الاختلافات بين نتائج بحث eDiscovery المقدرة والفعلية
ملاحظة
يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.
تنطبق هذه المقالة على عمليات البحث التي يمكنك تشغيلها باستخدام إحدى أدوات eDiscovery Microsoft 365 التالية:
- البحث عن المحتوى
- eDiscovery (قياسي)
عند تشغيل بحث eDiscovery، سترجع الأداة التي تستخدمها تقديرا لعدد العناصر (وحجمها الإجمالي) التي تطابق معايير البحث. على سبيل المثال، عند تشغيل عملية بحث في مدخل توافق Microsoft Purview، يتم عرض نتائج البحث المقدرة على صفحة القائمة المنبثقة للبحث المحدد.
هذا هو نفس التقدير للحجم الإجمالي وعدد العناصر التي يتم عرضها في أداة التصدير eDiscovery عند تصدير النتائج إلى كمبيوتر محلي وفي تقرير "ملخص التصدير" الذي تم تنزيله مع نتائج البحث.
النتائج المقدرة في أداة eDiscovery Export
النتائج المقدرة في تقرير ملخص التصدير
ومع ذلك، كما ستلاحظ في لقطة الشاشة السابقة لتقرير "ملخص التصدير"، يختلف حجم وعدد نتائج البحث الفعلية التي يتم تنزيلها عن حجم وعدد نتائج البحث المقدرة.
فيما يلي بعض الأسباب لهذه الاختلافات:
طريقة تقدير النتائج. تقدير نتائج البحث هو فقط ذلك، تقدير (وليس عدد فعلي) للعناصر التي تفي بمعايير استعلام البحث. لتجميع تقدير العناصر Exchange، يتم طلب قائمة بمعرفات الرسائل التي تفي بمعايير البحث من قاعدة بيانات Exchange بواسطة أداة eDiscovery التي تستخدمها. ولكن عند تصدير نتائج البحث، تتم إعادة تشغيل البحث ويتم استرداد الرسائل الفعلية من قاعدة بيانات Exchange. لذلك قد تنتج هذه الاختلافات بسبب كيفية تحديد العدد المقدر للعناصر والعدد الفعلي للعناصر.
التغييرات التي تحدث بين الوقت الذي يتم فيه تقدير نتائج البحث وتصديرها. عند تصدير نتائج البحث، تتم إعادة تشغيل البحث لتجميع أحدث العناصر في فهرس البحث التي تفي بمعايير البحث. من المحتمل أن تكون هناك عناصر إضافية تم إنشاؤها أو إرسالها أو تلقيها تفي بمعايير البحث في الوقت الذي تم فيه تجميع نتائج البحث المقدرة ووقت تصدير نتائج البحث. من المحتمل أيضا أن العناصر التي كانت موجودة في فهرس البحث عند تقدير نتائج البحث لم تعد موجودة هناك لأنه تمت إزالتها من موقع المحتوى قبل تصدير نتائج البحث. إحدى الطرق للتخفيف من هذه المشكلة هي تحديد نطاق تاريخ للبحث في eDiscovery. هناك طريقة أخرى هي وضع قائمة احتجاز على مواقع المحتوى بحيث يتم الاحتفاظ بالعناصر ولا يمكن إزالتها.
فيما يلي المشكلات الأخرى التي يمكن أن تؤدي إلى الاختلافات بين نتائج البحث المقدرة والمصدرة:
زيادة في العناصر عند استخدام استعلام تاريخ. يحدث هذا عادة بسبب الأمرين التاليين:
الاحتفاظ بالإصدار في SharePoint. إذا تم حذف مستند من موقع قيد الاحتجاز وتم تمكين تعيين إصدار المستند، فسيتم الاحتفاظ بكافة إصدارات المستند المحذوفة.
عناصر التقويم. سيؤدي قبول الرسائل والاجتماعات المتكررة تلقائيا إلى متابعة إنشاء عناصر جديدة في الخلفية باستخدام التواريخ القديمة ورفضها.
مع قوائم الاحتجاز، يمكن أن تكون هناك حالات يتم فيها الاحتفاظ بنفس العنصر في علبة البريد الأساسية للمستخدم وفي علبة بريد الأرشيف الخاصة به. قد يحدث هذا الأمر عندما يقوم المستخدم بنقل عنصر يدويا إلى الأرشيف الخاص به.
على الرغم من أنه نادرا، حتى في حالة تطبيق قائمة احتجاز، فقد تتم إزالة صيانة عناصر التقويم المضمنة (التي لا يمكن للمستخدم تحريرها، ولكنها مضمنة في العديد من نتائج البحث) من وقت لآخر. ستؤدي هذه الإزالة الدورية لعناصر التقويم إلى عدد أقل من العناصر التي يتم تصديرها.
العناصر غير المفهرسة. يمكن أن تسبب العناصر غير المفهرسة للبحث اختلافات بين نتائج البحث المقدرة والفعلية. يمكنك تضمين عناصر أحادية الفهرسة عند تصدير نتائج البحث. إذا قمت بتضمين عناصر أحادية الفهرسة عند تصدير نتائج البحث، فقد يكون هناك المزيد من العناصر التي يتم تصديرها. سيؤدي ذلك إلى حدوث فرق بين نتائج البحث المقدرة والمصدرة.
عند استخدام أداة البحث في المحتوى، يتوفر لديك خيار تضمين العناصر غير المفهرسة عند تصدير نتائج البحث. يتم سرد عدد العناصر غير المفهرسة التي تم إرجاعها بواسطة البحث في صفحة القائمة المنبثقة مع نتائج البحث المقدرة الأخرى. كما سيتم تضمين أي عناصر أحادية الفهرسة في الحجم الإجمالي لنتائج البحث المقدرة. عند تصدير نتائج البحث، يتوفر لديك خيار تضمين عناصر غير مفهرسة أو عدم تضمينها. قد تؤدي كيفية تكوين هذه الخيارات إلى اختلافات بين نتائج البحث المقدرة والفعلية التي يتم تنزيلها.
تصدير نتائج البحث في المحتوى الذي يتضمن كافة مواقع المحتوى. إذا كان البحث الذي تقوم بتصدير النتائج منه عملية بحث في كافة مواقع المحتوى في مؤسستك، فسيتم تصدير العناصر غير المفهرسة من مواقع المحتوى التي تحتوي على عناصر تطابق معايير البحث فقط. بمعنى آخر، إذا لم يتم العثور على أي نتائج بحث في علبة بريد أو موقع، فلن يتم تصدير أي عناصر غير مفهرسة في علبة البريد أو الموقع. ومع ذلك، سيتم تضمين العناصر غير المفهرسة من كافة مواقع المحتوى (حتى تلك التي لا تحتوي على عناصر تطابق استعلام البحث) في نتائج البحث المقدرة.
بدلا من ذلك، إذا تضمن البحث الذي تقوم بتصديره نتائج من مواقع محتوى معينة، فسيتم تصدير العناصر غير المفهرسة (التي لا تستبعدها معايير البحث) من كافة مواقع المحتوى المحددة في البحث. في هذه الحالة، يجب أن يكون العدد المقدر للعناصر غير المفهرسة وعدد العناصر غير المفهرسة التي يتم تصديرها هو نفسه.
السبب في عدم تصدير العناصر غير المفهرسة من كل موقع في المؤسسة هو أنه قد يزيد من احتمالية حدوث أخطاء في التصدير ويزيد من الوقت المستغرق لتصدير نتائج البحث وتنزيلها.
لا يتم تضمين العناصر غير المفهرسة في SharePoint OneDrive في تقديرات البحث. لا يتم تضمين العناصر غير المفهرسة من مواقع SharePoint وحسابات OneDrive for Business في نتائج البحث المقدرة. وذلك لأن فهرس SharePoint لا يحتوي على بيانات للعناصر غير المفهرسة. يتم تضمين العناصر غير المفهرسة فقط من علب البريد في تقديرات البحث. ومع ذلك، إذا قمت بتضمين عناصر غير مفهرسة عند تصدير نتائج البحث، فسيتم تضمين العناصر غير المفهرسة في SharePoint OneDrive، مما سيزيد من عدد العناصر التي يتم تصديرها بالفعل. سيؤدي ذلك إلى وجود اختلافات بين النتائج المقدرة (التي لا تتضمن عناصر غير مفهرسة في مواقع SharePoint OneDrive) والعناصر الفعلية التي يتم تنزيلها. لا تزال القاعدة المتعلقة بتصدير العناصر غير المفهرسة فقط من مواقع المحتوى التي تحتوي على عناصر تطابق معايير البحث تنطبق في هذه الحالة.
إصدارات المستند في SharePoint OneDrive. عند البحث في مواقع SharePoint وحسابات OneDrive، لا يتم تضمين إصدارات متعددة من المستند في عدد نتائج البحث المقدرة. ولكن لديك خيار تضمين كافة إصدارات المستند عند تصدير نتائج البحث. إذا قمت بتضمين إصدارات المستندات عند تصدير نتائج البحث، فسيتم زيادة العدد الفعلي (والحجم الإجمالي) للعناصر المصدرة.
SharePoint المجلدات. إذا كانت المجلدات الموجودة في SharePoint تتطابق مع استعلام بحث، على سبيل المثال، البحث حسب التاريخ، فسيتضمن تقدير البحث عدد هذه المجلدات مع نطاق التاريخ المعدل الأخير (ولكن ليس العناصر الموجودة في تلك المجلدات). عند تصدير نتائج البحث، يتم تصدير العناصر الموجودة في المجلد ولكن لا يتم تصدير المجلد الفعلي. والنتيجة هي أن عدد العناصر المصدرة سيكون أكثر من عدد نتائج البحث المقدرة. إذا كان المجلد فارغا، فسيتم تقليل عدد نتائج البحث الفعلية التي تم تصديرها بعنصر واحد، لأنه لا يتم تصدير المجلد الفعلي.
ملاحظة
عند تشغيل بحث يستند إلى استعلام، يمكنك استبعاد مجلدات SharePoint عن طريق إضافة الشرط التالي إلى الاستعلام:
NOT(ContentType:folder).قوائم SharePoint. إذا تطابق اسم قائمة SharePoint مع استعلام بحث، فسيتضمن تقدير البحث عدد كافة العناصر الموجودة في القائمة. عند تصدير نتائج البحث، يتم تصدير القائمة (وعناصر القائمة) كملف CSV واحد. سيؤدي ذلك إلى تقليل العدد الفعلي للعناصر التي تم تصديرها بالفعل. إذا كانت القائمة تحتوي على مرفقات، فسيتم تصدير المرفقات كمستندات منفصلة، مما سيؤدي أيضا إلى زيادة عدد العناصر التي تم تصديرها.
ملاحظة
عند تشغيل بحث يستند إلى استعلام، يمكنك استبعاد قوائم SharePoint عن طريق إضافة الشرط التالي إلى الاستعلام:
NOT(ContentType:list).تنسيقات الملفات الأولية مقابل تنسيقات الملفات المصدرة. بالنسبة للعناصر Exchange، يتم حساب الحجم المقدر لنتائج البحث باستخدام أحجام الرسائل Exchange البسيطة. ومع ذلك، يتم تصدير رسائل البريد الإلكتروني في ملف PST أو كرسائل فردية (التي يتم تنسيقها كملفات EML). يستخدم كلا خياري التصدير تنسيق ملف مختلف عن تنسيق رسائل Exchange الأولية، مما يؤدي إلى اختلاف حجم الملف المصدر الإجمالي عن حجم الملف المقدر.
إلغاء تكرار عناصر Exchange أثناء التصدير. بالنسبة للعناصر Exchange، يؤدي إلغاء التكرار إلى تقليل عدد العناصر التي يتم تصديرها. يتوفر لديك خيار إلغاء تكرار نتائج البحث عند تصديرها. بالنسبة للرسائل Exchange، يعني هذا أنه يتم تصدير مثيل واحد فقط من الرسالة، على الرغم من إمكانية العثور على هذه الرسالة في علب بريد متعددة. تتضمن نتائج البحث المقدرة كل مثيل للرسالة. لذلك إذا اخترت خيار إلغاء التكرار عند تصدير نتائج البحث، فقد يكون العدد الفعلي للعناصر التي يتم تصديرها أقل بكثير من العدد المقدر للعناصر.
يحتوي تقرير نتائج البحث (ملف Results.csv) على إدخال لكل رسالة مكررة ويحدد علبة البريد المصدر حيث توجد رسالة مكررة. يساعدك ذلك على تحديد كل علب البريد التي تحتوي على رسالة مكررة.
ملاحظة
إذا لم تحدد الخيار "تضمين العناصر المشفرة" أو إذا كان لديك خيار تنسيق غير متعرف عليه عند تصدير نتائج البحث أو مجرد تنزيل التقارير، فسيتم تنزيل تقارير أخطاء الفهرس ولكن ليس لديها أي إدخالات. لا يعني هذا عدم وجود أي أخطاء فهرسة. وهذا يعني فقط أن العناصر غير المفهرسة لم يتم تضمينها في التصدير.
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ