكم الداخلي في التدبير. كما يمكنك تحديد المؤسسات من القائمة الأساسية بالكيانات القانونية في جدول "معلومات الشركة". ويتم تعيين هذه الكيانات القانونية في إطار السياسة بوصفها "شركات".
تحديد القاعدة المُراد تطبيقها
اعتماداً على كيفية تكوين سياسات الشراء الخاصة بك، يمكن أن تؤثر قواعد متعددة في المستخدمين في مؤسسة ما. وتوضح الأمثلة التالية الطرق المختلفة التي يمكنك بها تكوين سياسات الشراء وتحديد كيفية تطبيق السياسات عند حدوث حركة.
مثال 1: تكوين سياسة الشراء البسيطة
يمكن للمؤسسات الصغيرة والأقل تعقيدًا إعداد سياسات الشراء حسب الكيان القانوني، ويمكنها استخدام التدرج الهرمي للمؤسسات "الشركات" فقط.
تختلف متطلبات الشراء لشركة الاتحاد للتصنيع، وهي شركة صغيرة، عبر المؤسسة قليلاً. وتختلف قواعد الشراء فقط بين الكيانات القانونية للمؤسسة. على سبيل المثال، يشتري موظفو شركة الاتحاد للتصنيع في كندا، وموظفو شركة الاتحاد للتصنيع في الولايات المتحدة شراء السلع والخدمات من موردين مختلفين وكتالوجات مختلفة. ولذلك، تقوم شركة الاتحاد للتصنيع بإعداد سياسات الشراء الخاصة بها على مستوى الكيان القانوني.
وتُنشئ شركة الاتحاد للتصنيع سياستي شراء. تنطبق السياسة A على كيانها القانوني في الولايات المتحدة، 1111. وتنطبق السياسة B على كيانها القانوني الكندي، 2222. عندما يقوم موظف في الكيان القانوني 1111 بإنشاء طلب شراء، تُشتق قواعد السياسة من السياسة A. على سبيل المثال، يتم تحديد كتالوج المنتجات الذي يراه الموظف في قاعدة سياسة الكتالوج للسياسة أ.
عندما يقوم موظف في الكيان القانوني 2222 بإنشاء طلب شراء، تُشتق قواعد السياسة من السياسة B.
ملاحظة: إذا قام موظف الكيان القانوني 1111 بشراء صنف بالنيابة عن موظف الكيان القانوني 2222، فسيتم تطبيق قواعد السياسة المحددة للكيان القانوني 2222 (أي قواعد السياسة من السياسة B).
مثال 2: تكوين سياسة الشراء المعقدة
في المثال السابق، يتم تحديد كافة قواعد الشراء في تدرج هرمي واحد للمؤسسات، ألا وهو التدرج الهرمي للمؤسسات "الشركات". ومع ذلك، قد تحدد مؤسسة معقدة سياسات للعديد من التدرجات الهرمية للمؤسسات المتعددة.
شركة Contoso هي شركة كبيرة تتطلب قواعد الشراء المعقدة للتحكم في عملية الطلب. ولقد حددت شركة Contoso قواعد لتدرجين هرميين مختلفين للمؤسسات: إدارة ومراقبة المشتريات العامة.
ويتم تحديد السياسة 123 للتدرج الهرمي للمؤسسات الإدارية للمبيعات في المملكة المتحدة – إدارة المبيعات. في سياسة 123، تحدد قاعدة التحكم في طلب الشراء القيود الذي يجب فرضها على الحد الأدنى لكميات الأوامر. وفي هذه القاعدة، يتم تحديد خيار فرض قيود الحد الأدنى لكمية الأمر.
ويتم تحديد سياسة 456 للتدرج الهرمي للمؤسسات لمراقبة المشتريات العامة لإدارة المبيعات والتسويق. وفي سياسة 456، لا تحدد قاعدة التحكم في طلب الشراء القيود التي يجب فرضها على الحد الأدنى لكميات الأوامر. وفي هذه القاعدة، يتم إلغاء تحديد خيار فرض قيود الحد الأدنى لكمية الأمر.
يعمل سامي في "مبيعات المملكة المتحدة – إدارة المبيعات في مكتب المملكة المتحدة التابع لشركة Contoso. وتسري السياسات الخاصة بكلٍّ من التدرجات الهرمية للمؤسسات لمراقبة المشتريات العامة والإدارة على إدارة سامي. وعندما يقوم سامي بإنشاء طلب شراء، يجب أن يحدد النظام السياسة المُراد تطبيقها. يقوم مسؤول النظام بإعداد معلمات سياسة الشراء لتحديد سياسات سياسات الشراء التي يجب تطبيقها بالترتيب التالي للأسبقية:
- مراقبة المشتريات العامة
- قسم
- الشركات
ولذلك، يتم تطبيق سياسة 456 على طلب الشراء الذي يقوم سامي بإنشائه، ولا يلزم توفر الحد الأدنى لكمية الأمر لطلب الشراء.
قواعد السياسة
قاعدة سياسة الكتالوج
تحدد قاعدة سياسة الكتالوج كتالوج التدبير الذي يراه المستخدمون عند قيامهم بإنشاء طلبات الشراء. في حال منح مستخدم إذنًا بطلب المنتجات نيابةً عن مستخدم آخر، يقوم الطلب باستخدام قاعدة سياسة الكتالوج التي تم تحديدها للكيان القانوني لمقدم الطلب ووحدة التشغيل لتحديد أي كتالوج يتم عرضه. وقبل أن تتمكن من تحديد قاعدة سياسة الكتالوج، يجب عليك إنشاء ونشر كتالوج تدبير.
قاعدة سياسة الوصول للفئة
تحدد قاعدة سياسة الوصول إلى الفئة الفئات التي يصل إليها المستخدمونن عندما يقومون بإنشاء طلبات الشراء. وإذا لم يتم تحديد أية قاعدة، فإنه يمكن إضافة جميع فئات التدبير إلى طلب الشراء.
- حدد خانة الاختيار تضمين القاعدة الرئيسية لتطبيق قاعدة سياسة الوصول إلى الفئة الخاصة بالمؤسسة الرئيسية على الفئة.
- في الجزء الفئات المتوفرة، حدد الفئات التي يتم تطبيق القاعدة عليها. عندما تقوم بتحديد فئة، تتم إضافة كل الفئات الأعلى في التدرج الهرمي أيضًا إلى قائمة الفئات المحددة.
- حدد خانة الاختيار تضمين الفئات الفرعية لتطبيق القاعدة على كافة الفئات الفرعية للفئة المحددة.
قاعدة سياسة الفئة
تحدد قاعدة سياسة الفئة تعرف الكيفية التي يمكن بها للمستخدمين تحديد الموردين لكل فئة. كما تحدد متطلبات عمليات الاستلام والفوترة.
قاعدة إعادة الموافقة لأوامر الشراء
قاعدة إعادة الموافقة هي قاعدة اختيارية تحدد المعايير الخاصة بطلب إعادة الموافقة عند تغيير أمر شراء. ويتم تقييم الحقول المحددة في سير عمل أمر الشراء عند إعداد شرط "تطلب إعادة الموافقة على أمر الشراء" في سير العمل.
إشعار
سيتم دائمًا إعادة تعيين التوزيع المحاسبي عندما يطرأ تغيير على طلب شراء تمت الموافقة عليه مع تمكين إدارة التغيير. لذا أن تعلم أنك إذا أردت تجنب إعادة الموافقة على أمر شراء عند حدوث تغيير في حقول معينة، فيجب عدم تضمين حقل التوزيع المحاسبي الذي تم تغييره كحقل محدد لإعادة الموافقة عليه.
قاعدة RFQ لطلب الشراء
تحدد قاعدة RFQ لطلب الشراء معايير تطلب طلب عرض أسعار (RFQ) لبند طلب شراء. وإذا بند يستوفي الشروط، فإنه يظهر ختم "RFQ الرسمي" أو "RFQ غير الرسمي" في بند الطلب.
قاعدة التحكم في طلب الشراء
تعتبر قاعدة عنصر تحكم طلب الشراء للطلبات من النوع استهلاك قاعدة اختيارية. عند قيامك بإنشاء قواعد من هذا النوع، يمكنك تعيين الخيارات في علامات التبويب المتعددة:
- في علامة التبويب تقديم سير العمل، يمكنك تكوين الحقول التي يجب إدخالها في بند الطلب للطلب المُراد تقديمه للموافقة عليه.
- في علامة التبويب كميات الأوامر، يمكنك تكوين الحقول المطلوبة في طلب الشراء بشروط معينة. كما يمكنك فرض كميات الأمر.
- في علامة التبويب التواريخ، يمكنك تكوين ما إذا كان تاريخ المحاسبة هو نفس التاريخ المطلوب
- في علامة التبويب العنوان، يمكنك تحديد ما إذا كان مسموح للمستخدم إنشاء عناوين جديدة في النظام لاستخدامها في طلب الشراء.
قاعدة غرض الطلب
قاعدة الغرض من الطلب هي قاعدة اختيارية تحدد نوع الغرض من الطلب المسموح به لكيان قانوني محدد. وما لم تتم الإشارة إلى أي غرض آخر في هذه القاعدة، تشتمل الطلبات تلقائياً على غرض الاستهلاك عند إنشائها.
قاعدة سياسة الوصول لفئة التزويد
قاعدة سياسة الوصول إلى فئة التزويد عبارة عن قاعدة اختيارية تحدد المنتجات المتوفرة لتلبية المطالبة بالطلب لكيان قانوني محدد، عندما يكون الغرض من الطلب هو التزويد.
قاعدة التحكم في التزويد
قاعدة التحكم في التزويد عبارة عن قاعدة اختيارية تحدد الحقول التي يجب إدخالها في بند الاستحواذ للطلب المُراد تقديمه للموافقة عند يكون الغرض من الطلب هو التزويد.
قاعدة إنشاء أمر الشراء وتوحيد المطالبات
تحدد قاعدة دمج الطلب وإنشاء أمر الشراء قواعد السياسة المُراد استخدامها عند إنشاء أمر شراء من طلب شراء معتمد. عند قيامك بإنشاء قواعد من هذا النوع، يمكنك تعيين الخيارات في علامات التبويب المتعددة:
في علامة التبويب تقسيم أمر الشراء، يمكنك تحديد معايير لتقسيم بنود طلب الشراء إلى أوامر شراء منفصلة.
في علامة التبويب تحويل السعر/الخصم، يمكنك تحديد وقت إعادة حساب اتفاقية السعر عند إنشاء أمر الشراء:
- فقط عند عدم وجود اتفاقية تجارية – يتم تحويل الأسعار والخصومات من طلب الشراء فقط عند عدم وجود اتفاقية تجارية معمول بها أو سعر أساسي. إذا كانت هناك اتفاقية تجارية أو سعر أساسي للصنف أو المورد، فإن الأسعار والخصومات يتم إعادة حسابها استنادًا إلى الاتفاقية التجارية أو السعر الأساسي وتطبيقها على أمر الشراء. يعد هذا هو السلوك الافتراضي، ما لم يُحدد خلاف ذلك.
- دائمًا – يتم دائمًا تحويل الأسعار والخصومات من طلب الشراء.
يمكنك أيضًا السماح للطالب بتغيير طريقة تحويل السعر والخصم الخاصة ببنود طلب الشراء الفردي، بغض النظر عن قاعدة تحويل السعر/الخصم التي يتم تحديدها. حدد خيار السماح بالتجاوز اليدوي لكل بند طلب شراء لتمكين هذه الإمكانية.
وفي علامة التبويب تحويل وصف الصنف، يمكنك تحويل وصف الصنف من الطلب عندما ينشأ من طلب عرض الأسعار (RFQ).
في علامة التبويب تفاوت السعر، يمكنك تحديد طلبات الشراء المعتمدة للخلف عبر عملية المراجعة عندما يزيد سعر صنف في كتالوج تدبير. وقم بتعيين الحد الأقصى الذي يمكن أن يصل إليه المبلغ الصافي لصنف البند في طلب الشراء بين وقت الموافقة على طلب الشراء ووقت إنشاء أمر الشراء. يتم حساب المبلغ الصافي باستخدام المعادلة التالية: ([الكمية × (سعر الوحدة – الخصم) ÷ وحدة السعر] + مصاريف الشراء المتنوعة) × (100 – نسبة الخصم) × ÷ 100 بنود طلب شراء تتجاوز تفاوت السعر الذي قمت بتعيينه للمعالجة اليدوية. تحدد القواعد التي تقوم بتكوينها في علامة التبويب معالجة الأخطاء الكيفية التي تتم بها معالجة بنود طلب الشراء.
في علامة التبويب معالجة الأخطاء، يمكنك تكوين قاعدة المعالجة التي يتم تطبيقها على أمر الشراء إذا فشل في التحقق من الصحة أثناء إنشاء أمر الشراء بسبب خطأ المورد أو خطأ تفاوت السعر المسموح به. وحدد أحد الخيارات التالية:
- لا يوجد إجراء -تبقى بنود طلب الشراء في صفحة إصدار طلبات الشراء المعتمدة. تظل حالة بنود طلب الشراء معتمدة. ومع ذلك، يجب حل الخطأ قبل أن تتمكن من إنشاء أمر الشراء لبنود طلب الشراء.
- إلغاء بند طلب الشراء – يتم إلغاء بنود طلب الشراء. يمكن للطالب إنشاء طلب شراء جديد للبنود الملغاة إذا كان لا يزال راغبًا في طلب أصناف البند.
- إنشاء بند طلب شراء جديد – يتم إلغاء بنود طلب الشراء. حينئذ يتم إنشاء طلبات شراء جديدة تحتوي فقط على بنود طلب الشراء التي فشلت في التحقق من الصحة. وتشتمل طلبات الشراء الجديدة التي تم إنشاؤها على حالة مسودة. يمكن إعادة إرسال طلبات الشراء هذه للمراجعة بعدما يتم حل خطأ التحقق من الصحة. يتم إخطار مُعِد بنود طلب الشراء بأنه قد تم إلغاء البنود، وأنه قد تم إنشاء طلبات شراء جديدة لبنود طلب الشراء التي فشلت.
في علامة التبويب إنشاء أمر شراء يدويًا، يمكنك تحديد المعلمات التي تحدد ما إذا كان يجب معالجة طلب الشراء يدويًا، أم إنه من الممكن تحويله تلقائيًا إلى أمر شراء. يمكن أن تنطبق المعلمات على أصناف الكتالوج الداخلي، أو أصناف الكتالوج الخارجي، أو أصناف من خارج الكتالوج. وحدد أحد الخيارات التالية:
- إنشاء أوامر الشراء يدوياً – إنشاء أوامر شراء يدوياً لكافة طلبات الشراء.
- إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا – إنشاء أوامر شراء تلقائيًا لكافة طلبات الشراء المعتمدة. لا توجد طلبات شراء معلقة لإنشاء أمر الشراء يدويًا.
- إنشاء أوامر الشراء تلقائياً إلا في ظل هذه الظروف – إنشاء أوامر شراء لطلبات الشراء التي تطابق المعايير التي تحددها يدوياً. يتم تلقائيًا تحويل جميع طلبات الشراء التي تمت الموافقة عليها إلى أوامر شراء. إذا قمت بتحديد إنشاء أوامر الشراء تلقائياً إلا في ظل هذه الظروف، فيمكنك إضافة فئات تدبير وموردين لتحديد بنود طلب الشراء التي يتم تعليقها للمعالجة اليدوية. يمكن أن ينطبق هذا الاختيار على أصناف الكتالوج الداخلي، وأصناف الكتالوج الخارجي، وأصناف من خارج الكتالوج. عندما تقوم بتحديد فئة التدبير، يتم أيضًا تحديد أية فئات فرعية لفئة التدبير هذه. حدد خيار الكل لنوع مخصص من أنواع بنود طلبات الشراء لتعليق جميع البنود للمعالجة اليدوية.
إذا كنت ترغب في إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا من طلبات الشراء التي تمت الموافقة عليها عندما يتم تشغيل وظيفة المجموعة الخاصة بإنشاء أمر الشراء، فحدد خيار تشغيل الإنشاء التلقائي لأمر الشراء كوظيفة دُفعية. وينطبق هذا الخيار فقط على طلبات الشراء التي لا تتطلب معالجةً يدويةً. يمكنك جدولة هذا النشاط في الوقت الذي تكون فيه الموارد مقيدة بدرجة أقل من خلال التشغيل التلقائي لأمر الشراء كوظيفة مجموعة. في حالة تحديد خيار الدفعة المقدمة المطلوبة في بنود طلب الشراء، فحدد خيارعند إعداد الطلب للدفعة المقدمة لتعليق طلبات الشراء المعتمدة للمعالجة اليدوية. يمكن تصفية طلبات الشراء المعلقة للمعالجة اليدوية لكي تتمكن من عرض بنود طلبات الشراء التي تتطلب دفعات مقدمة.
في علامة التبويب تجميع الطلبات، يمكنك تحديد المعلمات التي تحدد ما إذا كان ممكنًا اعتبار طلبات الشراء التي يتم معالجتها يدويًا لدمج طلب الشراء. يمكن أن تنطبق المعلمات على أصناف الكتالوج الداخلي، أو أصناف الكتالوج الخارجي، أو أصناف من خارج الكتالوج. وحدد أحد الخيارات التالية:
- عدم السماح بتجميع الطلبات – لا توجد أي بنود طلب شراء معتمدة مؤهلة لتجميع الطلبات. يتم تحديد هذا الاختيار افتراضيًا وينطبق فقط على بنود طلبات الشراء التي تتطلب معالجةً يدويةً لإنشاء أمر الشراء.
- السماح بتجميع الطلبات دائمًا – جميع بنود طلب الشراء المعتمدة مؤهلة لتجميع الطلبات. ملاحظة: إذا قمت بتحديد خيار السماح دائمًا بتجميع الطلبات في علامة التبويب تجميع الطلبات، ولكنك حددت خيار إنشاء أوامر الشراء تلقائياً في علامة التبويب إنشاء أمر الشراء يدوياً، فإنه يتم تعليق جميع طلبات الشراء للمعالجة اليدوية.
- السماح بتجميع الطلبات في ظل هذه الظروف - تحديد المعايير التي تحدد ما إذا كانت بنود طلب الشراء المعتمدة مؤهلة لتجميع الطلبات أم لا. لكل نوع من أنواع بنود طلبات الشراء، يمكنك تعيين المعايير بواسطة ففئة التدبير أو المورد. إذا قمت بتحديد السماح بتجميع الطلبات في ظل هذه الظروف، يمكنك تعيين المعايير بواسطة فئة التدبير والمورد لكل نوع من أنواع بنود طلبات الشراء. عندما تقوم بتحديد فئة التدبير، يتم أيضًا تحديد أية فئات فرعية لفئة التدبير هذه. إذا قمت بتحديد الخيار الكل لنوع بند محدد، فإن جميع بنود طلب الشراء من نوع البند هذا تكون مؤهلة لتجميع الطلبات.