نشر تسميات الاستبقاء وتطبيقها في التطبيقات

هل هذه الصفحة مفيدة؟

هل لديك ملاحظات إضافية؟

سيتم إرسال الملاحظات إلى Microsoft: بالضغط على الزر «إرسال»، سيتم استخدام ملاحظاتك لتحسين منتجات Microsoft وخدماتها. نهج الخصوصية.

Microsoft 365 إرشادات الترخيص للامتثال & الأمان.

ملاحظة

يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.

ملاحظة

هذا السيناريو مدعوم لجميع تكوينات تسمية الاستبقاء، بما في ذلك السجلات التنظيمية.

استخدم المعلومات التالية لمساعدتك في نشر تسميات الاستبقاء، ثم تطبيقها على المستندات ورسائل البريد الإلكتروني.

تساعدك تسميات الاستبقاء على الاحتفاظ بما تحتاج إليه وحذف ما لا تحتاجه على مستوى العنصر (المستند أو البريد الإلكتروني). كما يتم استخدامها للإعلان عن عنصر كسجل كجزء من حل إدارة السجلات لبيانات Microsoft 365.

إن إتاحة تسميات الاستبقاء للأشخاص في مؤسستك حتى يتمكنوا من تصنيف المحتوى عملية مكونة من خطوتين:

1. إنشاء تسميات الاستبقاء.

2. نشر تسميات الاستبقاء باستخدام نهج تسمية الاستبقاء.

استخدم الإرشادات التالية لخطوتي المسؤول.

قبل البدء

يملك المسؤول العام لمؤسستك أذونات كاملة لإنشاء تسميات الاستبقاء ونهجها وتحريرها. إذا لم تكن تقوم بتسجيل الدخول كمسؤول عام، فراجع معلومات الأذونات لإدارة السجلات أو إدارة دورة حياة البيانات، استنادا إلى الحل الذي تستخدمه.

تأكد من إنشاء تسميات الاستبقاء التي تريد تطبيقها على العناصر.

كيفية نشر تسميات الاستبقاء

حدد قبل إنشاء نهج تسمية الاستبقاء الخاص بك ما إذا كان سيكون التكيفي أو الثابت. لمزيد من المعلومات، راجع نطاقات النهج التكيفية أو الثابتة للاستبقاء. إذا قررت استخدام نهج موائمة مفتوحة، فيجب إنشاء نطاق أو أكثر من النطاقات التكيفية قبل إنشاء نهج تسمية الاستبقاء، ثم تحديدها أثناء عملية إنشاء نهج تسمية الاستبقاء. للحصول على الإرشادات، راجع معلومات التكوين للنطاقات الموائمة المفتوحة.

1. في مدخل الامتثال ل Microsoft Purview، انتقل إلى أحد المواقع التالية:

   • إذا كنت تستخدم إدارة السجلات:

     • حلول > علامة تبويب نهج التسميات > > إدارة السجلات > نشر التسميات

   • إذا كنت تستخدم إدارة دورة حياة البيانات:

     • حلول > إدارة > دورة حياة البيانات علامة تبويب نهج التسميات > نشر التسميات

   ألا ترى الحل الخاص بك على الفور في جزء التنقل؟ حدد أولا إظهار الكل.

2. اتبع المطالبات لإنشاء نهج تسمية الاستبقاء. كن حذرا ما هو الاسم الذي تختاره للنهج، لأنه لا يمكن تغيير هذا بعد حفظ النهج.

3. استخدم الارتباط لتحديد تسميات الاستبقاء للنشر، ثم حدد "التالي".

4. لاختيار نوع نهج الاستبقاء لإنشاء صفحة، حدد Adaptive أو Static، اعتمادا على الاختيار الذي قمت به من الإرشادات قبل البدء . إذا لم تكن قد أنشأت بالفعل نطاقات موائمة مفتوحة، يمكنك تحديد Adaptive ولكن نظرا لعدم وجود أي نطاقات موائمة مفتوحة للتحديد، فلن تتمكن من إنهاء المعالج باستخدام هذا الخيار.

5. استنادا إلى النطاق المحدد:

   • إذا اخترت Adaptive: في صفحة اختيار نطاقات النهج التكيفي والمواقع ، حدد "إضافة نطاقات " وحدد نطاقا أو أكثر من النطاقات التكيفية التي تم إنشاؤها. ثم حدد موقعا واحدا أو أكثر. تعتمد المواقع التي يمكنك تحديدها على أنواع النطاقات المضافة. على سبيل المثال، إذا قمت بإضافة نوع نطاق من المستخدمين فقط، فستتمكن من تحديد Exchange البريد الإلكتروني ولكن ليس SharePoint المواقع.

   • إذا اخترت "ثابت": في صفحة "اختيار المواقع "، قم بتبديل أي من المواقع أو إيقاف تشغيلها. لكل موقع، يمكنك تركه في الوضع الافتراضي لتطبيق النهج على الموقع بأكمله، أو تحديد تضمين واستثناء

   للحصول على معلومات حول اختيارات الموقع، راجع المواقع.

لتحرير نهج تسمية استبقاء موجود (نوع النهج هو Publish)، حدده، ثم حدد خيار التحرير لبدء تكوين نهج الاحتفاظ بالتحرير .

عندما تصبح تسميات الاستبقاء متوفرة للتطبيق

إذا نشرت تسميات استبقاء إلى SharePoint أو OneDrive، فستظهر هذه التسميات عادة للمستخدمين لتحديدها في غضون يوم واحد. ومع ذلك، اسمح بما يصل إلى سبعة أيام.

إذا نشرت تسميات الاستبقاء إلى Exchange، فقد يستغرق ظهور تسميات الاستبقاء هذه للمستخدمين ما يصل إلى سبعة أيام. كما هو الحال مع كافة إعدادات الاستبقاء Exchange، يجب أن تحتوي علبة البريد على 10 ميغابايت على الأقل من البيانات.

إذا لم تظهر التسميات بعد سبعة أيام، فتحقق من حالة نهج التسمية عن طريق تحديدها من صفحة نهج التسمية في مدخل توافق Microsoft Purview. إذا رأيت (خطأ) مضمنا في الحالة وفي تفاصيل المواقع، فراجع رسالة تفيد بأن نشر النهج يستغرق وقتا أطول من المتوقع أو محاولة إعادة نشر النهج، فحاول تشغيل الأمر Set-AppRetentionCompliancePolicy أو Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell لإعادة محاولة توزيع النهج:

1. الاتصال إلى Security & Compliance Center PowerShell.

2. تشغيل أحد الأوامر التالية:

   • بالنسبة إلى مواقع النهج Teams رسائل القناة الخاصة، Yammer رسائل المستخدم ورسائل المجتمع Yammer:

     Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

   • بالنسبة إلى جميع مواقع النهج الأخرى، مثل البريد الإلكتروني Exchange ومواقع SharePoint ورسائل القناة Teams وما إلى ذلك:

     Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
     

كيفية التحقق من حالة تسميات الاستبقاء المنشورة على Exchange

في Exchange Online، يتم توفير تسميات الاستبقاء للمستخدمين النهائيين من خلال عملية يتم تشغيلها كل سبعة أيام. باستخدام PowerShell، يمكنك معرفة متى تم تشغيل هذه العملية آخر مرة، وبالتالي تحديد متى سيتم تشغيلها مرة أخرى.

1. الاتصال إلى Exchange Online PowerShell.

2. تشغيل هذه الأوامر.

   $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
   

   $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
   

   $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
   
   

In the results, the ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) property shows when the system last processed your mailbox. If it has not happened since the time you created the policy, the labels are not going to appear. To force processing, run Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

If labels aren't appearing in Outlook on the web and you think they should be, make sure to clear the cache in your browser (CTRL+F5).

How to apply published retention labels

Use the following sections to learn how published retention labels can be applied in apps:

• Manually apply retention labels

• Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

• Automatically applying a retention label to email by using rules

In addition, when you use SharePoint Syntex and publish retention labels to SharePoint locations, you can apply a retention label to a document understanding model so that identified documents are automatically labeled.

After content is labeled, see the following information to understand when the applied label can be removed or changed: Only one retention label at a time.

Manually apply retention labels

End users, as well as administrators, can manually apply retention labels from the following locations:

• Outlook and Outlook on the web

• OneDrive

• SharePoint

• Microsoft 365 group site for Teams

Use the following sections to understand how to apply retention labels.

Applying retention labels in Outlook

To label an item in the Outlook desktop client, select the item. On the Home tab on the ribbon, click Assign Policy, and then choose the retention label.

You can also right-click an item, click Assign Policy in the context menu, and then choose the retention label. When you select multiple items, you can use this method to assign the same retention label to multiple items at once.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email has a retention label applied that has an associated retention period, you can see at a glance when the email expires.

Applying a default retention label to an Outlook folder

You can apply retention labels to Outlook folders as a default label that can be inherited by messages in that folder. Right-click the folder, select Properties, the Policy tab, and select the retention label you want to use as that folder's default retention label.

When you use a standard retention label as your default label for an Outlook folder:

• All unlabeled items in the folder have this retention label applied.

• The inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

• Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

• If you change or remove the default retention label for the folder: Existing retention labels applied to items in that folder are also changed or removed only if those labels were applied by a default label.

• If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with a different default retention label: The item gets the new default retention label.

• If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with no default retention label: The old default retention label is removed.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Applying retention labels in Outlook on the web

To label an item in Outlook on the web, right-click the item > Assign policy > choose the retention label. Unlike Outlook desktop, you can't use this method if you multi-select items.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email is classified and has an associated retention period, you can know at a glance when the email will expire.

As with the desktop version of Outlook on the web, you can also apply retention labels to folders. Right-click the folder, select Assign policy, and change Use parent folder policy to the retention label you want to use as that folder's default retention label.

Applying retention labels in OneDrive and SharePoint

To label a document (including OneNote files) in OneDrive or SharePoint, select the item > in the upper-right corner, choose Open the details pane > Apply retention label > choose the retention label.

You can also apply a retention label to a folder or document set, and you can set a default retention label for a document library.

After a retention label is applied to an item, you can view it in the details pane when that item's selected.

For SharePoint, but not OneDrive, you can create a view of the library that contains the Labels column or Item is a Record column. This view lets you see at a glance the retention labels assigned to all items and which items are records. Note, however, that you can't filter the view by the Item is a Record column. For instructions how to add columns, see Show or hide columns in a list or library.

Applying retention labels using Microsoft 365 groups

When you publish retention labels to the Microsoft 365 Groups location, the retention labels appear in the SharePoint teams site but aren't supported by any email client for group mailboxes. The experience of applying a retention label in the site is identical to that for documents in SharePoint.

Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

This method requires retention labels to be published to a retention label policy.

In addition to letting people apply a retention label to individual documents, you can also apply a default retention label to a SharePoint library, folder, or document set. In this scenario, documents in that location can inherit your selected default retention label. Although the same label is applied, each document will be retained and deleted separately, according to the start of the retention period setting in the label.

For a document library, the default label configuration is done on the Library settings page for a document library. When you choose the default retention label, you can also choose to apply it to existing items in the library.

For example, if you have a retention label for marketing materials, and you know a specific document library contains only that type of content, you can make the Marketing Materials retention label the default label for all documents in that library.

Label behavior when you use a default label for SharePoint

For standard retention labels that you apply as a default retention label to a library, folder, or document set:

• All new, unlabeled items in the container will have this retention label applied.

• For folders, the inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

• If you selected the option to apply the default label to existing items: Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

• If you change the default retention label for the container: Existing retention labels applied to items in that container are changed only if you selected the option to apply the default label to existing items and those labels were applied by a default label.

• If you remove the default retention label for the container: Items retain their labels.

• If you move an item with a default retention label applied from one container to another container: The item keeps its existing default retention label, even if the new location has a different default retention label. Only if you then change the default label for this new location can the moved item inherit the default label from its current location.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Automatically applying a retention label to email by using rules

In Outlook, you can create rules to apply a retention label.

For example, you can create a rule that applies a specific retention label to all messages sent to or from a specific distribution group.

To create a rule, right-click an item > Rules > Create Rule > Advanced Options > Rules Wizard > apply retention policy.

Although the UI refers to retention policies, it's your retention labels that display here and can be selected, not your retention policies.

Updating retention labels and their policies

If you edit a retention label or a retention label policy, and the retention label or policy is already applied to content, your updated settings will automatically be applied to this content in addition to content that's newly identified.

Some settings can't be changed after the label or policy is created and saved, which include:

• Names for retention labels and their policies, the scope type (adaptive or static), and the retention settings except the retention period. However, you can't change the retention period when the retention period is based on when items were labeled.
• The option to mark items as a record.

Deleting retention labels

You can delete retention labels that aren't currently included in any retention label policies, that aren't configured for event-based retention, or mark items as regulatory records.

For retention labels that you can delete, if they have been applied to items, the deletion fails and you see a link to content explorer to identify the labeled items.

However, it can take up to two days for content explorer to show the items that are labeled. In this scenario, the retention label might be deleted without showing you the link to content explorer.

Locking the policy to prevent changes

If you need to ensure that no one can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Next steps

To help you track the labels applied from your published retention labeling policies:

• Monitoring retention labels
• Using Content Search to find all content with a specific retention label
• Auditing retention actions

Event-based retention is another supported scenario for retention labels. For more information, see Start retention when an event occurs.