الملاحظات

استخدام خطة الملف لإنشاء تسميات الاستبقاء وإدارتها

  • مقالة
  • قراءة خلال 10 دقائق

Microsoft 365 إرشادات الترخيص للامتثال & الأمان.

ملاحظة

يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.

على الرغم من أنه يمكنك إنشاء تسميات الاستبقاء وإدارتها من إدارة دورة حياة البيانات في مدخل التوافق في Microsoft Purview، فإن خطة الملفات من إدارة السجلات لديها قدرات إدارة إضافية:

  • يمكنك إنشاء تسميات استبقاء بشكل مجمع عن طريق استيراد المعلومات ذات الصلة من جدول بيانات.

  • يمكنك تصدير المعلومات من تسميات الاستبقاء الموجودة للتحليل والتعاون دون اتصال.

  • يتم عرض مزيد من المعلومات حول تسميات الاستبقاء لتسهيل الاطلاع على إعدادات جميع تسميات الاستبقاء وعبرها من طريقة عرض واحدة.

  • تدعم واصفات خطة الملفات معلومات إضافية واختيارية لكل تسمية.

يمكن استخدام خطة الملفات لكافة تسميات الاستبقاء، حتى لو لم تضع علامة على المحتوى كسجل.

للحصول على معلومات حول تسميات الاستبقاء وكيفية استخدامها، راجع التعرف على نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء.

الوصول إلى خطة الملفات

للوصول إلى خطة الملفات، يجب أن يكون لديك أحد أدوار المسؤول التالية:

  • إدارة الاستبقاء
  • View-only Retention Manager

في مدخل التوافق في Microsoft Purview، انتقل إلى خطة SolutionsRecords > managementFile > :

صفحة خطة الملف.

إذا لم يتم عرض إدارة السجلات في جزء التنقل، فمرر أولا لأسفل وحدد "إظهار الكل".

إذا قمت بالفعل بإنشاء تسميات استبقاء من إدارة دورة حياة البيانات في مدخل التوافق في Microsoft Purview، يتم عرض هذه التسميات تلقائيا في خطة الملفات.

وبالمثل، إذا قمت الآن بإنشاء تسميات استبقاء في خطة الملفات، فستتوفر أيضا من إدارة دورة حياة البيانات إذا لم يتم تكوين التسميات لوضع علامة على المحتوى كسجل.

في صفحة "خطة الملف "، يمكنك رؤية جميع التسميات بحالتها وإعداداتها، وواصفات خطة الملفات الاختيارية، وخيار تصدير لتحليل المراجعات دون اتصال بالتسميات أو تمكينها، وخيار استيراد لإنشاء تسميات استبقاء.

أعمدة إعدادات التسمية

يمكن عرض كافة الأعمدة باستثناء اسم التسمية أو إخفاؤها عن طريق تحديد خيار تخصيص الأعمدة . ولكن بشكل افتراضي، تعرض الأعمدة القليلة الأولى معلومات حول حالة التسمية وإعداداتها:

  • تحدد الحالة ما إذا كانت التسمية مضمنة في نهج التسمية أو نهج التطبيق التلقائي (نشط) أم لا (غير نشط).

  • استنادا إلى تحديد كيفية بدء فترة الاستبقاء أو موعدها. القيم الصحيحة:

    • Event
    • عند الإنشاء
    • التعديل الأخير
    • عند التسمية

  • هل يحدد السجل ما إذا تم وضع علامة على العنصر كسجل عند تطبيق التسمية. القيم الصحيحة:

    • لا
    • نعم
    • نعم (تنظيمي)

  • يتم إلغاء تأمينه بشكل افتراضي — يتم طرحه حاليا — يحدد ما إذا كان العنصر الذي تم وضع علامة عليه كسجل غير مؤمن عند تطبيق التسمية. القيم الصحيحة:

    • لا
    • نعم

  • يحدد Relabel إلى - يتم طرحه حاليا - ما إذا تم تكوين التسمية لتطبيق تسمية أخرى في نهاية فترة الاستبقاء. القيم الصحيحة:

    • فارغ أو اسم التسمية المحدد

  • تحدد مدة الاستبقاء فترة الاستبقاء. القيم الصحيحة:

    • ايام
    • اشهر
    • سنوات
    • إلى الأبد
    • None

  • يحدد نوع الترتيب ما يحدث للمحتوى في نهاية فترة الاستبقاء. القيم الصحيحة:

    • لا يوجد أي إجراء
    • الحذف التلقائي
    • المراجعة مطلوبة

أعمدة واصفات خطة الملفات

تسمح لك خطة الملفات بتضمين مزيد من المعلومات كجزء من تسميات الاستبقاء. توفر واصفات خطة الملفات هذه المزيد من الخيارات لتحسين إمكانية إدارة المحتوى الذي تحتاج إلى تسميته وتنظيمه.

بشكل افتراضي، بدءا من معرف المرجع، تعرض الأعمدة القليلة التالية واصفات خطة الملفات الاختيارية هذه التي يمكنك تحديدها عند إنشاء تسمية استبقاء، أو تحرير تسمية موجودة.

لبدء الاستخدام، هناك بعض القيم الجاهزة لواصفات خطة الملفات التالية:

  • وظيفة/قسم الأعمال
  • الفئة
  • نوع المرجع
  • توفير/اقتباس

مثال على واصفات خطة الملفات عند إنشاء تسمية استبقاء أو تحريرها:

واصفات خطة الملفات عند إنشاء تسمية استبقاء أو تحريرها.

عند تحديد "اختيار " لكل من هذه الواصفات الاختيارية، يمكنك تحديد إحدى القيم الجاهزة، أو إنشاء قيم خاصة بك ثم تحديدها. على سبيل المثال:

إنشاء واصف خطة ملف جديد للتزويد/الاقتباس.

إنشاء تسميات استبقاء

  1. من صفحة خطة الملف، حدد + إنشاء تسمية labelRetention >

  2. اتبع المطالبات الخاصة بعملية التكوين. كن حذرا في الاسم الذي تختاره، لأنه لا يمكن تغيير ذلك بعد حفظ التسمية.

    لمزيد من المعلومات حول إعدادات الاستبقاء، راجع الإعدادات للاحتفاظ بالمحتوى وحذفه.

    لاستخدام تسمية الاستبقاء للإعلان عن السجلات، حدد "وضع علامة على العناصر كسجلات" أو "وضع علامة على العناصر كسجلات تنظيمية". لمزيد من المعلومات، راجع تكوين تسميات الاستبقاء لتعريف السجلات.

  3. بعد إنشاء التسمية ورؤية الخيارات لنشر التسمية، قم بتطبيق التسمية تلقائيا، أو احفظ التسمية فقط: حدد "ما عليك سوى حفظ التسمية في الوقت الحالي"، ثم حدد "تم".

  4. كرر هذه الخطوات لإنشاء المزيد من التسميات.

تحرير تسميات الاستبقاء

لتحرير تسمية استبقاء موجودة، حددها من صفحة "خطة الملفات"، ثم حدد الخيار "تحرير التسمية" لبدء عملية الاحتفاظ بالتحرير التي تتيح لك تغيير وصف التسمية وأي إعدادات مؤهلة.

لا يمكن تغيير بعض الإعدادات بعد إنشاء التسمية وحفظها، والتي تتضمن:

  • اسم تسمية الاستبقاء وإعدادات الاستبقاء باستثناء فترة الاستبقاء. ومع ذلك، لا يمكنك تغيير فترة الاستبقاء عندما تستند فترة الاستبقاء إلى وقت تسمية العناصر.
  • خيار وضع علامة على العناصر كسجل.

حذف تسميات الاستبقاء

يمكنك حذف تسميات الاستبقاء غير المضمنة حاليا في أي نهج تسمية استبقاء منشورة أو تطبيق تلقائي ، والتي لم يتم تكوينها للاستبقاء المستند إلى الحدث، أو وضع علامة على العناصر كسجلات تنظيمية.

بالنسبة إلى تسميات الاستبقاء التي يمكنك حذفها، إذا تم تطبيقها على العناصر، فسيفشل الحذف وسترى ارتباطا إلى مستكشف المحتوى لتعريف العناصر المسماة.

ومع ذلك، قد يستغرق الأمر ما يصل إلى يومين حتى يتمكن مستكشف المحتوى من إظهار العناصر المسماة. في هذا السيناريو، قد يتم حذف تسمية الاستبقاء دون إظهار الارتباط إلى مستكشف المحتوى.

تصدير كافة تسميات الاستبقاء لتحليل المراجعات دون اتصال أو تمكينها

من خطة الملفات، يمكنك تصدير تفاصيل جميع تسميات الاستبقاء إلى ملف .csv لمساعدتك في تسهيل مراجعات التوافق الدورية مع المساهمين في إدارة البيانات في مؤسستك.

لتصدير كافة تسميات الاستبقاء: في صفحة خطة الملف ، حدد "تصدير":

خيار لتصدير خطة الملف.

يتم فتح ملف *.csv يحتوي على كافة تسميات الاستبقاء الموجودة. على سبيل المثال:

ملف CSV يعرض كافة تسميات الاستبقاء.

استيراد تسميات الاستبقاء إلى خطة الملفات

في خطة الملفات، يمكنك استيراد تسميات استبقاء جديدة بشكل مجمع باستخدام ملف .csv بتنسيق معين:

  1. في صفحة خطة الملف ، حدد "استيراد: خيار لاستيراد خطة الملف"

  2. في جزء "تعبئة واستيراد خطة الملفات "، حدد "تنزيل قالب فارغ":

    خيار لتنزيل قالب خطة ملف فارغ

  3. بعد تنزيل القالب، أضف صفا واحدا لكل تسمية، واحفظ الملف. راجع القسم التالي للحصول على معلومات تصف الخصائص والقيم الصحيحة لكل خاصية.

    مثال على قالب معبأ:

    قالب خطة الملف مع معلومات معبأة.

  4. حدد Upload ملف لتحميل قالب التعبئة.

    تقوم خطة الملف بتحميل الملف والتحقق من صحة الإدخالات.

  5. استنادا إلى نتائج التحقق من الصحة:

    • إذا فشلت عملية التحقق من الصحة: لاحظ رقم الصف واسم العمود المطلوب تصحيحه في ملف الاستيراد. قم بتصحيح الأخطاء في الملف وحفظه، ثم كرر الخطوة 4.

    • إذا نجحت عملية التحقق من الصحة: سترى أنك قمت باستيراد خطة ملف بنجاح ويتم تحويل الإدخالات بنجاح إلى تسميات استبقاء. حدد "تم " لإغلاق الجزء ثم قم بتحديث صفحة خطة "الملف" تلقائيا لعرض التسميات الجديدة.

يمكنك الآن نشر تسميات الاستبقاء الجديدة، أو تطبيقها تلقائيا. يمكنك القيام بكليهما من علامة التبويب " نهج التسميات " عن طريق تحديد "نشر التسميات"، أو تطبيق تسمية تلقائيا.

معلومات حول خصائص التسمية للاستيراد

استخدم المعلومات التالية لمساعدتك في ملء القالب الذي تم تنزيله لاستيراد تسميات استبقاء جديدة. بعض القيم لها حد أقصى لطول الاستيراد:

  • LabelName: الحد الأقصى لطول 64 حرفا
  • التعليق والملاحظات: الحد الأقصى للطول 1024 حرفا
  • كافة القيم الأخرى: طول غير محدود
الخاصيه نوع مطلوب قيم صحيحة
اسم التسمية سلسلة نعم تحدد هذه الخاصية اسم تسمية الاستبقاء ويجب أن تكون فريدة في المستأجر. الأحرف المعتمدة للاستيراد: a-z، A-Z، 0-9، الواصلة (-) وحرف المسافة.
التعليق سلسلة لا استخدم هذه الخاصية لإضافة وصف حول تسمية الاستبقاء للمسؤولين. يظهر هذا الوصف فقط للمسؤولين الذين يديرون تسمية الاستبقاء في مدخل التوافق في Microsoft Purview.
ملاحظات سلسلة لا استخدم هذه الخاصية لإضافة وصف حول تسمية الاستبقاء للمستخدمين. يظهر هذا الوصف عند مرور المستخدمين فوق التسمية في تطبيقات مثل Outlook SharePoint OneDrive. إذا تركت هذه الخاصية فارغة، فسيتم عرض وصف افتراضي يشرح إعدادات استبقاء التسمية.
IsRecordLabel سلسلة لا، ما لم تكن الجهات التنظيمية تساوي TRUE تحدد هذه الخاصية ما إذا كانت التسمية تحدد المحتوى كسجل. القيم الصحيحة هي:
TRUE: تقوم التسمية بوضع علامة على العنصر كسجل ونتيجة لذلك، لا يمكن حذف العنصر.
FALSE: لا تضع التسمية علامة على المحتوى كسجل. هذه هي القيمة الافتراضية.

تبعيات المجموعة: عند تحديد هذه الخاصية، يجب أيضا تحديد RetentionAction و RetentionDuration و RetentionType.
RetentionAction سلسلة لا، ما لم يتم تحديد RetentionDuration أو RetentionType أو ReviewerEmail تحدد هذه الخاصية الإجراء الذي يجب اتخاذه بعد انتهاء صلاحية القيمة المحددة بواسطة خاصية RetentionDuration (إذا تم تحديدها). القيم الصحيحة هي:
حذف: يتم حذف العناصر الأقدم من القيمة المحددة بواسطة خاصية RetentionDuration.
الاحتفاظ: استبقاء العناصر للمدة المحددة بواسطة خاصية RetentionDuration ثم عدم القيام بأي إجراء عند انتهاء مدة الفترة.
KeepAndDelete: استبقاء العناصر للمدة المحددة بواسطة خاصية RetentionDuration ثم حذفها عند انتهاء مدة الصلاحية.

تبعيات المجموعة: عند تحديد هذه الخاصية، يجب أيضا تحديد RetentionDuration و RetentionType.
RetentionDuration سلسلة لا، ما لم يتم تحديد RetentionAction أو RetentionType تحدد هذه الخاصية عدد الأيام للاحتفاظ بالمحتوى. القيم الصحيحة هي:
غير محدود: سيتم الاحتفاظ بالعناصر إلى أجل غير مسمى.
**n*: عدد صحيح موجب بالأيام؛ على سبيل المثال، 365. الحد الأقصى للعدد المدعوم هو 24855، وهو 68 عاما. إذا كنت بحاجة إلى أكثر من هذا الحد الأقصى، فاستخدم "غير محدود" بدلا من ذلك.

تبعيات المجموعة: عند تحديد هذه الخاصية، يجب أيضا تحديد RetentionAction و RetentionType.
نوع الاستبقاء سلسلة لا، ما لم يتم تحديد RetentionAction أو RetentionDuration تحدد هذه الخاصية ما إذا كانت مدة الاستبقاء (إذا تم تحديدها) محسوبة من تاريخ إنشاء المحتوى أو تاريخ الحدث أو تاريخ التسمية أو تاريخ التعديل الأخير. القيم الصحيحة هي:
CreationAgeInDays
EventAgeInDays
TaggedAgeInDays
ModificationAgeInDays

تبعيات المجموعة: عند تحديد هذه الخاصية، يجب أيضا تحديد RetentionAction و RetentionDuraction.
ReviewerEmail SmtpAddress لا عند تحديد هذه الخاصية، سيتم تشغيل مراجعة الترتيب عند انتهاء مدة الاستبقاء. تحدد هذه الخاصية عنوان البريد الإلكتروني للمراجع في المستأجر لإجراء الاحتفاظ ب KeepAndDelete .

يمكنك تضمين عنوان البريد الإلكتروني للمستخدمين الفرديين أو مجموعات التوزيع أو مجموعات الأمان في المستأجر الخاص بك. حدد عناوين بريد إلكتروني متعددة عن طريق فصلها بفواصل منقوطة.

تبعيات المجموعة: عند تحديد هذه الخاصية، يجب أيضا تحديد RetentionAction (يجب أن يكون KeepAndDelete) و RetentionDuration و RetentionType .
معرف مرجعي سلسلة لا تحدد هذه الخاصية القيمة المعروضة في واصف خطة ملف المعرف المرجعي ، والتي يمكنك استخدامها كقيمة فريدة لمؤسستك.
اسم القسم سلسلة لا تحدد هذه الخاصية القيمة المعروضة في واصف خطة ملف الوظيفة/القسم .
الفئة سلسلة لا تحدد هذه الخاصية القيمة المعروضة في واصف خطة ملف الفئة .
فئه فرعيه سلسلة لا تحدد هذه الخاصية القيمة المعروضة في واصف خطة ملف الفئة الفرعية .
نوع المرجع سلسلة لا تحدد هذه الخاصية القيمة المعروضة في واصف خطة ملف نوع المرجع .
اسم الاقتباس سلسلة لا تحدد هذه الخاصية اسم الاقتباس المعروض في واصف خطة ملف التزويد/الاقتباس . على سبيل المثال، "قانون Sarbanes-Oxley لعام 2002".
CitationUrl سلسلة لا تحدد هذه الخاصية URL الذي يتم عرضه في واصف خطة ملف التزويد/الاقتباس .
CitationJurisdiction سلسلة لا تحدد هذه الخاصية الولاية أو الوكالة المعروضة في واصف خطة ملف التزويد/الاقتباس . على سبيل المثال، "هيئة الأوراق المالية والأوراق المالية Exchange الأمريكية (SEC)".
التنظيميه سلسلة لا تحدد هذه الخاصية ما إذا كانت التسمية تحدد المحتوى كسجل تنظيمي، وهو أكثر تقييدا من السجل. لاستخدام تكوين التسمية هذا، يجب تكوين المستأجر لعرض خيار وضع علامة على المحتوى كسجل تنظيمي، وإلا ستفشل عملية التحقق من صحة الاستيراد. القيم الصحيحة هي:
TRUE: تحدد التسمية العنصر كسجل تنظيمي. يجب أيضا تعيين الخاصية IsRecordLabel إلى TRUE.
FALSE: لا تضع التسمية علامة على المحتوى كسجل تنظيمي. هذه هي القيمة الافتراضية.
نوع الحدث سلسلة لا، ما لم يكن RetentionType هو EventAgeInDays تحدد هذه الخاصية نوع حدث يستخدم للاستبقاء المستند إلى الحدث. حدد نوع حدث موجود يتم عرضه في أنواع أحداث إدارة > السجلاتEventsManage > . بدلا من ذلك، استخدم Get-ComplianceRetentionEventType cmdlet لعرض أنواع الأحداث المتوفرة. على الرغم من وجود بعض أنواع الأحداث المضمنة، مثل نشاط الموظف ومدى بقاء المنتج، يمكنك أيضا إنشاء أنواع الأحداث الخاصة بك.

إذا حددت نوع الحدث الخاص بك، فيجب أن يكون موجودا قبل الاستيراد لأنه تم التحقق من صحة الاسم كجزء من عملية الاستيراد.

إعدادات التسمية غير معتمدة حاليا للاستيراد:

  • مراجعة الترتيب متعددة المراحل: على الرغم من أنه يمكنك تكوين الإعدادات لمرحلة مراجعة التخلص الواحدة عند استيراد تسميات الاستبقاء باستخدام قالب، لا يمكنك تحديد مراحل مراجعة إضافية. بدلا من ذلك، قم بتكوينها في مدخل التوافق بعد نجاح الاستيراد.

  • إلغاء تأمين هذا السجل بشكل افتراضي (يتم طرحه حاليا في المعاينة): لا يتوفر هذا الإعداد في القالب المطلوب استيراده، ولا يمكنك تحديد هذا الإعداد في مدخل التوافق بعد نجاح عملية الاستيراد.

  • تسمية الاستبدال (يتم طرحها حاليا في المعاينة): لا يتوفر هذا الإعداد في القالب المطلوب استيراده، ولكن يمكنك تحديد هذا الإعداد في مدخل التوافق بعد نجاح عملية الاستيراد.

الخطوات التالية

الآن لقد قمت بإنشاء تسميات استبقاء، فهي جاهزة لإضافتها إلى العناصر عن طريق نشر التسميات، أو تطبيقها تلقائيا: