مساحة عمل إقفال الفترة المالية

توفر هذه المقالة نظرة عامة على مساحة عمل إقفال الفترة المالية‬ والتكوين المقترن بها.

مساحة عمل إقفال الفترة المالية

تسمح لك مساحة عمل إقفال الفترة المالية بتعقب عملياتك الخاصة بالإقفال المالي عبر الشركات والمناطق والأشخاص. وبحسب طريقة عرض مساحة إقفال الفترة المالية، سوف ترى إما كافة المهام والحالات الخاصة بجدول إقفال، أو المهام التي تم تعيينها لك.

يجب أولاً تحديد جدول إقفال في أعلى مساحة العمل. وتتم عندئذٍ تصفية كافة البيانات المعروضة في مساحة العمل حسب جدول الإقفال المحدد.

تجانبات الملخص

توفر لك لوحات الملخص نظرة عامة حول العملية، وتساعدك المؤشرات في إبقاء عملية الإقفال على المسار الصحيح. يمكنك رؤية المهام المتجاوزة الاستحقاق والمهام المتبقية لليوم الحالي والمهام التي تستحق اليوم ولكنها محظورة بسبب التبعيات، بالإضافة إلى كافة المهام المتبقية للعملية. هذه المعلومات هي لكافة الشركات التي تم تضمينها في جدول الإقفال المحدد.

قسم الحالات والمهام

في مقطع المهام والحالات، تكون حالة جدول الإقفال الكلي مقسّمة بطرق مختلفة: الحالة حسب الشركة والحالة حسب المنطقة والحالة حسب الشخص المسؤول. ويمكنك عرض حالة كافة المهام في جدول الإقفال، فقط المهام المستحقة اليوم، أو المهام التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق عن طريق تغيير عامل التصفية في أعلى قائمة البطاقات. يمكنك أيضًا تحديد عامل تصفية الشركة لعرض حالة شركة معينة. توفر كل علامة من علامات تبويب الحالة تصنيفًا حسب النسبة المئوية للاكتمال وعدد المهام المتبقية. انقر فوق البطاقة أو إجراء‬ عرض التفاصيل‬‏‫ لتصفية قائمة المهام التفصيلية بواسطة البطاقة المحددة.

علامة التبويب الأخيرة مخصصة لقائمة المهام التفصيلية. وتعرض هذه القائمة قائمة كاملة بالمهام، ويمكن تصفيتها بحيث تعرض المهام التي تهمك فقط. ويمكنك تصفية قائمة المهام بطرق عديدة.‬ على سبيل المثال، يمكنك التصفية حسب تاريخ استحقاق المهمة، والشركة المقترنة، والمنطقة المقترنة. يمكنك أيضًا تحديد إظهار أو إخفاء المهام المكتملة في قائمة المهام.‬

يتم استخدام مؤشرين للمهام:

  • تشير أيقونة رمز التعجب إلى أن المهمة تجاوزت تاريخ الاستحقاق. وبالنسبة إلى المهام التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق، يتم تمييز تاريخ الاستحقاق باللون الأحمر أيضًا.‬
  • تشير أيقونة القفل إلى أن المهمة تعتمد على مهام أخرى لم تكتمل بعد. لا يمكن وضع علامة على المهام التي تم حظرها بواسطة التبعيات كمهام مكتملة. ويمكنك تعيين التبعيات لمهمة باستخدام الإجراء تعيين تبعية.

اسم المهمة عبارة عن ارتباط تشعبي إلى صفحة Microsoft Dynamics 365 for Operations أو صفحة ويب أخرى يتعين على المستخدم الانتقال إليها لإكمال العمل. يمكنك تعيين هذا الارتباط التشعبي باستخدام الحقل ارتباط المهمة عند تحرير مهمة أو إنشائها.

يمكنك إرفاق الملفات والصور والملاحظات وعناوين URL إلى مهمة باستخدام إجراء المرفقات. على سبيل المثال، يمكنك الإشارة إلى أرقام دفتر اليومية التي يتم استخدامها كجزء من مهمة، أو إضافة تعليقات بشأن مهمة معينة، أو إرفاق ملف تقرير تمت طباعته لمهمة. وتظهر أيقونة في عمود المرفق للمهمة في حالة وجود مرفق.

يجب تحديد الخيار مهمة مكتملة يدويًا بعد اكتمال المهمة. وعند وضع علامة على مهمة كمكتملة، يتم تحديث حقل تاريخ الإكمال تلقائيًا إلى التاريخ والوقت الحاليين. ويتم أيضًا تحديث مؤشرات التبعية حسب الاقتضاء.‬

صفحة قائمة مهام إقفال كل الفترات المالية

يمكنك عرض كل مهام إقفال الفترات الحالية والسابقة من صفحة قائمة مهام إقفال كل الفترات المالية‬‏‫. ويتم استخدام قائمة الصفحة هذه على أفضل وجه لإجراء تحليل تاريخي لعملية الإقفال، لأنها تتضمن معلومات حول تاريخ الاستحقاق المجدول، وتاريخ الإنجاز الفعلي، والشخص الذي قام بإكمال المهمة. ويمكنك بسهولة تصدير المعلومات الموجودة في صفحة القائمة هذه إلى Microsoft Excel لأغراض الإبلاغ والتدقيق.‬

صفحة تكوين إقفال الفترة المالية

قبل أن تتمكن من استخدام مساحة عمل إقفال الفترة المالية، يجب عليك تكوين العملية في تطبيق Finance and Operations باستخدام صفحة تكوين إقفال الفترة المالية. (انقر فوق دفتر الأستاذ العام > إقفال الفترة > تكوين إقفال الفترة المالية.)

الموارد

على علامة تبويب الموارد، يمكنك تعريف الأشخاص الذين يشاركون في عمليات الإقفال. ويجب أولاً تعيين أي موظف يكون مسؤولاً عن مهمة إقفال هنا.‬ يجب أيضًا تعيين طريقة عرض مساحة العمل للموظف. يتوفر الخياران التاليان:

  • المهام المعينة فقط – سوف يرى المستخدم فقط المهام التي تم تعيينها له أو لها.
  • كافة المهام والحالة – سوف يرى المستخدم كافة مهام الإقفال وحالة العملية الشاملة.

لن يتمكن المستخدمون الذين لديهم أذونات لعرض المهام المعينة لهم فقط من إضافة المهام إلى قائمة المهام أو تحرير المهام أو إزالة المهام من قائمة المهام.

مناطق المهام

يمكنك استخدام مناطق المهام لتجميع المهام الإقفال في المناطق المنطقية للملكية داخل المؤسسة. على سبيل المثال، قد يتم استخدام الحسابات الدائنة أو الحسابات المدينة أو دفتر الأستاذ العام كمناطق المهام.

التقويمات

يمكنك إنشاء تقويمات الإقفال المالي وتحريرها باستخدام علامة التبويب "تقويمات". هذا هو المكان حيث يمكنك تحديد أيام العمل لعمليات الإقفال وجدولة مهام الإقفال. أنشئ تقويمًا جديدًا، وأشر إلى أيام العمل المراد استخدامها لجدولة المهمة. من الأفضل إنشاء تقويم لفترة طويلة من الوقت، مثل سنة أو سنوات متعددة، نظرًا لإمكانية تحريره بعد إنشائه. وبعد إنشاء التقويم، انقر فوق الزر "تحرير" لتحديث التقويم لأيام محددة، مثل العطل. وستتم جدولة مهام الإقفال في الأيام التي يتم فيها تعيين قيمة عنصر التحكم إلى "مفتوح". وإذا كان لا ينبغي جدولة مهام الإقفال في يوم معين، فيجب أن تكون قيمة عنصر التحكم معينة إلى "مقفل".

القوالب

يمكنك استخدام قالب إقفال مالي لتحديد كافة المهام التي تشكل جزءًا من عملية الإقفال. وتُعد مهمة الإقفال بمثابة جهد عمل متكرر يتم تعيينه لأحد الأشخاص لكي يكمله كجزء من كل عملية إقفال. وفي القالب، يجب تحديد تاريخ الاستحقاق النسبي لكل مهمة إقفال. يمثل تاريخ الاستحقاق النسبي عدد الأيام التي تسبق أو تلي تاريخ انتهاء الفترة المحددة حيث تكون المهمة مستحقة كل فترة. يتم أيضًا تعيين وقت استحقاق لكل مهمة. ويتم تعيين وقت الاستحقاق في سياق منطقتك الزمنية وسيتم تحويله إلى المنطقة الزمنية المناسبة لكل مستخدم.‬

يمكنك تعيين مهمة في القالب إلى شركة أو أكثر من الشركات التي تنطبق عليها هذه المهمة. وإذا تم تعيين شخص آخر لإكمال جهد العمل هذا في كل شركة، فقد تجد أنه من المفيد إنشاء مهام متعددة لجهد العمل نفسه.‬ إنشاء مهمة واحدة لكل شركة

يرتبط عنصر القائمة ارتباط المهمة بجهد عمل المهمة ويمكن استخدامه للانتقال مباشرةً إلى الصفحة المقترنة من ارتباط المهام في مساحة العمل. على سبيل المثال، يمكن ربط مهمة إقفال لتنفيذ عملية إعادة تقييم العملة للحسابات الدائنة في صفحة إعادة تقييم العملة الأجنبية في Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition كما يمكنك ربطه بعنوان URL خارجي.

[!تلميح] إذا اردت ربط تقرير معين من "أداة تقارير الإدارة" بمهمة إقفال فترة مالية، فيمكنك استخدام عنوان URL للتقارير. وللوصول إلى عنوان URL للتقرير، افتح التقرير في مصمم التقرير، ثم انقر فوق ملف > عرض التقرير لفتح التقرير في مستعرض ويب. ويمكنك نسخ عنوان URL في شريط عنوان المستعرض ولصقه في حقل عنوان URL ارتباط المهمة.

يمكنك تعريف تبعيات المهام في القالب. وإذا تم إعداد مهمة للاعتماد على مهمة واحدة أو أكثر، فلا يمكن وضع علامة على هذه المهمة كمكتملة حتى تكتمل كافة التبعيات.

يمكنك إنشاء قوالب إقفال مالي متعددة. وبعد ذلك، يمكنك استخدام القوالب المتنوعة لتعقب عمليات الإقفال لأنواع الفترات المختلفة، مثل نهاية الشهر أو نهاية العام، أو لتعقب الشركات التي تستخدم عمليات الإقفال المختلفة. وبعد إنشاء قالب واحد، يمكنك نسخه إلى قالب جديد وإجراء التغييرات المطلوبة. ويمكنك تعيين قالب واحد فقط لكل جدول إقفال.‬

جداول الإقفال

يمكنك استخدام جدول إقفال لتعيين قالب إقفال مالي لفترة مالية معينة يجب إقفالها. وبعد ذلك، يتم إنشاء المهام من القالب تلقائيًا لفترة محددة، ويُضاف جدول الإقفال الجديد إلى مساحة العمل. وعندما تنشئ جدول إقفال جديدًا، يتم استخدام حقل تاريخ انتهاء الفترة‬‏‫ لتحديد تواريخ الاستحقاق الفعلية لمهام الإقفال، على أساس تاريخ الاستحقاق النسبي المعيَّن في قالب الإقفال المالي.

عيّن التقويم المناسب لجدول الأقفال، للإشارة إلى أيام العمل التي يجب استخدامها في جدولة المهام. وإذا لم تحدد تقويمًا معينًا، فستستخدم تواريخ استحقاق المهمة كافة أيام الأسبوع.‬

يجب أيضًا تحديد الشركات التي سيتم إقرانها بجدول الإقفال. وإذا تم تعيين مهام قالب إلى شركات متعددة، فسيتم إنشاء مهام منفصلة لكل شركة في جدول الإقفال وتعيينها إلى مهمة القالب.‬

بعد اكتمال جدول إقفال، حدد الخيار مُقفل‬ له. سوف تبقى محفوظات المهمة متوفرة من صفحة قائمة مهام إقفال كل الفترات المالية، ولكن ستتم إزالة جدول الإقفال من مساحة العمل. بعد وضع علامة مُقفل‬ على جدول إقفال، لن تتمكن من إضافة مهام إليه أو تحرير المهام أو إزالة مهام منه.