مقدمة حول سياسات إدارة المعلومات
نهج إدارة المعلومات هو مجموعة من القواعد لنوع المحتوى. تمكن سياسات إدارة المعلومات المؤسسات من التحكم في أشياء مثل مدة الاحتفاظ بالمحتوى وتعقبها أو الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها باستخدام هذا المحتوى. يمكن أن تساعد سياسات إدارة المعلومات المؤسسات على الامتثال للأنظمة القانونية أو الحكومية، أو يمكنها ببساطة فرض عمليات الأعمال الداخلية.
على سبيل المثال، قد تنشئ المؤسسة التي يجب عليها اتباع اللوائح الحكومية التي تتطلب إظهار "عناصر تحكم كافية" في بياناتها المالية سياسة واحدة أو أكثر لإدارة المعلومات تقوم بمراجعة إجراءات معينة في عملية التأليف والموافقة لكل المستندات ذات الصلة بالمستندات المالية.
للحصول على معلومات حول كيفية القيام بذلك، راجع إنشاء سياسات إدارة المعلومات وتطبيقها.
ميزات سياسات إدارة المعلومات
هناك أربع فئات أساسية من ميزات النهج المحددة مسبقا التي يمكن أن تستخدمها المؤسسات بشكل فردي أو معا لإدارة المحتوى والعمليات.
تساعد ميزة نهج التدقيق المؤسسات على تحليل كيفية استخدام أنظمة إدارة المحتوى الخاصة بها من خلال تسجيل الأحداث والعمليات التي يتم تنفيذها على المستندات وعن عناصر القائمة. يمكنك تكوين ميزة نهج التدقيق لتسجيل أحداث مثل عند تحرير مستند أو عنصر أو عرضه أو إيداعه أو سحبه أو حذفه أو عند تغيير الأذونات الخاصة به. يتم تخزين كل معلومات التدقيق في سجل تدقيق واحد على الخادم، ويمكن لمسؤولي الموقع تشغيل التقارير عليها.
تساعد ميزة نهج انتهاء الصلاحية المؤسسات على حذف المحتوى غير المبتدأ أو إزالته من مواقعها بطريقة متناسقة قابلة للتعقب. يساعدك ذلك على إدارة كل من التكلفة والمخاطر المقترنة بالاحتفاظ بالمحتوى غير المكتشف. يمكنك تكوين نهج انتهاء الصلاحية لتحديد انتهاء صلاحية أنواع معينة من المحتوى في تاريخ معين أو خلال فترة زمنية بعد إنشاء المستند أو تعديله الأخير.
يمكن أيضا أن تقوم المؤسسات بإنشاء ميزات نهج مخصصة ونشرها لتلبية الاحتياجات الخاصة. على سبيل المثال، قد ترغب مؤسسة تصنيع في تعريف نهج إدارة المعلومات لكل مستندات مسودات مواصفات تصميم المنتج التي تمنع المستخدمين من طباعة نسخ من هذه المستندات على طابعات غير آمنة. لتحديد هذا النوع من نهج إدارة المعلومات، يمكنك إنشاء ميزة نهج تقييد الطباعة ونشرها التي يمكن إضافتها إلى نهج إدارة المعلومات ذي الصلة لنوع محتوى مواصفة تصميم المنتج.
المواقع لاستخدام نهج إدارة المعلومات
لتنفيذ نهج إدارة المعلومات، يجب إضافته إلى قائمة أو مكتبة أو نوع محتوى في موقع. يؤثر الموقع الذي تقوم فيه بإنشاء نهج إدارة معلومات أو إضافته على نطاق واسع على مدى تطبيق النهج أو مدى الوسع الذي يمكن استخدامه فيه. يمكنك:
إنشاء نهج مجموعة مواقع ويب ثم إضافة هذا النهج إلى نوع محتوى أو قائمة أو مكتبة يمكنك إنشاء نهج مجموعة مواقع ويب في قائمة النهج في موقع المستوى الأعلى في مجموعة مواقع ويب. بعد إنشاء نهج مجموعة مواقع ويب، يمكنك تصديره بحيث يمكن لمسؤولي مجموعات المواقع الأخرى استيراده إلى قائمة النهج الخاصة بهم. يمكنك إنشاء نهج مجموعة مواقع ويب قابلة للتصدير من توحيد نهج إدارة المعلومات عبر المواقع في مؤسستك.
عند إضافة نهج مجموعة مواقع ويب إلى نوع محتوى موقع، وإضافة مثيل لنوع محتوى الموقع هذا إلى قائمة أو مكتبة، يتعذر على مالك هذه القائمة أو المكتبة تعديل نهج مجموعة المواقع الموقع للقائمة أو المكتبة. تعد إضافة نهج مجموعة مواقع ويب إلى نوع محتوى موقع طريقة جيدة لضمان فرض نهج مجموعة المواقع على كل مستوى من مستويات التسلسل الهيكلي للموقع.
إنشاء نهج إدارة معلومات لنوع محتوى موقع في "معرض أنواع محتويات الموقع" في المستوى الأعلى، ثم إضافة نوع المحتوى هذا إلى قائمة واحدة أو مكتبات واحدة أو أكثر يمكنك أيضا إنشاء نهج إدارة المعلومات مباشرة لنوع محتوى الموقع ثم إقران مثيل لنوع محتوى الموقع هذا مع قوائم أو مكتبات متعددة. إذا قمت بإنشاء نهج إدارة المعلومات بهذه الطريقة، فإن كل عنصر في مجموعة المواقع من نوع المحتوى هذا أو نوع المحتوى الذي يرث من نوع المحتوى هذا يحتوي على النهج. ومع ذلك، إذا قمت بإنشاء نهج إدارة المعلومات مباشرة لنوع محتوى الموقع، فمن الصعب إعادة استخدام نهج إدارة المعلومات هذا في مجموعات المواقع الأخرى، لأنه لا يمكن تصدير النهج التي يتم إنشاؤها بهذه الطريقة.
ملاحظة للتحكم في النهج المستخدمة في مجموعة مواقع ويب، يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع الموقعة تعطيل القدرة على تعيين ميزات النهج مباشرة على نوع محتوى. عندما يكون هذا القيد قيد التنفيذ، يقتصر المستخدمون الذين ينشئون أنواع المحتويات على تحديد سياسات من قائمة "سياسات مجموعة المواقع".
إنشاء نهج إدارة معلومات لقائمة أو مكتبة إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى تطبيق نهج إدارة معلومات معين على مجموعة محدودة جدا من المحتوى، يمكنك إنشاء نهج إدارة المعلومات الذي ينطبق فقط على قائمة فردية أو مكتبة. إن أسلوب إنشاء نهج إدارة المعلومات هذا هو الأقل مرونة، لأن النهج ينطبق على موقع واحد فقط، ولا يمكن تصديره أو إعادة استخدامه لمواقع أخرى. ومع ذلك، قد تحتاج في بعض الأحيان إلى إنشاء سياسات إدارة معلومات فريدة ذات إمكانية تطبيق محدودة لمعالجة حالات معينة.
ملاحظات
يمكنك إنشاء نهج إدارة المعلومات لقائمة أو مكتبة فقط إذا لم تكن تلك القائمة أو المكتبة تدعم أنواع محتويات متعددة. إذا كانت القائمة أو المكتبة تدعم أنواع محتويات متعددة، يجب تعريف نهج إدارة المعلومات لكل نوع محتوى قائمة فردية مقترن بهذه القائمة أو المكتبة. (تعرف مثيلات نوع محتوى الموقع المقترنة بلائحة أو مكتبة معينة بأنواع محتوى القائمة.)
للتحكم في النهج المستخدمة في مجموعة مواقع ويب، يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع الموقعة تعطيل القدرة على تعيين ميزات النهج مباشرة على قائمة أو مكتبة. عندما يكون هذا القيد قيد التنفيذ، يقتصر المستخدمون الذين يديرون القوائم أو المكتبات على تحديد سياسات من قائمة "سياسات مجموعة المواقع الموقعة".
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ