فواتير الدفع المسبق مقابل الدفعات المقدمة
توضح هذه المقالة وصفًا ومقارنة للأسلوبين اللذين يمكن للمؤسسات استخدامهما للدفعات المقدمة (الدفعات المسبقة). تقوم إحدى الطرق بإنشاء فاتورة دفع مقدمًا مرتبطة بأمر شراء. الطريقة الأخرى تنشئ إيصالات يومية للدفع المسبق عن طريق إنشاء إدخالات دفتر اليومية وتمييزها كقسائم يومية للدفع المسبق.
قد تصدر المؤسسات الدفعات المقدمة (المبالغ المدفوعة مقدمًا) للموردين مقابل البضائع أو الخدمات قبل استيفاء تلك البضائع أو الخدمات. ويمكن استخدام أسلوبين لإصدار الدفعات المقدمة للموردين. ولتقليل المخاطر، يمكنك تتبع الدفعات المقدمة من خلال تحديد الدفعة المقدمة في أمر شراء. وبالنسبة لهذا الأسلوب، يجب عليك إنشاء فاتورة الدفعة المقدمة المقترنة بأمر شراء. ويُشار إلى هذا الأسلوب باعتباره فوترة دفعة مقدمة. وتستطيع المؤسسات، التي لا ترغب في تعقب الدفعات المقدمة عن قرب أو لا تتلقي فاتورة دفعة مقدمة من المورد، استخدام إيصالات دفتر يومية الدفعة المقدمة بدلاً من أسلوب فوترة الدفعة المقدمة. ويمكنك إنشاء إيصالات دفتر يومةي الدفعات المقدمة عن طريق إنشاء إدخالات دفتر اليومية ووضع علامة عليها كإيصالات دفتر يومية دفعات مقدمة. وبالنسبة لهذا الأسلوب، لا يمكنك تتبع الدفعات المقدمة التي يتم إجراؤها في مقابل أوامر الشراء. ومع ذلك، يمكنك وضع علامة على دفعة مقدمة تم ترحيلها للتسوية مقابل أمر شراء.
متى يمكن استخدام فوترة الدفعة المقدمة مقابل الدفعات المقدمة
| فوترة الدفعات المقدمة | دفعات مقدمة |
|---|---|
| تحديد قيمة الدفعة المقدمة في أمر الشراء. | لا يتم تحديد أي قيمة دفعة مقدمة في أمر الشراء. |
| يجب ترحيل فاتورة الدفعة المقدمة وفاتورة نهائية. | يجب ألا يتم ترحيل أي فاتورة للدفعة المقدمة. |
| يتم الاحتفاظ بالالتزام الخاص بالدفعة المقدمة في حساب الدفعات المقدمة، وليس حساب الحسابات الدائنة. | يتم الاحتفاظ بالالتزام (ضريبي) الخاص بالدفعة المقدمة في حساب الحسابات الدائنة. |
| لا يعكس رصيد المورد قيمة الدفعة المقدمة خلال العملية. | يعكس رصيد المورد قيمة الدفعة المقدمة خلال العملية. |
| تتوفر فوترة الدفعات المقدمة في الحسابات الدائنة فقط. | تتوفر الدفعات المقدمة في الحسابات المدينة والحسابات الدائنة. |
نظرة عامة على عملية الدفع المسبق
تتطلب ممارسات المحاسبة في العديد من البلدان/المناطق ألا يتم ترحيل الدفعات المقدمة من عميل أو إلى مورّد إلى حسابات ملخصة معتادة للعميل أو المورّد. فبدلاً من ذلك، يتم ترحيل هذه المدفوعات إلى حسابات دفتر أستاذ خاصة للدفعات المقدمة. وعند إنشاء أمر توريد أو أمر شراء، يتم إصدار فاتورة إلى العميل أو من المورد. وأثناء دفع الفاتورة، يتم إلغاء إيصال الدفعة المقدمة والدفعة المقدمة لضريبة المبيعات في حسابات دفتر الأستاذ للدفعة المقدمة، كما يتم ترحيل مبالغ الفاتورة تلقائيًا إلى حسابات ملخصة معتادة. لإنشاء دفعة مقدمة، اتبع هذه الخطوات:
- قم بإعداد ملف تعريف الترحيل للدفعات المقدمة.
- في الصفحة معلمات الحسابات المدينة والصفحة معلمات الحسابات الدائنة، ضمن دفتر الأستاذ وضريبة المبيعات، حدد ملف تعريف الترحيل الجديد باستخدام معلمة ترحيل ملف تعريف لدفتر يومية الدفع بالدفعة المقدمة.
- أنشئ دفتر يومية الدفعات، ثم أنشئ الدفعة الجديدة.
- يمكنك وضع علامة على الدفع كدفعة مقدمة. في حالة وضع علامة على دفعة كدفعة مقدمة، يتم ترحيل هذه الدفعة إلى حسابات دفتر الأستاذ التي يتم تحديدها في ملف تعريف الترحيل الذي تقوم بإعداده في الخطوتين 1 و2. بالإضافة إلى ذلك، في حالة وضع علامة على الدفعة كدفعة مقدمة، يتم حساب الضرائب. تتطلب بعض الحكومات أن يتم دفع الضرائب عند تسجيل دفعة مقدمة، حتى إذا لم تكن هناك فاتورة.
- قم بترحيل الدفعة المقدمة.
- اختياري: يمكن تسوية الدفعة المقدمة مقابل أمر الشراء أو أمر المبيعات قبل إنشاء الفاتورة. وفي صفحة أمر المبيعات أو أمر الشراء، في "جزء الإجراءات"، استخدم تسوية الحركات.
- بعد أن يسلم المورد البضائع أو الخدمات، قم بتسجيل الفاتورة. وإذا قمت بتسوية دفعة مقدمة مقابل أمر الشراء أو أمر المبيعات في الخطوة 6، فإنه تتم تسوية الدفعة المقدمة تلقائياً مقابل الفاتورة التي قمت بإنشائها. وفي حالة عدم تسوية الدفعة المقدمة مقابل أمر الشراء أو أمر التوريد، فيمكنك يدوياً تسويتها مقابل الفاتورة باستخدام تسوية الحركات في صفحة العميل أو المورد. ويتم فيما بعد إلغاء مبلغ الدفعة المقدمة من حساب دفتر الأستاذ المؤقت للحسابات الدائنة/الحسابات المدينة. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم حساب الضرائب، فإنه يتم إلغاؤها، لأن الفاتورة تتضمن الضرائب الفعلية.
نظرة عامة على عملية فوترة الدفعات المقدمة
فواتير الدفعات المقدمة عبارة عن ممارسة أعمال شائعة. يُصدر مورد فواتير الدفعات المقدمة لطلب إيداع خاص بالشراء قبل تنفيذ أمر الشراء. على سبيل المثال، يتطلب بعض الموردين دفعة مقدمة لخدمات أو سلع مخصصة. إذا أصدر مورد فاتورة تتطلب دفعة مقدمة، فيمكنك استخدام ميزة فوترة الدفعات المقدمة. يمكن تحديد قيمة الدفعة مقدمة في أمر الشراء، ويتم تسجيل فاتورة الدفعة المقدمة ودفعها، ثم يتم استخدام فاتورة الدفعة المقدمة في الفاتورة النهائية. اتبع هذه الخطوات لإنشاء دفعة مقدمة.
- يقوم وكيل الشراء بإنشاء وتأكيد ثم إرسال أمر شراء طلب المورد دفعة مقدمة له. يتم تحديد قيمة الدفعة المقدمة في أمر الشراء كجزء من الاتفاقية.
- يُرسل المورد فاتورة دفعة مقدمة.
- يقوم منسق الحسابات الدائنة بتسجيل فاتورة الدفعة المقدمة مقابل أمر الشراء، ثم يتم دفع فاتورة الدفعة المقدمة.
- يرسل المورد طلبًا للدفع، يُشار إليه باسم فاتورة المورد القياسية. وبعد أن يسلم المورد البضائع أو الخدمات، واستلام فواتير المورد القياسية ذات الصلة، يستخدم منسق الحسابات الدائنة مبلغ الدفعة المقدمة التي تم دفعها بالفعل مقابل الفاتورة القياسية.
- يتولى منسق الحسابات الدائنة دفع وتسوية المبلغ المتبقي من الفاتورة القياسية.
إعداد المعلمات لتمكين عملية إعداد فواتير الدفع المسبق
يجب تحديد حساب الدفع المسبق في علامة التبويب أمر الشراء في صفحة ترحيل المخزون (إدارة المخزون > إعداد > ترحيل > ترحيل). يتم تحديث حساب الدفع المسبق، وعادة ما يتم الخصم منه، عند ترحيل فاتورة الدفع المسبق. يتم عكس الرصيد في حساب الدفع المسبق عندما يتم ترحيل الفاتورة القياسية المطبقة على فاتورة الدفع المسبق. إذا لم تقم بتسوية فاتورة الدفع المسبق إلى دفعة قبل تطبيق فاتورة الدفع المسبق على الفاتورة القياسية، فسيتم عكس إدخالات المحاسبة من فاتورة الدفع المسبق التي تم ترحيلها عند ترحيل الفاتورة القياسية.
يتم تعريف حساب ملخص الحسابات الدائنة المقابلة في ملف تعريف ترحيل المورد. لتحديد ملف تعريف الترحيل الافتراضي، انتقل إلى حسابات دائنة >إعداد >معلمات حسابات دائنة >علامة تبويب ضريبة المبيعات ودفتر الأستاذ > ملف تعريف ترحيل مع فاتورة مورد الدفع المسبق.
تشير سياسة تطبيق الدفع المسبق إلى ما إذا كان النظام سيطبق تلقائيًا فواتير الدفع المسبق التي تم تسديدها على الفاتورة النهائية التي تم إنشاؤها يدويًا. لن تشير الفواتير التي تم إنشاؤها باستخدام كيان البيانات إلى سياسة تطبيق الدفع المسبق. ستحتاج إلى تطبيق فواتير الدفع المسبق التي تم تسويتها يدويًا على الفواتير التي تم إنشاؤها باستخدام كيان بيانات. لتحديد السياسة، انتقل إلى الحسابات الدائنة >الإعداد > معلمات الحسابات الدائنة > علامة تبويب ضريبة المبيعات ودفتر الأستاذ > سياسة تطبيق الدفع المسبق. إذا تم تعيين حقل سياسة تطبيق الدفع المسبق إلى تلقائي، فسيتم تمييز فاتورة الدفع المسبق تلقائيًا للتسوية مع الفاتورة النهائية. في حاله تعيين الحقل إلى اخطار، سيتم عرض اشاره مرئية لفاتورة الدفعة المقدمة المتوفرة للتطبيق عند إنشاء الفاتورة النهائية.
إنشاء أمر شراء يحتوي علي معلومات فاتورة دفعه مقدمه
عندما يخبرك أحد الموردين انه يتطلب دفعا مقدما للبضائع والخدمات المضمنة في أمر شراء، يجب تحديد قيمه الدفعة المقدمة لأمر الشراء المرتبط. انتقل إلى الحسابات الدائنة >عام >أوامر الشراء > كل أوامر الشراء وابحث عن أمر الشراء الخاص بالمورد. في جزء الإجراءات، حدد علامة التبويب شراء، ثم حدد الدفع المسبق. أدخل معلومات الدفع المسبق، بما في ذلك الوصف، وقيمة الدفعة المقدمة، وما إذا كان الدفع المسبق مبلغًا ثابتًا أو نسبة مئوية، ومعرف فئة الدفع المسبق.
إشعار
غير مسموح بتعريفات الدفع المسبق المتعددة في أمر الشراء. إذا كنت بحاجة إلى السماح بدفعات مسبقة متعددة في أمر شراء، فقم بترحيل الدفعات باستخدام دفتر يومية الدفع بدلاً من فاتورة الدفع المسبق.
قد تتم إزالة الدفعة المقدمة من أمر الشراء ما لم تكن قد سددت بالفعل دفعة مقابل فاتورة الدفع المسبق التي تم ترحيلها أو قمت بترحيل الفاتورة القياسية. لإزالة معلومات الدفع المسبق من أمر الشراء، انتقل إلى الحسابات الدائنة > عام > أوامر الشراء > كل أوامر الشراء وابحث عن أمر الشراء الخاص بالمورد. في جزء الإجراءات، حدد علامة التبويب شراء، ثم حدد إزالة الدفع المسبق.
إنشاء فاتورة دفع مسبق وترحيلها
لتسجيل فاتورة الدفعة المقدمة الخاصة بالمورد، انتقل إلى صفحة فاتورة المورّد. حدد فاتورة دفعة مقدمة في صفحة أوامر الشراء (حسابات دائنة > عام > أوامر الشراء > كافة أوامر الشراء > علامة التبويب "الفاتورة" > فاتورة دفعة مقدمة). أدخل معلومات فاتورة الدفع المسبق، بما في ذلك رقم الفاتورة. لا يمكنك تغيير كميات فاتورة الدفع المسبق. إذا أصدر المورّد فاتورة بمبلغ جزئي لقيمة الدفع المسبق المحددة في أمر الشراء، فيمكنك تحديث سعر الوحدة ليعكس القيمة الجزئية.
عند ترحيل فاتورة الدفع المسبق، يتم تحديث رصيد البائع وحساب الدفع المسبق. يتم تحديث قيمة تطبيق الدفع المسبق في تعريف الدفع المسبق المضمن في أمر الشراء. سيتم أخذ إدخالات البعد المالي الافتراضية لإيصال الدفع المسبق المرحّل من معلومات الرأس في أمر الشراء.
في حاله تشغيل الميزة "تامين الابعاد المالية علي بنود الفاتورة" في الصفحة الدفعة المقدمة للمورد في الصفحة أداره الميزات ، لا يمكن تحديث الابعاد في راس الدفعة المقدمة أو البنود.
ترحيل وتسوية المدفوعات لفاتورة الدفع المسبق
بعد ذلك، سيتم دفع فاتورة الدفع المسبق من صفحة دفتر يومية الدفع. للوصول إلى دفاتر يومية الدفع، انقر فوق الحسابات الدائنة > دفاتر اليومية > الدفعات > دفتر يومية الدفع. بعد ترحيل تسوية الدفعة إلى فاتورة الدفع المسبق، سيتم تحديث القيمة المتبقية من تطبيق الدفع المسبق والخاصة بأمر الشراء.
قبل ترحيل الفاتورة القياسية لفاتورة الدفع المسبق، يمكنك عكس تسوية الدفعة من فاتورة الدفع المسبق. ومع ذلك، بعد تطبيق فاتورة قياسية على فاتورة الدفع المسبق، لا يمكن عكس تسوية الدفع من فاتورة الدفع المسبق.
قم بترحيل فاتورة المورد القياسية لأمر الشراء وقم بتطبيق فاتورة الدفع المسبق على الفاتورة القياسية
سجل الفاتورة القياسية المستلمة من المورد. كجزء من هذه العملية، يمكنك تطبيق فاتورة الدفع المسبق التي تم تسويتها على فاتورة المورد بحيث يتم تقليل قيمة الفاتورة بالمبلغ الذي تم دفعه بالفعل. سيضمن تطبيق فاتورة الدفع المسبق على فاتورة البائع عكس إدخالات المحاسبة من فاتورة الدفع المسبق.
تطبيق فاتورة الدفع المسبق بعد ترحيل الفاتورة القياسية
إذا نسيت تطبيق الدفع المسبق على فاتورة المورد القياسية في وقت ترحيل فاتورة المورد، فسيكون الدفع المسبق الذي تم تسويته متاحًا للتطبيق على فواتير أخرى من هذا المورد من صفحة الموردين (الحسابات الدائنة > عام > الموردين > جميع الموردين > علامة تبويب الفاتورة > تطبيق).
إلغاء عملية تقديم طلب الدفع المسبق
إذا كنت بحاجة إلى عدم الاستقرار أو عكس تطبيق فاتورة الدفع المسبق من فاتورة قياسية، فحدد الإجراء إلغاء من صفحة الموردين (الحسابات الدائنة > عام > الموردين > كل الموردين > علامة تبويب الفاتورة > إلغاء). بعد إلغاء طلب الدفع المسبق، يمكنك تطبيق الدفع المسبق على فاتورة قياسية أخرى.