الملاحظات

نظرة عامة: إزالة موظف سابق وتأمين البيانات

  • مقالة
  • قراءة خلال 3 دقائق

السؤال الذي نحصل عليه غالبا هو" ماذا يجب أن أفعل لتأمين البيانات وحماية الوصول عند مغادرة موظف لمؤسستي؟" تشرح سلسلة المقالات هذه كيفية حظر الوصول إلى Microsoft 365 بحيث لا يتمكن هؤلاء المستخدمون من تسجيل الدخول إلى Microsoft 365، والخطوات التي يجب اتخاذها لتأمين بيانات المؤسسة، وكيفية السماح للموظفين الآخرين بالوصول إلى البريد الإلكتروني وبيانات OneDrive.

تلميح

إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في الخطوات الواردة في هذا الموضوع، ففكر في العمل مع أحد متخصصي الشركات الصغيرة من Microsoft. باستخدام مساعد الأعمال، يمكنك أنت وموظفيك الوصول على مدار الساعة إلى خبراء الشركات الصغيرة أثناء تنمية أعمالك، بدءا من الإلحاق إلى الاستخدام اليومي.

قبل البدء

يجب أن تكون مسؤولا عاما لإكمال الخطوات الواردة في هذا الحل.

لإكمال الخطوات في هذه السلسلة، يمكنك استخدام هذه Microsoft 365 القدرات والميزات.

المنتج أو المكون القدرة أو الميزة
مركز مسؤولي Microsoft 365 تحويل علبة البريد وإعادة توجيه البريد الإلكتروني وإبطال الوصول وإزالة المستخدم
مركز إدارة Exchange حظر المستخدم، حظر الوصول إلى البريد الإلكتروني، مسح الجهاز
OneDrive SharePoint منح حق الوصول للمستخدمين الآخرين
Outlook استيراد ملفات pst وإضافة علبة بريد
Active Directory إزالة المستخدمين في البيئات المختلطة

الحل: إزالة موظف سابق

هام

على الرغم من أننا قمنا بتعداد الخطوات في هذا الحل وليس عليك إكمال الحل باستخدام الترتيب الدقيق، نوصي بالقيام بالخطوات بهذه الطريقة.

لقطة شاشة: خطوات لإزالة موظف سابق من مؤسستك


خطوه لماذا تفعل ذلك
الخطوة 1 - منع موظف سابق من تسجيل الدخول ومنع الوصول إلى خدمات Microsoft 365 يؤدي ذلك إلى منع الموظف السابق من تسجيل الدخول إلى Microsoft 365 ويمنع الشخص من الوصول إلى خدمات Microsoft 365.
الخطوة 2 - حفظ محتويات علبة بريد موظف سابق وهذا مفيد للشخص الذي سيتولى عمل الموظف، أو إذا كان هناك دعوى قضائية.
الخطوة 3 - مسح جهاز محمول لموظف سابق ومنعه إزالة بيانات العمل من الهاتف أو الكمبيوتر اللوحي.
الخطوة 4 - إعادة توجيه البريد الإلكتروني لموظف سابق إلى موظف آخر أو تحويله إلى علبة بريد مشتركة يتيح لك ذلك الحفاظ على عنوان البريد الإلكتروني للموظف السابق نشطا. إذا كان لديك عملاء أو شركاء لا يزالون يرسلون بريدا إلكترونيا إلى عنوان الموظف السابق، فسيعمل ذلك على نقلهم إلى الشخص الذي يتولى العمل.
الخطوة 5 - منح موظف آخر حق الوصول إلى بيانات OneDrive Outlook إذا قمت بإزالة ترخيص مستخدم فقط ولكن لم تحذف الحساب، فسيظل المحتوى في OneDrive الخاص بالمستخدم متاحا لك حتى بعد 30 يوما.

قبل حذف الحساب، يجب منح حق الوصول إلى OneDrive الخاصة به Outlook لمستخدم آخر. بعد حذف حساب موظف، يتم الاحتفاظ بالمحتوى في OneDrive Outlook لمدة 30 يوما. ومع ذلك، خلال تلك ال 30 يوما، يمكنك استعادة حساب المستخدم، والوصول إلى محتواه. إذا قمت باستعادة حساب المستخدم، فسيظل محتوى OneDrive Outlook متاحا لك حتى بعد 30 يوما.
الخطوة 6 - إزالة ترخيص Microsoft 365 وحذفه من موظف سابق عند إزالة ترخيص، يمكنك تعيينه إلى شخص آخر. أو يمكنك حذف الترخيص حتى لا تدفع مقابله حتى تقوم بتوظيف شخص آخر.

عند إزالة ترخيص أو حذفه، يتم الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم القديمة للمستخدم لمدة 30 يوما، ثم يتم حذفها نهائيا. إذا قمت بإزالة ترخيص أو حذفه ولكن لم تحذف الحساب، فسيظل المحتوى في OneDrive المستخدم متاحا لك حتى بعد 30 يوما.
الخطوة 7 - حذف حساب مستخدم موظف سابق يؤدي ذلك إلى إزالة الحساب من مركز الإدارة. يحافظ على نظافة الأشياء.

مشاهدة: حذف مستخدم

عندما يغادر موظف الشركة، ستحتاج إلى إزالته من Microsoft 365 للأعمال. قبل القيام بذلك، يجب حظرهم من الوصول إلى ملفات الشركة، والحفاظ على المستندات التي قاموا بإنشائها، وتنفيذ العديد من مهام المسؤول الأخرى المقترنة بإزالة مستخدم.

  1. من مركز الإدارة، حدد "المستخدمون"، واختر "المستخدمون النشطون".
  2. حدد المستخدم الذي تريد إزالته، ثم حدد حذف المستخدم.
  3. حدد المربع لإزالة ترخيصه، ثم حدد المربع لإزالة الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني.
  4. حدد المربع لمنح مستخدم آخر حق الوصول إلى البريد الإلكتروني للموظف السابق، واختر تحديد مستخدم وتعيين خيارات البريد الإلكتروني.
  5. لإزالة الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني المقترنة، حدد X إلى جانب الأسماء المستعارة الخاصة بها.
  6. راجع معلومات علبة البريد المشتركة، وحدد "إنهاء".
  7. تأكد من تعيين الخيارات بشكل صحيح، واختر "تعيين" و"تحويل".
  8. راجع النتائج، وحدد "إغلاق".

بعد إزالة مستخدم، لديك ما يصل إلى 30 يوما لاستعادة حسابه.

المحتويات ذات الصلة

استعادة مستخدم (مقال)
إضافة موظف جديد إلى Microsoft 365 (مقالة)
تعيين تراخيص للمستخدمين (مقالة)
إلغاء تعيين التراخيص من المستخدمين (مقالة)