استخدام إصدار السجلات لتحديث السجلات المخزنة في SharePoint أو OneDrive
ملاحظة
يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.
ملاحظة
نظرا إلى أن السجلات التنظيمية تحظر التحرير، فإن إصدار السجلات غير متوفر للسجلات التنظيمية.
يمكنك أيضا منع تعيين إصدار السجلات للمستأجر الخاص بك، حتى لو كنت لا تستخدم السجلات التنظيمية: انتقل إلى إدارة السجلات في مدخل توافق Microsoft Purview > إعدادات إدارة السجلات settingsRetention > labelsConfigure > ثم قم بإيقاف تشغيل إعداد تمكين تعيين إصدار السجلات.
تعد القدرة على وضع علامة على مستند كسجل وتقييد الإجراءات التي يمكن تنفيذها على السجل هدفا أساسيا لأي حل لإدارة السجلات. ومع ذلك، قد تكون هناك حاجة أيضا إلى التعاون للأشخاص لإنشاء إصدارات لاحقة.
على سبيل المثال، قد تضع علامة على عقد مبيعات كسجل، ولكن تحتاج بعد ذلك إلى تحديث العقد بشروط جديدة ووضع علامة على الإصدار الأخير كسجل جديد مع الاحتفاظ بإصدار السجل السابق. بالنسبة إلى هذه الأنواع من السيناريوهات، يدعم SharePoint OneDrive إصدار السجل. لا تعتمد OneNote مجلدات دفتر الملاحظات تعيين إصدار السجلات.
لاستخدام تعيين إصدار السجل، يمكنك أولا تسمية المستند بتسمية استبقاء تم تكوينها لوضع علامة على العناصر كسجل. عند هذه النقطة، يتم عرض خاصية مستند تسمى حالة السجل إلى جانب تسمية الاستبقاء. استنادا إلى ما إذا كان قد تم تكوين التسمية لإلغاء تأمين السجل بشكل افتراضي (يتم نشره حاليا)، تكون حالة السجل الأولي إما مؤمنة أو غير مؤمنة.
يمكنك الآن القيام بالأشياء التالية:
يمكنك تحرير الإصدارات الفردية للمستند والاحتفاظ بها باستمرار كسجلات، وذلك عن طريق إلغاء تأمين خاصية حالة السجل وتأمينها. فقط عندما يتم تعيين خاصية حالة السجل إلى "مؤمن "، يتم الاحتفاظ بإصدار جديد من السجل. يقلل هذا التبديل بين الإصدارات المؤمنة وغير المؤمنة من مخاطر الاحتفاظ بالإصدارات والنسخ غير الضرورية من المستند.
ملاحظة
إذا تم تكوين التسمية لإلغاء تأمين السجل بشكل افتراضي، ولكن لم يتم تمكين تعيين الإصدار من قبل المسؤول، أو تم منعه بواسطة إعداد إدارة السجلات، فلن يتمكن المستخدمون من إلغاء تأمين المستند بعد تأمينه.
قم بتخزين السجلات تلقائيا في مستودع سجلات موضعي موجود مع الموقع. يحافظ كل موقع في SharePoint OneDrive على المحتوى في مكتبة الاحتفاظ الخاصة به. يتم تخزين إصدارات السجلات في مجلد السجلات في هذه المكتبة. لمزيد من المعلومات حول كيفية عمل مكتبة الاحتفاظ، راجع كيفية عمل الاستبقاء SharePoint OneDrive.
الاحتفاظ بمستند دائم الخضرة يحتوي على كافة الإصدارات. بشكل افتراضي، يحتوي كل مستند SharePoint ومستند OneDrive على محفوظات إصدار متوفرة في قائمة العنصر. في محفوظات الإصدارات هذه، يمكنك بسهولة معرفة الإصدارات التي هي سجلات وعرض هذه المستندات.
تلميح
عند استخدام تعيين إصدار السجل مع تسمية استبقاء لها إجراء حذف، ضع في اعتبارك تكوين إعداد الاستبقاء لبدء فترة الاستبقاء استنادا إلى: أن تكون عند تسمية العناصر. باستخدام إعداد التسمية هذا، تتم إعادة تعيين بداية فترة الاستبقاء لكل إصدار سجل جديد، مما يضمن حذف الإصدارات القديمة قبل الإصدارات الأحدث.
بشكل افتراضي، يتوفر تعيين إصدار السجل تلقائيا لأي مستند تم تطبيق تسمية استبقاء عليه يضع علامة على العنصر كسجل، ويتم نشر هذه التسمية إلى الموقع. عندما يعرض مستخدم خصائص المستند باستخدام جزء التفاصيل، يمكنه تبديل حالة السجل بين "مؤمن" و" غير مؤمن".
أثناء إلغاء تأمين المستند، يمكن لأي مستخدم له أذونات تحرير قياسية تحرير الملف. ومع ذلك، لا يمكن للمستخدمين حذف الملف، لأنه لا يزال سجلا. عند اكتمال التحرير، يمكن للمستخدم تبديل حالة السجل من "غير مؤمن " إلى "مؤمن"، مما يمنع المزيد من عمليات التحرير أثناء هذه الحالة.
لمزيد من المعلومات حول إجراءات المستخدم المسموح بها عند تأمين سجل أو إلغاء تأمينه، راجع "مقارنة القيود" للإجراءات المسموح بها أو المحظورة.
تأمين سجل وإلغاء تأمينه
بعد تطبيق تسمية استبقاء تميز المحتوى كسجل على مستند، يمكن لأي مستخدم له أذونات "المساهمة" أو مستوى أذونات أضيق إلغاء تأمين سجل أو تأمين سجل غير مؤمن.
عند إلغاء تأمين سجل، تحدث الإجراءات التالية:
إذا لم يكن الموقع الحالي يحتوي على مكتبة الاحتفاظ، يتم إنشاء واحد.
إذا لم يكن لدى مكتبة الاحتفاظ مجلد سجلات، يتم إنشاء واحد.
نسخ إلى إجراء ينسخ أحدث إصدار من المستند إلى مجلد السجلات. يتضمن الإجراء "نسخ إلى " الإصدار الأخير فقط وليس الإصدارات السابقة. يعتبر هذا المستند المنسوخ الآن إصدار سجل للمستند، ويحتوي اسم الملف الخاص به على التنسيق: [إصدار المعرف الفريد العمومي للعنوان#]
تتم إضافة النسخة التي تم إنشاؤها في مجلد السجلات إلى محفوظات الإصدارات للمستند الأصلي، ويعرض هذا الإصدار الكلمة "سجل " في حقل التعليقات.
المستند الأصلي هو إصدار جديد يمكن تحريره، ولكن لا يمكن حذفه. العمود "عنصر مكتبة المستندات" هو "سجل " لا يزال يعرض قيمة "نعم" لأن المستند لا يزال سجلا، حتى لو كان يمكن تحريره الآن.
عندما يقوم مستخدم بتأمين سجل، لا يمكن تحرير المستند الأصلي مرة أخرى. ولكن إجراء إلغاء تأمين سجل هو الذي ينسخ إصدارا إلى مجلد السجلات في مكتبة الاحتفاظ.
تسجيل الإصدارات
في كل مرة يتم فيها إلغاء تأمين سجل، يتم نسخ الإصدار الأخير إلى مكتبة الاحتفاظ، ويحتوي هذا الإصدار على قيمة السجل في حقل التعليقات لمحفوظات الإصدار.
لعرض محفوظات الإصدارات، حدد مستندا في مكتبة المستندات ثم انقر فوق "محفوظات الإصدارات " في قائمة العناصر.
البحث في سجل التدقيق عن أحداث تعيين إصدار السجل
يتم تسجيل إجراءات تأمين السجلات وإلغاء تأمينها في سجل التدقيق. من أنشطة "ملف" و"صفحة"، حدد حالة السجل "تم تغييره" إلى "تم تأمينه**" و"تم تغيير حالة السجل" لإلغاء تأمينه**.
لمزيد من المعلومات حول البحث عن هذه الأحداث، راجع البحث في سجل التدقيق.
الخطوات التالية
للحصول على سيناريوهات أخرى مدعومة من قبل إدارة السجلات، راجع السيناريوهات الشائعة لإدارة السجلات.
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ