إدارة الورديات وأدراج النقد

يشرح هذا المقال كيفية إعداد الورديات واستخدامها في نقطة بيع Commerce.

في Dynamics 365 Commerce، يصف مصطلح الوردية مجموعة بيانات الحركة والأنشطة في نقطة البيع بين نقطتين في نفس الوقت. بالنسبة لكل وردية، تتم مقارنة مبلغ المال المتوقع في مقابل المبلغ الذي تم حسابه وإعلانه.

عادةً، تُفتح الورديات في بداية يوم العمل. عند هذه النقطة، يعلن المستخدم عن مبلغ البداية الموجود في درج النقدية. بعد ذلك، يتم إجراء حركات المبيعات على مدار اليوم. وأخيرًا، وفي نهاية اليوم، يتم جرد الدرج، ويتم الإعلان عن المبالغ الختامية. يتم إغلاق الوردية، ويتم إنشاء تقرير Z. يشير تقرير Z إلى ما إذا كان هناك زيادة أو نقص.

سيناريوهات الوردية النموذجية

يوفر Commerce العديد من خيارات التكوين وعمليات نقطة البيع لدعم مجموعة واسعة من العمليات التجارية في نهاية اليوم لنقطة البيع. يوضح هذا القسم بعض سيناريوهات الوردية النموذجية.

درج النقدية الثابت

عادةً، يستخدم هذا السيناريو بشكل متكرر. ولا يزال يستخدم على نطاق واسع. في وردية "درج النقدية الثابت"، ترتبط الوردية ودرج النقدية مع سجل معين. لا يتم نقلها من أحد السجلات إلى سجل آخر. يمكن استخدام وردية "درج النقدية الثابت" من قبل مستخدم واحد أو مشاركته بين عدة مستخدمين. لا تتطلب ورديات "درج النقدية الثابت" أي تكوينات خاصة.

درج النقدية العائم

في وردية "درج النقدية العائم"، يمكن نقل الوردية ودرج النقدية من سجل إلى آخر. وعلى الرغم من أن السجل يمكن أن يحتوي وردية نشطة واحدة فقط لكل درج نقدية، يمكن تعليق الورديات ثم استئنافها لاحقًا أو في سجل مختلف.

على سبيل المثال، متجر لديه سجلين. يُفتح كل سجل في بداية اليوم عندما يفتح أمين الصندوق وردية جديدة ويوفر مبلغ البداية. عندما يكون أمين الصندوق على استعداد لأخذ استراحة، يقوم أمين الصندوق بتعليق ورديته ويُزيل النقود من درج النقدية. بعد ذلك، يصبح ذلك السجل متاحًا لأمناء الصناديق الآخرين. يمكن لأمين الصندوق الآخر تسجيل الدخول إلى وفتح الوردية الخاصة به في السجل. بعد انتهاء أول استراحة لأمين الصندوق، يستأنف أمين الصندوق ورديته عندما تصبح إحدى السجلات الأخرى متاحة. لا تتطلب ورديات "درج النقدية العائم" أي إعدادات خاصة أو أذونات.

مستخدم واحد

يفضل العديد من تجار التجزئة السماح لمستخدم واحد فقط لكل وردية، للمساعدة في ضمان أعلى مستوى من المساءلة بالنسبة للنقد المتواجد في درج النقدية. إذا تم السماح لمستخدم واحد فقط باستخدام درج النقود المرتبط بالوردية، يمكن أن يتحمل هذا المستخدم وحده المسئولية عن أي اختلافات في النقدية. إذا استخدم أكثر من مستخدم نفس الوردية، فمن الصعب تحديد من ارتكب خطأ ما، أو من الذي قد يحاول السرقة من درج النقدية.

مستخدمون متعددون

بعض تجار التجزئة على استعداد للتضحية بمستوى المساءلة التي توفرها ورديات المستخدم الواحد وللسماح لأكثر من مستخدم واحد لكل وردية. يعتبر هذا الأسلوب نموذجيًا عندما يكون عدد المستخدمين أكثر من السجلات المتوفرة، وتفوق الحاجة إلى المرونة والسرعة احتمالية الخسارة. كما أنه من المعتاد ألا يكون لدى مديري المتاجر ورديات خاصة بهم، ولكن يمكنهم، إذا لزم الأمر، استخدام الورديات لأي من أمناء الصندوق الخاصين بهم. لتسجيل الدخول إلى الوردية المفتوحة واستخدامها من قبل مستخدم آخر، يتعين أن يكون لدى المستخدم إذن السماح بتسجيل الدخول المتعدد لنقطة البيع.

الوردية المشتركة

يتيح تكوين "الوردية المشتركة" لمتاجر التجزئة بأن يكون لديهم وردية واحدة عبر سجلات متعددة، وأدراج النقدية، والمستخدمين. تحتوي الوردية المشتركة على مبلغ بداية واحد ومبلغ إغلاق واحد يتم تلخيصه عبر كافة أدراج النقدية. تُعد الورديات المشتركة هي الأكثر شيوعًا عند استخدام الأجهزة المحمولة. في هذا السيناريو، لا يتم حجز درج نقدي منفصل لكل سجل. بدلًا من ذلك ، يمكن لجميع السجلات مشاركة درج نقدي واحد.

بالنسبة الورديات المشتركة المزمع استخدامها في المتجر، يتعين تكوين درج النقدية كـ "درج وردية مشترك" في البيع بالتجزئة والتجارة > إعداد القناة > إعداد نقاط البيع > ملفات تعريف نقاط البيع > ملفات تعريف الأجهزة > الدرج. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يمتلك المستخدمون واحدًا أو كل أذونات الوردية المشتركة (السماح بإدارة الوردية المشتركة والسماح باستخدام الوردية المشتركة)

إشعار

يمكن فتح وردية مشتركة واحدة فقط في كل مرة في كل متجر. ويمكن استخدام الورديات المشتركة والورديات المستقلة في المتجر نفسه.

الوردية وعمليات درج النقدية

يمكن إجراء عمليات مختلفة لتغيير حالة أحد الورديات، أو لزيادة أو تقليل مبلغ المال في درج النقدية. يصف هذا القسم عمليات الوردية في Store Commerce.

الوردية المفتوحة

تتطلب نقطة البيع أن يكون لدى المستخدمين وردية نشطة، ومفتوحة لإجراء أي عمليات تنتج معاملة مالية، مثل البيع أو الإرتجاع أو طلب العميل.

عندما يقوم المستخدم بتسجيل الدخول إلى نقطة البيع، يقوم النظام أولاً بالتحقق مما إذا كان هناك وردية نشطة متاحة لذلك المستخدم في السجل الحالي. إذا لم يكن هناك وردية نشطة متاحة، يمكن للمستخدم فتح وردية جديدة أو استئناف وردية موجودة أو الاستمرار في تسجيل الدخول في وضع "بدون درج"، استنادًا إلى إعدادات النظام والأذونات الخاصة به.

إعلان مبلغ البدء

غالباً ما تكون هذه العملية هي العملية الأولى التي يتم تنفيذها من أجل وردية مفتوحة حديثًا. يحدد المستخدمون بالنسبة لهذه العملية، المبلغ النقدي لبدء التشغيل في درج النقدية للوردية. تعتبر هذه العملية من الأهمية بمكان نظرًا لأن حساب الزيادة / النقص الذي يحدث عندما يتم إغلاق الوردية يعتبر هو مبلغ البدء.

إدخال Float

تُعدالإدخالات النثرية عبارة عن معاملات غير مبيعات يتم تنفيذها في وردية نشطة لزيادة مبلغ النقد في درج النقدية. المثال الشائع لإدخال نثرية هو معاملة لإضافة تغيير إضافي إلى الدرج عند انخفاض النقدية به.

إزالة طريقة الدفع

عمليات تحصيل النقدية عبارة عن معاملات غير مبيعات يتم إجراؤها في وردية نشطة لتقليل مبلغ النقد في درج النقدية. غالبًا ما تُستخدم هذه العملية جنبًا إلى جنب مع عملية إدخال النثرية في وردية مختلفة. على سبيل المثال، لأن السجل 1 نفذ منه الفكة، يقوم المستخدم في السجل 2 بتحصيل النقدية لتقليل مبلغ درج النقدية لديه. يقوم المستخدم في السجل 1 بإجراء إدخال نثرية لزيادة المبلغ في درج النقدية الخاص به.

تعليق الوردية

يمكن للمستخدمين تعليق ورديتهم النشطة لإفراغ السجل الحالي لمستخدم آخر، أو لنقل ورديتهم إلى سجل آخر (وفي هذه الحالة، يُشار إلى هذه الوردية غالبًا باسم وردية "درج النقدية المتحرك").

يمنع تعليق الوردية أي معاملات جديدة أو تغييرات في الوردية حتى يتم استئنافها.

استئناف الوردية

تسمح هذه العملية للمستخدمين باستئناف وردية معلقة مسبقًا في أي سجل آخر لا يحتوي بالفعل على وردية نشطة.

إقرار الدفع

تُنفذ هذه العملية لتحديد المبلغ الإجمالي للأموال الموجودة حاليًا في درج النقدية. غالبًا ما يقوم المستخدمون بإجراء هذه العملية قبل إغلاق الوردية. يُقارن المبلغ المحدد مقابل مبلغ الوردية المتوقع لحساب مبلغ الزيادة / النقص.

إيداع بالخزينة

يمكن تنفيذ الإيداعات بالخزينة في أي وقت خلال الوردية النشطة. تقوم هذه العملية بتحصيل الأموال من درج النقدية، وبالتالي يمكن نقلها إلى موقع أكثر أمنًا مثل خزينة في غرفة الدعم. لا يزال المبلغ الإجمالي المسجل للإيداعات بالخزينة مضمنًا في إجماليات الورديات، ولكن لا يلزم اعتباره جزءًا من إقرار تحصيل النقدية.

إيداع بنكي

على غرار الإيداعات بالخزينة، تتم الإيداعات البنكية في الورديات النشطة. تقوم هذه العملية بإزالة الأموال من الوردية للإعداد للودائع البنكية.

إغلاق الوردية المخفية

الورديات المغلقة بشكل عشوائي وهي الورديات التي لم تعد نشطة ولكن لم تُغلق بالكامل. بعكس الورديات المعلقة، لا يمكن استئناف الورديات المغلقة بشكل عشوائي. ومع ذلك، يمكن تنفيذ عمليات مثل إعلان مبلغ البداية وإعلان تحصيل النقدية عليها لاحقاً أو من سجل مختلف.

عادةً ما تُستخدم الورديات المغلقة بشكل عشوائي لتحرير سجل لمستخدم جديد أو وردية، دون الحاجة إلى حساب وتسوية وإغلاق هذة الوردية بالكامل أولاً.

إغلاق الوردية

تحسب هذه العملية إجماليات الورديات، والمبالغ الزائدة/الناقصة، ثم تضع الصياغة النهائية لوردية مغلقة نشطة أو مغلقة بشكل عشوائي. استناداً إلى أذونات المستخدم، يُطبع تقرير Z للوردية أيضًا. لا يمكن استئناف الورديات المغلقة أو تعديلها.

طباعة X

تقوم هذه العملية بإنشاء وطباعة تقرير X لوردية العمل النشطة الحالية.

إعادة طباعة Z

تُعيد هذه العملية طباعة أخرتقرير Z قام النظام بإنشائه عند إغلاق الوردية.

إدارة الورديات

تتيح هذه العملية للمستخدمين عرض جميع الورديات النشطة والمعلقة والمغلقة بشكل عشوائي الخاصة بالمتجر. يمكن للمستخدمين، استنادًا إلى أذوناتهم، تنفيذ إجراءات الإغلاق النهائية الخاصة بهم مثل إقرار الدفع وعمليات إقفال الورديات للورديات المغلقة بشكل عشوائي. تتيح هذه العملية أيضًا للمستخدمين عرض الورديات غير النشطة وحذفها في الحدث النادر الذي يتم فيه ترك وردية في حالة سيئة بعد التبديل بين الأوضاع المتصلة أو غير المتصلة. لا تحتوي هذه الورديات غير الصالحة على أي معلومات مالية أو بيانات معاملة مطلوبة للتسوية.

أذونات الوردية والأدراج

تؤثر أذونات نقطة البيع التالية على ما يجب على المستخدم فعله وعدم فعله في سيناريوهات مختلفة:

• السماح بإغلاق مخفي
• السماح بطباعة التقرير X
• السماح بطباعة التقرير Z
• السماح بإقرار الدفع
• السماح بالإقرار المعوم
• فتح الدرج دون بيع
• السماح بتسجيل الدخول المتعدد إلى الوردية - يسمح هذا الإذن للمستخدم بتسجيل الدخول إلى واستخدام الوردية المفتوحة من قبل مستخدم آخر. يمكن للمستخدمين الذين ليس لديهم هذا الإذن تسجيل الدخول إلى الورديات التي قاموا بفتحها فقط واستخدامها.
• السماح بإدارة الورديات المشتركة -يتعين على المستخدمين الحصول على هذا الإذن لفتح الوردية المشتركة أو إعلاقها.
• السماح باستخدام الورديات المشتركة -يتعين على المستخدمين الحصول على هذا الإذن لتسجيل الدخول إلى وردية مشتركة واستخدامها.

اعتبارات مكتب الدعم في نهاية اليوم

تختلف طريقة تسوية الورديات ودرج النقدية في نقطة البيع عن الطريقة التي يتم تلخيص بيانات الحركة أثناء حساب الكشف. من الضروري بالنسبة لك فهم هذا الاختلاف. استناداً إلى التكوين الخاص بك وعملياتك التجارية، يمكن أن تثعطي بيانات وردية العمل في نقطة البيع (تقرير Z) والكشف المحسوب في مكتب الدعم نتائج مختلفة. لا يعني هذا الاختلاف بالضرورة أن كلاً من بيانات وردية العمل وكشف الحساب الذي تم حسابه غير صحيحة، أو أن هناك مشكلة في البيانات. إنما يعني فقط أن المحددات المقدمة قد تتضمن حركة إضافية أو عدد أقل من الحركات، أو أن الحركات قد تم تلخيصها بشكل مختلف.

على الرغم من أن كل بائع تجزئة لديه متطلبات عمل مختلفة، نوصي بإعداد النظام الخاص بك بالطريقة التالية لتجنب المواقف التي يحدث فيها اختلافات من هذا النوع:

انتقل إلى البيع بالتجزئة والتجارة > القنوات > المتاجر > كافة المتاجر > كشف الحساب/الإقفال، ولكل متجر، تعيين كل من حقل طريقة كشف الحساب وحقل أسلوب الإغلاق لـ الوردية.

يساعد هذا الإعداد على ضمان أن تتضمن كشوفات حسابات مكتب الدعم نفس الحركات كالورديات في نقطة البيع، وأن البيانات تم تلخيصها من خلال هذه الوردية.

للحصول على مزيد من المعلومات حول كشف الحساب وأساليب الإقفال، راجع تكوينات المتجر لكشف حساب البيع بالتجزئة.