إعداد حسابات المورد‬

يصف هذا الموضوع أنواع المعلومات التي يجب أن تحددها عندما تقوم بإنشاء حساب مورّد جديد.

عند إنشاء حساب مورّد، يمكنك إدخال معلومات حول المورّد. يتم استخدام هذه المعلومات لإدخال البيانات تلقائيًا في المستندات ولتعقب النشاط الذي يشارك فيه المورّد. على سبيل المثال، يمكنك تكوين المعلومات التالية عن المورِّد:

  • تعيين مجموعة مورِّدون. يجب تعيين كل مورِّد إلى مجموعة مورِّدين. يمثل المورّدون عن مجموعة من المورّدين لديهم معلمات يشاركون فيها. على سبيل المثال، قد يكون لهم نفس شروط السداد.
  • تكوين بيانات المورّد لاستيراد الكتالوج. بإمكان المورّدين توفير ملف يحتوي على كتالوج الأصناف والخدمات الخاصة بهم. ويمكن تحميل هذا الملف لتمكين العاملين لديك من إرسال أوامر شراء إلى المورّد.
  • تعيين المورَّد إلى فئات التدبير.
  • السماح لمورِّد موجود بالقيام بالأعمال مع كيان قانوني آخر داخل مؤسستك.
  • تقييد مورّد لأنواع معينة من الحركات.
  • قم بإعداد المعلومات البنكية للمورِّد، حتى تتمكن من إرسال الدفعات إلكترونيًا.
  • إعداد معلومات حول الضرائب والتسليم والفواتير والدفع للمورِّد. وفقًا للإعداد الافتراضي، يتم نسخ هذه الإعدادات إلى مستندات جديدة تقوم بإنشائها للمورِّد.
  • إعداد الأبعاد المالية الافتراضية المستخدمة لترحيل الحركات تلقائيًا مع المورِّد إلى الحسابات المالية.

لتسريع عملية إنشاء حسابات المورّدين، يمكنك إنشاء قوالب. لإنشاء قالب، في صفحة المورّد‏‎، في "جزء الإجراءات"، انقر فوق الخيارات > معلومات السجل. ثم انقر فوق قالب حسابات الشركة. تتم مشاركة قوالب حسابات الشركة مع مستخدمين آخرين.

ويمكنك أيضًا إنشاء قالب مستخدم لاستخدامك الخاص. لا يمكنك حذف مورّد مقترن بسجلات أخرى، مثل جهات الاتصال أو المنتجات.

أرقام حسابات المورّدين

يُعد رقم الحساب معرفًا فريدًا للمورّد. يمكنك إعداد أرقام الحسابات لإنشائها بشكل تلقائي عند إنشاء مورِّد. ويمكنك أيضًا تكوين التسلسل الرقمي لكي يتم إدخال أرقام الحسابات يدويًا. على سبيل المثال، قد تحتاج لاستخدام رقم هاتف المورّد كمعرّف.

مؤسسات المورّدين والمورّدون الفرديون

عند إنشاء حساب مورّد جديد، يجب تحديد ما إذا كان المورّد عبارة عن مؤسسة أو شخص. يؤثر التحديد الذي تجريه على المعلومات التي يجب عليك تعبئتها للمورّد. إذا كان المورّد شخصًا، فإن هذه المعلومات تتضمن الاسم الأول واسم العائلة والعنوان. أما إذا كان المورّد مؤسسة، فإن هذه المعلومات تتضمن رقم المؤسسة وعدد الموظفين.

العناوين

لكل مورّد، يمكنك تحديد عناوين متعددة، يتم استخدام كل واحد منها لغرض آخر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء عنوان غرضه الفاتورة. أو، إذا كنت ستسدد الدفع للمورّد باستخدام الشيكات، فيمكنك إعداد عنوان غرضه تحويل إلى‬. إذا كان يجب تحديد عنوان لاستخدامه لتحويل الأموال إلى البنوك الأجنبية، فسيكون الغرض SWIFT.

جهات اتصال المورّدين

يمكنك تخزين جهات الاتصال الخاصة بمورّد. ويمكن استخدام جهات الاتصال هذه عندئذٍ على المستندات كأوامر شراء أو طلبات عروض أسعار (RFQ).

لإضافة جهات اتصال لمورّد، في صفحة كافة المورّدين، ومن علامة التبويب المورّد‏‎، في المجموعة إعداد، انقر فوق جهات الاتصال > إضافة جهات اتصال.

يمكنك إنشاء جهات اتصال المورّد من البداية. أو، يمكنك نسخ تفاصيل من شخص آخر مسجل بالفعل في Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations، وتحرير المعلومات كما تريد.

ملاحظة: إن عملية إضافة جهة اتصال لمورّد ليست مماثلة لإضافة معلومات الاتصال لهذا المورّد. على الرغم من أنه يمكنك إضافة معلومات اتصال عامة لمورّد، إلا أنه من المحتمل أن يكون لديك أيضًا عدة أشخاص معينين هم من جهات الاتصال في تلك الشركة، ولديهم معلومات اتصال خاصة بهم.

لا يمكنك حذف السجل الشخصي لجهة اتصال إذا تمت الإشارة إلى جهة الاتصال على مستند. بدلاً من ذلك، يمكنك إلغاء تنشيط جهة الاتصال.

يمكنك إضافة جهات اتصال المورّدين إلى جهات الاتصال الشخصية الخاصة بك في Microsoft Office 365. ومع ذلك، يجب أولاً إعداد المزامنة بين Finance and Operations وOffice 365 في مزامنة كل من Microsoft Exchange Server ومعالج إعداد Microsoft Outlook.‬

إذا كان أحد المورّدين مسجلاً لكيان قانوني واحد فقط في مؤسستك، وكان يتعين على الكيانات القانونية الأخرى تسجيل المورّد نفسه، فيمكنك استخدام صفحة إضافة مورّد لكيان قانوني آخر‬ لتكوين المورّد للقيام بأعمال تجارية مع كيان قانوني آخر. يجب تحديد مجموعة مورّدين وعملة وحالة تقييد المورّد‬ في الكيان القانوني المحدد.

في حالة قيام العديد من الكيانات القانونية في مؤسستك بالتعامل تجاريًا مع نفس المورّد واحتفاظ كل كيان قانوني بحساب مورّد منفصل لهذا المورّد، يمكنك دمج معرفات ‏‏الأطراف لحسابات المورّد. وبهذه الطريقة، يمكن مشاركة معلومات مثل العنوان وعدد الموظفين، حيث يجب تحديثها في مكان واحد فقط.

لدمج معرفات الأطراف، اتبع الخطوات التالية.

  1. في صفحة دفتر العناوين العمومي، حدد سجلات دفتر العناوين التي تمثل المورّد في كل كيان قانوني يجب تضمينه في التعيين.
  2. في جزء الإجراءات، انقر فوق دمج السجلات.

الاتفاقيات

عند إعداد حساب مورّد، قد تحتاج أيضًا إلى تسجيل الاتفاقات التي عقدتها مع المورّد. يمكنك إعداد اتفاقيات السعر والخصم باستخدام الإجراءات في سجل المورّد. يمكنك أيضا إعداد اتفاقية شراء في صفحة اتفاقيات الشراء

تقييد مورّد

يمكنك تقييد مورّد لأنواع حركات مختلفة. يتوفر الخياران التاليان:

  • لا – لم يتم وضع أي قيد على المورّد.
  • الفاتورة – لا يمكن ترحيل فواتير للمورّد.
  • الكل – المورّد مقيّد لكل أنواع الحركات. تتضمن أنواع الحركات هذه طلبات الشراء والفواتير والمدفوعات.
  • الدفع – لا يمكن إنشاء مدفوعات للمورّد.
  • الطلب – يمكن إنشاء طلبات الشراء فقط. لا يمكن إنشاء حركات أخرى.
  • أبدًا – لا يتم تقييد المورّد أبدًا لعدم النشاط.

عند تقييد المورّد، يمكنك أيضًا تحديد سبب وتاريخ عندما تنتهي حالة التقييد. إذا لم تدخل تاريخ انتهاء، فستستمر حالة تقييد المورّد إلى أجل غير مسمى.

يمكنك إجراء تحديث مجمّع لحالة قيد الانتظار لكافة المورّدين استنادًا إلى المعايير المحددة في صفحة إلغاء تنشيط المورّد‬، وتعيين سبب وضع المورّد قيد الانتظار.

يتم استخدام المعايير التالية لتضمين المورّدين الذين لم يسجلوا أي نشاط في فترة معينة، وتضمين أو استبعاد المورّدين الموظفين، واستبعاد المورّدين ضمن فترة سماح قبل التعليق التالي.

  • استنادًا إلى عدد الأيام التي تدخلها في حقل في فترة النشاط في صفحة إلغاء تنشيط المورّد، يقوم التطبيق بحساب التاريخ الأحدث حيث يستطيع المورّد تسجيل أي نشاط يعتبر غير نشط. وهذا يعني التاريخ الحالي يُطرح منه عدد الأيام التي تدخلها. في حالة وجود فاتورة أو أكثر للمورّد يقع تاريخها بعد التاريخ الأخير المحسوب، سيتم استبعاد المورّد من إلغاء التنشيط. ويتم التحقق من صحة ذلك أيضًا في حال وجود مدفوعات بعد هذا التاريخ أو طلبات شراء مفتوحة أو أوامر شراء مفتوحة أو طلبات عروض أشعار أو ردود لدى المورّد.
  • يُستخدم عدد الأيام في الحقل وقت السماح قبل التعليق التالي لاحتساب تاريخ السماح الأحدث. وهذا يعني التاريخ الحالي يُطرح منه الأيام التي تدخلها. ينطبق هذا فقط على المورّدين الملغى تنشيطهم. في حال وجود إلغاء تنشيط سابق، يتحقق التطبيق من سجل حالات الحدوث الأخرى لإلغاء تنشيط المورّد ويتحقق مما إذا كان إلغاء التنشيط الأخير قد حدث قبل تاريخ السماح الأحدث. إذا كان الأمر كذلك، سيتم تضمين المورّد في عملية إلغاء التنشيط.
  • تشير المعلمة تضمين الموظفين إلى المورّدين المرتبطين بموظف. يمكنك تعيين ما إذا كنت تريد تضمين هؤلاء الموظفين.

ستقوم هذه العملية دوماً باستبعاد المورّدين حيث القيمة الموجودة في الحقل تعليق المورّد هي أبدًا.

يتم وضع المورّدين الذين اجتازوا عمليات التحقق من الصحة قيد الانتظار، مما يؤدي إلى تعيين قيمة الحقل تعليق المورّد إلى الكل وسبب ما تم تحديده. يتم إنشاء سجل قيد الانتظار للمورّد.

حساب فاتورة المورّد

في حال وجود عنوان فوترة نفسه لأكثر من مورّد، أو إذا تمت فوترة المورّد من خلال جهة خارجية، فيمكنك تحديد حساب الفاتورة على سجل المورّد. حساب الفاتورة هو الحساب الذي يتم إضافة مبلغ الفاتورة إليه عند إنشاء فاتورة مورِّد من أمر شراء. في حالة عدم إدخال حساب فاتورة على سجل المورّد، يتم استخدام حساب المورِّد كحساب الفاتورة.

الحسابات البنكية للمورد

إذا كان يجب تسديد الدفعات إلى حساب بنكي للمورّد، فيمكنك إدخال معلومات حول البنك الذي يتعامل معه المورّد وحسابات المورّد البنكية في صفحة الحسابات البنكية للمورّد. ويمكنك أيضًا إدخال معلومات حول التحقق من الحساب البنكي والمدفوعات الخاصة به. على سبيل المثال، يمكنك إضافة إشعارات مسبقة إلى الحسابات البنكية للمورّد. يمكنك استخدام هذه الإشعارات المسبقة للتحقق من دقة بيانات الحساب، مثل أرقام التوجيه وأرقام الحسابات. يجب تحديد حساب افتراضي للمدفوعات التي يجب تسديدها للمورّد. ومع ذلك، عندما تجري عملية دفع فعلية، يمكنك تغيير هذا الحساب إلى أحد حسابات المورّد الأخرى.

حسابات دفتر الأستاذ

يمكنك تحديد الحسابات الافتراضية التي تظهر تلقائيًا في دفاتر يومية فواتير المورّد للمورّد المحدد. تُعد هذه الوظيفة مفيدة إذا كنت تدفع عادةً لنفس أنواع الأصناف أو الخدمات من نفس المورّدين مع مرور الوقت. عند تحديد حساب افتراضي، يمكنك إدخال إدخالات دفتر اليومية في دفتر يومية الفواتير بسرعة وكفاءة. لا يتم استخدام الحسابات الافتراضية التي قمت بتحديدها لأوامر الشراء أو لفواتير المورّد التي تم إدخالها في صفحة فاتورة المورّد.

يمكنك تحديد حسابات افتراضية في صفحة إعداد الحساب الافتراضي، التي يمكنك فتحها من علامة تبويب الفاتورة على سجل المورّد. تظهر الحسابات التي تقوم بتحديدها هنا في قائمة حسابات تمت تصفيتها لحساب المورّد عندما تقوم بإدخال إدخال دفتر يومية. يمكنك تعيين أحد الحسابات كحساب افتراضي.