مراجعة معلومات التحصيلات
توضح هذه المقالة كيفية مراجعة معلومات التحصيلات بالإضافة إلى خيارات الإعداد ومعاملات التحصيلات المختلفة. يستخدم هذا الإجراء شركة بيانات العرض التوضيحي USMF.
إنشاء أوعية عملاء
- انتقل إلى الائتمان والتحصيلات > إعداد > أوعية العملاء.
- استخدم هذه الصفحة لإعداد أوعية العملاء، وهي الاستعلامات التي تقوم بتحديد مجموعة من حسابات العملاء التي يمكن عرضها وإدارتها لعمليات التحصيلات أو التأخر. حدد أوعية العملاء لتصفية المعلومات في صفحة قائمة التحصيلات وفي صفحات القوائم ذات الصلة. يمكنك أيضًا استخدام أوعية العملاء لتصفية حسابات العملاء التي تم تضمينها عند إنشاء لقطات التأخر.
- يمكنك استخدام أوعية العملاء لتصفية حسابات العملاء التي تم تضمينها عند إنشاء لقطات التأخر.
- حدد جديد.
- في حقل معرف الوعاء، اكتب قيمة.
- في حقل وصف الوعاء، اكتب قيمة.
- انقر فوق تحديد معايير الوعاء.
- في الحقل المعايير، اكتب قيمة.
- حدد موافق.
- حدد معاينة وعاء العملاء.
إنشاء وكلاء التحصيلات
- انتقل إلى الائتمان والتحصيلات > إعداد > مندوبي التحصيلات.
- استخدم هذه الصفحة لإعداد العاملين كوكلاء تحصيلات وقم بتعيين أوعية العملاء لهم اختياريًا. إن وكيل التحصيلات هو شخص يعمل مع العملاء للتأكد من جمع المدفوعات في الوقت مناسب.
- تتم إضافة وكلاء التحصيلات، الذين تم إعدادهم في هذه الصفحة، تلقائيًا إلى فريق التحصيلات. إذا تم تحديد فريق في حقل الفريق في صفحة معلمات الحسابات المدينة، تتم إضافة وكلاء التحصيلات إلى هذا الفريق. إذا لم يتم تحديد فريق، يتم إنشاء فريق جديد باسم التحصيلات تلقائيًا، وتتم إضافة مندوبي التحصيلات إلى هذا الفريق.
- حدد الوكيل المطلوب، ثم حدد إضافة في الصفحة.
- في حقل معرف الوعاء، حدد السجل المطلوب في القائمة المنسدلة.
- حدد خانة الاختيار الوعاء الافتراضي أو قم بإلغاء تحديدها.
- حدد هذا الخيار لتضمين جميع أوعية العملاء في قائمة عوامل التصفية لوكيل التحصيلات المحدد. إذا لم يكن هذا الخيار محددًا، تتوفر أوعية العملاء التي تم تعيينها لوكيل التحصيلات في قوائم عوامل التصفية.
إنشاء تعريف فترة التقادم
- في جزء التنقل، انتقل إلى الائتمان والتحصيلات > الإعداد > تعريفات فترة التقادم.
- يمكنك استخدام تعريفات الفترة الخاصة بفترة التأخر لتحليل استحقاق حسابات العميل وحسابات المورد، استنادًا إلى تاريخ تقوم بإدخاله. كل فترة تأخر تقوم بإعدادها لتعريف فترة التأخير يتوافق مع أحد الأعمدة في صفحة القائمة أو في الصفحة أو التقرير عند إجراء التحليل.
- حدد جديد.
- في الحقل تعريف فترة التقادم، اكتب قيمة.
- في حقل الوصف، اكتب قيمة.
- حدد اسم الفترة والوحدة والفاصل الزمني لكل فترة تقادم لتضمينها في تحديد فترة التقادم. البند الذي قيمته صفر في حقل الوحدة يمثل التاريخ الذي تم فيه تشغيل التحليل. سيكون الإدخال الافتراضي للبنود قبل الصفر بالقيمة -1، وللبنود بعد الصفر بالقيمة 1 في حقل الوحدة لكن يمكن تغيير هذه القيم. حدد أعلى وأسفل لإعادة ترتيب البنود. لا يمكن نقل البند 0 (صفر).
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد إدخال بند جديد فيه ثم حدد إضافة.
- حدد مؤشرًا لتمثيل فترة التقادم في صفحة التحصيلات وصفحة القائمة. على سبيل المثال، يمكنك تحديد المؤشر الأخضر لفترة حالية والمؤشر الأصفر لفترة الـ 30 يومًا الماضية والمؤشر الأحمر لفترة الـ 90 يومًا الماضية.
- حدد اتجاه الطباعة لتعريف فترة التقادم. ويحدد هذا التحديد الترتيب الذي تظهر به الأعمدة في تقرير تقادم العميل أو تقرير تقادم المورد.
- للأمام – قم بطباعة الأعمدة بنفس الترتيب الذي تظهر به العناوين الموجودة في الجدول، بدءًا من الصف العلوي.
- للخلف – قم بطباعة الأعمدة بترتيب عكسي الذي تظهر به العناوين الموجودة في الجدول، بدءًا من الصف السفلي.
إعداد معلمات التحصيلات
- انتقل إلى التحصيلات والائتمان > إعداد > معلمات الحسابات المدينة.
- حدد علامة تبويب التحصيلات.
- قم بتوسيع أو طي قسم الإعدادات الافتراضية للتحصيلات.
- حدد تعريف فترة التقادم للقطة التأخر الافتراضية التي سيتم استخدامها في نموذج التحصيلات.
- حدد الفريق الذي تم تعيين وكلاء التحصيلات له في نموذج وكيل التحصيلات. لا يتم عرض الفرق إلا التي لها نوع فريق من التحصيلات في القائمة.
- قم بتوسيع أو طي القسم شطب.
- حدد اسم دفتر اليومية الذي تم إعداده لدفاتر يومية دفتر الأستاذ اليومية، لاستخدامه عند شطب حركة باستخدام صفحة التحصيلات أو صفحات القوائم ذات الصلة.
- حدد رمز السبب الافتراضي المراد استخدامه عند إنشاء حركات الشطب باستخدام صفحة التحصيلات أو صفحات القوائم ذات الصلة.
- حدد هذا الخيار لإنشاء بند دفتر يومية منفصل لمبالغ ضريبة المبيعات عند إنشاء حركات شطب باستخدام صفحة التحصيلات أو صفحات القوائم ذات الصلة. وإذا قمت بتحديد هذا الخيار، فيمكنك بسهولة تعقب مبالغ ضريبة المبيعات المضمنة في حركات الشطب. ويمكنك تعقب مبالغ ضريبة المبيعات بشكل منفصل لمساعدتك في تسوية التزامك بضريبة المبيعات للفترة المتأثرة بشكل أسهل.
- قم بتوسيع أو طي قسم قالب البريد الإلكتروني.
- حدد قالب البريد الإلكتروني لاستخدامه عند إرسال رسالة بريد إلكتروني باستخدام قالب البريد الإلكتروني> الحركات لإجراءات جهة الاتصال في صفحة التحصيلات.
- حدد قالب البريد الإلكتروني لاستخدامه عند إرسال كشف عملاء كملف مرفق برسالة بريد إلكتروني باستخدام البريد الإلكتروني > كشف الحساب لإجراءات جهة الاتصال في صفحة التحصيلات.
- حدد قالب البريد الإلكتروني لاستخدامه عند إرسال رسالة بريد إلكتروني باستخدام البريد الإلكتروني> الحركات لإجراءات مندوب المبيعات في صفحة التحصيلات.
تقادم رصيد العميل
- انتقل إلى التحصيلات والائتمان > المهام الدورية > أرصدة العميل القديمة.
- حدد تعريف فترة تأخر. تؤخر عملية لقطة التأخر الحركات حسب فترات التقادم التي تم تحديدها في تعريف فترة التأخر المحددة.
- حدد وعاء العملاء أو اترك هذا الحقل فارغًا لإنشاء لقطة تأخر لجميع العملاء. وإذا تم تحديد وعاء العملاء، فإنه يتم تطبيق عملية لقطة التأخر على حسابات العملاء فقط التي تشكل جزءًا من وعاء العملاء. ويجب أن يكون وعاء العملاء من نوع لقطة التأخر.
- حدد نوع التاريخ الذي تستند إليه لقطة التأخر.
- تاريخ الحركة – تأخير كل حركة استنادًا إلى تاريخ الحركة الخاص بها.
- تاريخ الاستحقاق – تأخير كل حركة استنادًا إلى تاريخ الاستحقاق الخاص بها.
- تاريخ المستند – تأخير كل حركة استنادًا إلى تاريخ المستند الخاص بها.
- حدد التاريخ لاستخدامه باعتباره التاريخ الحالي للقطة التأخر. ويتم حساب فترات التقادم استنادًا إلى هذا التاريخ.
- تاريخ اليوم – استخدم تاريخ النظام. واستخدم هذا الخيار إذا تم إعداد المعالجة لكي تتم في دُفعة متكررة. وإذا كنت تستخدم هذا التاريخ، فإنه يمكن تشغيل الدُفعة المتكررة بشكل دوري ويتم استخدام تاريخ النظام في ذلك الوقت.
- التاريخ المحدد – استخدم تاريخًا تحدده. إذا قمت بتحديد هذا الخيار، فأدخل تاريخ تقادم.
- حدد موافق.
عرض أرصدة العميل المتقادمة
- انتقل إلى التحصيلات والائتمان > التحصيلات > الأرصدة المتقادمة.
- استخدم صفحة القوائم هذه لعرض أرصدة العملاء والمبالغ المتأخرة حسب فترة التقادم. يتم تخزين هذه المعلومات في لقطة التأخر. يتم تحديد فترات التأخر من خلال تعريف فترة التأخر المستخدمة. يتم أخذ تعريف فترة التأخر من وعاء العملاء، إذا تم تحديد وعاء لاستعلام الوعاء. إذا لم يتضمن تجمع العملاء تعريف فترة التقادم، يتم استخدام تعريف فترة التقادم الافتراضية المحددة في صفحة معلمات الحسابات المدينة.
- قم بتوسيع مربع حقائق جهة الاتصال. يمكنك هنا عرض معلومات جهة الاتصال:
- جهة اتصال التحصيلات للعميل.
- مندوب المبيعات الافتراضي للعميل.
- قم بتوسيع مربع حقائق حد الائتمان.
- استخدم مربع حقائق معلومات الائتمان لعرض الحد الائتماني ومعلومات الرصيد الحالي للعميل.
عرض تفاصيل التحصيلات للعميل
- تأكد من تحديد السجل المطلوب.
- قم بتوسيع مربعات حقائق العنوان وجهة الاتصال والتقادم وحد الائتمان لعرض المعلومات المعطاة.
- في جزء الإجراءات، حدد تحصيل.
- قم بتحديث لقطة التأخر للعميل، باستخدام التاريخ الحالي كتاريخ التأخر الذي تتم مقارنة تواريخ الحركات به. إذا كانت لقطة التأخر تحتوي على معلومات للعديد من الكيانات القانونية، فإن لقطة التأخر المحدثة تحتوي على معلومات لنفس المجموعة من الكيانات القانونية. يتم تخزين المبالغ بعملة المحاسبة للكيان القانوني الذي قمت بتسجيل الدخول إليه عند تحديث لقطة التأخر.
- حدد تعريف فترة تأخر. بشكل افتراضي، يتم عرض تعريف فترة التقادم المقترن بلقطة التأخر للعميل. يتحكم تعريف فترة التقادم في فترات التقادم والمبالغ التي تظهر في مربعي الحقائق الأرصدة القديمة ومعلومات الائتمان.
- يستخدم هذا الزر في فتح قائمة تضم العناصر التالية:
- الشركة – عرض المبالغ في مربعي الحقائق الأرصدة القديمة ومعلومات الائتمان بعملة المحاسبة للكيان القانوني.
- العميل – عرض المبالغ في مربعي الحقائق الأرصدة القديمة ومعلومات الائتمان بالعملة الخاصة بالعميل.
- حدد واحدًا أو أكثر من الكيانات القانونية في لقطة تأخر العميل لعرض المعلومات لها. تم تحديد الكيانات القانونية التي تظهر في القائمة عند إنشاء لقطة التأخر.
- عرض بيان العميل بتنسيق Microsoft Excel. يمكنك تحديد تاريخ بدء لنطاق الحركات التي سيتم تضمينها في الكشف وتحديد ما إذا كان سيتم تضمين الحركات المفتوحة فقط أم الحركات المفتوحة والتي تمت تسويتها. إذا كانت لقطة التأخر تحتوي على معلومات للعديد من الكيانات القانونية، يتم تضمين الحركات لجميع الكيانات القانونية.
- افتح صفحة المستندات، حيث يمكنك إنشاء أو تحرير المستندات أو الملاحظات.
- في جزء الإجراءات، حدد تواصل.
- افتح Outlook، حيث يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال المحددة في حقل جهة الاتصال. إذا لم يتم تحديد جهة اتصال للتحصيلات، فسيتم استخدام العنوان الأساسي للعميل. وإذا لم يتم تحديد جهة اتصال أساسية، فسيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أول عنوان تم إدراجه في صفحة جهات الاتصال. ويتم تضمين الحركات التي تم تحديدها كمرفق. يوجد المرفق بتنسيق Excel ويحتوي على ثلاث أوراق عمل. يمكن تحديد قالب البريد إلكتروني للرسائل الموجهة إلى جهات اتصال العميل في صفحة معلمات الحسابات المدينة.
- هذا الزر غير متوفر إذا لم يكن لدى جهة الاتصال التي تم تحديدها في هذه الصفحة إعداد عنوان بريد إلكتروني.
- قم بإعداد كشف وافتح Outlook، حيث يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني تحتوي على كشف مرفق إلى العنوان المحدد في حقل جهة الاتصال. إذا لم يتم تحديد جهة اتصال للتحصيلات، فسيتم استخدام العنوان الأساسي للعميل. وإذا لم يتم تحديد جهة اتصال أساسية، فسيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى أول عنوان تم إدراجه في صفحة جهات الاتصال.
- هذا الزر غير متوفر إذا لم يكن لدى جهة الاتصال التي تم تحديدها في هذه الصفحة إعداد عنوان بريد إلكتروني.
- افتح Outlook، حيث يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى الموظف الذي تم تحديده كمندوب مبيعات لمجموعة المبيعات التي تم تعيينها للعميل. وإذا تم تحديد الحركات، يتم تضمينها كمرفق. يوجد المرفق بتنسيق Excel ويحتوي على ورقتي عمل. يمكن تحديد قالب البريد إلكتروني للرسائل الموجهة إلى مندوبي المبيعات في صفحة معلمات الحسابات المدينة.
- هذا الزر غير متوفر إذا لم يكن لدى مندوب المبيعات الذي تم عرضه في هذه الصفحة إعداد عنوان بريد إلكتروني.
- قم باستعراض وتنفيذ الإجراءات على الحركات للعميل. إذا كنت تستخدم المدفوعات المركزية، يتم تضمين معلومات لجميع الكيانات القانونية التي تم تضمينها في لقطة التأخر للعميل. يمكنك تقييد معلومات الكيان القانوني بتحديد زر الشركة في تحديد مجموعة في جزء الإجراءات.
- قم بتغيير حالة التحصيلات للحركات المحددة.
- لا نزاع – لم يحدث أي إجراء تحصيلات للحركة.
- متنازع عليها – قام العميل بإعلامك أن هناك مشكلة في الحركة.
- تعهد بالدفع – اتفق العميل على دفع مبلغ الحركة.
- تم الحل – تم حل جميع المشكلات المتعلقة بالحركة ولا يلزم أي إجراء تحصيلات إضافي.
- افتح قائمة ثم حدد أحد العناصر التالية لتحديد الحركات المطلوب عرضها في هذه الصفحة:
- مفتوحة – عرض فقط حركات دفتر الأستاذ التي لم تتم تسويتها بعد.
- المفتوحة والمقفلة – عرض كافة الحركات التي تمت تسويتها والتي لم تتم تسويتها.
- معالجة الدفع المحددة كدفع أرصدة غير كافية (NSF).
- لا يتوفر هذا الزر إلا إذا كانت الحركة المحددة دفع (رصيد دائن دون فاتورة) تم إدخاله في دفتر يومية المدفوعات، ويتم تعيين حساب مصرفي للحركة، ولا يتم إلغاء الدفع مسبقًا.
- شطب الحركات المحددة.
- حدد الحركات المحددة للتسوية مع بعضها البعض.
- افتح صفحة المستند الأصلي، الذي يمكنك من خلاله عرض وطباعة المستند للحركة المحددة.
- افتح قائمة تضم العناصر التالية:
- التحصيلات – عرض فقط الأنشطة التي تم إنشاؤها في صفحة التحصيلات.
- الكل – عرض كافة الأنشطة للعميل، بغض النظر عن مكان إنشاء الأنشطة.
- افتح قائمة تضم العناصر التالية:
- مفتوحة – عرض فقط الأنشطة غير المغلقة.
- مفتوحة ومغلقة – عرض جميع الأنشطة، بغض النظر عن حالتها.
- حدد حالة التحصيلات التي تم تعيينها إلى العميل أو اترك هذا الحقل فارغًا. إذا تم تحديد حالة، فلن يتم عرض إلا الحركات والأنشطة المرتبطة بالحالة في هذه الصفحة.
- حدد إظهار القائمة.
- حدد أحد حسابات العملاء أو اقبل الإدخال الافتراضي. بشكل افتراضي، هذا هو حساب العميل المحدد على صفحة القائمة أو في الصفحة التي قمت بفتح هذه الصفحة منها. إذا قمت بفتح الصفحة من صفحة قائمة، فإن العملاء في القائمة هم العملاء الذين تم تضمينهم في وعاء التحصيلات المستخدم في صفحة القائمة.