تعرف على استبقاء Exchange
ملاحظة
يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.
المعلومات الواردة في هذه المقالة تكمل معرفة المزيد حول الاستبقاء لأنه يحتوي على معلومات خاصة Exchange. بالنسبة لأحمال العمل الأخرى، راجع:
ما هو مضمن للاستبقاء والحذف
يمكن الاحتفاظ بالعناصر Exchange التالية من علب بريد المستخدمين وعلب البريد المشتركة وحذفها باستخدام نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء: رسائل البريد (بما في ذلك الرسائل المستلمة والمسودات والرسائل المرسلة) مع أي مرفقات ومهام عندما يكون لها تاريخ انتهاء وملاحظات.
عناصر التقويم التي لها تاريخ انتهاء معتمدة لنهج الاستبقاء ولكنها غير معتمدة لتسميات الاستبقاء.
جهات الاتصال وأي مهام وعناصر تقويم ليس لها تاريخ انتهاء غير معتمدة.
لا يتم تضمين العناصر الأخرى المخزنة في علبة بريد، مثل رسائل Skype ورسائل Teams، في نهج الاستبقاء أو التسميات الخاصة Exchange. هذه العناصر لها نهج الاستبقاء الخاصة بها.
يجب أن تحتوي علب البريد على 10 ميغابايت على الأقل من البيانات قبل أن تنطبق إعدادات الاستبقاء عليها، ويمكن نشر تسميات الاستبقاء عليها.
كيفية عمل الاستبقاء Exchange
تستخدم كل من علبة البريد والمجلد العمومي مجلد "العناصر القابلة للاسترداد " للاحتفاظ بالعناصر. يمكن فقط للأشخاص الذين تم تعيين أذونات eDiscovery لهم عرض العناصر في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" الخاص بمستخدم آخر.
عندما يحذف مستخدم رسالة في مجلد آخر غير مجلد "العناصر المحذوفة"، تنتقل الرسالة بشكل افتراضي إلى مجلد "العناصر المحذوفة". ومع ذلك، يمكن للمستخدم حذف عنصر (Shift+Delete) مبدئيا في أي مجلد، مما يتجاوز مجلد "العناصر المحذوفة" وينقل العنصر مباشرة إلى مجلد "العناصر القابلة للاسترداد".
عند تطبيق إعدادات الاستبقاء على البيانات Exchange، تقوم مهمة المؤقت بتقييم العناصر بشكل دوري في مجلد العناصر القابلة للاسترداد. إذا لم يتطابق أحد العناصر مع قواعد نهج استبقاء واحد أو تسمية استبقاء واحدة على الأقل للاحتفاظ بالعنصر، يتم حذفه بشكل دائم (يسمى أيضا حذف ثابت) من مجلد العناصر القابلة للاسترداد.
ملاحظة
وبسبب المبدأ الأول للاستبقاء، يتم دائما تعليق الحذف الدائم إذا كان يجب الاحتفاظ بنفس العنصر بسبب نهج استبقاء آخر أو تسمية استبقاء أخرى، أو تحت قوائم احتجاز eDiscovery لأسباب قانونية أو تحقيقية.
قد تستغرق مهمة المؤقت ما يصل إلى سبعة أيام للتشغيل ويجب أن يحتوي موقع Exchange على 10 ميغابايت على الأقل.
عندما يحاول مستخدم تغيير خصائص عنصر علبة بريد، مثل الموضوع أو النص الأساسي أو المرفقات أو المرسلين والمستلمين أو التاريخ المرسل أو المستلم لرسالة، يتم حفظ نسخة من العنصر الأصلي في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" قبل تثبيت التغيير. يحدث هذا الإجراء لكل تغيير لاحق. في نهاية فترة الاستبقاء، يتم حذف النسخ الموجودة في مجلد العناصر القابلة للاسترداد بشكل دائم.
بعد تطبيق إعدادات الاستبقاء على محتوى Exchange، تعتمد المسارات التي يأخذها المحتوى على ما إذا كانت إعدادات الاستبقاء هي الاحتفاظ بها وحذفها أو الاحتفاظ بها فقط أو حذفها فقط.
عندما يتم الاحتفاظ بإعدادات الاستبقاء وحذفها:
إذا تم تعديل العنصر أو حذفه نهائيا من قبل المستخدم (إما SHIFT+DELETE أو حذفه من العناصر المحذوفة) أثناء فترة الاستبقاء: يتم نقل العنصر (أو نسخه، في حالة التحرير) إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد. هناك، يتم تشغيل مهمة المؤقت بشكل دوري وتحدد العناصر التي انتهت مدة الاستبقاء الخاصة بها، ويتم حذف هذه العناصر نهائيا في غضون 14 يوما من نهاية فترة الاستبقاء. لاحظ أن 14 يوما هو الإعداد الافتراضي، ولكن يمكن تكوينه حتى 30 يوما.
إذا لم يتم تعديل العنصر أو حذفه خلال فترة الاستبقاء: يتم تشغيل العملية نفسها بشكل دوري على كافة المجلدات الموجودة في علبة البريد وتحدد العناصر التي انتهت مدة استبقاءها، ويتم حذف هذه العناصر نهائيا في غضون 14 يوما من نهاية فترة الاستبقاء. لاحظ أن 14 يوما هو الإعداد الافتراضي، ولكن يمكن تكوينه حتى 30 يوما.
عندما تكون إعدادات الاستبقاء استبقاء فقط، أو حذف فقط، تكون مسارات المحتويات عبارة عن تباينات للاستبقاء والحذف:
مسارات المحتوى لإعدادات الاستبقاء فقط
إذا تم تعديل العنصر أو حذفه خلال فترة الاستبقاء: يتم إنشاء نسخة من العنصر الأصلي في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" ويتم الاحتفاظ بها حتى نهاية فترة الاستبقاء، عندما يتم حذف النسخة في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" بشكل دائم في غضون 14 يوما بعد انتهاء صلاحية العنصر.
إذا لم يتم تعديل العنصر أو حذفه خلال فترة الاستبقاء: لا يحدث أي شيء قبل فترة الاستبقاء وبعدها؛ يبقى العنصر في موقعه الأصلي.
مسارات المحتوى لإعدادات الاستبقاء للحذف فقط
إذا لم يتم حذف العنصر أثناء الفترة المكونة: في نهاية الفترة التي تم تكوينها في نهج الاستبقاء، يتم نقل العنصر إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد.
إذا تم حذف العنصر أثناء الفترة التي تم تكوينها: يتم نقل العنصر مباشرة إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد. إذا قام مستخدم بحذف العنصر من هناك أو إفراغ مجلد العناصر القابلة للاسترداد، يتم حذف العنصر بشكل دائم. وإلا، يتم حذف العنصر نهائيا بعد أن يكون في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" لمدة 14 يوما.
إعلام المستخدم بتاريخ انتهاء الصلاحية
تتمتع نهج الاستبقاء الخاصة Exchange، على عكس نهج الاستبقاء لأحمال العمل Microsoft 365 الأخرى، بوجود المستخدم من خلال عرض اسم نهج الاستبقاء الذي له أقصر تاريخ انتهاء صلاحية للعنصر في أعلى كل رسالة بريد إلكتروني، وتاريخ انتهاء الصلاحية المحسوب لذلك العنصر. لا يرى المستخدمون هذا الإعلام إذا لم يحذف نهج الاستبقاء العناصر (الاحتفاظ فقط).
إذا تم تطبيق تسمية استبقاء على رسالة بريد إلكتروني، فسيتم دائما عرض اسم هذه التسمية وتاريخ انتهاء الصلاحية المناظر لها، وسيتم استبدال الاسم والتاريخ من أي نهج استبقاء مطبق على علبة البريد.
تذكر أنه في هذا السياق، يكون تاريخ انتهاء الصلاحية للموعد الذي سيتم فيه حذف رسالة بريد إلكتروني هو الوقت الذي يمكن للمستخدمين فيه توقع نقل رسالة البريد الإلكتروني تلقائيا إلى مجلد العناصر القابلة للاسترداد (إن لم يكن موجودا بالفعل). لن يتم حذف رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في مجلد "العناصر القابلة للاسترداد" بشكل دائم ولكنها تبقى هناك لأغراض التوافق إذا كانت خاضعة لأي إعدادات استبقاء للاحتفاظ بها، أو إذا كانت ضمن قائمة احتجاز eDiscovery لأسباب قانونية أو تتعلق بالتحقيق.
عندما يغادر مستخدم المؤسسة
إذا غادر مستخدم مؤسستك وتم تضمين علبة بريد المستخدم في نهج الاستبقاء، تصبح علبة البريد علبة بريد غير نشطة عند حذف حساب Microsoft 365 الخاص بالمستخدم. لا تزال محتويات علبة البريد غير النشطة خاضعة لأي نهج استبقاء تم وضعه على علبة البريد قبل جعلها غير نشطة، وتتوفر المحتويات للبحث في eDiscovery. لمزيد من المعلومات، راجع علب البريد غير النشطة في Exchange Online.
عندما لا يتم تطبيق إعدادات الاستبقاء بسبب حذف البيانات نهائيا أو انتهاء صلاحية فترة الاستبقاء، يمكن لمسؤول Exchange الآن حذف علبة البريد غير النشطة. في هذا السيناريو، لا يتم حذف علبة البريد غير النشطة تلقائيا.
إرشادات التكوين
إذا كنت جديدا على تكوين الاستبقاء في Microsoft 365، فراجع بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات.
إذا كنت جاهزا لتكوين نهج استبقاء أو تسمية استبقاء Exchange، فراجع الإرشادات التالية:
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ