نظرة عامة على رقابة الموازنة
هام
تتوفر بعض أو كل الوظائف المذكورة في هذا المقال كجزء من إصدار معاينة. المحتوى والوظيفة عرضة للتغيير. للحصول على مزيد من المعلومات حول إصدارات المعاينة، راجع توافر تحديث الخدمة.
تقدم هذه المقالة ميزة التحكم في الموازنة، وتوفر المعلومات لمساعدتك على تكوين التحكم في الميزانية لتحسين إدارة الموارد المالية في مؤسستك.
تدعم رقابة الموازنة إدارة الموارد المالية للمؤسسة من خلال مخطط الحسابات ومهام سير العمل ومجموعات المستخدمين ودفاتر اليومية والمستندات المصدر والحساب القابل للتكوين للأموال المتوفرة ودورات الموازنة والحدود. وعندما يتم وضع الضوابط، ستتمكن المؤسسة من تخطيط مواردها المالية وقياسها وإدارتها والتنبؤ بها طوال سنتها المالية.
بعد أن تتم الموافقة على الموازنات في النظام، يمكنك استخدام خطط الموازنة لإنشاء إدخالات سجل الموازنة لتسجيل موازنة النفقات للمؤسسة. أو، يمكنك إنشاء أو استيراد إدخالات سجل الموازنة من برنامج تابع لجهة خارجية بدلاً من استخدام وظيفة تخطيط الموازنة.
يمكن تسجيل النفقات باستخدام الأبعاد المالية والحسابات الرئيسية. ويمكنك تكوين مراقبة النفقات الإجمالية للوفاء بمتطلبات وسياسات المؤسسة عن طريق تجميع مجموعات الأبعاد المالية والحسابات الرئيسية.
يُظهر المخطط التالي مكان رقابة الموازنة في مراحل دورة الموازنة النموذجية.
يمكنك تكوين رقابة الموازنة وفقًا لعدة عوامل:
- الأبعاد المالية – ما الأبعاد المالية التي يحب استخدامها للإبلاغ عن الموازنة والقيم الفعلية، وما الأبعاد المالية اللازمة لرقابة الموازنة؟ وهل توجد مجموعات أبعاد أو حسابات رئيسية معينة تتطلب اهتمامًا خاصًا؟ على سبيل المثال، هل هناك متطلب لتعقب موازنة القيم الفعلية حسب البرنامج ومركز التكلفة؟ هل تحتاج الأبعاد المالية السفر إلى اهتمام خاص؟
- الوقت – ما الإطار الزمني (الفترة المالية والفترة المالية حتى هذا التاريخ وما إلى ذلك) الذي سيتم استخدامه لتقييم أموال الموازنة المتوفرة؟
- المستندات المصدر – ما المستندات المصدر التي يلزم تقييمها لرقابة الموازنة؟ وهل ينبغي تقييم المستندات لكل بند أو كل مستند؟
- حساب الأموال المتوفرة – هل يجب مراعاة مستندات مثل طلبات الشراء (الالتزامات المسبقة) وأوامر الشراء (الالتزامات) في حساب الأموال المتوفرة؟ هل يجب مراعاة مستندات في حالة مسودة في حساب الأموال المتوفرة؟
- إذن التجاوز – من الذي لديه الإذن لتجاوز الموازنة المتاحة؟
تتكامل رقابة الموازنة بشكل تام مع التطبيق. وبالتالي، يمكنك تقييم الموازنة المتاحة لكل من المشتريات المخططة والمشتريات الفعلية. وتتوفر استعلامات وتقارير الموازنة. وبالتالي، يستطيع المستخدمون تقييم الموازنة عبر دورة الموازنة، ثم إجراء التعديلات المطلوبة، على شكل تحويلات أو مراجعات الموازنة. كما يمكن لمدير الموازنة تصدير الموازنة والقيم الفعلية إلى Microsoft Excel للتحليل والتنبؤ بشكل أفضل حسب الحاجة.
تكوين رقابة الموازنة
النطاق الزمني لدورة الموازنة
بعد تكوين الموازنة الأساسية، يمكنك تحديد الوقت أو فترات البدء والانتهاء لإعداد الموازنة ورقابة الموازنة في صفحة النطاق الزمني لدورة الموازنة. وتتناسب دورات الموازنة غالبًا مع التقويمات المالية ولكنها قد تمتد لتشمل السنوات المالية.
يتم إكمال الخطوات التالية في التكوين في علامات التبويب المفتوحة في صفحة تكوين رقابة الموازنة.
تحديد المحددات
استنادًا إلى الأبعاد المالية الممكَّنة للموازنة، يمكنك استخدام كافة الأبعاد المالية لرقابة الموازنة أو مجموعة فرعية منها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين الفاصل الزمني الافتراضي (على سبيل المثال، السنة المالية أو السنة المالية إلى تاريخه أو الفترة المالية، أو ربع سنوي) الذي سيتم تنفيذ رقابة الموازنة له في النطاق الزمني للموازنة ذات الصلة. يمكنك أيضًا تحديد مدير الموازنة الافتراضي والحد المستخدم لإعلام المستخدمين عند بلوغ الحد المعين. وسيتم استخدام القيم في هذه الحقول كقيم افتراضية في أي قاعدة جديدة لرقابة الموازنة أو مجموعة الموازنة التي تم إنشاؤها. ومع ذلك، يمكن تغيير القيم الافتراضية للمجموعات أو القواعد الفردية.
تساعد الطرق التي يتم بها إنشاء الموازنات وتسجيلها في سجل الموازنة على تحديد النطاق الزمني الذي يكون محددًا عند تقييم أموال الموازنة المتوفرة. إذا تم تطوير مبلغ سنوي لمجموعة قيم وأبعاد واستخدامه، فقد يكون نهج السنة المالية أو السنة المالية حتى تاريخه منطقيًا. ومع ذلك، إذا احتاجت مؤسسة تنشئ الموازنات حسب الفترة المالية أو توزعها على فترات مالية إلى رقابة أكثر تفصيلاً، فقد تحتاج إلى مراعاة النطاق الزمني للفترة المالية حتى تاريخه أو الربع سنوي.
كما تساعد ثقافة المؤسسة في تحديد التكوين، باعتبارها مرتبطة بإعداد الموازنة ورقابة الموازنة.
الأذونات الزائدة على الموازنة
بعد ذلك، على علامة التبويب الأذونات الزائدة على الموازنة، يمكنك تحديد مجموعات المستخدمين. يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كان المستخدمون الأعضاء في المجموعة لديهم الإذن الذي يسمح لهم بتجاوز الميزانية. يمكنك منع المستخدمين من تجاوز الموازنة وتخطي حد الموازنة الذي تم تعيينه في صفحة محددات الموازنة، أو يمكنك منعهم من تجاوز الموازنة بأي مبلغ، بغض النظر عن الحد. واستنادًا إلى مدى فاعلية إدارة المؤسسة لنفقاتها، بإمكان هذه الأذونات أن تساعدها في إدارة مواردها المالية.
أموال الموازنة المتاحة
بعد ذلك، على علامة التبويب أموال الموازنة المتوفرة، يمكنك تحديد المعادلة المستخدمة لحساب أموال الموازنة المتوفرة. واستنادًا إلى مدى تحفظ المؤسسة في إدارة مواردها المالية، أو استنادًا إلى للوائح أو متطلبات الصناعة، يمكن أن تحتوي عملية الحساب على مستندات مسودة أو غير مرّحلة.
إشعار
إذا تم تعديل العملية الحسابية أثناء دورة الموازنة، فلن تؤثر التغييرات في أي من المستندات التي تجاوزت اختبارات رقابة الموازنة في السابق وتم ترحيلها أو إكمالها. تتيح لك الميزة التي تسمى ميزة الحساب المسار الوحيد في أموال الموازنة تغيير البيانات التي يتم تعقبها في الجداول BudgetSourceTracking. عند تشغيل هذه الميزة، يتم تخزين المبالغ فقط إذا تم تحديدها لاستخدامها في حساب أموال الموازنة المتوفرة. ولمزيد من المعلومات، راجع أموال الموازنة المتاحة.
المستندات ودفاتر اليومية
على علامة التبويب المستندات ودفاتر اليومية، يمكنك تحديد دفاتر اليومية والمستندات المصدر التي ستخضع لاختبارات رقابة الموازنة وما إذا كانت الاختبارات ستحدث على مستوى إدخال البند أو المستند ككل. علاوة على ذلك، توفر الميزة الجديدة تحسين تصفية مستند رقابة الموازنة المتوفرة اعتبارًا من الإصدار 10.0.27 من Microsoft Dynamics 365 Finance خيار عامل تصفية قائم على الاستعلام لكل مستند مضمن في رقابة الموازنة. وبالتالي، يمكنك تحديد مستندات رقابة الموازنة التي تم فحص الموازنة لها. وبهذه الطريقة، تسمح الميزة بفحص الموازنة لمجموعة فرعية فقط من نوع المستند. على سبيل المثال، يمكنك التحقق من أوامر الشراء فقط حيث تم تعيين حقل الوعاء إلى 01. يُضاف العمود الجديد الذي تمت اضافته إلى علامة تبويب المستندات ودفاتر اليومية للإشارة إلى ما إذا تم تعريف استعلام لنوع المستند المحدد. علاوةً على ذلك، هناك زران جديدان تمت إضافتهما إلى شريط الأدوات أعلى الشبكة يسمحان لك بإضافة التصفية أو تحريرها أو حذفها.
ويجب عليك مطابقة المستندات المصدر المحددة بواسطة خانات الاختيار للأرصدة المضمنة في عملية حساب أموال الموازنة المتوفرة. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد حجوزات الموازنة للالتزامات، يجب عليك تحديد خيار أوامر الشراء. وعندما يتم إجراء مراجعة موازنة للمبالغ والحسابات في بند الشراء، تكون فئة مراقبة الموازنة التي يتم تعيينها للاحتياطي هي الالتزام. عندما يتم تنفيذ عملية فحص الموازنة للمبالغ والحسابات في طلب الشراء، تكون فئة الالتزام المسبق فئة رقابة الموازنة التي تم تعيينها للحجز.
وإذا تم تضمين حجوزات الموازنة للالتزامات و/أو حجوزات الموازنة للالتزامات المسبقة في عملية حساب أموال الموازنة المتوفرة وكان من الضروري انعكاسها عبر عمليات الترحيل في دفتر الأستاذ العام، فيجب تمكين مجموعة محاسبة الالتزام في صفحة محددات دفتر الأستاذ العام.
تعيين نماذج الموازنة
بعد ذلك، على علامة التبويب تعيين نماذج الموازنة، يمكنك تعيين نماذج الموازنة للنطاقات الزمنية لدورات الموازنة المراد تضمينها في رقابة الموازنة.
تحديد قواعد التحكم في الموازنة
بعد ذلك، على علامة التبويب تحديد قواعد رقابة الموازنة، يجب عليك إنشاء قواعد محددة استنادًا إلى الأبعاد المالية الممكَّنة لرقابة الموازنة. على سبيل المثال، إذا كان هناك تركيز على النفقات أو مجموعة نفقات لقسم معين، فيمكنك استخدام الإعدادات على علامة التبويب هذه لتحديد هذه النفقات وتقييمها. يمكن تحديد حدود مختلفة لكل قاعدة رقابة الموازنة.
هام
سيتم تمكين رقابة الموازنة لأي حساب رئيسي من نوع الربح والخسارة أو المصروفات أو الإيراد، الميزانية العمومية، الالتزام، حق الملكية أو الأصل. إذا تضمنت علامة التبويب تحديد قواعد رقابة الموازنة قاعدة ذات معايير فارغة، فسيتم تمكين رقابة الموازنة في كافة مجموعات الأبعاد المالية التي تتضمن حسابات رئيسية من هذه الأنواع. وبالتالي، تأكد من إنشاء قواعد رقابة الموازنة التي تحدد فقط نطاقات مجموعات الأبعاد المالية حيث يكون تشغيل رقابة الموازنة أمرًا مهمًا.
تحديد الحسابات الرئيسية
إذا تم تحديد الحساب الرئيسي كبعد لرقابة الموازنة في صفحة تحديد المحددات ولكن النفقات المحددة جارٍ إدارتها، فيمكنك تحديد هذه النفقات على علامة التبويب تحديد الحسابات الرئيسية. إذا تم تحديد الحساب الرئيسي كبعد لرقابة الموازنة، فلا حاجة إلى أي إدخالات.
تعريف مجموعات الموازنة
بعد ذلك، على علامة التبويب تعريف مجموعات الموازنة، يمكنك بشكل اختياري تحديد مجموعات فريدة من الأبعاد المالية حيث يتم تجميع موارد الموازنة لفحص الموازنة الثانوية. ويمكنك إنشاء سجل واحد يحتوي على المؤسسة بأكملها، أو تعريف مجموعات متعددة لتمثيل أقسام أو مراكز تكلفة فردية.
تعريف مستويات الرسائل
إذا كان يجب منع رسائل التحذير المتعلقة برقابة الموازنة لأي مجموعات مستخدمين، فيمكنك تحديد هذه المجموعات في صفحة تعريف مستويات الرسائل. سيستمر أعضاء مجموعة المستخدمين في تلقي رسائل الخطأ عند تجاوز أموال الموازنة المتوفرة، استنادًا إلى الأذونات الزائدة على الموازنة.
تنشيط التحكم في الموازنة
بعد تكوين رقابة الموازنة، يمكنك تشغيلها وتنشيطها على علامة التبويب تنشيط رقابة الموازنة. سيصبح إصدار المسودة عندئذٍ ساري المفعول.
هام
بعد تشغيل رقابة الموازنة وتنشيطها، وبعد ترحيل الحركات، يجب ألا يتم إيقاف تشغيلها في منتصف السنة. عندما يتوقف تشغيل رقابة الموازنة، لن يتم تسجيل الأنشطة لأغراض تتعلق برقابة الموازنة وسيتوقف تنفيذ عمليات فحص الموازنة. وبالتالي، فإن المستندات التي تم ترحيلها بالفعل قد لا تعكس أي مبالغ أو أرصدة إعفاء في الاستعلامات والتقارير المتعلقة برقابة الميزانية. وتشمل هذه إحصائيات رقابة الموازنة بالنسبة للمراحل النهائية أو ضبط المستندات ودفاتر اليومية.
علاوةً على ذلك، لاحظ أن الحركات، بما فيها إدخالات سجل الموازنة، التي تم ترحيلها قبل تشغيل رقابة الموازنة لا تؤخذ في الاعتبار لرقابة الموازنة. ولذلك، من المستحسن تشغيل رقابة الموازنة فقط في بداية دورة الموازنة الجديدة. تأكد من تحديث أرصدة الموازنة لإدخالات سجلات الموازنة التي تحتوي على أرصدة البدء للموازنة لرقابة الموازنة وذلك بعد تشغيل رقابة الموازنة فقط. وسيتم فحص أي مستند مفتوح (على سبيل المثال، أمر شراء) للتحقق من أموال الموازنة المتوفرة، وسيحصل على حجز موازنة لرقابة الموازنة، عند قيام المستخدم يدويًا بتشغيل فحص رقابة الموازنة في المستند.
استخدام رقابة الموازنة
بعد تشغيل رقابة الموازنة، سيتلقى المستخدمون رسائل خطأ وتحذير لرقابة الموازنة في المستندات ودفاتر اليومية التي تم تكوينها لرقابة الموازنة. تذكر أنه يمكنك تكوين رقابة الموازنة لكي يتم تحذير المستخدمين عند تجاوزهم أموال الموازنة، ولكن يمكنهم مع ذلك الاستمرار في تأكيد الحركات أو ترحيلها. يمكنك عرض تفاصيل عمليات فحص الموازنة الفاشلة في صفحة أخطاء وتحذيرات رقابة الموازنة.
من هذه الصفحة، يستطيع المستخدمون التنقل في صفحة إحصائيات رقابة الموازنة حسب الفترة لعرض تفاصيل توفر الموازنة وعمليات الحجز لمجموعة أبعاد رقابة الموازنة. باستطاعة المستخدمين أيضًا التنقل في صفحة إحصاء رقابة الموازنةلعرض توفر الموازنة لكافة مجموعات الأبعاد المالية التي يتم استخدامها في رقابة الموازنة.
إذا تم تشغيل رقابة الموازنة لأوامر الشراء، فبإمكان مدير الموازنة استخدام مساحة عمل تنبؤات وموازنات دفتر الأستاذ لمراجعة قائمة انتظار كل أوامر الشراء غير المؤكدة التي لديها أخطاء وتحذيرات تتعلق بفحص الموازنة. إذا قام مدير الموازنة بتكوين أذونات زائدة على الموازنات، فإنه يمكن تأكيد أوامر الشراء مباشرةً في مساحة العمل.