إدارة المشاريع ومحاسبتها

يمكن استخدام وظيفة إدارة المشاريع والمحاسبة في صناعات متعددة لتوفير خدمة أو إنتاج منتج أو تحقيق نتيجة.

يمثل المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لتقديم خدمة أو إنتاج منتج أو تحقيق نتيجة. تستهلك المشاريع الموارد، وتحقق نتائج مالية في صورة عائدات أو أصول.

المشاريع عبر الصناعات

يمكن استخدام وظيفة إدارة ومحاسبة المشاريع في العديد من الصناعات، كما هو مبين في التوضيح التالي. المشاريع عبر الصناعات

في مركز الاتصال، يمكن استخدام بطاقة لوصف مجموعة الإجراءات اللازمة لحل اتصال. تشير الشركات الاستشارية، مثل مؤسسات الإدارة أو الاستشارات الفنية أو وكالات الإعلان إلى أنشطتها كمشاريع. في مجال التسويق، تمثل الحملة مجموعة أعمال يجب تسليمها. وفي التصنيع القائم على المشاريع، يرتبط أمر إنتاج بالعمل المختلف الذي يجب تنفيذه لإنتاج بعض السلع النهائية. وبغض النظر عن الاسم المستخدم لها، يمكن لهذه المشاريع التي تشتمل على التكاليف والجداول الزمنية والموارد وإدارة ومحاسبة المشاريع في Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition أن تساعد في تخطيط وتنفيذ وتحليل هذه المشاريع.

مراحل المشروع

على الرغم من أن تدفق العملية التالية يستهدف المشاريع الخارجية، أو مشروعًا مكتملاً لعميل واحد أو أكثر، تنطيق الوظيفة أيضًا على المشاريع الداخلية والخاصة بالتكلفة فقط.

3 مراحل للمشروع

كما هو موضح في الرسم التوضيحي السابق، يمكن تقسيم محاسبة وإدارة المشروع إلى ثلاث مراحل:

  1. البدء
  2. تنفيذ
  3. تحليل

بدء المشروع

أثناء بدء تشغيل المشروع، تحدث العديد من العمليات الرئيسية. يمكنك استخدام عرض أسعار مشروع لإيصال حجم العمالة المقدرة والمصروفات والمواد اللازمة إلى العميل. يمكنك تسجيل شروط الفوترة وحدودها والاتفاقيات في عقد مشروع. يمكنك استخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لتخطيط وتقدير العمل. يمكنك إعداد التنبؤات والموازنات لتوجيه كيفية تنفيذ المشروع. يبين الرسم التوضيحي التالي بنية المشروع.بنية المشروع

إنشاء عروض أسعار المشروع

في الخطوة المبدئية في طور المشروع، يمكنك عرض أسعار المشروع من تزويد العميل بعرض غير ملزم. ويمكن أن يشتمل عرض الأسعار على عناصر مثل الأصناف والخدمات التي تم تسعيرها ومعلومات الاتصال الأساسية والخصومات واتفاقات التجارة الخاصة والضرائب والمصاريف الإضافية المحتملة.

كما يمكنك إصدار خطاب ضمان لحركة عرض أسعار مشروع بين المؤسسة والعميل. وبعد إنشاء عرض أسعار المشروع، يمكنك إنشاء خطاب ضمانات للعميل وإرساله إلى البنك. وعند موافقة البنك على الطلب، يمكن إصدار خطاب الضمان إلى العميل.

لمزيد من المعلومات، راجع عروض أسعار المشاريع.

إنشاء عقود المشاريع

عند إبرام عقد مع أحد العملاء أو مصدر تمويل آخر لإكمال مشروع، يجب عليك أولاً إنشاء عقد مشروع. وبعد ذلك، عند قيامك بإنشاء المشروع، يجب عليك تعيين العقد المناظر. ويحدد نوع المشروع الذي تقوم بإنشائه لعقد مشروع الطريقة المستخدمة لفوترة عملاء المشروع. ويمكنك تعديل عقد مشروع والمشروع المرتبط، ولكن لا يمكنك تغيير نوع المشروع. ولمزيد من المعلومات حول أنواع المشاريع، راجع قسم "إنشاء المشاريع".

لمزيد من المعلومات حول عقود المشروع، راجع عقود المشاريع.

إنشاء هياكل تنظيم العمل

تعتمد درجة التفصيل في WBS على مستوى الدقة المطلوبة في التقديرات ومستوى التعقب المطلوب مقابل تلك التقديرات. وغالبًا ما تتطلب المشاريع التي تشتمل على تفاوت منخفضة جداً للتعثرات في جدول أو تكلفة WBS أكثر تفصيلاً وتعقب بعناية لتقدم العمل والتكلفة في مقابل WBS.

لمزيد من المعلومات، راجع هياكل تنظيم العمل.

إنشاء تنبؤات وموازنات المشاريع

يمكنك استخدم التنبؤات إذا كانت مؤسستك لديها منظور تشغيلي، وتركز على الإيرادات والتكاليف المستمدة من حركات محددة. ومع ذلك، يمكنك استخدام إعداد الموازنة إذا كانت مؤسستك تركز على المبالغ المالية بشكل أكبر. لكل طريقة مزاياها. لمزيد من المعلومات، راجع تنبؤات وموازنات المشروع.

إنشاء مشاريع

يمكنك إنشاء ست أنواع مشاريع في Microsoft Finance and Operations. يتم إعداد كل نوع مشروع بطريقة مختلفة لإقرار التكاليف والإيرادات. يعتمد نوع المشروع الذي تختاره على الغرض من هذا المشروع. يوضح الجدول التالي الاستخدام النموذجي لكل نوع مشروع.

                                                                                                                                                                     |
نوع المشروع الوصف
الوقت والمواد في مشاريع الوقت والمواد، تتم فوترة العميل لكافة التكاليف التي يتم تكبدها في مشروع ما. تشمل هذه التكلفة التكاليف بالساعات والمصروفات والأصناف والرسوم.
السعر الثابت في المشاريع ثابتة السعر، تتكون الفواتير من حركات على الحساب. تتم فوترة المشاريع ثابتة السعر وفقًا لجدول فوترة استنادًا إلى عقد مشروع. ويمكن حساب إيراد المشروع ثابت السعر وترحيله خلال المشروع باستخدام طريقة النسبة المئوية المكتملة. وبدلاً من ذلك، يتم حساب الإيراد وترحيله عند اكتمال المشروع، باستخدام طريقة العقد المكتمل. غالباً ما تستفيد الشركات من استخدام قيمة الأعمال تحت التنفيذ (WIP) لحساب درجة اكتمال المشروع أو مجموعة من المشاريع.
الاستثمار مشاريع الاستثمار هي مشاريع لا تنتج إيرادات فورية. يتم استخدامها عادةً للمشاريع الداخلية طويلة الأجل التي يتعين فيها أن تكون التكاليف مرسملة. ويمكن تسجيل فقط تكاليف الأصناف والساعات والمصروفات في أحد مشاريع الاستثمار. يتم تعقب التكاليف في مشروع استثمار والتحكم بها باستخدام وظيفة التقدير. يمكن إعداد مشاريع الاستثمار بالحد الأقصى الاختياري للرسملة. وبينما يتقدم مشروع استثمار، عليك تسجيل تكاليفها في حسابات الأعمال تحت التنفيذ، حيث يتم الاحتفاظ بالتكاليف حتى اكتمال المشروع. عندما يتم حذف مشروع، عليك تحويل قيمة الأعمال تحت التنفيذ إلى حساب دفتر أستاذ أو أصل ثابت أو إلى مشروع جديد. ملاحظة: لا تظهر الحركات الموجودة في مشاريع الاستثمار على صفحة ترحيل التكاليف أو الإيراد المستحق أو إنشاء مقترحات الفاتورة.
مشروع تكلفة مثل مشاريع الاستثمار، مشاريع التكلفة تستخدم عادة لتعقب المشاريع الداخلية، فقط الساعات والمصروفات، والأصناف التي يمكن تسجيلها لتكاليف المشاريع. ومع ذلك، عادةً ما تكون مشاريع التكلفة ذات مدة أقصر من مشاريع الاستثمار. بالإضافة إلى ذلك، خلافًا لمشاريع الاستثمار، لا يمكن رسملة مشاريع التكلفة لحسابات الميزانية العمومية. بدلًا من ذلك، يتم ترحيل حركات المشروع فقط إلى حسابات الأرباح والخسائر. ملاحظة لا يتم عكس الحركات الموجودة في مشاريع التكلفة على صفحة ترحيل التكاليف أو الإيراد المستحقأو إنشاء مقترحات الفاتورة. لأن مشاريع التكلفة تستخدم عادة لتعقب المشاريع الداخلية، ليس من الضروري عادة أن تكون مقترنة بحساب عميل. ومع ذلك، إذا كان الإعداد الخاص بك يتطلب إنشاء متطلبات الصنف لأوامر الشراء، عليك إقران مشروع التكلفة بعميل. ويُتطلب هذا الإقران بسبب أن متطلبات الصنف تتم إدارتها كبنود أمر المبيعات، ويتطلب النظام تحديد عميل. ومع ذلك، لن يتسبب هذا الإعداد في أن يتم إنشاء متطلبات الصنف تلقائياً من أمر شراء. في مشاريع التكلفة، يتم تجاهل إعداد إنشاء متطلب صنف. إذا كنت تحتاج متطلب صنف في مشروع تكلفة، يمكنك إنشاؤه يدوياً، طالما أنه هناك عميل مرتبط بالمشروع.
داخلي تستخدم المشاريع الداخلية لتتبع تكاليف مشروع داخلي للمؤسسة الخاصة بك. توفر المشاريع الداخلية أداة تخطيط لإدارة استهلاك الموارد. ملاحظة: لا تظهر الحركات الموجودة في المشاريع الداخلية على صفحة الإيراد المستحق أو إنشاء مقترحات الفاتورة.
الوقت يتم استخدام مشاريع الوقت لتعقب الوقت الذي يقترن بالأنشطة غير الخاضعة للرسوم وغير المنتجة، مثل مشروع لتعقب إجازة مرضية للعاملين. لا يتم ترحيل الحركات في مشاريع الوقت إلى دفتر الأستاذ. بدلاً من ذلك، يتم تضمينها في تقارير استخدام العامل. ويمكن فقط تسجيل حركات الساعة في مشاريع الوقت. استخدم دفتر يومية الساعات أو الجدول الزمني لتسجيل هذه الساعات للمشروع. بعد تسجيل الساعات، تظهر كحركات مشروع ولكن لا يوجد لها حركات إيصال مقابلة. ملاحظة: لا يتم عكس الحركات الموجودة في مشاريع الوقت على صفحة ترحيل التكاليف أو الإيراد المستحق أو إنشاء مقترحات الفاتورة.

تعيين العمال والفئات والموارد

يمكنك جدولة موارد العامل المعتمدة على المتطلبات وإنشاء جدول خاص بالمشروع أو المهارات أو وفرة العمال. ومن خلال استخدام قدرات جدولة الموارد، يمكنك استغلال عمال المؤسسة الخاصة بك بفعالية وكفاءة. ويمكنك العثور بسرعة على أكفأ العاملين المتاحين للعمل في المشروع الخاص بك. ويمكنك أيضًا بسهولة معرفة كيف يمكن أن تستخدم هؤلاء العمال بفاعلية أكبر خلال الدورة التدريبية للمشروع.

وفيما يلي بعض الطرق التي يمكنك بها استخدام وظيفة جدولة الموارد:

  • استخدام معلومات حول سمات العامل، مثل التعليم والمهارات والشهادات والخبرة بالمشاريع لمطابقة ذلك بمتطلبات المشروع.
  • استخدام المعلومات حول تقويم العامل ومدى توفره لمطابقة جدول العامل بتقويم المشروع.
  • استعراض قدرة كل عامل وتحديد كيفية استغلال هذه القدرة. على سبيل المثال، إذا كان هناك عاملاً غير مؤهلاً بشكل كافٍ، فيمكن تعيين العامل في مشروع يتناسب مع توفر العامل وسماته.
  • مراجعة مدى توفر العامل للتأكد من عدم وجود تعارضات في التقويم مع التعيينات الخاصة بالعامل.
  • مراجعة المعلومات حول استغلال العامل بطريقة عرض ملخصة (مثل حسب القسم أو العامل) أو بطريقة عرض مفصلة (مثل حسب العاملين في قسم أو حسب التفاصيل الأسبوعية لكل عامل).
  • تعديل تعيينات الموارد للوحدات الزمنية المختلفة، مثل اليوم أو الأسبوع أو الشهر، لتحسين كيفية استغلال العمال.

تنفيذ المشروع

أثناء تنفيذ المشروع، يقوم أعضاء الفريق أو المديرون بتسجيل العمل والمصروفات المستحقة، باستخدام الجداول الزمنية وتقارير المصروفات ووثائق العمل الأخرى. ويمتلك مديرو المشاريع الأدوات التي تتيح لهم مراقبة استهلاك المبالغ المدرجة في الموازنة للمشروع. كما يستطيع مديرو المشاريع طلب أو انتقاء أو تدبير مواد للمشاريع باستخدام أوامر الشراء ووثائق العمل الأخرى. ويتم إعداد الفواتير واعتمادها حتى يمكن فوترة العملاء للعمل الجاري. وأخيراً، يتم إثبات الإيراد أثناء هذه العملية للتأثير على البيانات المالية للمؤسسة.

إدارة هياكل تنظيم العمل

هيكل تنظيم العمل عبارة عن وصف للعمل سيتم إكماله لمشروع. هيكل تنظيم العمل عبارة عن تدرج هرمي للمهام. وهو يمثل ليس فقط العمل لكل مهمة، ولكن أيضًا حجم وتكلفة ومدة المهمة.

لمزيد من المعلومات، راجع هياكل تنظيم العمل.

إدارة موازنات وتنبؤات المشاريع

توجد طريقتين لإدارة ومراقبة المشاريع: تنبؤات المشاريع وموازنات المشاريع. يمكنك استخدم التنبؤات إذا كانت مؤسستك لديها منظور تشغيلي، وتركز على الإيرادات والتكاليف المستمدة من حركات محددة. ومع ذلك، يمكنك استخدام إعداد الموازنة إذا كانت مؤسستك تركز على المبالغ المالية بشكل أكبر.

لمزيد من المعلومات، راجع تنبؤات وموازنات المشروع.

إنشاء أوامر الإنتاج

يمكن ربط أمر الإنتاج المرتبط بالمشروع بأمر مبيعات أو متطلبات صنف باستخدام طريقة الصنف النهائي أو طريقة الأصناف المستهلكة. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم إنشاء أمر إنتاج يدوياً، لا يوجد أي رابط بين أمر الإنتاج وأمر المبيعات أو متطلب الصنف (لا رابط للأمر). ومع ذلك، إذا تم إنشاء أمر الإنتاج تلقائياً للوفاء بأمر مبيعات أو متطلب صنف، يوجد رابط بين أمر الإنتاج أو أمر المبيعات أو متطلب الصنف (رابط لأمر).

استناداً إلى مجموعات هذه العوامل، استخدم إحدى الطرق التالية:

  • ‏‫صنف منتهي/الربط بأمر‬ – اربط المشروع بأمر مبيعات أو أحد متطلبات الصنف. عند استخدام هذه الطريقة، يتم ترحيل تكاليف المشروع الفعلية عند فوترة أمر المبيعات أو عند تحديث كشف التعبئة لمتطلبات الصنف. يتم ترحيل التكلفة كصنف منتهي.
  • الصنف المنتهي/عدم الربط بأمر – لا يمكن ترحيل التكاليف الفعلية حتى تصبح دورة الإنتاج لصنف بحالة منتهية. يتم ترحيل تكلفة الصنف المنتهي كحركة واحدة.
  • ‏‫صنف مُستهلك/الربط بأمر‬ – اربط المشروع بأحد متطلبات الصنف. وباستخدام هذه الطريقة، يُمكنك عرض تكاليف المشروع الفعلية عندما تكون حالة الإنتاج تم البدء أو عند الإبلاغ عنها كمنتهية. ويتم ترحيل التكاليف في صورة حركات أصناف مشروع متعددة للمواد الخام وساعات الإنتاج المستهلكة. عند تحديث كشف التعبئة لمتطلبات الصنف، فلن يتم ترحيل أية تكاليف للمشروع. كما يمكنك تحديد المستوى في تدرج هرمي قائمة مكونات الصنف الذي يتم فيه تتبع المشاريع في عملية الإنتاج.
  • *صنف مُستهلك/عدم الربط بأمر *– اربط المشروع بأحد متطلبات الصنف. وباستخدام هذه الطريقة، يُمكنك عرض تكاليف المشروع الفعلية عندما تكون حالة الإنتاج تم البدء أو عند الإبلاغ عنها كمنتهية. ويتم ترحيل التكلفة في صورة حركات أصناف مشروع متعددة للمواد الخام وساعات الإنتاج المستهلكة. كما يمكنك تحديد المستوى في تدرج هرمي قائمة مكونات الصنف الذي يتم فيه تتبع المشاريع في عملية الإنتاج.

تدبير المنتجات والخدمات

شراء وبيع الأصناف عبارة عن أنشطة شائعة في العديد من الأعمال المتعلقة بالمشروع.

أوامر شراء المشاريع

يحدد غرض أمر الشراء الوقت الذي سيتم فيه استهلاك فيه أمر الشراء، ويؤدي ذلك بالتالي إلى تحديد الوقت الذي سيتم فيه تقييد الأصناف على أحد المشاريع.

الأسلوب الغرض استهلاك الأصناف
إنشاء أمر شراء مباشرةً. أصناف الشراء من مورد خارجي للاستهلاك في مشروع. يمكنك إنشاء أمر شراء بالطرق التالية:
  • من المشروع نفسه. وفي هذه الحالة يكون المشروع معرفًا بالفعل لأمر الشراء.
  • عن طريق الانتقال إلى أمر شراء المشروع. يجب تحديد كل من المورد والمشروع المراد إنشاء أمر الشراء لهما.
يتم استهلاك الأصناف عندما يتم تحديث فاتورة المورد.
إنشاء أمر شراء من أمر توريد. أصناف الشراء عند إنشاء أمر مبيعات من مشروع. يتم استهلاك الأصناف عند فوترة أمر التوريد إلى العميل.
إنشاء أمر شراء من أحد متطلبات الصنف. أصناف الشراء عند إنشاء أحد متطلبات الأصناف من مشروع. يتم استهلاك الأصناف عندما يتم تحديث كشف تعبئة متطلبات الصنف.

أوامر المبيعات للمشاريع

في محاسبة وإدارة المشروع، يمكنك تسجيل استهلاك الأصناف بعدة طرق. يمكنك بيع الأصناف أو شراء الأصناف من مشروع أو حجز أصناف لمشروع.

ويمكنك ترتيب الأصناف من المخزون الخاص بالشركة للاستهلاك في مشروع. وبدلاً من ذلك، يمكنك شراء أصناف شراء من مورد خارجي. يمكن أن تُستهلك الأصناف بجميع أنواع المشاريع باستثناء مشاريع "الوقت".

يعتمد طريقة طلب أصناف على المكان الذي تقوم بطلبه من:

  • في حالة الرغبة في طلب أصناف من مخزون الشركة، فإنه يجب إدخال الأمر كطلب صنف. إذا قمت باستخدام صفحة متطلبات الصنف يمكنك إعداد المتطلبات بحيث يمكنك استلام الأصناف كعمليات تسليم جزئية. وبناءً عليه، يمكنك تأجيل استهلاك كمية من الأصناف إلى أن تكون الأصناف مطلوبة.
  • لطلب أصناف من مورد خارجي، فإنه يجب عليك إنشاء هذا الأمر كأمر شراء في صفحة أمر الشراء.
ملاحظة

لا يمكن إلغاء إيصال التعبئة لأمر مبيعات متعلقة بالمشروع إذا تم تمييز العناصر مسبقًا للتعبئة.

يسرد الجدول التالي طرق طلب الأصناف ويصف كيفية استهلاك الأصناف.

الأسلوب الغرض استهلاك حركات الأصناف
أمر مبيعات إدخال حركة مباشرةً في مشروع الوقت والمادة. يتم استهلاك حركات الصنف عند ترحيل فاتورة العميل.
يومية المخزون أدخل سجلات الأصناف بسرعة واحتفظ بها. في حالة الرغبة، على سبيل المثال، في إدخال متطلب صنف على أساس قائمة مطبوعة، فإنه يمكن تطبيق دفتر يومية المخزون. يتم استهلاك حركات الصنف عند ترحيل دفتر اليومية.
متطلبات الصنف أدخل الأصناف التي لن يتم استهلاكها في الحال. تتيح هذه الطريقة للمستخدمين تتبع رقم الأصناف التي تم استهلاكها في سجل متطلبات صنف واحد. يتم استهلاك حركات الأصناف عند تحديث كشف التعبئة. وبتعبير آخر، يتم إنشاء متطلب الصنف عند ترحيل كشف التعبئة.
أوامر الشراء إدخال حركات في ثلاثة مواقع مختلفة وذلك بالاستناد إلى أسلوب الشراء. يتم استهلاك حركات الصنف عند تحديث إيصال التعبئة أو عند فوترة العميل أو المورد.

معالجة فواتير المشاريع

يحدد نوع المشروع إجراء الفوترة الواجب تطبيقه. ويمكن فقط فوترة نوعي المشروع الخارجيين (الوقت والمادة وثابتة السعر). ويتم دائمًا إرفاق مشاريع الوقت والمادة والمشاريع ثابتة السعر بعقد المشروع.

قبل إنشاء فاتورة عميل لأحد المشروعات، يمكنك إنشاء فاتورة مبدئية أو مقترح فاتورة. في مقترح فاتورة، يمكن تحديد حركات المشروع لتضمينها في فاتورة مشروع. ويمكنك حينئذٍ مراجعة تفاصيل الفاتورة قبل ترحيل فاتورة المشروع وإرساله إلى العميل أو مصدر التمويل الآخر.

للمزيد من المعلومات حول كيفية معالجة فواتير المشاريع، راجع فوترة المشاريع.

حساب التكلفة لإكمال مشروع

عندما تقوم بإنشاء تقدير، يمكنك اختيار الطريقة المستخدمة لحساب التكلفة لإكمال المشروع. وتحدد طريقة في حقل طريقة تكلفة الإكمال في صفحة إنشاء التقدير. ويتم تطبيق الطريقة التي تختارها بشكل منفصل على كل بند تكلفة في تقدير التكلفة. وبينما تكون حالة البند تم الإنشاء، يمكنك تغيير الطريقة المستخدمة لذلك في صفحة تقدير التكلفة.

يصف الجدول التالي طرق حساب التكلفة لإكمال مشروع.

>
الأسلوب الوصف
إجمالي التكلفة - الفعلي يجب إدخال التكاليف المقدرة يدوياً. بعد استكمال عمود التكلفة الإجمالية أو الكمية الإجمالية في صفحة تقدير التكلفة ، يتم خصم التكاليف الفعلية من الإجماليات المدخلة من قِبل المستخدم. والنتيجة هي تكلفة إكمال المشروع. وبشكل عام، لا يتم تعقب تقدم التكاليف، على سبيل المثال، استنادًا إلى عدد الإقامات والوجبات في الفنادق التي تم تسجيلها في كل فترة. بدلاً من ذلك. يستند التعقب عادةً إلى مقارنة مقابل مبلغ إجمالي الساعات المقدرة. ولا يتطلب هذا النهج نموذج تنبؤ، ويمكن تغيير التكلفة الإجمالية أو الكمية الإجمالية يدوياً. وعند إدخال قيمة في عمود التكلفة الإجمالية أو الكمية الإجمالية، يقارن Finance and Operations هذه القيمة مقابل الحركات الفعلية التي تم ترحيلها في الفترة، ثم يقوم بإنقاص القيمة في عمود كمية الإكمال أو تكلفة الإكمال.
إجمالي الموازنة - الفعلي تتم مقارنة التكاليف الفعلية مقابل نموذج التنبؤ الذي تقوم بتحديده لتحديد التكلفة. وتستخدم هذه الطريقة نموذج موازنة الإجمالية الذي يتضمن الحركات المتوقعة. وللحصول على صورة أكثر دقةً للمشروع، يمكنك تعديل نموذج الموازنة عندما يكون المشروع قيد التقدم. إذا كان يجب عليك تعديل التنبؤ، فاتبع هذه العملية العامة:
  1. نسخ حركات التنبؤ إلى نموذج تنبؤ آخر.
  2. مقارنة حركات التنبؤ بالحركات الفعلية.
  3. تقليل أو زيادة أو الاحتفاظ بالتقديرات للفترة التالية.
لا يقوم تطبيق Finance and Operations تلقائيًا بتقليل التقديرات المتوقعة. ولذلك، إنها لفكرة جيدة أن يتم الاحتفاظ بنموذج تنبؤ أصلي في مشروع سعر ثابت، لوضع أساس للمقارنة عند اكتمال المشروع. > [!NOTE] عند تحديد هذه الطريقة، استخدم نموذجي تنبؤ على الأقل. يجب أن يتضمن النموذج الواحد على التنبؤ الأصلي. وفي النموذج الآخر، يمكنك نسخ حركات التنبؤ من نموذج آخر. وهذه الطريقة صالحة فقط للمشاريع ثابتة السعر ومشاريع الاستثمار.
الموازنة المتبقية تستخدم هذه الطريقة نموذج الموازنة المتبقية لحساب التكلفة لإكمال المشروع. وعند استخدام هذه الطريقة، تتم إضافة التكاليف الفعلية والمبالغ المتوقعة في نموذج الموازنة المتبقية معًا. وتكون النتيجة التكلفة الإجمالية. وقبل استخدام هذه الطريقة، يجب إعداد نموذج الموازنة المتبقية لخفض حركات استناداً إلى الحركات الفعلية التي تم تسجيلها في النظام. وفي صفحة نماذج التنبؤ، تأكد من وضع علامة على الحقول في مجموعة خفض التنبؤ التلقائي. وبشكل عام، يتم نسخ موازنة متبقية من موازنة أصلية. وكلما يتم إدخال الحركات، يتم تقليل الحركات في الموازنة المتبقية. وكلما تقدم المشروع، إذا قررت تعديل الموازنة المتبقية، يجب تحميل حركات التنبؤ إلى الموازنة المتبقية. ملاحظة: يمكن استخدام هذه الطريقة فقط إذا تم إرفاق نموذج التنبؤ بالتقدير.
مماثل للتقدير السابق يتم استخدام نفس طريقة التقدير التي تم استخدامها في الفترة السابقة. وتتطلب هذه الطريقة وجود نموذج تنبؤ إذا تطلبت الفترة السابقة نموذج تنبؤ.
تعيين التكلفة المراد إكمالها إلى صفر يتم عادةً استخدام هذه الطريقة قبل أن يتم استبعاد المشروع التقديري. وتتطابق هذه الطريقة مع التقديرات الإجمالية في الحركات الفعلية التي تم ترحيلها وتقوم بإلغاء تحديد عمود تكلفة الإكمال. نسبة الإكمال الناتج هي 100 بالمائة دائمًا. لا يتم تحديد حقل التنبؤ لكل بند تكلفة تقوم بإنشائه، ويتم نسخ التقدير الإجمالي من تقدير التكلفة السابق. يتم خصم الاستهلاك الفعلي للفترة التقديرية من التكلفة لإكمال المشروع. ولا تتطلب هذه الطريقة نموذج تنبؤ.
من قالب التكلفة يتم تطبيق تكلفة الإكمال التي يتم إعدادها في قالب التكلفة المرتبط بالمشروع التقديري المحدد.

تحليل المشروع

في أبسط المستويات، يُستخدم المشروع لتجميع حركات تسجيل التكاليف، ثم ترحيل هذه التكاليف إلى دفتر الأستاذ العام.

وبشكل عام، هذه الحركات هي نتيجة لوثائق الأعمال، مثل الجداول الزمنية أو تقارير المصروفات أو فواتير المورد أو حركات المخزون. تبدأ دورة حياة المشروع عادة مع التقديرات والتنبؤات والموازنات التي تساعد عىل تخطيط وتتوقع العمل والتأثير المالي للمشروع. وعندما تقوم بتحليل مشروع، يمكنك تقييم ليس فقط الحركات التي حدثت خلال المشروع، ولكن أيضًا دقة التقديرات والتنبؤات، ومعدلات استخدام أعضاء فريق المشروع، والنجاح الشامل للمشروع.

تحليل التدفق النقدي

استخدم مراقبة التدفق النقدي لمراجعة كلٍّ من التدفقات النقدية المتوقعة والفعلية لأحد المشاريع. ويمكنك مراجعة التدفقات النقدية أثناء وجود المشروع قيد التنفيذ أو يمكنك اختيار عرض التدفقات النقدية لمشروع مكتمل.

ومن خلال مراقبة التدفقات النقدية، يمكنك تقييم مشروع واحد واستخدام التقارير لعرض مشاريع متعددة وتحويل التدفقات النقدية للمشروع إلى تنبؤات التدفق النقدي في دفتر الأستاذ العام.

التنبؤ بالتدفقات النقدية الداخلة

استناداً إلى الإعداد الخاص بك، يمكنك التنبؤ بالتدفقات النقدية لمشروع محدد. على سبيل المثال، إذا كان تاريخ المشروع هو 5 مارس 2012 وتقوم بإصدار الفاتورة في 31 مارس 2012، فإنه يمكنك فيما يلي التنؤ بتاريخ الاستحقاق وتاريخ دفع المبيعات المتوقع:

  • تاريخ المشروع: 5 مارس 2010.
  • تاريخ الفاتورة:31 مارس 2012. يتم تحديد هذا التاريخ استناداً إلى تكرار الفاتورة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين تكرار الفاتورة للشهر الحالي. ولذلك، تتم فوترة كافة الحركات التي تم ترحيلها في شهر آذار/مارس في اليوم الأخير من الشهر.
  • تاريخ الاستحقاق: 14أبريل 2012. يتم تحديد هذا التاريخ استناداً إلى مدة الدفع التي تم تعيينها للمشروع. على سبيل المثال، يمكنك تحديد مدة الدفع إلى 14 يومًا. ولذلك، تتم إضافة 14 يومًا إلى تاريخ الفاتورة للوصول إلى تاريخ الاستحقاق 14 نيسان/أبريل 2012.
  • التاريخ المتوقع لدفع قيمة المبيعات: 27أبريل 2012. يتم حساب هذا التاريخ عن طريق إضافة عدد الأيام في حقل الأيام الاحتياطية العامة في صفحة معلمات محاسبة وإدارة المشاريع إلى عدد الأيام في حقل الأيام الاحتياطية الفردية في صفحة عقود المشروع، ثم تتم إضافة الإجمالي إلى عدد الأيام في حقل تاريخ الاستحقاق. على سبيل المثال، يمكنك إدخال 3 في حقل الأيام الاحتياطية العامة و10 في حقل الأيام الاحتياطية الفردية. ولذلك، تتم إضافة 13 يومًا إلى تاريخ استحقاق الوصول إلى تاريخ دفع المبيعات المتوقع 27 نيسان/أبريل 2012.

يمكن للأيام الاحتياطية العامة إما أن تحل محل الأيام الاحتياطية الفردية أو يمكن إضافتها إلى الأيام الاحتياطية الفردية:

  • لاستخدام الأيام الاحتياطية العامة كبديل للأيام الاحتياطية الفردية، أدخل متوسط عدد الأيام بين تاريخ الاستحقاق وتاريخ الدفع الفعلي للعملاء.
  • لإضافة الأيام الاحتياطية العامة إلى الأيام الاحتياطية الفردية، في حقل الأيام الاحتياطية العامة، أدخل التقدير الخاص بك لعدد الأيام بين اليوم الذي يرسل فيه العميل الدفعة واليوم الذي تستلم فيه مؤسستك الدفعة.

إعداد الأيام الاحتياطية الفردية في عقد المشروع. يتم حساب الأيام وفقًا لتاريخ استحقاق فاتورة المبيعات وخبرة المؤسسة في التعامل مع نمط الدفع الخاص بالعملاء.

التدفق النقدي الوارد الفعلي

تتشابه التدفقات النقدية الفعلية الداخلة تمامًا مع تلك التي يتم تقديرها باستثناء أنه يمكن بدء الحسابات من أول تاريخ للفاتورة. وفيما يلي مثال على ذلك:

  • تاريخ الفاتورة:2 مارس 2012.
  • تاريخ الاستحقاق: 16 مارس 2012. تم تعيين شروط الدفع إلى 14 يومًا.
  • التاريخ المتوقع لدفع قيمة المبيعات: 29 مارس 2012. يتضمن الحساب ثلاثة أيام احتياطي عامة و10 أيام احتياطي فردية.

تقدير التكلفة

استناداً إلى الأيام التي يتم تحديدها، يمكن أن يختلف تاريخ دفع التكلفة عن تاريخ المشروع. وفي هذه الحالة، يتم حساب تاريخ دفع التكلفة بإضافة عدد الأيام من تاريخ المشروع إلى عدد الأيام في مدة الدفع.

على سبيل المثال، تاريخ المشروع للحركة هو 5 مارس 2010، ويتم تعيين مدد الدفع التالية:

  • الساعات : الشهر الحالي (ش)
  • المصروفات: 14 يومًا (14ي)
  • الأصناف: 30 يومًا (30ي)

استناداً إلى هذه الإعدادات، فيما يلي تاريخ دفع التكلفة لكل نوع حركة:

  • الساعات: 31 مارس 2010، وهو اليوم الأخير من الشهر المحدد.
  • المصروفات: 19 مارس 2010، وهو بعد 14 يومًا من تاريخ الحركة.
  • الأصناف: 4 أبريل 2012، وهو بعد 30 يومًا من تاريخ الحركة.
ملاحظة

يعتمد تاريخ الاستحقاق لأمر الشراء على حركة المورد عند إنشاء أمر الشراء الخاص بالمشروع. لا يتم تحديد تاريخ الاستحقاق حسب أي إعدادات افتراضية.

لا يتم حساب تاريخ دفع التكلفة في الأيام الاحتياطية. وعند الانتهاء من أحد المشاريع واكتمال جميع العمليات المتعلقة باحتساب التكاليف وإعداد الفواتير، يتم ترحيل كلٍ من التكلفة والمبيعات إلى حسابات الأرباح والخسائر.

وعندما يتم إكمال كافة المبيعات وفواتير المورد، يمكنك عرض العلاقة بين الحقول في صفحة التدفق النقدي والحقول في صفحة كشوف المشروع.

صفحة التدفق النقدي صفحة كشوف المشروع
التدفقات النقدية الداخلة الإيراد
التدفقات النقدية الخارجة إجمالي التكلفة
صافي التدفقات النقدية إجمالي هامش الربح

مراجعة التكاليف

يمكنك مراقبة التكاليف التي تتحملها المؤسسة خلال أحد المشاريع في صفحة مراقبة التكاليف. وبمقارنة التكاليف المدرجة في الموازنة الأصلية للمشروع مع التكاليف الفعلية الحالية والتكاليف الإلزامية، يمكنك تحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح، أو به مبالغ زائدة عن الموازنة، أو به مبالغ ناقصة عن الموازنة.

ملاحظة

عند استخدام صفحة مراقبة التكاليف لعرض الحالة الحالية لتكاليف المشروع، استخدام نماذج التنبؤ التي تم تحديدها للموازنة الأصلية والمتبقية. إذا قمت بتحديد نماذج التنبؤ الأخرى عند حساب التكاليف، لن تكون نتائج الحساب دقيقة.

عرض المبالغ المتبقية التي تتم موازنتها

إذا تم تحديد الموازنة المتبقية كطريقة مراقبة التكلفة في صفحة معلمات محاسبة وإدارة المشروع، تحسب صفحة مراقبة التكاليفالتكاليف التي لم يتم ترحيلها باعتبارها فعلية أو مميزة كإلزامية. وعلى وجه التحديد، يتم حساب المبالغ في علامة التبويب عام في الجزء السفلي من صفحة مراقبة التكاليف بالطرق التالية:

  • التكلفة الفعلية -إجمالي المبلغ الذي أُنفق على المشروع الخاص ببند التكلفة المحدد. يتم حساب مبلغ التكلفة الفعلية في صفحة تحديثات دفتر الأستاذ.
  • التكلفة الإلزامية – المبلغ الإضافي للمصروفات التي ألزم الكيان القانوني نفسه بدفعها. يتم حساب مبالغ التكلفة الإلزامية المحددة في صفحة التكاليف الإلزامية.
  • الموازنة المتبقية – مقدار المبلغ المدرج في الموازنة الأصلية التي لا تزال متوفرة لبند التكلفة المحدد. يتم حساب مبلغ الموازنة المتبقية في صفحة معاينة دفتر الأستاذ العام.
  • التكلفة الإجمالية – مجموع مبالغ التكلفة الفعلية والتكلفة الإلزامية والموازنة المتبقية.

في صفحة مراقبة التكاليف في علامة التبويب الانحراف، يمكنك عرض مقارنة التكلفة الإجمالية المتوقعة مع الموازنة الأصلية. تعرض هذه المقارنة أي اختلافات بين هذه المبالغ. ولذلك، يمكنك أن ترى مواضع عدم تطابق البيانات. ويتم حساب قدر الانحراف بالطرق التالية:

  • الموازنة الأصلية – المبلغ الذي كان مدرجاً أصلاً في الموازنة لبند التكلفة المحدد. يتم حساب مبلغ الموازنة الأصلية في صفحة معاينة دفتر الأستاذ العام.
  • التكلفة الإجمالية – مجموع التكلفة الفعلية والتكلفة الإلزامية والموازنة المتبقية كما تم الإبلاغ عنها في علامة التبويب عام.
  • الانحراف – يُستخدم لعرض الفرق بين التكلفة الإجمالية والموازنة الأصلية.
  • نسبة الفرق وفقًا للكمية‬ – الفرق الإجمالي بين التنبؤ الأصلي والتنبؤ الإجمالي. ويمكن التعبير عن هذا الفرق رياضيًا (كمية التنبؤ الإجمالي) × (متوسط السعر الأصلي - متوسط السعر الإجمالي). وتنطبق هذه العملية الحسابية على ساعات المشروع فقط.
  • نسبة الفرق وفقًا للسعر – الفرق الإجمالي في المبلغ التنبؤ الأصلي والتنبؤ الإجمالي. ويمكن التعبير عن هذا الفرق رياضيًا (سعر التنبؤ الأصلي) × (كمية التنبؤ الأصلي - كمية التنبؤ الإجمالي). وتنطبق هذه العملية الحسابية على ساعات المشروع فقط.

عرض إجمالي مبالغ الموازنة

إذا تم تحديد إجمالي الموازنة كطريقة لمراقبة التكلفة في صفحة معلمات محاسبة وإدارة المشاريع، تحسب صفحة مراقبة التكاليف التكاليف الفعلية والتكاليف الإجمالية للمشروع للمساعدة في الكشف عن أي اختلاف بين الاثنين. وعلى وجه التحديد، في صفحة مراقبة التكاليف، يتم حساب المبالغ الموجودة في الأعمدة في الجزء السفلي من علامة التبويب مراقبة التكاليف بالطرق التالية:

  • ‏‫إجمالي التكلفة المدرجة في الموازنة‬ – إجمالي المبلغ المدرج في الموازنة لبند التكلفة المحدد.
  • التكلفة الفعلية - إجمالي مبلغ التكاليف الذي تم تكبده في المشروع حتى تاريخه لبنود التكلفة المحددة.
  • التكلفة الإلزامية -إجمالي المبلغ الذي تم الالتزام به لبند التكلفة المحدد.
  • الفرق – يُستخدم لعرض الاختلاف بين مجموع التكاليف الإلزامية والفعلية والتكلفة الإجمالية. ويعرض الفرق ما إذا كان يجب تحديد التكاليف الإضافية للموازنة الإجمالية أم لا.

في صفحة مراقبة التكاليف، ومن علامة التبويب الانحراف، يمكنك عرض الفرق بين إجمالي الموازنة والموازنة الأصلية بمراجعة الحقول التالية:

  • الموازنة الأصلية – المبلغ الذي كان مدرجاً أصلاً في الموازنة لبند التكلفة. يتم حساب الموازنة الأصلية في صفحة معاينة دفتر الأستاذ العام.
  • التكلفة الإجمالية المدرجة في الموازنة – التكلفة الإجمالية التي كانت مدرجة أصلاً في الموازنة لبند التكلفة. يتم حساب التكلفة الإجمالية المدرجة في الموازنة في صفحة معاينة دفتر الأستاذ العام.
  • الانحراف – الانحراف لبند التكلفة. يتم حساب هذا المبلغ عن طريق طرح إجمالي التكلفة من الموازنة الأصلية.
  • نسبة الفرق وفقًا للكمية‬ – الفرق الإجمالي بين الموازنة الأصلية والموازنة الإجمالية. يتم حساب هذا المبلغ عن طريق طرح إجمالي ساعات الموازنة من ساعات الموازنة الأصلية، ثم ضرب الفرق بينهما في سعر التكلفة الأصلية الموجودة في الموازنة. وهذا الفرق يمكن التعبير عنه رياضيًا (سعر التكلفة المدرجة المدرج بالموازنة الأصلية) × (ساعات الموازنة الأصلية – إجمالي ساعات الموازنة). وتنطبق هذه العملية الحسابية على ساعات المشروع فقط.
  • نسبة الفرق وفقًا للسعر – يتم حساب هذا المبلغ عن طريق طرح إجمالي ساعات الموازنة من ساعات الموازنة الأصلية، ثم ضرب الفرق بينهما في إجمالي عدد الساعات المستهلكة. وهذا الفرق يمكن التعبير عنه رياضيًا (إجمالي الساعات المستهلكة) × (ساعات الموازنة الأصلية – إجمالي ساعات الموازنة). وتنطبق هذه العملية الحسابية على ساعات المشروع فقط.

تحليل الاستخدام

معدل الاستخدام هو نسبة الوقت الذي يؤديه عامل مقابل أجر أو عمل إنتاجي خلال فترة عمل محددة. والساعات المدفوعة بأجر هي ساعات العامل التي يمكن فرضها لعميل معين.

ويتم حساب معدل استخدام العامل بقسمة عدد الساعات المدفوعة على عدد ساعات العمل في فترة زمنية محددة. على سبيل المثال، إذا كان لدى عامل 30 ساعة مدفوعة في فترة، وكان عدد ساعات العمل في نفس الفترة هو 40، فإن معدل استخدام العامل يساوي 75 في المائة.

وعند قيامك بحساب معدل الاستخدام لعامل، يمكنك حساب المعجل القابل للفوترة أو معدل الكفاءة:

  • المعدل القابل للفوترة – الفرق بين الساعات المدفوعة والساعات غير المدفوعة أو الساعات العادية.
  • معدل الكفاءة – الفرق بين ساعات الإنتاج وساعات غير الإنتاج أو الساعات العادية. ساعات الإنتاج هي الساعات التي يقضيها العامل في المساهمة في مشروع معين. وتتم عادةً فوترة ساعات الإنتاج للعملاء، ما عدا في حالة المشاريع الداخلية. لا تتم فوترة ساعات عدم الإنتاجي أبدًا للعميل.

يمكنك حساب معدلات الاستخدام في صفحة الاستخدام بالساعة‬. تعتمد العمليات الحسابية على التفضيلات الافتراضية. كما تحدد هذه التفضيلات كيفية حساب الساعات بواسطة تعيين استخدام أو عبء لكل نوع مشروع. ينطبق هذا على عمليات حساب المعدل القابل للفوترة وعمليات حساب معدل الكفاءة.

  • الاستخدام – الساعات التي يتم الإبلاغ عنها لنوع المشروع المحدد يتم وضعها دائمًا في الاعتبار للاستخدام القابل للفوترة أو استخدام الكفاءة.
  • العبء – الساعات التي يتم الإبلاغ عنها لنوع المشروع المحدد يتم وضعها دائمًا في الاعتبار للاستخدام غير القابل للفوترة أو استخدام غير الكفاءة.
  • وفقًا لخاصية البند – تحدد خصائص البند لحركة ساعة معينة ما إذا كانت تعتبر الساعات من قبيل الاستخدام القابل للفوترة أو استخدام الكفاءة.
  • غير المضمنة – لا تدخل الساعات في عملية حساب الاستخدام القابل للفوترة أو استخدام الكفاءة.

في صفحة الاستخدام بالساعة، إلى جانب نسبة معدل الاستخدام الكلي لعامل أو مشروع، يمكنك عرض عدد الساعات التي تم استخدامها لعمليات حساب معدل الاستخدام لكل نوع من أنواع الساعات التالية:

  • الساعات غير المضمنة – لا يتم تضمين هذه الساعات في معدل الاستخدام بالساعة.
  • الساعات المضمنة – يتم حساب هذه الساعات من خلال إضافة ساعات الاستخدام وساعات العبء. يتم تضمين هذه الساعات في معدل الاستخدام.
  • ساعات العبء – إذا كنت تقوم بحساب معدل قابل للفوترة، تكون هذه الساعات هي نفسها الساعات غير الخاضعة للرسوم. وإذا كنت تقوم بحساب معدل الكفاءة، تكون هذه الساعات هي نفسها ساعات غير الإنتاج.
  • ساعات الاستخدام – إذا كنت تقوم بحساب معدل قابل للفوترة، تكون هذه الساعات هي نفسها الساعات الخاضعة للرسوم. وإذا كنت تقوم بحساب معدل الكفاءة، تكون هذه الساعات هي نفسها ساعات الإنتاج.

عند حساب معدل الاستخدام لعامل، يمكنك استخدام الساعات العادية أو الساعات المضمنة. وإذا كنت تستخدم الساعات المضمنة، يجب التأكد من أن العاملين يقومون بتسجيل كل وقت العمل الخاص بهم لفترات الجداول الزمنية، لأنه يتم التعبير عن العملية الحسابية كنسبة مئوية من الساعات التي يتم إدخالها. وعند حساب معدل الاستخدام بالساعة للمشروع أو عقد المشروع أو سجل العميل أو الفئة، يجب عليك استخدام الساعات المضمنة لعملية الحساب الخاصة بك.

مراجعة كشوف المشروع

يمكنك إنشاء كشف مشروع لعرض لقطة سريعة لتقدم المشروع. وعند تشغيل كشف مشروع، يمكنك تحديد المعايير التي تُستخدم لحساب الكشف عن طريق إجراء تحديدات في علامة التبويب عام في صفحة كشوف المشروع. يمكنك أن تختار تضمين أو استبعاد المعلومات التالية:

  • أنواع المشاريع
  • أنواع الحركات
  • تاريخ المشروع/تاريخ دفتر الأستاذ
  • البيانات

بعد حساب الكشف، يمكنك عرض المعلومات التالية في علامات التبويب المختلفة في صفحة كشوف المشروع:

  • عام – المعلومات العامة حول البنية الأساسية للأرباح والخسائر للمشروع.
  • الأرباح والخسائر – المعلومات حول الإيراد المستحق.
  • الأعمال تحت التنفيذ – معلومات عن أرصدة حساب الأعمال تحت التنفيذ.
  • الاستهلاك – معلومات حول استهلاك الساعات، والأصناف، المصروفات، وحركات الرواتب.
  • الفاتورة – معلومات حول الفواتير والفوترة على الحساب.
  • المعدل بالساعة – المعدلات بالساعة للساعات التي تم ترحيلها لحسابات الإيرادات والتكاليف.