إعداد التحقق من صحة مطابقة فاتورة‬ الحسابات الدائنة

ملاحظة

لنا نقبل بإدخال عمليات تحرير على هذا الموضوع، نظراً لأنه يتم إنشاؤه من عملية تجارية في Lifecycle Services.

يستخدم هذا التسجيل شركة بيانات العرض التوضيحي USMF. قد ينفذ دور مدير الحسابات الدائنة أو دور مدير الحسابات‬ هذه الخطوات. قبل أن تبدأ، تأكد من تحديد مفتاح تكوين مطابقة الفاتورة. إذا كان الكيان القانوني يتعقب المصروفات، مثل الشحن، باستخدام الرسوم، تأكد من تحديد مفتاح تكوين الرسوم. مطابقة فاتورة الحسابات الدائنة هي عبارة عن عملية مطابقة فاتورة المورّد وأمر الشراء ومعلومات إيصال استلام المنتجات. تسمى الاختلافات بين هذه المستندات اختلافات في المطابقة. تتم مقارنة الاختلافات في المطابقة مع التفاوتات المحددة. إذا تجاوز اختلاف في المطابقة النسبة المئوية للتفاوت أو المبلغ، فستظهر أيقونات الفرق في المطابقة‬ في نموذج فاتورة المورّد وفي نموذج تفاصيل مطابقة الفاتورة.

  1. انتقل إلى الحسابات الدائنة > إعداد > محددات الحسابات الدائنة.
  2. انقر فوق علامة التبويب "التحقق من صحة الفواتير".
  3. حدد خانة الاختيار "تمكين التحقق من صحة مطابقة الفاتورة‬‬‬" أو قم بإلغاء تحديدها.
    • حدد ما إذا كانت الموافقة مطلوبة قبل ترحيل فاتورة تشتمل على اختلافات مطابقة فواتير أم لا. إذا تم تعيين هذا الخيار إلى "السماح مع التحذير‬"، فإن إشارة مرئية ستظهر إذا أدى الاختلاف بمطابقة الفواتير إلى تجاوز التفاوت. ومع ذلك، سوف تتمكن من ترحيل الفاتورة. لاستخدام مهام سير العمل إلى جانب التحقق من صحة مطابقة الفاتورة، تأكد من تعيين الحقل "ترحيل الفاتورة التي بها اختلافات" إلى "السماح مع التحذير‬" لتجنب الحاجة إلى الموافقة مرات عدة.
    • في الحقل "التحديث التلقائي لحالة رأس الفاتورة‬"، حدد ما إذا كان سيتم تنفيذ المطابقة بشكل تلقائي أثناء إدخال بيانات الفاتورة بالنظام. الإعداد المستحسن هو "نعم"، إلا إذا كنت تواجه مشاكل في الأداء تتعلق بإدخال البيانات. قد يؤدي تعطيل التحديثات التلقائية إلى تمكين أداء أسرع للنظام أسرع إذ سيتم تجاوز التحقق من صحة مطابقة الفواتير أثناء إدخال البيانات. سيحتاج كاتب إدخال البيانات إلى تحديث حالة مطابقة الفاتورة يدويًا لرؤية نتائج التحقق من صحة مطابقة الفاتورة عندما يكون هذا الخيار معينًا إلى "لا".
  4. بدّل توسيع المقطع "مطابقة إجماليات الفاتورة‬‬".
  5. حدد خانة الاختيار "مطابقة إجماليات الفاتورة‬‬‬‬ لمطابقة إجماليات الفواتير الفعلية بالإجماليات المتوقعة" أو قم بإلغاء تحديدها.
    • حدد ما إذا كان سيتم عرض أيقونة إذا أدى الاختلاف بمطابقة الفواتير إلى تجاوز التفاوت. يمكنك تحديد عرض الأيقونة عندما يتجاوز الاختلاف الموجب التفاوت، أو عندما يتجاوز الاختلاف السالب أو الموجب التفاوت.
    • على سبيل المثال، نسبة التفاوت 5 بالمائة، وإجمالي مبلغ الفاتورة بأمر الشراء هو 100.00. ولذلك، يتم عرض أيقونة مطابقة سعر إذا تجاوز إجمالي مبلغ الفاتورة بالفاتورة 105.00. إذا حددت الخيار "إذا كانت أكبر من أو أصغر من قيمة التفاوت‬"، فستظهر الأيقونة أيضًا إذا كان مبلغ الفاتورة أقل من 95.00.
  6. في حقل "تفاوت إجماليات الفاتورة‬‬"، أدخل رقمًا.
  7. بدّل توسيع المقطع "مطابقة السعر والكمية‬‬".
    • في الحقل "سياسة مطابقة البند"، حدد قيمة لاستخدامها كسياسة افتراضية للكيان القانوني الذي تستخدمه. يعني الخيار "غير مطلوب" أنه من غير الضروري التحقق من أسعار بنود الفاتورة وسعر أمر الشراء أو من الكميات المفوترة وكميات إيصال التعبئة. تعني "المطابقة الثنائية" أن التحقق من بنود الفاتورة مطلوب، ولكن أمر الشراء ومستندات فواتير المورّدين هي الوثائق الوحيدة التي تشتمل عليها عملية التحقق. لا يتم اعتبار إيصال استلام المنتجات بمثابة عامل في عمليات التحقق من صحة المطابقة. تعني "المطابقة الثلاثية" أنه ستتم مقارنة صافي سعر الوحدة للفاتورة بصافي سعر الوحدة لأمر الشراء، وستتم مقارنة الكمية المطابقة في إيصال استلام المنتجات بالكمية المفوترة.
    • إذا كانت سياسة مطابقة بنود الفاتورة التي تستخدمها سياسة مطابقة ثنائية أو مطابقة ثلاثية، فيمكنك إعداد النسب المئوية لتفاوت السعر للكيان القانوني والأصناف والمورّدين على الصفحة "تفاوت سعر الصنف". عند مقارنة فواتير المورّد بمعلومات أوامر الشراء، يتم البحث عن النسبة المئوية لتفاوت الأسعار المطبَّقة.
  8. في الحقل "سياسة مطابقة البند"، حدد خيارًا.
    • للسماح بمستوى مختلف من المطابقة ليتم تطبيقه على صنف، ومورِّد، ومجموعة أصناف ومورِّدين أو بند أمر شراء، حدد قيمة في الحقل "السماح بتجاوز سياسة المطابقة‬". يمكن تجاوز سياسة مطابقة بند كيان قانوني لمورِّد أو صنف أو مجموعة أصناف ومورِّدين محددة في صفحة "سياسة المطابقة".
    • لمطابقة إجماليات أسعار أصناف البنود بالفواتير، حدد قيمة في الحقل "مطابقة إجماليات السعر‬". يفيد هذا النوع من المطابقة عندما يقوم المورّد بإرسال فواتير متعددة لبند أمر الشراء نفسه. يمكنك مقارنة معلومات السعر للمبلغ الصافي لكل بند في الفاتورة وكافة بنود الفاتورة المعلقة والتي تم ترحيلها سابقًا، مع المبلغ الصافي لبند أمر الشراء المناظر.
  9. في الحقل "مطابقة إجماليات السعر‬"، حدد خيارًا.
  10. في الحقل "تفاوت إجمالي سعر الشراء‬‬‬"، أدخل رقمًا.
  11. بدّل توسيع المقطع "مطابقة التكاليف‬".
  12. لمطابقة الرسوم الفعلية مع الرسوم المتوقعة، استنادًا إلى المعلومات الموجودة في أمر الشراء، حدد خانة الاختيار "مطابقة المصاريف‬".
  13. قم بإغلاق الصفحة.