تكوين إدارة المصروفات

تصف هذه المقالة الاعتبارات والقرارات التي يجب أن تتخذها خلال عملية التخطيط قبل تكوين إدارة المصروفات في Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition. في ناحية إدارة المصروفات، يمكنك تخزين معلومات حول طرق الدفع وطلبات السفر وتقارير المصروفات والسياسات، من بين أمور أخرى.

لأن العديد من القرارات التي تتخذها عندما تخطط للتكوين الخاص بك لإدارة المصروفات مبنية على الهيكل المالي والتدرج الهرمي للمؤسسة الخاصة بك، فإنه يجب عليك الرجوع إلى وثائق التخطيط لتلك المناطق.

المصروفات المشتركة بين الشركات الشقيقة

وعند تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، تسمح للكيانات القانونية والموظفين بتحمل المصروفات نيابةً عنك، وتحصيل المدفوعات من كيان قانوني آخر داخل المؤسسة. على سبيل المثال، يقوم موظف في الكيان القانوني بإكمال مشروع للكيان القانوني ب. وإذا تم تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، فإنه يمكن للموظف تقديم ملف جدول زمني إلى الكيان القانوني ب والحصول على الدفع منه. وإذا لم يكن لدى المؤسسة الخاصة بك العديد من الكيانات القانونية، فلن تحتاج إلى تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة. القرار: هل تريد تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة؟

الإدارة المالية

تتكامل إدارة المصروفات مع الإدارة المالية للمؤسسة الخاصة بك بشدة. وستستند دفعة التكوين الخاص بك لإدارة المصروفات إلى القرارات التي قمت بإجرائها حول الموارد المالية للمؤسسة. وتصف الأقسام التالية مختلف المجالات التي تتطلب التخطيط واتخاذ القرارات استناداً إلى القرارات المالية للمؤسسة والتوجيه المقدم من فريق القيادة.

المصروفات اليومية

يجب عليك تحديد الموظف في اليومية الذي توفره المؤسسة الخاصة بك. ولأنه يتم عادةً استخدام اليومية لتغطية المصاريف، مثل الوجبات والإقامة والمصروفات العرضية الأخرى، فإنه يمكنك إنشاء قواعد لبدلات المصروفات اليومية التي تقدمها مؤسستك. ويمكن تعيين معدلات المصروفات اليومية استنادًا إلى الفترات الزمنية من العام وموقع السفر أو كليهما. وعند إنشاء قاعدة اليومية، يمكنك تحديد أن النسبة المئوية لمعدل المصروف اليومي سيتم اقتطاعها إذا ما تلقى العامل وجبات أو خدمات مجانية. ويمكنك أيضًا تحديد مستويات المعدل اليومي لتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى لعدد الساعات التي يمكن خلالها تطبيق معدل المصروف اليومي على سفر العامل. القرارات:

  • قواعد المصروف اليومي الافتراضية للأيام الأولى والأخيرة:
    • ما هو الحد الأدنى لعدد الساعات الذي يمكن لموظف المطالبة به ليوم ولا يزال يتلقى المصروف اليومي؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم لوجبات الطعام لليوم الأول والأخير؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم لفندق لليوم الأول والأخير؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
    • هل هناك تخفيض في المبلغ المقدم للمصروفات الأخرى المتحملة في اليوم الأول والأخير؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هي النسبة المئوية للتخفيض؟
  • قواعد المصروف اليومي الافتراضية:
    • هل هناك انخفاض في النسبة المئوية لبدل المصروف اليومي لكل وجبة، على سبيل المثال، الوجبة مجانية؟ إذا كان الأمر كذلك، ما هي النسبة المئوية للتخفيض لكل وجبة؟
    • هل يتم حساب تخفيض الوجبة كل يوم، ام للرحلة الواحدة، أم بعدد الوجبات يوميًا؟
    • هل يجب تقريب المبالغ اليومية بطريقة عادية أم تقريبها لأعلى؟
    • هل يتم حساب المصاريف اليومية على أساس فترة الـ 24 ساعة أم يوم التقويم؟
  • قواعد المصروف اليومي استناداً إلى الموقع:
    • هل تختلف معدلات المصروف اليومي بناءاً على الموقع وما المواقع المضمنة؟
    • إذا كان معدل المصروف اليومي يختلف استناداً إلى الموقع لكل موقع، فما مقدار النسبة المئوية المقدَّمة لما يلي:
      • الوجبات
      • الفندق
      • المصروفات الأخرى

حسابات ودفاتر يومية إدارة المصروفات

تتطلب إدارة المصروفات استخدام حسابات ودفاتر يومية متعددة. ويجب أن تقرر، على سبيل المثال، استخدام نفس الحساب للسلف النقدية ومنازعات بطاقة الائتمان أو لا. القرارات:

  • ما دفتر يومية الأستاذ الذي يتم ترحيل تقارير المصروفات المعتمدة إليه؟
  • ما الحساب الذي يتم استخدامه للسلف النقدية؟
  • هل يجب ترحيل السلف النقدية مباشرةً؟

طرق الدفع

عند السماح للموظفين بتحمل المصروفات باسم شركتك، يجب عليك تحديد طرق الدفع التي يُسمح للموظفين باستخدامها. على سبيل المثال، قد تسمح للموظفين باستخدام النقدية أو بطاقة ائتمان شركة. كما قد تسمح للموظفين باستخدام بطاقات الائتمان الشخصية، ومن ثم تعويض الموظفين. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل طريقة دفع تسمح بها. القرارات:

  • ما طرق الدفع المسموح بها؟
  • مَن الذي يملك مصروفات طريقة الدفع؟
  • هل هناك نوع حساب مقابل؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هو؟
  • إذا كان هناك حساب مقابل، فما الحساب؟
  • إذا كانت طريقة الدفع بطاقة ائتمان، فهل يجب استخدام طريقة الدفع فقط في الحركات المستوردة؟

الفئات المشتركة وفئات المصروفات

عند قيام الموظفين بإنشاء تقرير مصروفات، يجب أن يكون كل مصروف يقومون بتسجيله مقترنًا بفئة مصروفات. ويتم اشتقاق فئات المصروفات من الفئات المشتركة التي يمكن مشاركتها عبر الكيانات القانونية داخل المؤسسة. ويمكن أيضًا مشاركة هذه الفئات في محاسبة وإدارة المشاريع، استناداً إلى كيفية تحديد المؤسسة الخاصة بك. وبناءً على تعريف المؤسسة والتوجيه من فريق التنفيذ، حدد ما إذا كانت الفئات المستخدمة في إدارة المصروفات يتعين استخدامها في المصروفات فقط أو ما إذا كان يجب مشاركتها بين المشروع والمصروفات. ولاحظ أنه يمكن مشاركة هذه الفئات بين المشروع والمصروفات أو المشروع والإنتاج، ولكن ليس بين المصروفات والإنتاج. يجب اتخاذ القرارات التالية لكل فئة مصروفات. القرارات:

  • ما المقصود بفئة المصروفات؟ على سبيل المثال، الرحلات أو الفندق أو المسافة المقطوعة بالميل.
  • هل يمكن أيضًا استخدام فئات المصروفات هذه في محاسبة وإدارة المشروع؟
  • ما نوع المصروفات؟
  • ما طريقة الدفع الافتراضية لفئة المصروفات؟
  • هل يلزم تفصيل المصروفات الموجودة في هذه الفئة؟
  • ما الحساب الافتراضي الرئيسي لفئة المصروفات؟
  • ما مجموعة ضريبة مبيعات الصنف الافتراضية لفئة المصروفات؟
  • هل يُسمح بطرق الدفع الإضافية لفئة المصروفات؟ إذا كان الأمر كذلك، فما هي؟
  • هل توجد فئات فرعية ضمن فئة المصروفات هذه؟ إذا كان الأمر كذلك:

    • هل يتم استبعاد الفئات الفرعية من استرداد الضريبة؟
    • ما مجموعة ضريبة مبيعات الصنف في الفئات الفرعية؟

    إذا تم أيضًا استخدام فئة المصروفات هذه في محاسبة وإدارة المشاريع، فأجب عن الأسئلة المتبقية. وإلا، تكون قد انتهيت من هذا القسم.

  • ما حسابات التكاليف التي سيتم استخدامها لما يلي؟
    • التكلفة
    • توزيع الرواتب
    • الأعمال تحت التنفيذ – قيمة التكلفة
    • التكلفة - الصنف
    • الأعمال تحت التنفيذ - قيمة التكلفة - الصنف
    • الخسارة المستحقة
    • الأعمال تحت التنفيذ - الخسارة المستحقة
  • ما حسابات الإيرادات التي سيتم استخدامها لما يلي؟
    • إيراد تمت فوترته
    • الإيراد المستحق – قيمة المبيعات
    • الأعمال تحت التنفيذ – قيمة المبيعات
    • الإيراد المستحق - الإنتاج
    • الأعمال تحت التنفيذ - الإنتاج
    • الإيراد المستحق - الأرباح
    • الأعمال تحت التنفيذ - الأرباح
    • الإيراد المستحق - الاشتراك
    • الأعمال تحت التنفيذ - الاشتراكات

الضرائب

بالنسبة للضرائب المتعلقة بالمصروفات، يجب عليك تحديد ما يتم تضمينه أو تمكينه في تقارير المصروفات. القرارات:

  • هل يتم تضمين ضريبة المبيعات في مبالغ المصروفات؟
  • هل يجب تمكين استرداد الضريبة في المصروفات؟

لاحظ أنه إذا قررت أثناء التخطيط لدفتر الأستاذ العام تطبيق ضريبة المبيعات في الولايات المتحدة واستخدام القواعد الضريبية، التي تتم عن طريق تبديل حقل تطبيق قواعد الضرائب لضريبة المبيعات إلى "نعم"، فلا يمكنك تمكين استرداد الضريبة على المصروفات.

السياسات

يمكنك إنشاء سياسات تقارير المصروفات بحيث تستطيع المؤسسة الخاصة بك توفير الوقت والمال عندما يتحمل الموظفون المصروفات بالنيابة عنها. وتضمن السياسات بقاء الموظفين في حدود الميزانية وتوفير كافة المعلومات المطلوبة وإنفاق الأموال عند الضرورة فقط. ويجب عليك اتخاذ القرارات التالية لكل سياسة تقرير مصروفات وكل سياسة موافقة على تقرير مصروفات تقوم بإنشائها. القرارات:

  • ما اسم السياسة؟
  • ما الذي يتم وضع سياسة المصروفات له؟
  • إذا كنت قررت سابقًا تمكين المصروفات بين الشركات الشقيقة، على أي شركات في المؤسسة سيتم تطبيق هذه السياسة؟
  • متى تصبح السياسة فعالة؟
  • متى ينتهي تاريخ صلاحية السياسة؟
  • ما المقصود بقاعدة السياسة؟
  • ما نتيجة قاعدة السياسة؟