إدارة عمليات التوظيف

هام

سيُشار إلى وظيفة التوظيف في هذه المقالة باعتبارها مشاريع توظيف، وستركز على مقدمي الطلبات والطلبات ومشاريع التوظيف.

توضح هذه المقالة مفهوم يمكن للمعينين استخدامه لتعقب خطوات عملية تعيين، بما في ذلك الجهود الرامية إلى الإعلان عن مناصب شاغرة وتوظيف مقدمي الطلبات، وتعقب مقدم الطلب ومعلومات مقدم الطلب، وإجراء المقابلات مع مقدمي الطلبات، وتحديد واحد أو أكثر من المرشحين لشغل المناصب الشاغرة في المؤسسة الخاصة بك.

نظرة عامة

مشاريع التوظيف يمكن أن تساعدك في تنظيم الخطوات التي ستكملها عند شغل مناصب شاغرة في كيان قانوني. يُعد مقدم الطلب هو شخص يتقدم لشغل وظيفة في شركتك. والطلب هو عبارة عن إبداء رغبة مقدم الطلب في العمل لدى الشركة، ويجوز أن يكون مرتبط بمشروع تعيين معين ليعبر فيه عن اهتمامه في افتتاح معين. قد يكون لمقدم طلب واحد طلبات تقديم متعددة داخل نفس الكيان القانوني أو عبر شركات عديدة في مؤسستك.

مشاريع التوظيف

تسمح مشاريع التوظيف لمسؤولي التعيين بتعقب التقدم المحرز في شغل منصب واحد متاح أو أكثر. يحدد مشروع التوظيف القسم والوظيفة المتاحة لمنصب واحد أو أكثر. كما تتعقب مشاريع التوظيف المعلومات التالية للمناصب الشاغرة:

• العدد المحدد من المناصب الشاغرة
• مدير التعيين وجهة اتصال بديلة للمنصب
• تاريخ اعتماد الطلب
• الموعد النهائي لطلب التقديم
• تاريخ البدء المقدَّر

يحتوي مشروع التوظيف على قيمة إعلان الوظيفة المستخدمة في صفحة خدمة الموظف الذاتية للإعلان عن الفرص الشاغرة. يمكن عرض الفرصة الشاغرة للموظفين فقط إذا تضمن مشروع التعيين قيمة إعلان الوظيفة، وتم تعيين الحقل العرض على الخدمة الذاتية للموظف إلى نعم، وتم تعيين الموعد النهائي لاستمارات التقديم إلى تاريخ لاحق، ويتضمن مشروع التعيين القيمة تم البدء في حالة المشروع. يسرد الجدول التالي حالات مشروع التوظيف المحتملة ووصفها.

الحالة	تُشير إلى...
مجدول	يجري الآن إعداد جهود التعيين. لم يتم بدء التعيين لهذا المشروع حتى الآن.
مبدوء	يتم الآن قبول طلبات التقديم لفرص العمل الشاغرة في هذا المشروع.
منتهي	تم شغل جميع فرص العمل في هذا المشروع.
ملغى	تم إلغاء التعيين لهذا المشروع.

كما يمكن للمعينين تسجيل الوسائط المستخدمة للإعلان عن فرصة العمل من خلال منافذ خارجية، فضلا فضلاً عن تعقب التطورات في مقابل المشروع أو طلبات التقديم.

مقدمو الطلبات

يُعد مقدم الطلب هو شخص يتقدم لشغل وظيفة في شركتك. تتم مشاركة مقدمي الطلبات بين كافة الكيانات القانونية في مؤسستك. وبالتالي، تتوفر لديك مجموعة كبيرة من المواهب للبحث فيها. ويمكنك الاحتفاظ بالكفاءات، والاختصاصات، وطلبات الإقامة، والمعلومات الشخصية لمقدمي الطلبات. وعند إنشاء سجل لمقدم طلب، يتم إنشاء سجل شخص لمقدم الطلب هذا في دفتر العناوين العمومي. ويمكنك استخدام صفحة مقدم الطلب لتحديث معلومات دفتر العناوين العمومي التالية للأشخاص الذين يمثلون مقدمي الطلبات:

• معلومات العنوان
• معلومات جهة الاتصال
• معلومات الهوية
• تفاصيل الاسم
• المعلومات الشخصية

استمارات التقديم

يمكنك تسجيل معلومات من طلبات التوظيف المستلمة في صفحةطلب التقديم. يمثل الطلب رغبة المتقدم في وظيفة متاحة في مؤسستك. ولإنشاء طلب تقديم، يجب أن يوجد مقدم الطلب بالفعل كمقدم طلب أو شخص في النظام الخاص بك.‬

طلبات التوظيف المقدَّمة من مقدمي الطلبات على الويب هي أما طلبات مطلوبة تم إدخالها في استجابة لإعلان وظيفة، أو طلبات غير مطلوبة. ويتم ربط الطلبات المطلوبة تلقائيًا بمشروع التوظيف الذي تم من خلاله إنشاء إعلان الوظيفة. ويتم إقران الطلبات غير المطلوبة بمشروع التوظيف الذي تم تحديده في منطقة التوظيف في صفحة معلمات الموارد البشرية.

حالة استمارة التقديم

تشير حالة استمارة التقديم إلى موقع استمارة التقديم في عملية التعيين. يسرد الجدول التالي حالات الطلبات المحتملة ووصفها.

الحالة	تُشير إلى...
مُستَلم	تم استلام طلب التقديم.
تم التأكيد	يمكن إرسال إشعار إلى مُقدم الطلب للتأكيد على استلام طلبه.
مقابلة	يمكن إرسال دعوة للمقابلة إلى مُقدم الطلب.
الرفض	يمكن إرسال خطاب رفض إلى مُقدم الطلب.
ملغى	يمكن إرسال تأكيد سحب إلى مُقدم الطلب. يتم تعيين هذه الحالة يدويًا.
موظف	يمكن إرسال عرض توظيف إلى مُقدم الطلب.

إجراءات المراسلات

يحدد إجراء مراسلات استمارة تقديم قالب المستند أو البريد الإلكتروني الذي تستخدمه للاتصال بمقدم الطلب الذي أرسل الطلب. من خلال إقران العلامات المرجعية لاستمارات التقديم بإجراءات المراسلات، يمكنك استخدام القيم الموجودة في صفحات الطلب، ومقدم الطلب، والمقابلة ومشروع التوظيف في مراسلاتك مع مقدمي الطلبات. من خلال إنشاء قوالب البريد الإلكتروني لاستمارة التقديم‬ لإجراءات المراسلات، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني بسرعة إلى مقدمي الطلبات الذين لديهم استمارات تقديم تحتوي على تركيبة معينة مكونة من حالة وإجراءات المراسلات. على سبيل المثال، يمكن إرسال بريد إلكتروني للتأكيد إلى جميع استمارات التقديم حيث قيمة الحالة هي مستلمة وقيمة إجراءات المراسلات هي مستلمة‏‎. بعد إرسال البريد الإلكتروني، يكون لديك الخيار لتحديث حالة الطلبات تلقائياً.

توجيه استمارة التقديم

إذا كان من الضروري مراجعة الطلب بواسطة عدة موظفين، فيمكنك استخدام صفحة توجيه الطلب لإنشاء قائمة دوران للموظفين من أجل إدارة هذه العملية.

مقابلات

يمكنك جدولة مقابلات مقدمي الطلب من صفحة استمارات التقديم. استخدم زر إرسال معلومات الاجتماع لإرسال ملف تقويم مع معلومات جدولة المقابلة لمقدم الطلب والمحاور.

تعيين المهارة

يمكن استخدام تعيين المهارة وملفات تعريف تعيين المهارة لتحديد المرشحين الذين قد يكونوا مناسبين لفرصة عمل.

توظيف مقدمي الطلبات

استخدم صفحة الطلبات لتوظيف مقدم طلب. وعند توظيف مقدم طلب، سيكون سجل التطبيق بحالة تم التوظيف ويتم ربط سجل شخص دفتر العناوين العمومي الخاص بمقدم الطلب بسجل العامل الجديد. كما يتم عرض التعديلات على معلومات دفتر العناوين العمومي لسجل العامل الجديد في سجل مقدم الطلب. يمكن أن يساعد هذا في تقليل إدخال البيانات إذا تقدم عامل جديد على الإطلاق لوظيفة مختلفة داخل شركتك. لتوظيف عامل موجود إلى منصب جديد، انقر فوق تغيير المنصب في القائمة المنسدلة حالة الطلب لبدء عملية النقل.