استخدم تسميات الاستبقاء لإدارة دورة حياة المستندات المخزنة في SharePoint

مقالة
05/10/2022
قراءة خلال 14 دقائق

Microsoft 365 إرشادات الترخيص للامتثال & الأمان.

ملاحظة

يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.

تصف هذه المقالة كيفية إدارة دورة حياة المستندات المخزنة في SharePoint باستخدام تسميات الاستبقاء المطبقة تلقائيا والاستبقاء المستند إلى الحدث.

تستخدم وظيفة التطبيق التلقائي بيانات تعريف SharePoint لتصنيف المستندات. المثال في هذه المقالة هو للمستندات المتعلقة بال منتج، ولكن يمكن استخدام نفس المفاهيم لسيناريوهات أخرى. على سبيل المثال، في صناعة النفط والغاز، يمكنك استخدامه لإدارة دورة حياة المستندات حول الأصول المادية مثل منصات النفط أو سجلات السجلات أو تراخيص الإنتاج. في مجال الخدمات المالية، يمكنك إدارة مستندات الحسابات المصرفية أو الرهونات أو عقود التأمين. في القطاع العام، يمكنك إدارة تراخيص البناء أو النماذج الضريبية.

في هذه المقالة، سنلقي نظرة على بنية المعلومات وتعريف تسميات الاستبقاء. ثم سنقوم بتصنيف المستندات من خلال تطبيق التسميات تلقائيا. وأخيرا سننشئ الأحداث التي تبدأ فترة الاستبقاء.

بنية المعلومات

السيناريو لدينا هو شركة تصنيع تستخدم SharePoint لتخزين جميع المستندات حول المنتجات التي تطورها الشركة. تتضمن هذه المستندات مواصفات المنتج والاتفاقيات مع الموردين ودلائل المستخدم. عند تخزين هذه المستندات في SharePoint من خلال نهج إدارة محتوى المؤسسة، يتم تعريف بيانات تعريف المستند، والتي تستخدم لتصنيفها. يحتوي كل مستند على خصائص بيانات التعريف التالية:

نوع المستند (مثل مواصفات المنتج أو الاتفاقية أو دليل المستخدم)
اسم المنتج
الحالة (مسودة أو نهائية)

تشكل بيانات التعريف هذه نوع محتوى أساسي يسمى "مستند الإنتاج " لكافة المستندات.

بيانات تعريف وثائق جدول المنتج.

ملاحظة

يتم استخدام خصائص نوع المستند وحالته بواسطة نهج الاستبقاء لاحقا في هذا السيناريو لتصنيف تسميات الاستبقاء وتطبيقها تلقائيا.

قد يكون لدينا العديد من أنواع المحتويات التي تمثل أنواعا مختلفة من المستندات، ولكن دعونا نركز على وثائق المنتج.

في هذا السيناريو، نستخدم خدمة بيانات التعريف المدارة ومخزن المصطلحات لإنشاء مجموعة مصطلحات لنوع المستند وأخرى لاسم المنتج. لكل مجموعة مصطلحات، نقوم بإنشاء مصطلح لكل قيمة. قد يبدو مثل هذا في مخزن المصطلحات لمؤسستك SharePoint:

عينة مجموعة مصطلحات لوثائق المنتج في مخزن المصطلحات.

يمكن إنشاء نوع المحتوى ونشره باستخدام مركز نوع المحتوى. يمكنك أيضا إنشاء نوع محتوى ونشره باستخدام أدوات توفير الموقع، مثل إطار عمل توفير PnP أو مخطط JSON لتصميم الموقع.

يحتوي كل منتج على موقع SharePoint مخصص يحتوي على مكتبة مستندات واحدة تم تمكين أنواع المحتويات المناسبة لها. يتم تخزين كافة المستندات في مكتبة المستندات هذه.

ملاحظة

بدلا من وجود موقع SharePoint لكل منتج، يمكن لشركة التصنيع في هذا السيناريو استخدام Microsoft Team لكل منتج لدعم التعاون بين أعضاء الفريق، مثل من خلال الدردشة الثابتة، واستخدام علامة التبويب "ملفات" في Teams لإدارة المستندات. في هذه المقالة، نركز فقط على المستندات، لذلك، سنستخدم موقعا فقط.

فيما يلي طريقة عرض لمكتبة المستندات لمنتج Spinning Widget:

الآن بعد أن أصبح لدينا بنية المعلومات الأساسية لإدارة المستندات، دعونا ننظر إلى استراتيجية الاستبقاء والتخلص من المستندات التي تستخدم بيانات التعريف وكيفية تصنيف هذه المستندات.

الاستبقاء والتصرف

تملي سياسات الامتثال وإدارة البيانات الخاصة بشركة التصنيع كيفية الحفاظ على البيانات والتخلص منها. يجب الاحتفاظ بالمستندات المتعلقة بالناتج طالما تم تصنيع المنتج ولفترة إضافية معينة. تختلف الفترة الإضافية عن مواصفات المنتج والاتفاقيات ودلائل المستخدم. يشير الجدول التالي إلى متطلبات الاستبقاء والتصرف:

نوع المستند	الاحتفاظ	التصرف
مواصفات المنتج	5 سنوات بعد توقف الإنتاج	حذف
اتفاقيات المنتجات	بعد 10 سنوات من توقف الإنتاج	مراجعة
دلائل المستخدم	5 سنوات بعد توقف الإنتاج	حذف
كافة أنواع المستندات الأخرى	عدم الاحتفاظ بنشاط	حذف عندما يكون المستند أقدم من 3 سنوات يعتبر المستند أقدم من 3 سنوات إذا لم يتم تعديله خلال آخر 3 سنوات.

نستخدم مدخل توافق Microsoft Purview لإنشاء تسميات الاستبقاء التالية:

مواصفات المنتج
اتفاقية المنتج
دليل المستخدم

في هذه المقالة، نعرض فقط كيفية إنشاء تسمية استبقاء مواصفات المنتج وتطبيقها تلقائيا. لتنفيذ السيناريو الكامل، يمكنك أيضا إنشاء تسميات استبقاء وتطبيقها تلقائيا لنوعي المستندات الآخرين.

الإعدادات لتسمية استبقاء مواصفات المنتج

فيما يلي خطة الملف لتسمية استبقاء مواصفات المنتج:

اسم: مواصفات المنتج
وصف المستخدمين: الاحتفاظ لمدة 5 سنوات بعد توقف الإنتاج.
وصف المسؤولين: الاحتفاظ لمدة 5 سنوات بعد توقف الإنتاج، والحذف التلقائي، والاستبقاء المستند إلى الحدث، ونوع الحدث هو Product Retention.
إجراء الاستبقاء: الاحتفاظ بها وحذفها.
مدة الاستبقاء: 5 سنوات (1825 يوما).
تسمية السجل: قم بتكوين تسمية الاستبقاء لوضع علامة على العناصر كسجل، مما يعني أنه لا يمكن بعد ذلك تعديل المستندات المسماة أو حذفها من قبل المستخدمين.
واصفات خطة الملفات: لتبسيط السيناريو، لا يتم توفير واصفات ملفات اختيارية.

تعرض لقطة الشاشة التالية الإعدادات عند إنشاء تسمية استبقاء مواصفات المنتج في مدخل توافق Microsoft Purview. يمكنك إنشاء نوع الحدث Product Headset عند إنشاء تسمية الاستبقاء. راجع الإجراء في المقطع التالي.

إعدادات الاستبقاء لتسمية "مواصفات المنتج".

ملاحظة

لتجنب انتظار 5 سنوات لحذف المستند، قم بتعيين مدة الاستبقاء إلى يوم واحد إذا كنت تعيد إنشاء هذا السيناريو في بيئة اختبار.

إنشاء نوع حدث عند إنشاء تسمية استبقاء

في الصفحة "تعريف إعدادات الاستبقاء " في معالج إنشاء تسمية الاستبقاء، بعد بدء فترة الاستبقاء استنادا إلى، حدد "إنشاء نوع حدث جديد":
في صفحة "Name your event type" ، أدخل "Product Optional" ووصفا اختياريا. ثم حدد "التالي" و" إرسال" و" تم".
مرة أخرى في صفحة "تعريف إعدادات الاستبقاء "، لبدء فترة الاستبقاء استنادا إلى، استخدم مربع القائمة المنسدلة لتحديد نوع حدث ProductDown الذي أنشأته.

إليك الشكل الذي تبدو عليه الإعدادات لتسمية استبقاء مواصفات المنتج:
حدد "إنشاء تسمية"، وفي الصفحة التالية عندما ترى خيارات نشر التسمية، أو قم بتطبيق التسمية تلقائيا، أو ما عليك سوى حفظ التسمية: حدد "ما عليك سوى حفظ التسمية في الوقت الحالي"، ثم حدد "تم".

تلميح

للحصول على خطوات أكثر تفصيلا، راجع إنشاء تسمية تستند فترة استبقاءها إلى حدث.

الآن دعونا ننظر في كيفية تطبيق تسمية الاستبقاء تلقائيا على محتوى مواصفات المنتج.

تطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيا على المستندات

سنستخدم لغة استعلام الكلمات الأساسية (KQL) لتطبيق تسميات الاستبقاء التي أنشأناها تلقائيا . KQL هي اللغة المستخدمة لإنشاء استعلامات البحث. في KQL، يمكنك البحث باستخدام الكلمات الأساسية أو الخصائص المدارة. لمزيد من المعلومات، راجع مرجع بناء جملة لغة استعلام الكلمات الأساسية (KQL).

بشكل أساسي، نريد أن نخبر Microsoft 365 ب "تطبيق تسمية استبقاء مواصفات المنتج على كافة المستندات التي لها حالة نهائية ونوع مستند من مواصفات المنتج". تذكر أن الحالة ونوع المستند هما أعمدة الموقع التي قمنا بتعريفها لنوع محتوى وثائق المنتج في قسم بنية المعلومات . للقيام بذلك، نحتاج إلى تكوين مخطط البحث.

عندما يقوم SharePoint بفهرسة المحتوى، فإنه ينشئ تلقائيا خصائص تم تتبع ارتباطاتها لكل عمود موقع. لهذا السيناريو، نحن مهتمون بخصائص نوع المستند وحالته . نحن بحاجة إلى مستندات في المكتبة التي هي نوع المحتوى المناسب وملء أعمدة الموقع للبحث لإنشاء الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها.

في مركز إدارة SharePoint، افتح تكوين البحث، وحدد "إدارة مخطط البحث" لعرض الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها وتكوينها.

الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها في مخطط البحث.

إذا قمنا بكتابة status _ في المربع _ Crawled properties وحددنا السهم الأخضر، يجب أن نرى نتيجة مثل هذا:

الخاصية ows_Status التي تم تتبع ارتباطاتها.

خاصية owsStatus__ (لاحظ السطر السفلي المزدوج) هي تلك التي تهمنا. يتم تعيينه إلى الخاصية "الحالة " لنوع محتوى "مستند الإنتاج".

الآن، إذا قمنا بكتابة owsdoc وحددنا السهم_ الأخضر، يجب أن نرى شيئا مثل هذا:

الخاصية ows_Doc_Type التي تم تتبع ارتباطاتها.

خاصية owsDocx0020Type___ هي الخاصية الثانية التي تهمنا. يتم تعيينه إلى الخاصية "نوع المستند " لنوع محتوى "مستند الإنتاج".

تلميح

لتعريف اسم خاصية تم تتبع ارتباطاتها لهذا السيناريو، انتقل إلى مكتبة المستندات التي تحتوي على مستندات الإنتاج. ثم انتقل إلى إعدادات المكتبة. بالنسبة للأعمدة، حدد اسم العمود (على سبيل المثال، الحالة أو نوع المستند) لفتح صفحة عمود الموقع. تحتوي معلمة الحقل في URL لتلك الصفحة على اسم الحقل. اسم الحقل هذا، مسبوق ب "ows_"، هو اسم الخاصية التي تم تتبع ارتباطاتها. على سبيل المثال، يتوافق URL https://tenantname.sharepoint.com/sites/SpinningWidget/_layouts/15/FldEdit.aspx?List=%7BC38C2F45-3BD6-4C3B-AA3B-EF5DF6B3D172%7D&Field=_Status مع الخاصية التي تم تتبع ارتباطاتها في owsStatus__.

إذا لم تظهر الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها التي تبحث عنها في قسم إدارة مخطط البحث في مركز إدارة SharePoint:

ربما لم تتم فهرسة المستندات. يمكنك فرض إعادة فهرسة المكتبة بالانتقال إلى إعدادات > مكتبة المستندات الإعدادات.
إذا كانت مكتبة المستندات موجودة في موقع حديث، فتأكد من أن مسؤول SharePoint هو أيضا مسؤول مجموعة مواقع مشتركة.

لمزيد من المعلومات حول الخصائص المدارة والمتتبعة، راجع الخصائص المدارة التي تم إنشاؤها تلقائيا في SharePoint Server.

تعيين الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها إلى خصائص مدارة معرفة مسبقا

لا يمكن ل KQL استخدام الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها في استعلامات البحث. يجب أن تستخدم خاصية مدارة. في سيناريو بحث نموذجي، نقوم بإنشاء خاصية مدارة وتعيينها إلى الخاصية التي تم تتبع ارتباطاتها التي نحتاجها. ومع ذلك، لتطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيا، يمكنك فقط تحديد الخصائص المدارة المعرفة مسبقا في KQL، وليس الخصائص المدارة المخصصة. هناك مجموعة من الخصائص المدارة المعرفة مسبقا في النظام لسلسلة RefinableString00 إلى RefinableString199 التي يمكنك استخدامها. للحصول على قائمة كاملة، راجع الخصائص المدارة غير المستخدمة الافتراضية. تستخدم هذه الخصائص المدارة الافتراضية عادة لتعريف مدققات البحث.

لكي يقوم استعلام KQL بتطبيق تسمية الاستبقاء الصحيحة تلقائيا على محتوى مستند المنتج، نقوم بتعيين الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها owsDocx0020Type___ وowsStatus__ إلى اثنين من الخصائص المدارة القابلة للتنقية. في بيئة الاختبار الخاصة بنا لهذا السيناريو، لا يتم استخدام RefinableString00 و RefinableString01 . حددنا ذلك من خلال النظر في "الخصائص المدارة" في "إدارة مخطط البحث" في مركز إدارة SharePoint.

لاحظ أن عمود الخصائص المعينة التي تم تتبع ارتباطاتها في لقطة الشاشة السابقة فارغ.

لتعيين الخاصية owsDocx0020Type___ التي تم تتبع ارتباطاتها، اتبع الخطوات التالية:

في مربع تصفية الخاصية المدارة ، اكتب RefinableString00 وحدد السهم الأخضر.
في قائمة النتائج، حدد الارتباط RefinableString00 ، ثم قم بالتمرير لأسفل وصولا إلى "التعيينات" لقسم الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها .
حدد "إضافة تعيين"، ثم اكتب owsDocx0020Type____ في مربع _ Search for a crawled property name in the Crawled property selection window. حدد "بحث".
في قائمة النتائج، حدد owsDocx0020Type___ ثم حدد "موافق".

في قسم "الخصائص التي تم تتبع ارتباطاتها" المعينة ، يجب أن ترى شيئا مشابها للقطة الشاشة هذه:
قم بالتمرير إلى أسفل الصفحة وحدد "موافق " لحفظ التعيين.

كرر هذه الخطوات لتعيين RefinableString01 وowsStatus__.

الآن يجب أن يكون لديك اثنين من الخصائص المدارة المعينة إلى الخاصيتين المتتبعتين:

دعونا نتحقق من صحة إعدادنا عن طريق تشغيل بحث المؤسسة. في المستعرض، انتقل إلى https://<your_tenant>.sharepoint.com/search. في مربع البحث، اكتب RefinableString00:"Product Specification" _ واضغط على مفتاح الإدخال Enter. يجب أن يرجع هذا البحث كافة المستندات التي تحتوي على _ Product Specification من نوع المستند.

الآن في مربع البحث، اكتب RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final واضغط على مفتاح الإدخال Enter. يجب أن يؤدي ذلك إلى إرجاع كافة المستندات التي تحتوي على مواصفات المنتج ل Doc Type_ و_ Status of Final.

إنشاء نهج تطبيق تلقائي للتسمية

الآن بعد أن تحققنا من أن استعلام KQL يعمل، دعنا ننشئ نهج تسمية تطبيق تلقائي يستخدم استعلام KQL لتطبيق تسمية استبقاء مواصفات المنتج تلقائيا على المستندات المناسبة.

في مدخل توافق Microsoft Purview، انتقل إلى نهج > إدارة > السجلاتAuto لتطبيق تسمية.

التسميات
في معالج إنشاء نهج التسمية التلقائية، في صفحة "تسمية نهج التسمية التلقائية "، أدخل اسما مثل تطبيق تسمية "مواصفات المنتج تلقائيا"، ووصفا اختياريا. ثم حدد "التالي".
في "اختيار نوع المحتوى" الذي تريد تطبيق هذه التسمية على الصفحة، حدد "تطبيق تسمية" على المحتوى الذي يحتوي على كلمات أو عبارات أو خصائص معينة، ثم حدد "التالي".

يتيح لنا هذا الخيار توفير نفس استعلام بحث KQL الذي قمنا باختباره في القسم السابق. يقوم الاستعلام بإرجاع كافة مستندات "مواصفات المنتج" التي لها حالة "نهائي". عندما نستخدم هذا الاستعلام نفسه في نهج التطبيق التلقائي للتسمية، سيتم تطبيق تسمية استبقاء مواصفات المنتج تلقائيا على جميع المستندات التي تتطابق معها.
في التسمية "تطبيق" على محتوى مطابق لصفحة الاستعلام هذه، اكتب RefinableString00:"Product Specification" AND RefinableString01:Final، ثم حدد "التالي".
في "اختيار المواقع" لتطبيق صفحة النهج ، يمكنك تحديد مواقع المحتوى التي تريد تطبيق النهج عليها. بالنسبة لهذا السيناريو، نطبق النهج فقط على مواقع SharePoint، لأن جميع مستندات الإنتاج مخزنة في مكتبات مستندات SharePoint. تبديل حالة البريد الإلكتروني Exchange والحسابات OneDrive مجموعات Microsoft 365 إلى إيقاف التشغيل. تأكد من تعيين حالة مواقع SharePoint إلى "تشغيل" قبل تحديد "التالي":

تلميح

بدلا من تطبيق النهج على كافة مواقع SharePoint، يمكنك تحديد "اختيار موقع" وإضافة عناوين URL لمواقع SharePoint معينة.
في صفحة "اختيار تسمية" لتطبيقها تلقائيا ، حدد "إضافة تسمية".
من قائمة تسميات الاستبقاء، حدد "مواصفات المنتج". ثم حدد "إضافة " و" التالي".
راجع الإعدادات:
حدد "إرسال " لإنشاء نهج تطبيق التسمية تلقائيا.

ملاحظة

يستغرق الأمر ما يصل إلى 7 أيام لتطبيق تسمية "مواصفات المنتج" تلقائيا على كافة المستندات التي تتطابق مع استعلام البحث KQL.

تحقق من تطبيق تسمية الاستبقاء تلقائيا

بعد 7 أيام، استخدم مستكشف النشاط في مدخل توافق Microsoft Purview للتحقق من تطبيق نهج التسمية تلقائيا الذي أنشأناه تلقائيا على مستندات المنتج.

انظر أيضا إلى خصائص المستندات في مكتبة المستندات. في لوحة المعلومات، يمكنك رؤية تطبيق تسمية الاستبقاء على مستند محدد.

نظرا لتطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيا على المستندات، فإن هذه المستندات محمية من الحذف لأنه تم تكوين تسمية الاستبقاء للإعلان عن المستندات كسجلات. كمثال على هذه الحماية، نحصل على رسالة الخطأ التالية عندما نحاول حذف أحد هذه المستندات:

إنشاء الحدث الذي يشغل فترة الاستبقاء

الآن بعد تطبيق تسميات الاستبقاء، دعونا نركز على الحدث الذي سيشير إلى نهاية الإنتاج لمنتج معين. يشغل هذا الحدث بداية فترة الاستبقاء المحددة في تسميات الاستبقاء. على سبيل المثال، بالنسبة لمستندات مواصفات المنتج، تبدأ فترة الاستبقاء لمدة 5 سنوات عند تشغيل حدث "نهاية الإنتاج".

يمكنك إنشاء الحدث يدويا في مدخل توافق Microsoft Purview عن طريق الانتقال إلى Records ManagementsEvents > . يمكنك اختيار نوع الحدث وتعيين معرفات الأصول الصحيحة وإدخال تاريخ للحدث. لمزيد من المعلومات، راجع بدء الاستبقاء عند وقوع حدث.

ولكن بالنسبة لهذا السيناريو، سنقوم تلقائيا بإنشاء الحدث من نظام إنتاج خارجي. النظام عبارة عن قائمة SharePoint بسيطة تشير إلى ما إذا كان المنتج قيد الإنتاج. سيؤدي تدفق Power Automate المقترن بالقائمة إلى تشغيل الحدث. في سيناريو العالم الحقيقي، يمكنك استخدام أنظمة مختلفة لإنشاء الحدث، مثل الموارد البشرية أو نظام إدارة علاقات العملاء. يحتوي Power Automate على العديد من التفاعلات الجاهزة للاستخدام وكتلة الإنشاء لأحمال العمل Microsoft 365، مثل Microsoft Exchange SharePoint Teams وDynamics 365، بالإضافة إلى تطبيقات الجهات الخارجية مثل Twitter و Box وSalesforce و Workdays. تسهل هذه الميزة دمج Power Automate مع الأنظمة المختلفة. لمزيد من المعلومات، راجع الاستبقاء المستند إلى الحدث تلقائيا.

تظهر لقطة الشاشة التالية قائمة SharePoint التي سيتم استخدامها لتشغيل الحدث:

هناك منتجان قيد الإنتاج حاليا، كما هو موضح في العمود Yes _ في العمود _ In Production. عند تعيين القيمة الموجودة في هذا العمود إلى "لا " لمنتج ما، سيقوم التدفق المقترن بالقائمة بإنشاء الحدث تلقائيا. يشغل الحدث بداية فترة الاستبقاء لتسمية الاستبقاء التي تم تطبيقها تلقائيا على مستندات المنتج المقابلة.

بالنسبة لهذا السيناريو، نستخدم التدفق التالي لتشغيل الحدث:

لإنشاء هذا التدفق، ابدأ من موصل SharePoint وحدد المشغل عند إنشاء عنصر أو تعديله. حدد عنوان الموقع واسم القائمة. ثم أضف شرطا استنادا إلى وقت تعيين قيمة عمود قائمة "في الإنتاج " إلى No _ (أو يساوي _false على بطاقة الشرط). ثم أضف إجراء استنادا إلى قالب HTTP المضمن. استخدم القيم الموجودة في القسم التالي لتكوين إجراء HTTP. يمكنك نسخ قيم خصائص URI والنص الأساسي من القسم التالي ولصقها في القالب.

الأسلوب: POST
URI: https://ps.compliance.protection.outlook.com/psws/service.svc/ComplianceRetentionEvent
الرؤوس: Key = Content-Type, Value = application/atom+xml

النص الأساسي:

<?xml version='1.0' encoding='utf-8' standalone='yes'>
<entry xmlns:d='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices' xmlns:m='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/metadata' xmlns='https://www.w3.org/2005/Atom'>
<category scheme='http://schemas.microsoft.com/ado/2007/08/dataservices/scheme' term='Exchange.ComplianceRetentionEvent'>
<updated>9/9/2017 10:50:00 PM</updated>
<content type='application/xml'>
<m:properties>
<d:Name>Cessation Production @{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}</d:Name>
<d:EventType>Product Cessation&lt;</d:EventType>
<d:SharePointAssetIdQuery>ProductName:&quot;@{triggerBody()?['Product_x0020_Name']?['Value']}<d:SharePointAssetIdQuery>
<d:EventDateTime>@{formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')}</d:EventDateTime>
</m:properties>
</content&gt>
</entry>

تصف هذه القائمة المعلمات الموجودة في خاصية النص الأساسي للإجراء الذي يجب تكوينه لهذا السيناريو:

الاسم: تحدد هذه المعلمة اسم الحدث الذي سيتم إنشاؤه في مدخل توافق Microsoft Purview. بالنسبة لهذا السيناريو، الاسم هو " Xxx الإنتاج الفوري"، حيث xxx هو قيمة الخاصية المدارة ProductName التي أنشأناها سابقا.
EventType: تتوافق قيمة هذه المعلمة مع نوع الحدث الذي سيتم تطبيق الحدث الذي تم إنشاؤه عليه. تم تعريف نوع الحدث هذا عند إنشاء تسمية الاستبقاء. بالنسبة إلى هذا السيناريو، يكون نوع الحدث هو "Product Headset".
SharePointAssetIdQuery: تعرف هذه المعلمة معرف الأصل للحدث. يحتاج الاستبقاء المستند إلى الحدث إلى معرف فريد للمستند. يمكننا استخدام معرفات الأصول لتحديد المستندات التي ينطبق عليها حدث معين أو، كما هو الحال في هذا السيناريو، اسم المنتج لعمود بيانات التعريف. للقيام بذلك، نحتاج إلى إنشاء خاصية مدارة جديدة ل ProductName يمكن استخدامها في استعلام KQL. (بدلا من ذلك، يمكننا استخدام RefinableString00 بدلا من إنشاء خاصية مدارة جديدة). نحتاج أيضا إلى تعيين هذه الخاصية المدارة الجديدة إلى الخاصية ows_Product_x0020_Name التي تم تتبع ارتباطاتها. فيما يلي لقطة شاشة لهذه الخاصية المدارة.
EventDateTime: تحدد هذه المعلمة تاريخ وقوع الحدث. استخدم تنسيق التاريخ الحالي:

formatDateTime(utcNow(),'yyyy-MM-dd')

وضع كل شيء معا

الآن يتم إنشاء تسمية الاستبقاء وتطبيقها تلقائيا، ويتم تكوين التدفق وإنشاءه. عند تغيير القيمة الموجودة في العمود "In Production" لمنتج عنصر واجهة المستخدم "Spinning Widget" في قائمة المنتجات من Yes_ إلى _No_، يتم تشغيل التدفق لإنشاء الحدث. لمشاهدة هذا الحدث في مدخل توافق Microsoft Purview، انتقل إلى _ Records managementEvents > .

حدد الحدث لعرض التفاصيل في صفحة القائمة المنبثقة. لاحظ أنه على الرغم من إنشاء الحدث، تظهر حالة الحدث أنه لم تتم معالجة أي مواقع أو مستندات SharePoint.

تفاصيل الحدث.

ولكن بعد تأخير، تظهر حالة الحدث أنه تمت معالجة موقع SharePoint ومستند SharePoint.

توضح تفاصيل الحدث أنه تمت معالجة المستندات.

يوضح هذا أنه تم بدء فترة الاستبقاء للتسمية المطبقة على مستند منتج Spinning Widget، استنادا إلى تاريخ الحدث الخاص بحدث عنصر واجهة مستخدم تثبيت إنتاج الإنتاج . بافتراض أنك نفذت السيناريو في بيئة الاختبار الخاصة بك عن طريق تكوين فترة استبقاء لمدة يوم واحد، يمكنك الانتقال إلى مكتبة المستندات لمستندات المنتج بعد بضعة أيام من إنشاء الحدث والتحقق من حذف المستند (بعد تشغيل مهمة الحذف في SharePoint).

استخدام البحث المتقدم في SharePoint

في لقطة الشاشة السابقة، يمكنك أن ترى أن هناك خاصية أخرى مدارة تتعلق بتسميات الاستبقاء تسمى ComplianceTag التي تم تعيينها إلى خاصية تم تتبع ارتباطاتها. كما يتم تعيين الخاصية المدارة ComplianceAssetId إلى خاصية تم تتبع ارتباطاتها. وهذا يعني أنه يمكنك استخدام هذه الخصائص المدارة في البحث المتقدم لاسترداد كافة المستندات التي تم وضع علامة عليها باستخدام تسمية استبقاء.

استخدم تسميات الاستبقاء لإدارة دورة حياة المستندات المخزنة في SharePoint

بنية المعلومات