تكوين إدارة المصروفات

يصف هذا الموضوع الاعتبارات والقرارات التي يجب أن تتخذها خلال عملية التخطيط قبل تكوين إدارة المصروفات في Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Edition. في إدارة المصروفات، يمكنك تخزين معلومات حول طرق الدفع وطلبات السفر وتقارير المصروفات والسياسات، وغير ذلك.

لأن العديد من القرارات التي تتخذها عندما تخطط للتكوين الخاص بك لإدارة المصروفات مبنية على الهيكل المالي والتدرج الهرمي للمؤسسة الخاصة بك، فإنه يجب عليك الرجوع إلى وثائق التخطيط لتلك المناطق.

المصروفات المشتركة بين الشركات الشقيقة

وعندما تقوم بتمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فأنت تسمح للكيانات القانونية والموظفين بتحمل المصروفات نيابةً عن كيان قانوني آخر، وتحصيل المدفوعات من الكيان القانوني للتوظيف ضمن مؤسستك. على سبيل المثال، يكمل أحد الموظفين في الكيان القانوني أ مشروعًا للكيان القانوني ب، ويتكبد المشروع مصروفات تتعلق بالسفر. وإذا تم تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فباستطاعة الموظف عندئذٍ تقديم تقرير مصروفات يقوم بترحيل المصروفات إلى الكيان القانوني ب، ويجب عندئذٍ دفع المصروفات بواسطة الكيان القانوني أ. وإذا لم يكن لدى مؤسستك كيانات قانونية متعددة، فلن تحتاج إلى تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة.

القرار: هل تريد تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة؟

الإدارة المالية

تتكامل إدارة المصروفات مع الإدارة المالية للمؤسسة الخاصة بك بشدة. سوف تستند الكثير من تكوينات دارة المصروفات إلى القرارات التي اتخذتها حول الموارد المالية للمؤسسة. تصف الأقسام التالية مختلف المجالات التي تتطلب التخطيط واتخاذ القرارات استنادًا إلى القرارات المالية لمؤسستك والتوجيه المقدم من فريق القيادة.

المصروفات اليومية

يجب عليك تحديد الموظف في اليومية الذي توفره المؤسسة الخاصة بك. ولأنه يتم عادةً استخدام اليومية لتغطية المصاريف، مثل الوجبات والإقامة والمصروفات العرضية الأخرى، فإنه يمكنك إنشاء قواعد لبدلات المصروفات اليومية التي تقدمها مؤسستك. يمكن تعيين معدلات المصروفات اليومية استنادًا إلى الفترات الزمنية من العام وموقع السفر أو كليهما. وعند إنشاء قاعدة اليومية، يمكنك تحديد أن النسبة المئوية لمعدل المصروف اليومي سيتم اقتطاعها إذا ما تلقى العامل وجبات أو خدمات مجانية. ويمكنك أيضًا تحديد مستويات المعدل اليومي لتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى لعدد الساعات التي يمكن خلالها تطبيق معدل المصروف اليومي على سفر العامل.

القرارات:

  • قواعد المصروف اليومي الافتراضية للأيام الأولى والأخيرة:

    • ما هو الحد الأدنى لعدد الساعات الذي يمكن لموظف المطالبة به ليوم ولا يزال يتلقى المصروف اليومي؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم لوجبات الطعام لليوم الأول والأخير؟ في حال وجود تخفيض، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للفندق لليوم الأول والأخير؟ في حال وجود تخفيض، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للمصروفات الأخرى التي يتم تكبدها في اليومين الأول والأخير؟ في حال وجود تخفيض، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
  • قواعد المصروف اليومي الافتراضية:

    • هل هناك انخفاض في النسبة المئوية لبدل المصروف اليومي لكل وجبة، على سبيل المثال، الوجبة مجانية؟ في حال وجود تخفيض، ما هي النسبة المئوية للتخفيض لكل وجبة؟
    • هل يتم حساب تخفيض الوجبة كل يوم، ام للرحلة الواحدة، أم بعدد الوجبات يوميًا؟
    • هل يجب تقريب مبالغ المصروفات اليومية بالطريقة العادية أو تقريبها لأعلى؟
    • هل يتم حساب المصاريف اليومية على أساس فترة الـ 24 ساعة أم يوم التقويم؟
  • قواعد المصروف اليومي التي تستند إلى الموقع:

    • هل تختلف معدلات المصروف اليومي وفقًا للموقع؟ ما هي المواقع المضمنة؟
    • في حالة اختلاف معدلات المصروف اليومي وفقًا للموقع، لكل موقع، ما مبلغ النسبة المئوية المتوفر لأنواع المصروفات التالية:

      • الوجبات
      • فندق
      • مصروفات أخرى

حسابات ودفاتر يومية إدارة المصروفات

تتطلب إدارة المصروفات استخدام حسابات ودفاتر يومية متعددة. ويجب أن تقرر، على سبيل المثال، استخدام نفس الحساب للسلف النقدية ومنازعات بطاقة الائتمان أو لا.

القرارات:

  • ما دفتر يومية الأستاذ الذي يتم ترحيل تقارير المصروفات المعتمدة إليه؟
  • ما الحساب الذي يتم استخدامه للسلف النقدية؟
  • هل يجب ترحيل السلف النقدية مباشرةً؟

طرق الدفع

عند السماح للموظفين بتحمل المصروفات باسم شركتك، يجب عليك تحديد طرق الدفع التي يُسمح للموظفين باستخدامها. على سبيل المثال، قد تسمح للموظفين باستخدام النقدية أو بطاقة ائتمان شركة. كما قد تسمح للموظفين باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية، ومن ثم تعويض الموظفين. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل طريقة دفع تسمح بها.

القرارات:

  • ما طرق الدفع المسموح بها؟
  • مَن الذي يملك مصروفات طريقة الدفع؟
  • هل هناك نوع حساب مقابل؟ إذا كان هناك نوع حساب مقابل، فما هو؟
  • إذا كان هناك حساب مقابل، فما الحساب؟
  • إذا كانت طريقة الدفع بطاقة ائتمان، فهل يجب استخدام طريقة الدفع فقط في الحركات المستوردة؟

الفئات المشتركة وفئات المصروفات

عند قيام الموظفين بإنشاء تقرير مصروفات، يجب أن يكون كل مصروف يقومون بتسجيله مقترنًا بفئة مصروفات. ويتم اشتقاق فئات المصروفات من الفئات المشتركة التي يمكن مشاركتها عبر الكيانات القانونية في مؤسستك. ويمكن أيضًا مشاركة هذه الفئات في محاسبة وإدارة المشاريع، استنادًا إلى الطريقة التي تم بها تعريف مؤسستك. استنادًا إلى تعريف مؤسستك والتوجيه من فريق التنفيذ، حدد ما إذا كان سيتم استخدام الفئات المستخدمة في إدارة المصروفات في إدارة المصروفات فقط أو ما إذا كان يجب مشاركتها بين إدارة ومحاسبة المشروع وإدارة المصروفات. ولاحظ أنه يمكن مشاركة هذه الفئات بين المشروع والمصروفات أو المشروع والإنتاج، ولكن ليس بين المصروفات والإنتاج. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل فئة مصروفات.

القرارات:

  • ما المقصود بفئة المصروفات؟ تتضمن الأمثلة فئات الرحلات أو الفنادق أو المسافة المقطوعة بالميل.
  • هل يمكن أيضًا استخدام فئات المصروفات في محاسبة وإدارة المشروع؟
  • ما نوع المصروفات؟
  • ما طريقة الدفع الافتراضية لفئة المصروفات؟
  • هل يجب تفصيل المصروفات في فئة المصروفات إلى بنود؟
  • ما الحساب الافتراضي الرئيسي لفئة المصروفات؟
  • ما مجموعة ضريبة مبيعات الصنف الافتراضية لفئة المصروفات؟
  • هل يُسمح بطرق الدفع الإضافية لفئة المصروفات؟ في حال تم السماح بطرق دفع إضافية، فما هي؟
  • هل توجد فئات فرعية في فئة المصروفات هذه؟ إذا كان هناك فئات فرعية، فيجب أيضًا اتخاذ القرارات التالية:

    • هل يتم استبعاد الفئات الفرعية من استرداد الضريبة؟
    • ما مجموعة ضريبة مبيعات الصنف في الفئات الفرعية؟

إذا تم أيضًا استخدام فئة المصروفات في محاسبة وإدارة المشروع، فأجب على الأسئلة المتبقية. وإلا، فانتقل إلى القسم التالي.

  • ما حسابات التكاليف التي سيتم استخدامها للمصروفات التالية؟

    • التكلفة
    • توزيع الرواتب
    • الأعمال تحت التنفيذ – قيمة التكلفة
    • التكلفة - الصنف
    • الأعمال تحت التنفيذ - قيمة التكلفة - الصنف
    • الخسارة المستحقة
    • الأعمال تحت التنفيذ - الخسارة المستحقة
  • ما حسابات الإيرادات التي سيتم استخدامها لما يلي؟

    • إيراد تمت فوترته
    • الإيراد المستحق – قيمة المبيعات
    • الأعمال تحت التنفيذ – قيمة المبيعات
    • الإيراد المستحق - الإنتاج
    • الأعمال تحت التنفيذ - الإنتاج
    • الإيراد المستحق - الأرباح
    • الأعمال تحت التنفيذ - الأرباح
    • الإيراد المستحق - الاشتراك
    • الأعمال تحت التنفيذ - الاشتراكات

الضرائب

بالنسبة للضرائب المتعلقة بالمصروفات، يجب عليك تحديد ما يتم تضمينه أو تمكينه في تقارير المصروفات.

القرارات:

  • هل يتم تضمين ضريبة المبيعات في مبالغ المصروفات؟
  • هل يجب تمكين استرداد الضريبة في المصروفات؟

    ملاحظة

    عندما تم التخطيط دفتر الأستاذ العام، أو إذا قررت تطبيق ضريبة المبيعات في الولايات المتحدة واستخدام القواعد الضريبية، فلا يمكنك تمكين استرداد الضريبة على المصروفات.‬ (تطبيق ضريبة المبيعات في الولايات المتحدة واستخدام القواعد الضريبية، عيّن الخيار تطبيق قواعد الضرائب لضريبة المبيعات إلى نعم.)

السياسات

من خلال إنشاء سياسات تقارير المصروفات، يمكنك مساعدة مؤسستك على توفير الوقت والمال عندما يتحمل الموظفون المصروفات بالنيابة عنها. تساعد السياسات على ضمان بقاء الموظفين في حدود الميزانية وتوفير كافة المعلومات المطلوبة وإنفاق الأموال عند الحاجة إليها. ويجب عليك اتخاذ القرارات التالية لكل سياسة تقرير مصروفات وكل سياسة موافقة على تقرير مصروفات تقوم بإنشائها.

القرارات:

  • ما اسم السياسة؟
  • ما الذي يتم وضع سياسة المصروفات له؟
  • إذا كنت قررت سابقًا تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، على أي شركات في مؤسستك سيتم تطبيق هذه السياسة؟
  • متى تصبح السياسة فعالة؟
  • متى ينتهي تاريخ صلاحية السياسة؟
  • ما المقصود بقاعدة السياسة؟
  • ما نتيجة قاعدة السياسة؟