التخطيط لدفتر عناوين عمومي ودفاتر العناوين الأخرى
توضح هذه المقالة الاعتبارات والقرارات التي يجب أن تتخذها خلال عملية التخطيط قبل إعداد وتكوين دفتر العناوين العمومي وأي دفاتر عناوين إضافية. قد تتطلب منك بعض القرارات تأكيد القرارات التي تم اتخاذها لنواحٍ أخرى من المنتج، مثل التدرج الهرمي للمؤسسات.
دفتر العناوين العمومي
قبل البدء في العمل مع دفتر العناوين العمومي، يجب عليك تحديد القيم الافتراضية لذلك. ويتم فيما بعد استخدام هذه القيم الافتراضية لأي دفاتر عناوين إضافية تقوم بإنشائها.
القرارات
- ما التسلسل الذي ينبغي به عرض الأسماء في سجلات الأطرف من نوع الشخص؟ على سبيل المثال، يمثل تسلسل واحد الاسم الأخير، والاسم الأوسط، والاسم الأول.
- هل يجب حذف سجلات الأطراف من "دفتر العناوين" عند حذف سجل الدور؟ على سبيل المثال، إذا تم حذف سجل عميل، هل يجب حذف سجل الطرف أيضًا؟
- عند إنشاء سجل جديد، هل يجب إعلام المستخدمين بما إذا تم العثور على سجل مكرر في دفتر العناوين العمومي؟
- هل يجب تضمين رقم نظام الترقيم العالمي للبيانات (DUNS) في معلومات سجل الطرف؟
- إذا تم تضمين رقم DUNS في سجل طرف، هل يجب فحص الطابع الفريد للرقم؟
- عندما يتم إنشاء سجل طرف في دفتر العناوين العمومي، هل تريد نوع الطرف الافتراضي أو الشخص أو المؤسسة؟
- ما أدوار المستخدم التي يجب أن يكون لديها وصول إلى العناوين الخاصة ومعلومات جهة اتصال سجلات الأطراف؟
دفاتر العناوين الإضافية
بعد إنشاء "دفتر العناوين العمومي"، يمكنك إنشاء دفاتر عناوين إضافية عند اللزوم، مثل دفتر عناوين منفصلة لكل شركة في المؤسسة الخاصة بك أو لكل بند أعمال. على سبيل المثال، شركة الاتحاد للتصنيع هي مؤسسة دولية لها العديد من الشركات وبنود أعمال متعددة. وتخطط شركة الاتحاد للتصنيع لإنشاء دفتر عناوين لكل بند أعمال. وبالنسبة لبنود الأعمال التي تحدث في موقع واحد أو أكثر، مثل أعمال الأدوات التي تعمل بالهواء المضغوط، تعتزم شركة الاتحاد للتصنيع إنشاء دفتر عناوين لكل موقع. قام حمدي، وهو مدير تكنولوجيا المعلومات في شركة الاتحاد للتصنيع، بإنشاء القائمة التالية لدفاتر العناوين المطلوبة. كما توضح هذه القائمة سجلات الأطراف التي يجب أن يشتمل عليها كل دفتر عناوين.
- عقود القطاع العام (PubSC) – سجلات الأطراف لكافة الأطراف المشاركة في عقود القطاع العام التي تحتفظ بها شركة الاتحاد للتصنيع.
- عقود القطاع الخاص (PriSC) – سجلات الأطراف لكافة الأطراف المشاركة في عقود القطاع الخاص التي تحتفظ بها شركة الاتحاد للتصنيع.
- الأدوات الإلكترونية (ET) – سجلات الأطراف لكافة الأطراف التي تشارك في شراء أو بيع الأدوات الإلكترونية، أو التي تتفاعل مع الأدوات الإلكترونية التي توفرها أو شركة الاتحاد للتصنيع أو يتم شراؤها لها في شركة الاتحاد للتصنيع في شركة الاتحاد للتصنيع في اليابان.
- الأدوات التي تعمل بالهواء المضغوط (PTJPN) – سجلات الأطراف لكافة الأطراف التي تشارك في شراء أو بيع الأدوات التي تعمل بالهواء الضغوط، أو التي تتفاعل مع الأدوات التي تعمل بالهواء المضغوط التي توفرها أو شركة الاتحاد للتصنيع أو يتم شراؤها لها في شركة الاتحاد للتصنيع في شركة الاتحاد للتصنيع في اليابان.
- الأدوات التي تعمل بالهواء المضغوط (PTUSA) – سجلات الأطراف لكافة الأطراف التي تشارك في شراء أو بيع الأدوات التي تعمل بالهواء الضغوط، أو التي تتفاعل مع الأدوات التي تعمل بالهواء المضغوط التي توفرها أو شركة الاتحاد للتصنيع أو يتم شراؤها لها في شركة الاتحاد للتصنيع في شركة الاتحاد للتصنيع في الولايات المتحدة.
القرار:
- كم عدد دفاتر عناوين الإضافية التي ستقوم بإنشائها؟