إيصال استلام المنتجات في مقابل أوامر الشراء
توضح هذه المقالة مختلف الخيارات المتعلقة بتسجيل المنتجات على أنها مُستلمة.
يمثّل إيصال استلام المنتجات عملية تسجيل استلام المنتجات التي تم طلبها، بحيث يمكن من ثم معالجة بنود أمر الشراء للفوترة. في بعض الحالات، تمر المنتجات عبر عميلة التسجيل المسبق، حيث يتم تسجيل معلومات إضافية من المورّد قبل استلام المنتجات. عندما تصل المنتجات، توضع عليها أولاً علامة على أنها منتجات مسجّلة. قد تمر المنتجات عندئذٍ عبر عمليات إضافية، مثل إدارة الجودة، قبل أن توضع عليها أخيرًا علامة المنتجات المُستَلمة.
التسجيل المسبق (إشعار الشحن المسبق)
قد يشارك المورّدون معلومات حول المنتجات التي سيتم شحنها. وفي هذه الحالة، يمكنك إجراء تسجيل مسبق للمنتجات لتسجيل هذه المعلومات قبل استلام المنتجات. من خلال التسجيل المستبق للمنتجات، يمكنك تقليل مقدار العمل المطلوب أثناء تسجيل الأصناف واستلامها. بإمكان المورّدين توفير معلومات المنتجات إلكترونيًا من خلال إشعار شحن مسبق (ASN) يتم تسجيله تلقائيًا في النظام. تتضمن معلومات إشعار الشحن المسبق كمية المنتجات التي سيتم شحنها وتاريخ الشحن. قد يتضمن إشعار الشحن المسبق أيضًا معلومات مثل أرقات الدُفعات أو الأرقام المسلسلة. يحدث تسجيل إشعار الشحن المسبق في وحدة إدارة النقل.
تسجيل
يحدث تسجيل استلام المنتجات في أغلب الأحيان في مساحات المستودع الداخلية. ويتم باستخدام جهاز محمول باليد أو من خلال دفاتر يومية الوصول. أو، يمكنك تسجيل استلام المنتجات يدويًا باستخدام إجراء التسجيل في صفحة أمر الشراء. وفي الحالتين، توضع على المنتجات علامة على أنها مسجّلة. لم يتم حتى الآن وضع علامة على المنتجات على أنها مُستَلمة.
قد تخضع المنتجات التي تم استلامها في المستودع لعملية فحص الجودة قبل أن توضع في المخزون. ويمكن استخدام أوامر الجودة أو أوامر الإدخال في مخزن العزل لإجراء فحص الجودة. إذا تم استخدام أوامر الجودة، فيمكنك تكوين العملية لحظر المنتجات بشكل مؤقت من خلال عملية حجز أثناء فحص المنتجات. أما إذا تم استخدام أوامر الإدخال في مخزن العزل، فسيتم نقل المنتجات إلى مستودع آخر لفحصها. يعرف هذا المستودع باسم مستودع الفحص. وفي عمليتي فحص الجودة، قد يتم تخريد بعض السلع، إما لكونها غير مطابقة لتوقعات الجودة أو لأن فحص الجودة يشتمل على إجراء اختبار تحديد القدرة الذي تخضع له عينة من المنتج.
إيصال استلام المنتجات
في معظم الأحيان، يتم استخدام إجراء إيصال استلام المنتجات في صفحة أوامر الشراء لوضع علامة على المنتجات على أنها مُستلمة في أمر الشراء. تتضمن صفحة ترحيل إيصال استلام المنتجات خيارات مختلفة للكمية التي يتم حسابها أثناء استلامها. على سبيل المثال، يمكنك تعيين حقل الكمية إلى الكمية المطلوبة أو كمية الاستلام الآن. أو، إذا تم استخدام عملية الوصول إلى المستودع، فستعين هذا الحقل في أغلب الأحيان إلى الكمية المسجّلة. يمكنك تعديل الكميات في كل بند في الأمر تم وضع علامة مُستلم عليه، لحساب أي اختلافات، مثل التسليم بالزيادة والتسليم بالنقص. أثناء استلام المنتجات، يجب تحديد معرّف فريد لاستلام المنتجات، وهو يشير عادةً إلى إيصال التعبئة من المورّد. يُعد هذا المعرّف ضروريًا للمحاسبة، لأنه يمكّن عمليات تدقيق أو فحص إيصالات التعبئة من المورّد في مقابل المنتجات التي تم استلامها، والمخزون المحسوب أو المصروفات المحسوبة.
يمكن إنشاء أوامر الشراء للمنتجات التي لا يُنظر إليها كمخزون ولكنها تُعتبر مصروفات. تتضمن هذه الفئة بنود الأمر حيث تم وضع علامة على المنتجات على أنها غير مخزنة بواسطة مجموعة نماذج المخزون، وأيضًا البنود التي تستخدم فئات التدبير. في هذه الحالة، قد لا تخضع الأصناف لعملية تسجيل الوصول والاستلام في المستودع. بدلاً من ذلك، يتم استخدام إجراء إيصال استلام المنتجات لتسجيل الاستلام مباشرة على أمر الشراء، ويستند الاستلام إلى الكمية المطلوبة، وليس الكمية المسجلة.
يمكنك إنشاء بنود أمر الشراء حيث تم تمكين الخيار أصل ثابت جديد. يشير هذا الخيار إلى أنه ينبغي النظر إلى الشراء كأصل ثابت بدلاً من مخزون. في هذه الحالة، تحدد قواعد تحديد الأصول الثابتة التي تم تكوينها ما إذا كان شراء المنتج أو الفئة يتجاوز عتبات معينة، ويجب بالتالي أن يتم حسابه كأصل ويجب أن يمر عبر إدارة الأصول الثابتة. يمكن أيضًا إجراء عمليات الشراء في مقابل أصل ثابت موجود. وفي هذه الحالة، يتم تعديل المبلغ حسب الاقتضاء.
يمكنك تحديد أوامر متعددة ومعالجة الاستلام في جميع هذه الأوامر معًا. لا يتم استخدام هذا النهج في الكثير من الأحيان، ولكنك قد تحتاج إلى استخدامه في حال قيام المورّد بتوحيد الشحن لك في حمولة واحدة. أثناء استلام المنتج في مقابل أمر الشراء، هناك وظيفة لإجراء تحديثات ملخصة. تسمح لك التحديثات الملخصة بترحيل إيصال تعبئة واحد من المورّد لأكثر من أمر شراء واحد.
قد يتم إنشاء أوامر الشراء من أمر مبيعات تم فيه تحديد خيار التسليم المباشر. عند استخدام التسليم المباشر، لا تصل المنتجات إطلاقًا إلى مستودعك، بل تُشحن من المورّد إلى العميل بشكل مباشر. في هذه الحالة، يتم تسجيل الاستلام عادة على أمر الشراء بشكل مباشر. قد تتم عملية الاستلام تلقائيًا، على سبيل المثال، من خلال تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مع المورّد. أو، إذا كان أمر الشراء عبارة عن أمر شراء بين شركات شقيقة، يُسجل Supply Chain Management الاستلام بشكل تلقائي على أمر المبيعات بين الشركات الشقيقة عند إجراء الشحن. عند استخدام التسليم المباشر، يستمر اعتبار المنتجات على أنها عبارة عن مخزون، على الرغم من عدم وصولها فعليًا إلى المستودع. وبالتالي، عندما يتم تسجيل استلام المنتجات على أمر الشراء، يتم تحديث أمر المبيعات بشكل تلقائي بواسطة إيصال التعبئة، بحيث تكون قيمة التغيير الشامل للمخزون 0 (صفر). في سيناريوهات التسليم المباشر، يجب عدم المطالبة بالتسجيل المسبق. إذا كنت تستخدم المستودعات التي تم تمكينها لإدارة المستودعات، فيمكنك التعامل بسهولة مع متطلبات تسجيل لوحة الترخيص عن طريق تحديد مستودع افتراضي بدلاً من ذلك. يمكنك تحديد هذا المستودع في حقل مستودع التسليم المباشر على المنتج.
بعد معالجة استلام المنتجات في أمر الشراء، يتم تعيين حالة أمر الشراء إلى مُستلم للإشارة إلى أنه يمكن معالجة فاتورة هذا الأمر. يمكنك مراجعة التفاصيل المتعلقة بالمنتجات التي تم استلامها باستخدام صفحة دفاتر يومية إيصال استلام المنتجات.
يمكنك الوصول إلى هذه الصفحة من مجموعة إجراءات الاستلام في صفحة أمر الشراء. تتضمن المعلومات الموجودة في دفاتر اليومية تفاصيل حول الكميات والتواريخ والأبعاد.