تعرف على استبقاء SharePoint OneDrive
ملاحظة
يسمى التوافق Microsoft 365 الآن Microsoft Purview وقد تم تغيير تسمية الحلول داخل منطقة الامتثال. لمزيد من المعلومات حول Microsoft Purview، راجع إعلان المدونة.
المعلومات الواردة في هذه المقالة تكمل التعرف على الاستبقاء لأنه يحتوي على معلومات خاصة SharePoint OneDrive.
بالنسبة لأحمال العمل الأخرى، راجع:
ما هو مضمن للاستبقاء والحذف
يمكن الاحتفاظ بكافة الملفات المخزنة في مواقع SharePoint أو OneDrive عن طريق تطبيق نهج استبقاء أو تسمية استبقاء.
يمكن حذف الملفات التالية:
عند استخدام نهج استبقاء: كل الملفات في مكتبات المستندات، والتي تتضمن أي مكتبات مستندات SharePoint تم إنشاؤها تلقائيا، مثل أصول الموقع.
عند استخدام تسميات الاستبقاء: كل الملفات في كل مكتبات المستندات، وكافة الملفات الموجودة على مستوى الجذر غير الموجودة في مجلد.
تلميح
عند استخدام استعلام مع نهج تطبيق تلقائي لتسمية استبقاء، يمكنك استبعاد مكتبات مستندات معينة باستخدام الإدخال التالي: NOT(DocumentLink:"<URL to document library>")
لا تدعم نهج الاستبقاء عناصر القائمة ولكنها مدعومة بتسميات الاستبقاء باستثناء العناصر الموجودة في قوائم النظام. هذه قوائم مخفية تستخدمها SharePoint لإدارة النظام وتضمين كتالوج الصفحة الرئيسية وكتالوج الحلول ومصادر البيانات. عند تطبيق تسميات الاستبقاء على عناصر القائمة المعتمدة، سيتم الاحتفاظ بها دائما وفقا لإعدادات الاستبقاء، ولكن لن يتم حذفها إذا كانت مخفية عن البحث.
عند تطبيق تسمية استبقاء على عنصر قائمة معتمد يحتوي على مرفق مستند:
- بالنسبة إلى تسمية استبقاء قياسية (لا تعلن أن العنصر سجل):
- لا يرث مرفق المستند إعدادات الاستبقاء للتسمية تلقائيا، ولكن يمكن تسميته بشكل مستقل.
- بالنسبة إلى تسمية استبقاء تعلن عن العنصر كسجل:
- يرث مرفق المستند إعدادات الاستبقاء تلقائيا من التسمية إذا لم يكن المستند مسمى بالفعل.
لا تنطبق إعدادات الاستبقاء من كل من نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء على تنظيم البنيات التي تتضمن المكتبات والقوائم والمجلدات.
بالنسبة إلى نهج الاستبقاء وتطبيق نهج التسمية تلقائيا: يجب فهرسة مواقع SharePoint لتطبيق إعدادات الاستبقاء. ومع ذلك، إذا تم تكوين العناصر الموجودة في مكتبات المستندات SharePoint بحيث لا تظهر في نتائج البحث، فلن يستثني هذا التكوين الملفات من إعدادات الاستبقاء.
كيفية عمل الاستبقاء SharePoint OneDrive
لتخزين المحتوى الذي يجب الاحتفاظ به، SharePoint OneDrive إنشاء مكتبة الاحتفاظ إذا لم تكن موجودة للموقع. لم يتم تصميم مكتبة الاحتفاظ ليتم استخدامها بشكل تفاعلي ولكن بدلا من ذلك، تخزن الملفات تلقائيا عند الحاجة إلى ذلك لأسباب تتعلق بالامتثال. وهو يعمل بالطريقة التالية:
عندما يقوم مستخدم بتغيير عنصر يخضع للاستبقاء أو حذفه، يتم التحقق مما إذا كان قد تم تغيير المحتوى منذ تطبيق إعدادات الاستبقاء. إذا كان هذا هو التغيير الأول منذ تطبيق إعدادات الاستبقاء، يتم نسخ المحتوى إلى مكتبة الاحتفاظ، والتي تسمح للمستخدم بتغيير المحتوى الأصلي أو حذفه.
يتم تشغيل مهمة المؤقت بشكل دوري على مكتبة الاحتفاظ. بالنسبة للمحتوى الموجود في مكتبة الاحتفاظ لأكثر من 30 يوما، تقارن هذه المهمة المحتوى بكافة الاستعلامات التي تستخدمها إعدادات الاستبقاء لهذا المحتوى. ثم يتم حذف المحتوى الأقدم من فترة الاستبقاء التي تم تكوينها من مكتبة الاحتفاظ، ومن الموقع الأصلي إذا كان لا يزال هناك. يتم تشغيل مهمة المؤقت هذه كل سبعة أيام، ما يعني أنه مع الحد الأدنى من 30 يوما، قد يستغرق حذف المحتوى من مكتبة الاحتفاظ فترة تصل إلى 37 يوما.
ينطبق هذا السلوك لنسخ الملفات في مكتبة الاحتفاظ على المحتوى الموجود عند تطبيق إعدادات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة إلى نهج الاستبقاء، سيتم الاحتفاظ بأي محتوى جديد يتم إنشاؤه أو إضافته إلى الموقع بعد تضمينه في النهج في مكتبة الاحتفاظ. ومع ذلك، لا يتم نسخ محتوى جديد إلى مكتبة الاحتفاظ في المرة الأولى التي يتم فيها تحريره، فقط عند حذفه. للاحتفاظ بكافة إصدارات الملف، يجب تشغيل تعيين الإصدار للموقع الأصلي.
يرى المستخدمون رسالة خطأ إذا حاولوا حذف مكتبة أو قائمة أو مجلد أو موقع يخضع للاستبقاء. يمكنهم حذف مجلد إذا قاموا أولا بنقل أو حذف أي ملفات في المجلد تخضع للاستبقاء.
يرى المستخدمون أيضا رسالة خطأ إذا حاولوا حذف عنصر مسمى في أي من الظروف التالية. لا يتم نسخ العنصر إلى مكتبة الاحتفاظ ولكنه يظل في الموقع الأصلي:
تم إيقاف تشغيل إعداد إدارة السجلات الذي يسمح للمستخدمين بحذف العناصر المسماة.
للتحقق من هذا الإعداد أو تغييره، انتقل إلى حل إدارة السجلات في مدخل التوافق في Microsoft Purview > Records managementRecords > settingsRetention > labelsDeletion > للعناصر. هناك إعدادات منفصلة SharePoint OneDrive.
بدلا من ذلك، وإذا لم يكن لديك حق الوصول إلى حل إدارة السجلات ، يمكنك استخدام AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletedSPO و AllowFilesWithKeepLabelToBeDeletoDB من Get-PnPTenant و Set-PnPTenant.
يضع وصف الاستبقاء علامة على العناصر كسجل ويتم تأمينها.
فقط عند إلغاء تأمين السجل، يتم تخزين نسخة من الإصدار الأخير في مكتبة الاحتفاظ.
يضع وصف الاستبقاء علامة على العناصر كسجل تنظيمي، مما يمنع دائما تحرير العنصر أو حذفه.
بعد تعيين إعدادات الاستبقاء إلى المحتوى في حساب OneDrive أو موقع SharePoint، تعتمد المسارات التي يأخذها المحتوى على ما إذا كانت إعدادات الاستبقاء هي الاحتفاظ بها وحذفها أو الاحتفاظ بها فقط أو حذفها فقط.
عندما يتم الاحتفاظ بإعدادات الاستبقاء وحذفها:
إذا تم تعديل المحتوى أو حذفه خلال فترة الاستبقاء، يتم إنشاء نسخة من المحتوى الأصلي كما كان موجودا عند تعيين إعدادات الاستبقاء في مكتبة الاحتفاظ. هناك، تحدد مهمة المؤقت العناصر التي انتهت مدة الاستبقاء الخاصة بها. يتم نقل هذه العناصر إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية، حيث يتم حذفها نهائيا في نهاية 93 يوما. سلة المحذوفات من المرحلة الثانية غير مرئية للمستخدمين النهائيين (سلة المحذوفات من المرحلة الأولى فقط)، ولكن يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع المشتركة عرض المحتوى واستعادته من هناك.
ملاحظة
للمساعدة في منع فقدان البيانات عن غير قصد، لم نعد نحذف المحتوى نهائيا من مكتبة الاحتفاظ. بدلا من ذلك، نقوم بحذف المحتوى بشكل دائم فقط من سلة المحذوفات، لذا فإن كل المحتوى من مكتبة الاحتفاظ يمر الآن من خلال سلة المحذوفات في المرحلة الثانية.
إذا لم يتم تعديل المحتوى أو حذفه خلال فترة الاستبقاء، فإن مهمة المؤقت تنقل هذا المحتوى إلى سلة المحذوفات في المرحلة الأولى في نهاية فترة الاستبقاء. إذا قام مستخدم بحذف المحتوى من هناك أو أفرغ سلة المحذوفات هذه (المعروفة أيضا باسم الإزالة)، يتم نقل المستند إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية. تمتد فترة الاستبقاء لمدة 93 يوما على كل من سلتي المحذوفات من المرحلة الأولى والثانية. في نهاية 93 يوما، يتم حذف المستند بشكل دائم من أي مكان يوجد فيه، إما في سلة المحذوفات من المرحلة الأولى أو المرحلة الثانية. سلة المحذوفات غير مفهرسة وبالتالي غير متوفرة للبحث. ونتيجة لذلك، لا يمكن للبحث في eDiscovery العثور على أي محتوى سلة المحذوفات لوضع قائمة احتجاز عليه.
ملاحظة
وبسبب المبدأ الأول للاستبقاء، يتم دائما تعليق الحذف الدائم إذا كان يجب الاحتفاظ بنفس العنصر بسبب نهج استبقاء آخر أو تسمية استبقاء أخرى، أو تحت قوائم احتجاز eDiscovery لأسباب قانونية أو تحقيقية.
عندما تكون إعدادات الاستبقاء استبقاء فقط، أو حذف فقط، تكون مسارات المحتويات عبارة عن تباينات للاستبقاء والحذف:
مسارات المحتوى لإعدادات الاستبقاء فقط
إذا تم تعديل المحتوى أو حذفه خلال فترة الاستبقاء: يتم إنشاء نسخة من المستند الأصلي في مكتبة الاحتفاظ ويتم الاحتفاظ بها حتى نهاية فترة الاستبقاء، عندما يتم نقل النسخة الموجودة في مكتبة الاحتفاظ إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية ويتم حذفها نهائيا بعد 93 يوما.
إذا لم يتم تعديل المحتوى أو حذفه خلال فترة الاستبقاء: لا يحدث أي شيء قبل فترة الاستبقاء وبعدها؛ يبقى المستند في موقعه الأصلي.
مسارات المحتوى لإعدادات الاستبقاء للحذف فقط
إذا تم حذف المحتوى أثناء الفترة التي تم تكوينها: يتم نقل المستند إلى سلة المحذوفات من المرحلة الأولى. إذا قام مستخدم بحذف المستند من هناك أو إفراغ سلة المحذوفات هذه، يتم نقل المستند إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية. تمتد فترة الاستبقاء التي مدتها 93 يوما على كل من سلتي المحذوفات من المرحلة الأولى والثانية. في نهاية 93 يوما، يتم حذف المستند بشكل دائم من أي مكان يوجد فيه، إما في سلة المحذوفات من المرحلة الأولى أو المرحلة الثانية. إذا تم تعديل المحتوى خلال الفترة التي تم تكوينها، فإنه يتبع نفس مسار الحذف بعد الفترة التي تم تكوينها.
إذا لم يتم حذف المحتوى أثناء الفترة المكونة: في نهاية الفترة التي تم تكوينها في نهج الاستبقاء، يتم نقل المستند إلى سلة المحذوفات من المرحلة الأولى. إذا قام مستخدم بحذف المستند من هناك أو أفرغ سلة المحذوفات هذه (المعروفة أيضا باسم الإزالة)، يتم نقل المستند إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية. تمتد فترة الاستبقاء التي مدتها 93 يوما على كل من سلتي المحذوفات من المرحلة الأولى والثانية. في نهاية 93 يوما، يتم حذف المستند بشكل دائم من أي مكان يوجد فيه، إما في سلة المحذوفات من المرحلة الأولى أو المرحلة الثانية. سلة المحذوفات غير مفهرسة وبالتالي غير متوفرة للبحث. ونتيجة لذلك، لا يمكن للبحث في eDiscovery العثور على أي محتوى سلة المحذوفات لوضع قائمة احتجاز عليه.
كيفية عمل الاستبقاء مع مرفقات السحابة
مرفقات السحابة هي ارتباطات مضمنة إلى الملفات التي يشاركها المستخدمون، ويمكن الاحتفاظ بها وحذفها عندما يشاركها المستخدمون في رسائل البريد الإلكتروني Outlook ورسائل Teams. عند تطبيق تسمية استبقاء تلقائيا على مرفقات السحابة، يتم تطبيق تسمية الاستبقاء على نسخة من الملف المشترك، المخزن في مكتبة الاحتفاظ.
بالنسبة لهذا السيناريو، نوصي بتكوين إعداد التسمية لبدء فترة الاستبقاء استنادا إلى وقت تسمية العنصر. إذا قمت بتكوين فترة الاستبقاء استنادا إلى وقت إنشاء العنصر أو آخر تعديل له، يتم أخذ هذا التاريخ من الملف الأصلي في وقت المشاركة. إذا قمت بتكوين بدء الاستبقاء ليكون عند التعديل الأخير، فلن يكون لهذا الإعداد أي تأثير لهذه النسخة في مكتبة الاحتفاظ.
ومع ذلك، إذا تم تعديل الملف الأصلي ثم مشاركته مرة أخرى، يتم حفظ نسخة جديدة من الملف كإصدار جديد وتسمية في مكتبة الاحتفاظ.
إذا تمت مشاركة الملف الأصلي مرة أخرى ولكن لم يتم تعديله، يتم تحديث التاريخ المسمى للنسخة في مكتبة الاحتفاظ. يعيد هذا الإجراء تعيين بداية فترة الاستبقاء ولهذا السبب نوصي بتكوين بداية فترة الاستبقاء بحيث تستند إلى وقت تسمية العنصر.
نظرا لعدم تطبيق تسمية الاستبقاء على الملف الأصلي، لا يتم تعديل الملف المسمى أو حذفه من قبل المستخدم. يظل الملف المسمى في مكتبة الاحتفاظ حتى تحدد مهمة المؤقت انتهاء فترة الاستبقاء الخاصة بها. إذا تم تكوين إعدادات الاستبقاء لحذف العناصر، فسيتم نقل الملف إلى سلة المحذوفات في المرحلة الثانية، حيث يتم حذفه نهائيا في نهاية 93 يوما:
عادة ما يتم إنشاء النسخة المخزنة في مكتبة الاحتفاظ في غضون ساعة من مرفق السحابة الذي تتم مشاركته.
كيفية عمل الاستبقاء مع محتوى OneNote
عند تطبيق نهج استبقاء على موقع يتضمن محتوى OneNote، أو تسمية استبقاء إلى مجلد OneNote، في الخلفية، تكون صفحات OneNote ومقاطعها المختلفة عبارة عن ملفات فردية ترث إعدادات الاستبقاء. وهذا يعني أنه سيتم الاحتفاظ بكل مقطع داخل صفحة وحذفه بشكل فردي، وفقا لإعدادات الاستبقاء التي تحددها.
تتأثر الصفحات والمقاطع فقط بإعدادات الاستبقاء التي تحددها. على سبيل المثال، على الرغم من أنك ترى تاريخ تعديل لكل دفتر ملاحظات فردي، إلا أن هذا التاريخ لا يستخدمه استبقاء Microsoft 365.
كيفية عمل الاستبقاء مع إصدارات المستندات
تعيين الإصدار هو ميزة لكافة قوائم المستندات والمكتبات في SharePoint OneDrive. بشكل افتراضي، يحتفظ تعيين الإصدار بحد أدنى من 500 إصدار رئيسي، على الرغم من أنه يمكنك زيادة هذا الحد. لمزيد من المعلومات، راجع تمكين تكوين الإصدار لقائمة أو مكتبة وكيفية عمل تعيين الإصدار في القوائم والمكتبات.
عندما يخضع مستند مع إصدارات لإعدادات الاستبقاء للاحتفاظ بهذا المحتوى، فإن الإصدارات التي يتم نسخها إلى مكتبة الاحتفاظ موجودة كعنصر منفصل. إذا تم تكوين إعدادات الاستبقاء لحذفها في نهاية فترة الاستبقاء:
إذا كانت فترة الاستبقاء تستند إلى وقت إنشاء المحتوى، فإن كل إصدار له نفس تاريخ انتهاء صلاحية المستند الأصلي. تنتهي صلاحية المستند الأصلي وإصداراته كلها في الوقت نفسه.
إذا كانت فترة الاستبقاء تستند إلى تاريخ آخر تعديل للمحتوى، يكون لكل إصدار تاريخ انتهاء صلاحية خاص به استنادا إلى وقت تعديل المستند الأصلي لإنشاء هذا الإصدار. تنتهي صلاحية المستند الأصلي وإصداراته بشكل مستقل عن بعضها البعض.
عندما يكون إجراء الاستبقاء هو حذف المستند، يتم حذف كافة الإصدارات غير الموجودة في مكتبة الاحتفاظ في نفس الوقت وفقا للإصدار الحالي.
بالنسبة للعناصر التي تخضع لنهج استبقاء (أو تعليق eDiscovery)، يتم تجاهل حدود تعيين الإصدار لمكتبة المستندات حتى يتم الوصول إلى فترة الاستبقاء للمستند (أو يتم إصدار قائمة احتجاز eDiscovery). في هذا السيناريو، لا تتم إزالة الإصدارات القديمة تلقائيا ويتم منع المستخدمين من حذف الإصدارات.
لا ينطبق ذلك على تسميات الاستبقاء عندما لا يخضع المحتوى لنهج استبقاء (أو تعليق eDiscovery). بدلا من ذلك، يتم احترام حدود تعيين الإصدار بحيث يتم حذف الإصدارات القديمة تلقائيا لاستيعاب الإصدارات الجديدة، ولكن لا يزال يتم منع المستخدمين من حذف الإصدارات.
عندما يغادر مستخدم المؤسسة
SharePoint:
عندما يغادر مستخدم مؤسستك، لا يتأثر أي محتوى تم إنشاؤه بواسطة هذا المستخدم لأن SharePoint يعتبر بيئة تعاونية، على عكس علبة بريد المستخدم أو حساب OneDrive.
OneDrive:
إذا غادر مستخدم مؤسستك، فستظل أي ملفات تخضع لنهج استبقاء أو لها تسمية استبقاء خاضعة لإعدادات الاستبقاء طوال فترة الاستبقاء المحددة في النهج أو التسمية. خلال ذلك الوقت، تستمر جميع عمليات الوصول إلى المشاركة في العمل ويستمر اكتشاف المحتوى بواسطة "البحث في المحتوى" و"eDiscovery".
عندما تنتهي فترة الاستبقاء وتتضمن إعدادات الاستبقاء إجراء حذف، ينتقل المحتوى إلى سلة محذوفات مجموعة المواقع المشتركة ولا يمكن لأي شخص الوصول إليه باستثناء المسؤول.
إرشادات التكوين
إذا كنت جديدا على تكوين الاستبقاء في Microsoft 365، فراجع بدء استخدام إدارة دورة حياة البيانات.
إذا كنت جاهزا لتكوين نهج استبقاء أو تسمية استبقاء Exchange، فراجع الإرشادات التالية:
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ