التنفيذ التلقائي لفاتورة المورّد

يشرح هذا الموضوع الميزات المتوفرة للتنفيذ التلقائي لفواتير المورّد من نهاية إلى نهاية، حتى الفواتير التي تحتوي على مرفقات.

في أغلب الأحيان، تحدد الشركات التي تريد تنظيم عمليات حساباتها الدائنة عملية معالجة الفواتير على أنها إحدى أهم النواحي التي يجب أن تكون أكثر كفاءة. في الكثير من الحالات، تقوم هذه الشركات بإحالة عملية معالجة الفواتير الورقية إلى موفر خارجي لخدمة التعرف البصري على الحروف (OCR). بعد ذلك، تتلقى بيانات تعريف الفواتير التي يستطيع الجهاز قراءتها مع صورة ممسوحة ضوئيًا لكل فاتورة. للمساعدة في عملية التنفيذ التلقائي هذه، يتم عندئذٍ إنشاء حل "الميل الأخير" لتمكين استهلاك هذه النتائج الملموسة في نظام الفوترة. يمكّن الآن Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition التنفيذ التلقائي "الميل الأخير" الجاهز، عبر حل التنفيذ التلقائي للفاتورة.

سياق الحل

يمكّن حل التنفيذ التلقائي للفواتير واجهة قياسية يمكنها قبول بيانات تعريف الفواتير لرأس الفاتورة وبنود الفاتورة، وكذلك المرفقات التي تنطبق على الفاتورة. سيتمكن أي نظام خارجي يمكنه إنشاء نتائج ملموسة تتوافق مع هذه الواجهة من إرسال موجز ويب إلى Finance and Operations لإجراء معالجة تلقائية للفواتير والمرفقات.

يبين الرسم التوضيحي التالي سيناريو تكامل نموذجي حيث عقدت شركة التعمير شراكة مع موفر خدمات التعرف الضوئي على الحروف لمعالجة فواتير المورّد. الموردون في شركة التعمير يرسلون الفواتير إلى موفر الخدمة بالبريد الإلكتروني. من خلال معالجة التعرف الضوئي على الحروف، ينشئ موفر الخدمة بيانات تعريف الفواتير (الرأس و/أو البنود) وصورة ممسوحة ضوئيًا للفاتورة. ثم تقوم طبقة تكامل بتحويل هذه النتائج الملموسة لتمكين Finance and Operations من استعمالها.

سيناريو التكامل النموذجي

ستكون أشكال مختلفة من السيناريو السابق ممكنة إذا كان تكامل الفواتير ضروريًا. يُعتبر ترحيل البيانات حالة استخدام أخرى حيث يمكن استخدام هذه الواجهة لإنشاء الفواتير والمرفقات في Finance and Operations.

مكونات الحل

يتكون الحل من المكونات التالية:

  • كيانات البيانات لرأس الفاتورة وبنود الفاتورة ومرفقات الفاتورة
  • معالجة الاستثناءات للفواتير
  • عارض المرفقات جنبًا إلى جنب في الفواتير

توفر بقية هذا الموضوع وصفًا مفصلا لمكونات هذا الحل.

كيانات البيانات

حزمة البيانات عبارة عن وحدة عمل يجب إرسالها إلى Finance and Operations، لتمكين إنشاء رؤوس الفواتير وبنود الفواتير ومرفقات الفواتير. تستخدم كيانات البيانات التالية للعناصر الملموسة التي تشكل حزمة البيانات:

  • رأس فاتورة المورّد
  • سطر فاتورة المورّد
  • مرفق مستند فاتورة المورد

مرفق مستند فاتورة المورد عبارة عن كيان بيانات جديد تم تقديمه كجزء من هذه الميزة. تم تعديل كيان رأس فاتورة المورد بحيث يدعم المرفقات. لم يتم تعديل كيان بند فاتورة المورد لهذه الميزة.

لا يقدم هذا الموضوع وصفًا تفصيليًا لحزمة البيانات. كما أنه لا يشرح كيفية إنشاء حزم البيانات. للحصول على هذه المعلومات، راجع إطار عمل كيانات البيانات وحزم البيانات.

لإنشاء بيانات الاختبار التي تشتمل على الفواتير والمرفقات بشكل سريع، اتبع هذه الخطوات.

  1. سجل الدخول إلى مثيل Finance and Operations.
  2. انتقل إلى الحسابات الدائنة > الفواتير > ‏‫فواتير المورّد المعلقة‬.
  3. أنشئ فواتير تحتوي على بنود ومرفقات.

    ملاحظة

    يجب أن تكون المرفقات مرفقات الرأس. في الوقت الحالي، لا يدعم كيان مرفق مستند فاتورة المورد مرفقات البنود.

  4. افتح مساحة العمل إدارة البيانات.

  5. قم بإنشاء وظيفة تصدير تتضمن كيانات رأس فاتورة المورد وبند فاتورة المورد، ومرفق مستند فاتورة المورد.
  6. قم بتصدير البيانات.
  7. قم بتنزيل البيانات التي تم تصديرها كحزمة. يمكنك الآن استخدام الحزمة لاستيراد البيانات إلى مثيلات هدف لأغراض الاختبار.

يمكن ربط المرفقات التي يتم استيرادها عن طريق حزم البيانات بالكيان القانوني الذي تنتمي إليه بطريقتين:

  • وظيفة الاستيراد التي تقوم بمعالجة عمليات استيراد الفواتير إلى نفس الشركة حيث تمت جدولة الوظيفة في مساحة العمل إدارة البيانات. بمعنى آخر، تحدد الشركة الخاصة بالوظيفة الشركة التي تنتمي الفاتورة إليها.
  • عند إرسال حزمة البيانات التي تحتوي على الفواتير إلى Finance and Operations، باستطاعة المستدعي (وهذا يعني تطبيق تكامل الذي يتم تشغيله خارج Finance and Operations) الإشارة إلى معرف الشركة بوضوح في طلب HTTP. في هذه الحالة، يتم تجاوز سياق الشركة الذي يتم فيه تشغيل وظيفة المعالجة في Finance and Operations، ويتم استيراد الفواتير إلى الشركة التي تم تمريرها من خلال طلب HTTP.

ملاحظة

يعتبر هذا السلوك السلوك القياسي لإدارة البيانات. يتم شرحه هنا، في سياق الفواتير، فقط من أجل الحصول على معلومات كاملة.

معالجة الاستثناءات

في السيناريوهات حيث تأتي فواتير المورد إلى Finance and Operations من خلال التكامل، يجب أن تتوفر طريقة سهلة لعضو فريق الحسابات الدائنة لمعالجة الاستثناءات أو الفواتير الفاشلة، ولإنشاء فواتير معلقة من الفواتير الفاشلة. تشكل الآن معالجة الاستثناءات هذه لفواتير المورد جزءًا من Finance and Operations.

صفحة قائمة الاستثناءات

تتوفر صفحة القائمة الجديدة لاستثناءات الفاتورة في الحسابات الدائنة > الفواتير > إخفاقات الاستيراد‬ > فواتير المورد التي فشل استيرادها‬. تعرض هذه الصفحة جميع سجلات رؤوس فواتير المورد من جدول مرحلي لكيان بيانات رأس فاتورة المورد. لاحظ أنه يمكنك عرض السجلات نفسها من مساحة عمل إدارة البيانات، حيث يمكنك أيضًا تنفيذ نفس الإجراءات المتوفرة في ميزة التعامل مع الاستثناءات. ومع ذلك، تم تحسين واجهة المستخدم التي توفرها ميزة التعامل مع الاستثناءات لمستخدمي الوظائف‬.

صفحة قائمة الاستثناءات

تتضمن الصفحة القائمة هذه الحقول التالية التي تأتي عبر موجز ويب:

  • الشركة – الشركة التي تنتمي إليها الفاتورة.
  • رسالة الخطأ – رسالة الخطأ التي تصدر عن مشاكل إطار عمل إدارة البيانات لتوضيح سبب تعذر إنشاء الفاتورة
  • الرقم – رقم الفاتورة
  • حساب الفاتورة
  • الاسم – اسم المورد
  • حساب المورّد
  • أمر الشراء – رقم أمر الشراء للفاتورة.
  • تاريخ الترحيل
  • تاريخ الفاتورة
  • وصف الفاتورة
  • العملة
  • السجل
  • مرجع البند - المعرف الذي يأتي من النظام الخارجي

    ملاحظة

    لا يعتبر مرجع البند معرف الفاتورة.

تحتوي أيضًا صفحة القائمة هذه على جزء معاينة يمكنك استخدامه بالطرق التالية:

  • عرض رسالة الخطأ الكاملة، بحيث لا تضطر إلى توسيع عمود رسالة الخطأ في الشبكة.
  • عرض القائمة بأكملها للمرفقات الخاصة بالفاتورة، إذا كانت أي مرفقات تصحب الفاتورة.

تدعم صفحة القائمة الإجراءات التالية:

  • تحرير – فتح سجل الاستثناءات في وضع التحرير، بحيث يمكن إصلاح المشكلات.
  • خيارات - الوصول إلى الخيارات القياسية المتوفرة في صفحات القوائم. يمكنك استخدام الخيار إضافة إلى مساحة العمل لإضافة صفحة قائمة الاستثناءات إلى مساحة العمل كقائمة أو لوحة.

صفحة تفاصيل الاستثناءات

عند بدء العمل في وضع التحرير، تظهر الصفحة تفاصيل الاستثناءات للفاتورة التي تنطوي على مشاكل. في حالة وجود أي مرفقات، تظهر الفاتورة والمرفق الافتراضي جنبًا إلى جنب في صفحة تفاصيل الاستثناءات.

صفحة تفاصيل الاستثناءات

في الرسم التوضيحي السابق، لم تظهر أية بنود لرأس فاتورة المورد. وبالتالي، يظهر مقطع البنود فارغًا.

تدعم صفحة تفاصيل الاستثناءات العملية التالية:

  • إنشاء فاتورة معلقة - بعد إصلاح المشكلات على الفاتورة كجزء من معالجة الاستثناءات، يمكنك النقر فوق هذا الزر لإنشاء الفاتورة المعلقة‏‎. يتم إنشاء الفواتير المعلقة في الخلفية (كعملية غير متزامنة).

معالجة استثناءات الخدمة المشتركة في مقابل معالجة الاستثناءات التي تستند إلى المؤسسة

تدعم صفحة قائمة الاستثناءات بنيات الأمان القياسية التي تدعمها مساحة عمل إدارة البيانات لمعالجة السجلات المرحلية. يمكن حماية وظيفة استيراد الفواتير بالطرق التالية:

  • بواسطة دور المستخدم
  • بواسطة المستخدم
  • بواسطة الكيان القانوني

وظيفة الاستيراد المحمية بواسطة دور المستخدم والكيان القانوني

إذا تم تكوين الأمان لوظيفة استيراد الفواتير، فإن صفحة قوائم الاستثناءات تلتزم بهذه الإعدادات. سوف يتمكن المستخدمون من رؤية فقط سجلات استثناءات الفواتير التي يسمح لهم الإعداد برؤيتها.

على سبيل المثال، قررت شركة التعمير معالجة استثناءات الفواتير بواسطة الكيان القانوني. وبالتالي، يتم تكوين الأمان على وظيفة استيراد الفواتير بحيث يتمكن مستخدم في الكيان القانوني أ من رؤية استثناءات الفواتير فقط في الكيان القانوني أ، في حين يستطيع مستخدم في الكيان القانوني ب رؤية استثناءات الفواتير فقط في الكيان القانوني ب. يمكّن هذا الإعداد الفصل بين المهام الخاصة فيما يتعلق بإدارة استثناءات الفواتير.

قررت أيضًا شركة التعمير عدم فرض الأمان، لتمكين نفس المستخدمين من معالجة استثناءات الفواتير لكافة الكيانات القانونية. يمكّن هذا الإعداد سيناريو خدمات مشتركة لإدارة استثناءات الفواتير.

عارض المرفقات جنبًا إلى جنب

لمساعدتك على عرض مرفقات فواتير المورد بسهولة، توفر الآن الصفحات التالية التي يتم استخدامها في عملية الفوترة الآن عارض المرفقات:

  • معالجة الاستثناءات
  • صفحة فواتير المورد المعلقة (متوفرة أيضًا في عملية مراجعة الفاتورة)
  • صفحة استعلام دفتر يومية الفواتير (للفواتير التي تم ترحيلها)

فيما يلي الوظيفة الأساسية التي يوفرها عارض المرفقات:

  • عرض كافة أنواع المرفقات التي تدعمها إدارة المستندات (الملفات والصور وعناوين URL والملاحظات).
  • عرض ملفات TIFF متعددة الصفحات.
  • تنفيذ الإجراءات التالية في ملفات الصور:
    • تمييز أجزاء من الصورة.
    • حظر أجزاء من الصورة.
    • إضافة تعليقات توضيحية إلى الصورة.
    • التكبير والتصغير في الصورة.
    • تحريك الصورة.
    • التراجع عن الإجراءات وإعادتها.
    • ملاءمة حجم الصورة.

ملاحظة

تتوفر هذه الإجراءات فقط لملفات الصور (JPEG وPNG وTIFF، وهكذا). يتم حفظ التغييرات التي تجريها على صورة باستخدام هذه الإجراءات في ملف الصورة. في الوقت الحالي، لا يتضمن عارض المرفقات قدرات تعيين الإصدار أو التدقيق.

المرفق الافتراضي

إذا تضمن فاتورة مورد أكثر من مرفق واحد، يمكنك تعيين أحد المستندات كمرفق افتراضي في صفحة المرفقات. تمت إضافة الخيار الجديد هو مرفق افتراضي‬ كجزء من هذه الميزة. يتم عرض هذا الخيار أيضًا في كيان بيانات مرفق مستند فاتورة المورد. وبالتالي، يمكن تعيين المرفق الافتراضي من خلال عمليات التكامل.

يمكن تعيين مستند واحد فقط كمرفق افتراضي. بعد تعيين مستند كمرفق افتراضي، يظهر تلقائيًا في عارض المرفقات عند فتح الفاتورة. إذا لم تعين أي مستند كمرفق افتراضي، لن يُظهر عارض المرفقات بشكل تلقائي أي مرفق عند فتح الفاتورة.

إظهار/إخفاء مرفقات الفاتورة

يتوفر زر جديد في صفحات استعلام معالجة الاستثناءات والفاتورة المعلقة ودفتر يومية الفواتير للسماح لك بإظهار أو إخفاء عارض المرفقات.

الأمان

يتم التحكم في الإجراءات التالية في عارض المرفقات عن طريق الأمان المستند إلى الدور.

  • تمييز
  • تأمين
  • تعليق توضيحي

صفحة فواتير المورّد المعلقة

توفر الامتيازات التالية حق الوصول للقراءة فقط أو حق الوصول للقراءة/الكتابة إلى عارض المرفقات لإجراءات التمييز والحظر وإدخال التعليقات التوضيحية:

  • الاحتفاظ بصورة فاتورة المورّد‬ - يوفر هذا الامتياز حق الوصول للقراءة/الكتابة.
  • عرض صورة فاتورة المورّد‬ - يوفر هذا الامتياز حق الوصول للقراءة فقط.

توفر المهام التالية حق الوصول للقراءة فقط أو حق الوصول للقراءة/الكتابة إلى عارض المرفقات لهذه الإجراءات:

  • الاحتفاظ بفواتير المورد - يتم تعيين امتياز "الاحتفاظ بصورة فاتورة المورّد‬" لهذه المهمة.
  • الاستعلام عن حالة فواتير المورّد‬ - يتم تعيين امتياز "الاحتفاظ بصورة فاتورة المورّد‬" لهذه المهمة.

توفر الأدوار التالية حق الوصول للقراءة فقط أو حق الوصول للقراءة/الكتابة إلى عارض المرفقات لهذه الإجراءات:

  • موظف الحسابات الدائنة‬ ومدير الحسابات الدائنة - يتم تعيين مهمة "الاحتفاظ بفواتير المورّد" لهذه الأدوار.
  • موظف الحسابات الدائنة ومدير الحسابات الدائنة وموظف المدفوعات المركزية للحسابات الدائنة‬ وموظف مدفوعات الحسابات الدائنة - يتم تعيين مهمة "الاستعلام عن حالة فواتير المورّد‬" لهذه الأدوار.

صفحة تفاصيل استثناءات الفواتير

توفر الامتيازات التالية حق الوصول للقراءة فقط أو حق الوصول للقراءة/الكتابة إلى عارض المرفقات لإجراءات التمييز والحظر وإضافة التعليقات التوضيحية.

ملاحظة

توفر الأدوار التي تمت الإشارة إليها في هذا المقطع حق الوصول للقراءة فقط إلى صور الفواتير في عارض المرفقات. إذا كان من المفترض أن يتوفر لأحد الأدوار حق الوصول للكتابة إلى الصور، فيمكنك منح حق الوصول للكتابة إلى ذلك الدور باستخدام الامتياز والمهمة التي ورد صفها هنا.

  • الاحتفاظ بصورة كيان رأس فاتورة المورّد‬ - يوفر هذا الامتياز حق الوصول قراءة/الكتابة إلى صور الفواتير في عارض المرفقات.
  • عرض صورة كيان رأس فاتورة المورّد‬‬ - يوفر هذا الامتياز حق الوصول للقراءة فقط إلى صور الفواتير في عارض المرفقات.

توفر المهام التالية حق الوصول للقراءة فقط إلى عارض المرفقات لهذه الإجراءات:

  • الاحتفاظ بفواتير المورد - يتم تعيين امتياز "الاحتفاظ بصورة كيان رأس فاتورة المورّد‬‬" لهذه المهمة.

توفر الأدوار التالية حق الوصول للقراءة فقط إلى عارض المرفقات لهذه الإجراءات:

  • موظف الحسابات الدائنة‬ ومدير الحسابات الدائنة - يتم تعيين مهمة "الاحتفاظ بفواتير المورّد" لهذه الأدوار.

بشكل افتراضي، إذا وفر دور المستخدم حقوق التحرير في أية صفحة، فستتوفر أيضًا للمستخدم حقوق التحرير في عارض المرفقات لإجراءات التمييز والحظر وإدخال التعليقات التوضيحية. ومع ذلك، إذا كان هناك سيناريوهات حيث يجب أن تتوفر لدور معين حقوق التحرير في الصفحة ولكن ليس في عارض المرفقات، يمكن استخدام الامتيازات المناسبة من القائمة السابقة لتلبية حالة الاستخدام.