سير عمل طلب الشراء

تنقل عملية سير العمل طلبات الشراء من خلال عملية المراجعة، من حالة أولية للمسودة إلى حالة نهائية معتمدة. وعند إرسال طلب شراء للمراجعة، يتم بدء عملية سير العمل. وبعد الموافقة على طلب الشراء، يمكن إنشاء أمر شراء لأصناف طلبات الشراء وإرساله للمُورد لتلبية الطلب.

قبل أن يمكن تقديم طلب شراء للمراجعة، يجب عليك تكوين سير عمل. ويمكن أن تشمل عملية سير العمل خطوة مراجعة واحدة أو أكثر بأي ترتيب. ويمكن أيضا تكوين عملية سير العمل لتخطي مهام المراجعة والموافقة على طلب الشراء تلقائياً. يمكنك تكوين سير العمل لتوجيه طلب الشراء كوثيقة واحدة، أو يمكنك توجيه بنود طلب الشراء الفردية للمراجعين المناسبين. كما يمكنك إنشاء سيناريو حيث يتم توجيه طلب الشراء كمستند واحد لبعض المراجعين، وتوجيه أصناف طلب الشراء المحدد للمراجعين الآخرين.

وإذا تم مراجعة أصناف طلب الشراء بشكل فردي، فإن عملية المراجعة يجب أن تكتمل لجميع أصناف طلب الشراء قبل القدرة على الانتقال إلى الخطوة التالية في العملية، وقبل القدرة على إكمال عملية المراجعة لطلب الشراء ككل. وعند إكمال عملية مراجعة طلب الشراء وجميع بنوده، يتم تحديث الحالة العامة لطلب الشراء إلى معتمد.

ويمكنك تكوين سير العمل ليعكس العملية التجارية الخاصة بطلبات الشراء في مؤسستك. وعندما تقوم بتكوين عملية سير عمل طلب الشراء الخاص بك، خذ بعين الاعتبار الأسئلة التالية:

  • ما هي النفقات التي يجب مراجعتها؟
  • ما النفقات التي يمكن قبولها تلقائيًا؟
  • من المطلوب لمراجعة طلبات النفقات والموافقة عليها؟ ما الدور الذي يتم تعيين هؤلاء المستخدمين إليه؟
  • ما العملية التي يجب اتباعها إذا لم يتوفر أحد المراجعين؟

توضح الأمثلة التالية طريقتين لتكوين سير العمل لطلبات الشراء.

مثال 1: توجيه طلب شراء كمستند فردي للمراجعة

يبين الشكل التوضيحي التالي كيفية تدفق طلب شراء خلال عملية استعراض سير العمل كمستند واحد. ولا يتم توجيه الأصناف في طلب الشراء بشكل فردي. يتم تضمين الأدوار التالية في عملية سير العمل لهذا المثال:

  • الطالب – المستخدم الذي قام بطلب الأصناف أو الخدمات. يمكن للطالب تحضير طلب الشراء، أو يمكن لعامل آخر تحضير طلب الشراء نيابة عن الطالب. هذا العامل هو المُعِد. المُعِد هو المسؤول عن إدارة طلب الشراء طوال عملية المراجعة. ويمكن لمعد طلب الشراء فقط تعديله.

ملاحظة: يجب منح العامل الأذونات المناسبة لإنشاء طلب شراء بالنيابة عن شخص آخر عامل. استخدم صفحة إذن طلب الشراء لإعداد هذه الأذونات.

  • وكيل الشراء – المستخدم الذي ينفذ إجراء مراجعة تدبير ويمكن الموافقة على المستند.
  • مدير الطالب – المستخدم الذي قام بإجراء مراجعة إدارية ويمكنه الموافقة على المستند.

عملية مراجعة سير عمل طلب الشراء
في هذا المثال، تشمل عملية سير العمل لطلب الشراء الخطوات التالية:

  1. يرسل المعد طلب الشراء للمراجعة.
  2. يستلم وكيل الشراء إخطارًا. يطلب الإعلام من وكيل الشراء التحقق من صحة المعلومات الموجودة في طلب الشراء. وإذا كانت المعلومات المطلوبة مفقودة، فيمكن لوكيل الشراء إضافة المعلومات أو إرجاع طلب الشراء إلى المعد لإضافته. وعندما يتم إكمال المعلومات المطلوبة، يمكن نقل صنف طلب الشراء إلى الخطوة التالية في عملية المراجعة.
  3. يقوم مدير الطالب بمراجعة طلب الشراء. وقد يتم توجيه طلب الشراء إلى مدير الطالب إذا تجاوز مبلغ طلب الشراء على سبيل المثال حد إنفاق الطالب لطلبات الشراء. يمكن لمدير الطالب قبول أو رفض طلب الشراء أو إعادته إلى المعد لعمل التغييرات.

مثال 2: توجيه أصناف طلب الشراء الفردية للمراجعة

يبين الرسم التوضيحي التالي كيف يمكن توجيه أصناف طلب الشراء الفردية من خلال سير العمل. تكون العملية الخاصة بكل صنف بشكل عام نفس عملية طلب الشراء الذي تتم مراجعته كمستند فردي. ومع ذلك، كل سطر يجب أن يكمل كل صنف عملية سير العمل بشكل فردي قبل أن يتم إكمال سير العمل لطلب الشراء ككل.

في هذا المثال، يدخل عامل طلبا للملصقات والقمصان لحملة تسويق. ويتم تقسيم تكلفة الملصقات بين قسم التسويق وقسم المبيعات. وإذا تجاوزت تكلفة الملصقات والقمصان صلاحية حد التوقيع لمديري الأقسام، فيجب أيضا مراجعة طلب الشراء بواسطة مدير المجموعة.

يتم تضمين الأدوار التالية في عملية سير العمل لهذا المثال:

  • الطالب – المستخدم الذي قام بطلب الأصناف أو الخدمات. يمكن للطالب تحضير طلب الشراء، أو يمكن لعامل آخر تحضير طلب الشراء نيابة عن الطالب. هذا العامل هو المُعِد. المُعِد هو المسؤول عن إدارة طلب الشراء طوال عملية المراجعة. ويمكن لمعد طلب الشراء فقط تعديله.

ملاحظة: يجب منح العامل الأذونات المناسبة لإنشاء طلب شراء بالنيابة عن شخص آخر عامل. استخدم صفحة إذن طلب الشراء لإعداد هذه الأذونات.

  • وكيل الشراء – المستخدم الذي ينفذ إجراء مراجعة تدبير ويمكن الموافقة على المستند.
  • مدير الطالب – المستخدم الذي قام بإجراء مراجعة إدارية ويمكنه الموافقة على المستند.
  • مدير القسم – المستخدم الذي ينفذ مراجعة للنفقات ويمكنه الموافقة على المستند.
  • مدير المجموعة – المستخدم الذي ينفذ صلاحية توقيع ويمكنه الموافقة على المستند.

عملية مراجعة سير عمل بند طلب الشراء
في هذا المثال، تشمل عملية سير العمل الخاصة بأصناف طلبات الشراء الخطوات التالية:

  1. يرسل المعد طلب الشراء للمراجعة. يتم توجيه كل صنف إلى المراجع الذي تم تكوينه لاستلامه في عملية سير العمل.
  2. يستلم وكيل الشراء إخطارًا. يطلب الإعلام من وكيل الشراء التحقق من صحة المعلومات الموجودة في طلب الشراء وبنود طلب الشراء. عندما يفتح وكيل الشراء طلب الشراء، تكون كافة البنود مرئية، ولكن يظهر مؤشر مرئي يعرض البنود التي تم إرسالها إلى وكيل الشراء للمراجعة. وإذا كانت المعلومات المطلوبة مفقودة، فيمكن لوكيل الشراء إضافة المعلومات أو إرجاع بند طلب الشراء إلى المعد لإضافته. وعندما يتم إكمال المعلومات المطلوبة، يمكن نقل بند طلب الشراء إلى الخطوة التالية في عملية المراجعة. يمكن متابعة أصناف طلب الشراء بشكل مستقل عن عملية المراجعة.
  3. يقوم مدير أصناف الطالب باعتماد أصناف طلب الشراء. وقد يتم توجيه الاعتماد إلى مدير الطالب إذا تجاوز مبلغ صنف طلب الشراء على سبيل المثال حد أصناف إنفاق الطالب لطلبات الشراء. يمكن للمدير قبول أو رفض أحد صنفي طلب الشراء أو كلا الصنفين.
  4. يقوم مدير إدارة قسم التسويق بمراجعة أصناف طلب الشراء للملصقات والقمصان. يراجع مدير قسم المبيعات صنف طلب الشراء فقط للملصقات، لأن هذه هي التكلفة التي يتحملها قسم المبيعات فقط.
  5. يراجع مدير المجموعة ويعتمد بند طلب الشراء للقمصان فقط في حالة تطلب موافقة مدير المجموعة لأن المبلغ في بند طلب الشراء يتجاوز حد اعتماد مدير القسم مثلاً. لا يجب على مدير المجموعة الموافقة على صنف طلب الشراء للملصقات.

تكوين سير العمل لطلبات الشراء

لتوجيه طلب شراء للمراجعة، يجب عليك تكوين عمليات سير عمل طلب الشراء. تتحكم عملية سير العمل التي تحددها في التفاعل بين المستخدم الذي طلب الأصناف (الطالب) والمراجع والمعتمد في سير العمل. يعتمد توجيه طلب الشراء على الظروف المحددة في تكوين سير العمل. على سبيل المثال، تحدد هذه الشروط الوقت الذي يجب فيه توجيه طلب الشراء والمستخدم أو الدور الذي يجب أن يتم توجيهه إليهما والإجراءات التي يمكن أن يتخذها المستخدمون.

وتشرح الأمثلة في هذا الموضوع كيف يمكن توجيه طلب شراء من خلال سير العمل كمستند فردي أو كأصناف طلب الشراء الفردية. يمكنك أيضا تكوين سير عمل لطلبات الشراء لتعكس مراجعة الضوابط الداخلية لطلبات الشراء التي تم تعريفها لمؤسستك.

ويمكن أن يكون المشاركون أو المراجعون الذي تم تعيين مهمة لهم في سير عمل أعضاء في مجموعة مستخدمين معينة، أو المستخدمين الذين لديهم دور أمان معين، أو المستخدمين الذين تم إقرانهم بالمرسل في التدرج الهرمي الإداري، أو المستخدمين المذكورين أو المستخدمين الذين لديهم مسؤوليات الإنفاق المحددة.

مراجعو نفقات طلب الشراء

تتيح لك تكوينات مراجع النفقات إمكانية توجيه النفقات تلقائيًا للمراجعة بناءً على المستخدم الذي تم تعيينه لدور مشروع أو بعد مالي يتم المطالبة بالنفقات له. تستخدم عملية سير العمل دور المشروع المحدد أو مالك البعد المالي لتحديد من يتم توجيه الإنفاق إليه.

ويمكنك تعريف تكوينات مراجع إنفاق أو أكثر، ثم تحديد تكوين عندما يمكنك إنشاء سير عمل. يمكنك تكوين قيم مراجع الإنفاق لكل كيان قانوني في مؤسستك. وبعد أن تقوم بتعريف تكوينات مراجع الإنفاق، تقوم بتعيين التكوين لمهمة سير العمل الخاصة بك.

ولا يلزمك تحديد تكوينات مراجع النفقات. وبدلاً من ذلك، يمكنك تعيين مستخدمين أو مجموعة مستخدمين معينين كمراجعين عندما تقوم بتحديد سير العمل. وبالرغم من هذا، فإذا كان لديك مؤسسة معقدة، يستطيع مراجعو الإنفاق زيادة الكفاءة الخاصة بعملية الموافقة. وبالإضافة إلى ذلك، إذا فمت بإعداد مراجعي نفقات، لا يلزمك تحديث مهام مراجع سير العمل في كل مرة لأن المراجع يغير الأدوار الوظيفية.

ويمكنك إعداد مراجعي نفقات في صفحة مراجعو نفقات طلب الشراء‬. وقم بإنشاء تكوين مراجع إنفاق، وأدخل القيم لكل كيان قانوني يتم إدراجه لمؤسستك. وبالنسبة للطلبات التي تم تعيينها إلى مشروع، يمكنك تحديد الدور المسؤول عن مراجعة الطلبات: مدير المشروع أو وحدة التحكم في المشروع أو مدير مبيعات المشروع. وسيتم توجيه النفقات إلى المستخدم الذي تم تعيينه للدور المحدد. كما يمكنك توجيه الإنفاق إلى مالك البعد المالي من خلال تحديد خيار البعد المالي المناسب في علامة التبويب توزيعات المؤسسة.

ولاستخدام أحد مراجعي النفقات الذين تم إعدادهم في سير عمل، يجب عليك تعيين خيار نوع المشارك إلى مشاركين النفقات في خصائص التعيين لعنصر سير العمل ذي الصلة.

راجع أيضًا

إنشاء طلب للاستهلاك (دليل المهام)

تعريف مهام سير عمل العمليات التجارية لطلبات الشراء

عمليات سير العمل للتدبير وتحديد الموارد

نظرة عامة على طلب الشراء