إدارة العقود باستخدام Microsoft 365 جديد
تصف هذه المقالة كيفية إنشاء حل لإدارة العقود لم المؤسسة باستخدام SharePoint Syntex ومكونات Microsoft 365. فهو يوفر لك إطار عمل لمساعدتك على التخطيط وإنشاء حل يتلاءم مع احتياجاتك التجارية الفريدة. على الرغم من أن هذا الحل يتحدث عن إدارة العقود، إلا أنه يمكنك تكييفه لإنشاء حلول أخرى لإدارة المستندات، مثل بيانات العمل أو الفواتير.
تحديد مشكلة العمل
الخطوة الأولى في تخطيط نظام إدارة العقود هي فهم المشكلة التي تحاول حلها. للحصول على هذا الحل، يجب معالجة أربع مشاكل رئيسية:
تحديد العقود. تعمل مؤسستك مع العديد من المستندات، مثل الفواتير والعقود وكشوف العمل وما إلى ذلك. بعضها أصول رقمية يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني، وبعضها أصول ورقية يتم إرسالها عبر البريد التقليدي. تحتاج إلى طريقة لتحديد جميع عقود العملاء من كل المستندات الأخرى، ثم تصنيفها على هذا النحو.
تعقب محفوظات الموافقات على العقود. تحتاج مؤسستك إلى طريقة موثوق بها لمعرفة ما إذا كان قد تمت الموافقة على العقود أو رفضها، وما إذا تمت معالجة الدفع.
موقع لإدارة الموافقات على العقود. تحتاج مؤسستك إلى إعداد موقع تعاوني حيث يمكن لجميع المساهمين المطلوبين مراجعة العقود بسهولة. يجب أن يتمكن الممساهمين من مراجعة العقد بكامله إذا لزم الأمر، ولكن في الغالب يهتمون برؤية عدة حقول أساسية من كل عقد (على سبيل المثال، اسم العميل، رقم PO، والتكلفة الإجمالية). يجب أن يتمكن الممساهمين من الموافقة على العقود الواردة أو رفضها بسهولة.
تعاقدات المسار التي تم مراجعتها. يجب توجيه العقود المعتمدة والرافضة عبر سير عمل معين. يجب توجيه العقود المعتمدة إلى تطبيق جهة خارجية لمعالجة الدفع. يجب توجيه العقود المرفوضة لمراجعة إضافية.
نظرة عامة حول الحل
تتضمن إرشادات حل إدارة التعاقدات هذه أربعة مكونات Microsoft 365:
Microsoft SharePoint Syntex: إنشاء نماذج لتعريف ملفات العقد وتصنيفها ثم استخراج البيانات المناسبة منها.
قوائم SharePoint Microsoft: استخدم التنسيق المتوفر في قوائم SharePoint الحديثة لتقديم العقود بتنسيق صديق للأعمال.
Microsoft Teams: استخدم وظيفة قناة Teams و علامات التبويب المقترنة بها للسماح للمساهمين بمراجعة العقود وإدارتها.
Power Automate: استخدم التدفقات لتوجيه العقود خلال عملية الموافقة، ثم إلى تطبيق جهة خارجية للدفع.
كيفية عمل كل ذلك
يتم تحميل المستندات إلى مكتبة SharePoint مستندات. تم SharePoint Syntex نموذج فهم المستندات على مكتبة المستندات. يتحقق من كل ملف لمعرفة ما إذا كان هناك أي نوع محتوى "تعاقد" تم تدريبه للبحث عنه. إذا تم العثور على تطابق، فإنه يصنف الملف ك "تعاقد" ويحدث نوع محتوى المستند.
يسحب النموذج أيضا بيانات معينة من كل ملف تعاقد يهم المساهمين رؤيتها، مثل العميل والمقاول ومبلغ الرسوم.
الصفحة التالية هي مثال على عقد تم تدريب النموذج على تعريفه.
في Microsoft Teams، فإن جميع المساهمين هم أعضاء في قناة آمنة Teams تكون فيها كل التعاقدات في مكتبة المستندات مرئية للموافقة عليها أو رفضها. باستخدام وظائف Teams، يتم إعلام جميع المساهمين عند الحاجة إلى مراجعة العقود الجديدة.
باستخدام Power Automate، يتم نقل العقود عبر عملية الموافقة في Teams الجديدة. عندما يوافق عضو على عقد، يتم تغيير حالة العقد إلى تمت الموافقة عليه، كما يتم إعلام جميع الأعضاء من خلال منشور Teams، كما يتم إنشاء عنصر سطر لإظهار أن العقد جاهز للدفع. يمكن تمديد هذه العملية للكتابة مباشرة إلى تطبيق مالي من جهة خارجية للدفع.
عندما يرفض أحد الأعضاء عقدا، يتم تغيير الحالة إلى مرفوض، كما يتم إعلام جميع الأعضاء من خلال منشور Teams آخر.
النتيجة النهائية لهذا الحل هي عملية عمل تلقائية لمنظمتك. يمكن للموظفين بسهولة استخدام طريقة عرض اللوحة المخصصة في Teams لبدء سير عمل الموافقة على مستنداتك ومراقبته.
متطلبات الترخيص
يعتمد هذا الحل على الوظائف التالية، وكلها متوفرة كجزء من ترخيص Microsoft 365 Enterprise (E1 أو E3 أو E5 أو F3) أو ترخيص Business (أساسي أو قياسي أو Premium) :
- Microsoft SharePoint Syntex
- Microsoft Teams
- Power Automate
تعرف على كيفية استخدام SharePoint Syntex
هل تريد SharePoint Syntex؟ تعرف على كيفية استخدام SharePoint Syntex لإدارة المحتوى باستخدام AI.
سيعلمك مسار بدء استخدام SharePoint Syntex كيفية استخدام نماذج فهم المستندات ونماذج معالجة النماذج لتصنيف المستندات واستخراج النص وتسمية مستنداتك لإدارة المعارف بسرعة وسهولة.
إنشاء الحل
ستدخل الأقسام التالية في تفاصيل حول كيفية تكوين حل إدارة العقود. وتنقسم إلى ثلاث خطوات:
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ