تعاون المورد مع موردين خارجيين

تستهدف الوحدة النمطية تعاون المورد الموردين ممن ليس لديهم تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) مع Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations. حيث تسمح للموردين بالعمل مع معلومات أوامر الشراء (PO) والفواتير ومخزون الشحن، وطلبات عروض الأسعار (RFQ) ويتيح لهم كذلك الوصول إلى أجزاء من البيانات الرئيسية للمورد. يشرح هذا الموضوع كيف يمكنك التعاون مع الموردين الخارجيين الذين يستخدمون واجهة تعاون المورد للعمل مع أوامر الشراء (PO) ومخزون الشحن (RFQ). ويشرح أيضًا كيفية تمكين مورد معين من استخدام واجهة تعاون المورد، وكيفية تعريف المعلومات التي ستظهر لكافة الموردين، عند استجابتهم لأمر شراء.

لمزيد من المعلومات حول الأمور التي يمكن للموردين الخارجيين القيام بها في واجهة تعاون المورد، راجع تعاون المورد مع العملاء.

ملاحظة

تنطبق المعلومات الخاصة بتعاون المورّد‬ في هذا الموضوع على الإصدار الحالي من Dynamics 365 for Finance and Operations. في Microsoft Dynamics AX 7.0 (فبراير 2016) وتطبيق Microsoft Dynamics AX 7.0.1 (مايو 2016)، يمكنك التعاون مع الموردين باستخدام الوحدة النمطية مدخل المورد على الإنترنت. لمزيد من المعلومات حول الوحدة النمطية مدخل المورد، راجع التعاون مع الموردين باستخدام مدخل المورد على الإنترنت.

لمزيد من المعلومات حول كيفية استخدام الموردين واجهة تعاون الموردين في عمليات الفوترة، راجع مساحة عمل فوترة تعاون المورد. لمزيد من المعلومات حول كيفية توفير مستخدمين جدد لتعاون المورد، راجع إدارة مستخدمي تعاون المورد.

تعريف المعلومات التي تظهر للموردين عند استجابتهم لأوامر الشراء

عندما يستجيب الموردون لأمر شراء ترسله لهم، سوف يشاهدون مربع رسالة واحد من ثلاثة مربعات، حيث يجب عليهم تأكيد رغبتهم في قبول أمر الشراء أو رفضه أو قبوله مع بعض التغييرات. بما أن المعلومات التي يجب عرضها للمورد في هذه المرحلة قد تكون خاصة بأعمالك، يمكنك تحديد النص الذي سيظهر على كل واحدة من رسائل التأكيد. على سبيل المثال، بإمكان النص إعلام المورد عن الخطوات المقبلة في العملية، أو عن الأحكام والشروط.

لتعريف النص الذي يظهر في الاستجابة لأمر الشراء، اتبع الخطوات التالية

  1. على صفحة ‏‫تقديم المعلومات للموردين بالاستجابة لأوامر الشراء‬، حدد نوع الاستجابة، ثم حدد تحرير.
  2. في مربع رسالة المعلومات ، أدخل المعلومات التي ينبغي إظهارها للموردين في مربع الرسالة.

إذا توجب عليك إضافة رسائل بأكثر من لغة واحدة، فعليك إنشاء رسائل منفصلة وتحديد كود اللغة المناسبة لكل واحدة منها. ستكون الرسالة التي تظهر لكل مورد باللغة التي يستخدمها.

تعيين خيارات تعاون المورد لمورد محدد

يقوم أحد المسؤولين بتكوين الإعدادات العامة لتعاون المورد في Finance and Operations، مثل أدوار الأمان التي تتوفر لكافة الموردين الذين يمكنك التعاون معهم. وهناك أيضًا بعض الإعدادات التي يمكنها أن تختلف باختلاف حساب المورد. يجب تكوين هذه الإعدادات.

  • تمكين تعاون المورد.
  • حدد ما إذا كان المورد يجب أن يشاهد معلومات السعر.

تمكين تعاون المورد

قبل إنشاء حسابات المستخدمين لمورد خارجي، يجب تكوين حساب المورد للسماح له باستخدام تعاون المورد. في صفحة الموردون في علامة التبويب عام قم بتعيين الحقل تنشيط التعاون. يتوفر الخياران التاليان:

  • نشط (تم تأكيد أمر الشراء تلقائيًا)‬- يتم تأكيد أوامر الشراء تلقائيًا عندما يقبلها المورد من دون إجراء تغييرات.
  • نشط (لم يتم تأكيد أمر الشراء تلقائيًا)‬- يلزم تأكيد أوامر الشراء يدويًا من قبل المؤسسة، بعد أن يقبلها المورد.

تحديد ما إذا كان المورد يجب أن يشاهد معلومات السعر

لمشاركة معلومات السعر لأوامر الشراء عبر واجهة تعاون المورد، يجب عليك تعيين الخيار ‏‫أسعار/مبلغ ‏‏أوامر الشراء‬ على علامة التبويب ‏‫القيم الافتراضية لأمر الشراء‬ على نعم. تتضمن معلومات السعر هذا سعر الوحدة والخصومات والمصاريف.

العمل مع أوامر الشراء عند استخدام تعاون المورد

إرسال أمر شراء إلى مورد

يتم إعداد أوامر الشراء في Finance and Operations. عندما يكون أمر الشراء بحالة معتمد، سترسله إلى المورد عن طريق تحديد إرسال للتأكيد‬ في صفحة أمر الشراء. تتغير حالة أمر الشراء إلى قيد المراجعة الخارجية‬. بعد أن يتم إرسال أمر الشراء، يمكنك رؤيته في لصفحة أوامر الشراء لمراجعة في واجهة تعاون المورد. باستطاعة المورد عندئذٍ قبول أمر الشراء أو رفضه أو اقتراح تغييرات عليه. باستطاعة المورّد أيضًا إضافة تعليقات لتوصيل معلومات مثل التغييرات على أمر الشراء. وإذا كنت تريد لفت انتباه المورّد إلى أمر شراء جديد، فيمكنك أيضًا استخدام نظام إدارة الطباعة لإرسال أمر الشراء عن طريق البريد الإلكتروني.

تأكيد أمر الشراء وقبوله من قِبل المورد

بعد قبول مورد أمر شراء، يتم تأكيد أمر الشراء تلقائياً، أو قد يتوجب تأكيدها يدوياً. ويعتمد ذلك على ما إذا تم تعيين الحقل تنشيط التعاون إلى نشط (تم تأكيد أمر الشراء تلقائيًا) أو إلى نشط (لم يتم تأكيد أمر الشراء تلقائيًا) للمورد.

يبين الجدول التالي تبادل المعلومات النموذجي، استنادًا إلى استجابة المورد عند إرسال أمر شراء له للتأكيد.

استجابة المورد النتيجة
المورد يقبل الأمر، ويتم تكوين Finance and Operations التي تأكيد أوامر الشراء التي يقبلها المورد تلقائيًا. يتم تحديث حالة الأمر إلى مؤكد. إذا تعذر تحديث الأمر لأي سبب، فستبقى مع ذلك استجابة المورّد مسجلة على أن الأمر مقبول‬، ولكن حالة أمر الشراء تبقى قيد المراجعة الخارجية. يتم تحديث أمر الشراء المرسل إلى المورد وحالته قيد المراجعة الخارجية بواسطة تواريخ التسليم المؤكدة في البنود. يبدأ التحديث إصدارًا جديدًا سيتم تلقائيًا تعيينه إلى الحالة مؤكد. عندما يتم تأكيد أمر الشراء، سوف يظهر في واجهة تعاون المورد.
المورد يقبل الأمر، ولا يتم تكوين Finance and Operations التي تأكيد أوامر الشراء التي يقبلها المورد تلقائيًا. يتم تسجيل استجابة المورّد على أن الأمر مقبول، ولكن حالة أمر الشراء تبقى قيد المراجعة الخارجية. يتم تحديث أمر الشراء المرسل إلى المورد وحالته قيد المراجعة الخارجية بواسطة تواريخ التسليم المؤكدة في البنود. يبدأ التحديث إصدارًا جديدًا سيتم تلقائيًا تعيينه إلى الحالة قيد المراجعة الخارجية. يمكنك بعد ذلك تأكيد أمر الشراء يدوياً.
المورد يرفض الأمر. يتم تسجيل استجابة المورّد على أن الأمر مرفوض، ولكن حالة أمر الشراء تبقى قيد المراجعة الخارجية. يتم تلقي الرفض مع ملاحظة المورد.
المورد يقبل الأمر مع التغييرات. ويتم اقتراح التغييرات على مستوى البنود.‬ يمكن للمورد قبول البنود الفردية أو رفضها. فيما يلي بعض التغييرات الأخرى التي يمكن للمورد اقتراحها:
  • تغيير التواريخ أو الكميات.
  • قم بتقسيم البنود للحصول على كميات أو تواريخ تسليم مختلفة.
  • استبدال أحد الأصناف.
لا يمكن للمورد تغيير معلومات السعر والتكاليف. ومع ذلك، يمكن للمورد اقتراح هذه التغييرات باستخدام الملاحظات.
يتم تسجيل استجابة المورّد على أنها تم القبول مع التغييرات، وتبقى حالة أمر الشراء قيد المراجعة الخارجية. تظهر الحالات أنواع التغييرات التي اقترحها المورد. لمزيد من المعلومات حول الاستهلاك التلقائي للتغييرات، انظر قسم "‏‫تحديث أمر الشراء عندما يقترح المورد إدخال بعض التغييرات‬" لاحقًا في هذا الموضع.

‏‫يمكنك استخدام مساحة عمل إعداد أمر الشراء لمراقبة أوامر الشراء التي استجاب لها المورد. تتضمن مساحة العمل هذه قائمتين تحتويان على أوامر شراء بحالة قيد المراجعة الخارجية:

  • تتطلب المراجعة الخارجية إجراءً
  • ‏‫قيد المراجعة الخارجية‬ في انتظار استجابة المورد

تغيير أمر شراء

لتغيير أمر شراء تمت الاستجابة له بالفعل من قبل المورد، يجب إرسال إصدار جديد من أمر الشراء إلى المورد. سيتضمن أمر الشراء الجديد لاحقة إصدار تشير إلى أنه إصدار معدّل من أمر شراء تم إرساله في وقت سابق. تسمح لك الصفحة محفوظات تأكيد مورِّد أمر الشراء‬ كما تسمح للموردين بتعقب محفوظات كل أمر. يبقى إصدار أمر الشراء الذي تم تأكيده في السابق في قائمة أوامر الشراء المؤكدة حتى يتم تأكيد أمر الشراء الجديد.

إلغاء أمر شراء

عندما تقوم بإلغاء أمر شراء، تتغير الحالة إلى معتمد‬. يجب عليك إعادة إرسال أمر الشراء إلى المورّد لكي يتمكن المورّد من تأكيد أو رفض الإلغاء. بعد تأكيد الإلغاء، يظهر أمر الشراء في قائمة المورّد الخاصة بأوامر الشراء التي تم تأكيدها على أنها ملغاة.

إضافة مرفقات إلى أمر شراء

يمكنك إضافة مرفقات مثل الملفات والصور والملاحظات إلى أمر الشراء باستخدام نظام إدارة المستندات. ستكون المرفقات المضافة من النوع خارجي مرئية للمورد عندما ترسل له أمر الشراء.

تحديث أمر الشراء عندما يقترح المورد إدخال بعض التغييرات

إذا استجاب المورد لأمر الشراء واقترح إدخال بعض التغييرات، ستكون الخطوة التالية العمل على معالجة الاستجابة.

في مساحة عمل إعداد أمر الشراء، وفي قائمة تتطلب المراجعة الخارجية إجراءً‬، يمكنك تحديد أمر شراء استجاب له المورد كمقبول مع تغييرات. من هذه القائمة، يمكنك أيضا التنقل إلى استجابة المورد.

على الاستجابة، يستطيع المورد تغيير المعلومات التالية على الرأس:

  • مرجع مستند المورد
  • وضع التسليم
  • شروط التسليم
  • تاريخ التسليم المؤكد

باستطاعة المورد أيضًا إضافة ملاحظة أو مرفق.

في البنود، يستطيع المورد تغيير الكمية وتواريخ التسليم وإضافة الملاحظات والمرفقات ورفض بند واستبدال بند بمنتج آخر تم إدخاله كنص وتقسيم بند إلى عمليات تسليم متعددة. تختلف حالة خط، استناداً إلى التغييرات التي اقترحها المورد:

  • تم القبول مع التغييرات
  • مرفوض
  • تم الاستبدال – في هذه الحالة سيُضاف بند إضافي حالته استبدال.
  • أوامر المبيعات المؤكدة
  • ‏‫تقسيم الجدول‬ – في هذه الحالة ستضاف بنود إضافية حالتها بنود الجدول‬.

إذا لم يتضمن البند أي تغييرات، فستكون حالة البند مقبول.

في الاستجابة، ستنبئك حالات البنود بأنواع التغييرات التي أجراها بالمورد. بالإضافة إلى ذلك، تظهر كافة الحقول التي تم تغييرها بخط غامق لمساعدتك في التعرف على التغييرات.

يمكنك تحديث أمر شراء بتحدد ‏‫تحديث أمر الشراء للعملية‬ في الاستجابة أو بند واحد في كل مرة. يشر الحقل هل تمت معالجة تحديث أمر الشراء؟‬، على الرأس والبنود إلى ما إذا كان النظام قد قام بمعالجة الرأس أو البنود لتحديث أمر الشراء بأية تغييرات نشأت عن الاستجابة. يمكنك تشغيل الإجراء‏‫تحديث أمر الشراء للعملية‬ مرة واحدة فقط لكل رأس أو بند.

لا يمكن تحديث كافة التغييرات المقترحة على أمر شراء. في أمر الشراء، يمكن تحديث فقط التحديثات في الرأس والتحديثات في التواريخ والكميات بشكل تلقائي. بالنسبة إلى التغييرات الأخرى، يجب عليك تحديث أمر الشراء يدويًا. في هذه الحالة، يعرض الحقل هل تمت معالجة تحديث أمر الشراء؟‬ خيار التحديث اليدوي. على سبيل المثال، إذا اقتراح مورد تقسيم بند إلى جدول، فإنه يجب إجراء هذا التغيير يدوياً.

كل بند بالحالة ‏‫مقبول‬، سيحتوي على تاريخ تسليم مؤكد. عندما تقوم بتشغيل الإجراء تحديث "أمر الشراء للعملية"، يتم تحديث هذا التاريخ في أمر الشراء. لن يتم نقل الملاحظات والمرفقات بشكل تلقائي إلى أمر الشراء الحالي. بالإضافة إلى ذلك، عندما تقوم بتحديث أمر الشراء الحالي عن طريق إجراء ‏‫تحديث أمر الشراء للعملية‬، لن يعاد تقيم الاتفاقيات التجارية على بنود أمر الشراء.

حالات وإصدارات أمر الشراء

يصف هذا القسم الحالات المختلفة التي قد يمر بها أمر شراء وصولاً إلى وقت تأكيدها. كما يصف الوقت الذي تتوفر الإصدارات الجديدة من أمر الشراء للمورد. يختلف السلوك، بحسب ما إذا كنت تستخدم إدارة التغييرات لأوامر الشراء.

الإصدارات والحالات إذا لم تستخدم إدارة التغييرات

يُظهر الجدول التالي مثالاً على التغييرات في الحالة والإصدار التي قد يمر بها أمر الشراء.

الإجراء الحالة والإصدار
تم إنشاء الإصدار الأولى لأمر الشراء في Finance and Operations. الحالة هي معتمد.
يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد. يتم تسجيل إصدار في واجهة تعاون المورد، وتتغير الحالة إلى قيد المراجعة الخارجية‬.
يرسل المورد الاستجابة تم القبول مع التغييرات‬. تبقى الحالة قيد المراجعة الخارجية.
ستجري بعض التغييرات المطلوبة من قِبل المورّد. تتغير الحالة إلى معتمد.
ترسل الإصدار الجديد من أمر الشراء إلى المورد. يتم تسجيل الإصدار الجديد في واجهة تعاون المورد، وتتغير الحالة إلى قيد المراجعة الخارجية‬.
يقبل المورد الإصدار الجديد من أمر الشراء. تبقى الحالة قيد المراجعة الخارجيةإلا إذا تم تكوين حساب المورد لتعيين أوامر الشراء تلقائيًا إلى الحالة مؤكد عند قبولها من قِبل المورد.

لا يتعيّن على الموردين تأكيد أمر الشراء باستخدام واجهة تعاون المورد. يمكنهم أيضًا إرسال رسالة بريد إلكتروني أو التبليغ عن موافقتهم على أمر الشراء عبر قنوات أخرى. يمكنك عندئذٍ تأكيد الأمر يدويًا في Finance and Operations. في هذه الحالة، سوف تتلقى تحذيرًا يفيد بأنه قد تم تأكيد الأمر حتى لو لم يكن هناك استجابة من المورّد. ويظهر أمر الشراء عندئذٍ في محفوظات التأكيد كأمر مؤكد مفتوح ليس لديه أية استجابات. وعند هذه النقطة، لن يتوفر للمورّد خيار تأكيد أمر الشراء أو رفضه.

ملاحظة

يكون إصدار أمر الشراء المتوفر لعمليات أخرى في Finance and Operations الإصدار الأحدث دائمًا، حتى لو لم يكن هذا الإصدار مسجلاً بعد في واجهة تعاون المورد.

الإصدارات والحالات إذا استخدمت إدارة التغييرات

إذا قمت بتمكين إدارة التغييرات لأوامر شراء، فستمر أوامر الشراء عبر سير عمل الموافقة للوصول إلى الحالة معتمد. ولا تظهر هذه العملية للمورد.

يُظهر الجدول التالي مثالاً على التغييرات في الحالة والإصدار التي قد يمر بها أمر الشراء عند تشغيل إدارة التغييرات. يتم تسجيل الإصدار عندما تتم الموافقة على أمر الشراء، وليس عندما يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد أو تأكيده.

إجراء الحالة والإصدار
تم إنشاء الإصدار الأولى لأمر الشراء في Finance and Operations. الحالة هي مسودة.
يتم إرسال أمر الشراء إلى عملية الموافقة. (عملية الموافقة عبارة عن عملية داخلية لا يتدخل فيها المورد.) تتغيّر الحالة من مسودة‬ إلى قيد المراجعة‬ إلى اعتماد إذا لم يتم رفض أمر الشراء أثناء عملية الموافقة. يتم تسجيل أمر الشراء المعتمد كإصدار.
يتم إرسال أمر الشراء إلى المورد. يتم تسجيل الإصدار في واجهة تعاون المورد، وتتغير الحالة إلى قيد المراجعة الخارجية‬.
ستقوم بإدخال بعض التغييرات المطلوبة من قبل المورد، إما يدويًا أو باستخدام الإجراء ‏‫تحديث أمر الشراء للعملية‬ في الاستجابة لتحديث أمر الشراء. تتغير الحالة مرة أخرى إلى مسودة.
يتم إرسال أمر الشراء إلى عملية الموافقة مرة أخرى. تتغيّر الحالة من مسودة‬ إلى قيد المراجعة‬ إلى اعتماد إذا لم يتم رفض أمر الشراء أثناء عملية الموافقة. بدلاً من ذلك، يمكن تكوين النظام بحيث لا تحتاج تغييرات محددة في الحقل إلى إعادة الموافقة. وفي هذه الحالة، تتغير الحالة إلى مسودة أولاً، ثم يتم تحديثها بشكل تلقائي إلى معتمد. يتم تسجيل أمر الشراء المعتمد كإصدار جديد.
ترسل الإصدار الجديد من أمر الشراء إلى المورد. يتم تسجيل الإصدار الجديد في واجهة تعاون المورد، وتتغير الحالة إلى قيد المراجعة الخارجية‬.
يوافق المورّد على الإصدار الجديد من أمر الشراء. تتغير الحالة إلى مؤكد، إما تلقائياً أو عندما تتلقى الاستجابة من المورّد ثم تؤكد أمر الشراء.

مشاركة معلومات حول مخزون الشحن

إذا كنت تستخدم مخزون الشحن، فباستطاعة الموردين استخدام واجهة تعاون المورد لعرض المعلومات في الصفحات التالية:

  • أوامر الشراء التي تستهلك مخزون الشحن‬ - يتم إنشاء أوامر الشراء لمخزون الشحن عندما تتغير ملكية المخزون من المورد إلى شركتك. يتم ترحيل إيصال استلام المنتجات في نفس الوقت. تظهر أوامر شراء الشحن هذه فقط في صفحة أوامر الشراء التي تستهلك مخزون الشحن. لا يتم تضمينها في صفحة كافة أوامر الشراء المؤكدة‬ في الوحدة النمطية تعاون المورد.
  • المنتجات التي تم استلامها من مخزون الشحن‬ -تذكر هذه الصفحة كافة الحركات حيث انتقلت ملكية المنتجات من المورد إلى شركتك. باستطاعة الموردين استخدام هذه المعلومات لفوترة العميل.
  • مخزون الشحن الفعلي‬ - تعرض هذه الصفحة مخزون الشحن الفعلي‬ الذي يملكه المورد والذي تم استلامه في مستودعك.

العمل مع ‬‏‫طلبات عروض الأسعار عند استخدام تعاون المورد

يصف هذا القسم التفاعلات بين العملاء والموردين أثناء عملية طلب RFQ. ويوضح أيضًا كيفية توصيل المعلومات للموردين. للحصول على نظرة عامة أساسية عن عملية طلب عرض الأسعار، راجع ‏‫طلبات عروض الأسعار (RFQs).

البدائل والمرفقات والتعديلات والعائدات

  • البدائل -في رأس حالة طلب عرض الأسعار، يمكنك تحديد السماح بالبدائل لبنود الأصناف غير الموجودة بالكتالوج. عند تمكين البدائل، يمكن للموردين إضافة بند بديل لكل بند مطلوب.
  • المرفقات -يمكن إضافة المرفقات على مستوى الرأس ومستوى البند من حالة طلب عرض الأسعار. ويمكن تصنيف المرفقات على أنها داخلية أو خارجية. يمكن عرض المرفقات الداخلية فقط من جانب العميل، بينما يستطيع الموردون عرض المرفقات الخارجية بعد إرسالها.

    يمكنك أيضًا للموردين إضافة المرفقات في ردودهم على العطاء. يمكن عرض هذه المرفقات على جانب العميل بعد قيام مورد بإرسال الرد على العطاء. يتم تصنيف المرفقات التي أضافها الموردون دائماً على أنها خارجية. للوصول إلى أحد المرفقات التي أرسلها مورد جنبًا إلى جنب مع عطاء، حدد مرفقات العطاءات أو ‏‫مرفقات بنود العطاءات‬.

    لفتح المرفقات التي تم إرسالها مع حالة طلب عرض الأسعار، استخدم رمز مشبك الورق الخاصة بمعالجة المستندات الموجود على الرد.

  • التعديلات -عند الانتهاء من تعديل، تتم إزالة الردود على العطاءات الموجودة بحيث يمكن استبدالها بقيم محدثة. يمكن عرض معلومات سعر البند والكمية من الردود على العطاءات السابقة عن طريق دفاتر اليومية في حالة طلب عرض الأسعار.

    لفرض معالجة التعديل، من ‏‫محددات تحديد الموارد والتدبير‬، ومن علامة التبويب السريعة‏‫طلبات عروض الأسعار‬، قم بتعيين الخيار ‏‫قفل RFQs عند إرسالها‬ على نعم. (هذا الخيار معيّن ومطلوب للقطاع العام.)

  • العائدات - إذا قام مورد بإرسال عطاء، ويستلزم الأمر مزيد من المعلومات أو معلومات معدلة لحالة طلب عرض الأسعار، فإن العميل يمكنه إرجاع العطاء إلى المورد. يتم الاحتفاظ بالبيانات المستمدة من العطاء الذي تم إرساله مسبقاً، ويمكن للمورد إجراء التعديلات المطلوبة دون الحاجة إلى إعادة تشغيل عملية العطاء.

توسيعات القطاع العام

بالنسبة للقطاع العام، تُمكّن الوظية الموسعة حالة طلب عرض الأسعار كي يتم إرسالها إلى الموردين ونشرها. عندما تقوم بنشر طلب عرض أسعار، يستطيع أي شخص يقوم بطلب المعلومات عرض العمل الذي يتطابق مع معظم قواعد القطاع العام. يظهر العمل المتوفر كاملا على صفحة قائمة ‏‫الطلبات المنشورة المفتوحة لعروض الأسعار‬ بينما تظهر طلبات عروض الأسعار المُلغاة والمعلقة والممنوحة على صفحة قائمة ‏‫الطلبات المنشورة المُقفلة لعروض الأسعار‬. كما يمكن عرض هذه المستندات على موقع خارج Finance and Operations من خلال عمليات التكامل مع كيانات البيانات التالية:

  • الطلبات المنشورة لعروض الأسعار
  • الطلبات المنشورة لبنود عروض الأسعار
  • الطلبات المنشورة لمرفقات رؤوس عروض الأسعار

تسمح هذه الكيانات للأشخاص غير المتوفرين في Finance and Operations، ولكنهم الذين يملكون وصولا مجهولاً إلى الموقع الخارجي، بعرض العمل المتوفر والمغلق. بالإضافة إلى ذلك، تسمح الوظيفة الموسعة في إرسال ونشر للمستخدم الذي يقوم بإعداد المحددات لعملية طلب عرض الأسعار بتعريف قالب بريد إلكتروني. ثم، عند يُنشئ أخصائي التدبير حالة طلب عرض الأسعار، يجب عليه تحديد قالب البريد الإلكتروني لإرسال المعلومات المطلوبة للموردين في حالة طلب عرض الأسعار.

يمكن للمستخدم الذي قام بإعداد المحددات لعملية طلب عرض الأسعار إنشاء العديد من قوالب البريد الإلكتروني. يمكن أن تحتوي قوالب البريد الإلكتروني هذه على نص ثابت ورموز الإحلال التالية. سيتم استبدال الرموز بقيم سياقية عندما يتم إنشاء رسالة بريد إلكتروني.

  • %RFQCase%
  • %RFQCaseName%
  • %bidType%
  • %inviteOnly%
  • %expiryDateTime%
  • %requester%
  • %requestingDepartment%
  • %accountnum%
  • %todaysdate%
  • %createddate%

في حالة طلب تعديل وإرساله بعد إرسال طلب عرض الأسعار، سيتم إعادة إرسال طلب عرض الأسعار لكافة الموردين المدعوين. سيتم أيضًا تحديث المستند المنشور في صفحة ‏‫الطلبات المنشورة المفتوحة لعروض الأسعار‬.