الملاحظات

الخطوة 1. استخدام SharePoint Syntex لتحديد ملفات العقد واستخراج البيانات

  • مقالة
  • قراءة خلال 7 دقائق

تحتاج مؤسستك إلى طريقة لتحديد جميع مستندات العقد وتصنيفها من العديد من الملفات التي تتلقاها. تريد أيضا أن تكون قادرا على عرض العديد من العناصر الرئيسية بسرعة في كل ملف من ملفات العقد المحددة (على سبيل المثال، العميل والمقاول ومبلغ الرسوم). يمكنك القيام بذلك باستخدام SharePoint Syntex لإنشاء نموذج فهم مستند وتطبيقه على مكتبة مستندات.

نظرة عامة على العملية

يستخدم فهم المستندات نماذج الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) لأتمتة تصنيف الملفات واستخراج المعلومات. كما أن نماذج فهم المستندات هي الأمثل في استخراج المعلومات من المستندات غير المنظمة وشبه المنظمة حيث لا تكون المعلومات التي تحتاج إليها موجودة في الجداول أو النماذج، مثل العقود.

تستخدم نماذج فهم المستندات تقنية التعرف البصري على الحروف (OCR) لمسح ملفات PDF والصور وملفات TIFF، سواء عند تدريب نموذج باستخدام ملفات نموذجية أو عند تشغيل النموذج مقابل الملفات في مكتبة المستندات.

  1. أولا، تحتاج إلى العثور على خمسة أمثلة على الأقل من الملفات التي يمكنك استخدامها "لتدريب" النموذج للبحث عن خصائص خاصة بنوع المحتوى الذي تحاول تحديده (عقد).

  2. باستخدام SharePoint Syntex، قم بإنشاء نموذج جديد لفهم المستند. باستخدام ملفات المثال، تحتاج إلى إنشاء مصنف. من خلال تدريب المصنف على ملفات المثال الخاصة بك، يمكنك تعليمه البحث عن الخصائص الخاصة بما قد تراه في عقود شركتك. على سبيل المثال، قم بإنشاء "تفسير" يبحث عن سلاسل معينة في عقودك، مثل اتفاقية الخدمة وشروط الاتفاقية وتعويض. يمكنك حتى تدريب التفسير الخاص بك للبحث عن هذه السلاسل في أقسام معينة من المستند، أو تقع بجانب سلاسل أخرى. عندما تعتقد أنك قمت بتدريب المصنف الخاص بك مع المعلومات التي يحتاجها، يمكنك اختبار النموذج الخاص بك على عينة من أمثلة الملفات لمعرفة مدى كفاءة ذلك. بعد الاختبار، إذا لزم الأمر، يمكنك اختيار إجراء تغييرات على تفسيراتك لجعلها أكثر كفاءة.

  3. في النموذج الخاص بك، يمكنك إنشاء مستخرج لسحب أجزاء معينة من البيانات من كل عقد. على سبيل المثال، بالنسبة إلى كل عقد، فإن المعلومات التي تهتم بها هي من هو العميل واسم المتعهد والتكلفة الإجمالية.

  4. بعد إنشاء النموذج بنجاح، قم بتطبيقه على مكتبة مستندات SharePoint. أثناء تحميل المستندات إلى مكتبة المستندات، سيتم تشغيل نموذج فهم المستندات وسيحدد ويصنف جميع الملفات التي تتطابق مع نوع محتوى العقود الذي قمت بتعريفه في النموذج الخاص بك. سيتم عرض جميع الملفات المصنفة كعقود في طريقة عرض مكتبة مخصصة. ستعرض الملفات أيضا القيم من كل عقد قمت بتعريفه في المستخرج.

    العقود في مكتبة المستندات.

  5. إذا كان لديك متطلبات استبقاء أو أمان لعقودك، يمكنك أيضا استخدام النموذج الخاص بك لتطبيق تسمية استبقاء أو وصف حساسية يمنع حذف عقودك لفترة زمنية محددة أو لتقييد من يمكنه الوصول إلى العقود.

خطوات إنشاء نموذجك وتدريبه

ملاحظة

لهذه الخطوات، يمكنك استخدام الملفات المثال في مستودع أصول حل إدارة العقود. تحتوي الأمثلة في هذا المستودع على ملفات نموذج فهم المستند والملفات المستخدمة لتدريب النموذج.

إنشاء نموذج تعاقد

الخطوة الأولى هي إنشاء نموذج العقد الخاص بك.

  1. من مركز المحتوى، حدد "جديد"، ثم "إنشاء نموذج".

  2. في جزء نموذج فهم المستند الجديد ، في حقل "الاسم "، اكتب اسم النموذج. بالنسبة إلى حل إدارة العقود هذا، يمكنك تسمية عقد النموذج.

  3. اختر "إنشاء". يؤدي ذلك إلى إنشاء صفحة رئيسية للنموذج.

    لقطة شاشة للصفحة الرئيسية للعقد.

تدريب النموذج الخاص بك لتصنيف نوع من الملفات

إضافة ملفات نموذجية للنموذج الخاص بك

تحتاج إلى إضافة خمسة أمثلة على الأقل من الملفات التي هي مستندات تعاقد، وملف مثال واحد ليس مستند تعاقد (على سبيل المثال، بيان عمل).

  1. في صفحة «Models > Contract»، ضمن «Key actionsAdd > example files»، حدد «Add files».

    لقطة شاشة تعرض صفحة Contracts مع تمييز خيار إضافة ملفات كمثال.

  2. في صفحة «Select example files» لصفحة النموذج، افتح مجلد «Contract»، وحدد الملفات التي تريد استخدامها، ثم حدد «Add». إذا لم يكن لديك ملفات أمثلة هناك، فحدد Upload لإضافتها.

تسمية الملفات كأمثلة إيجابية أو سلبية

  1. في صفحة «Models > Contract»، ضمن «Key actionsClassify > files» وتشغيل التدريب، حدد «Train classifier».

    لقطة شاشة تعرض صفحة Contracts مع تمييز تصنيف الملفات وتشغيل خيار التدريب.

  2. في صفحة مصنف " النماذج > Contract > Contract" ، في العارض أعلى ملف المثال الأول، سترى نصا يسأل عما إذا كان الملف مثالا على نموذج العقد الذي أنشأته. إذا كان مثالا إيجابيا، فحدد "نعم". إذا كان مثالا سالبا، فحدد "لا".

  3. من قائمة الأمثلة المسماة على اليسار، حدد الملفات الأخرى التي تريد استخدامها كأمثلة، وقم بتسميتها.

    الصفحة الرئيسية للمصنف.

إضافة تفسير واحد على الأقل لتدريب المصنف

  1. في صفحة مصنف "Models > Contract > Contract" ، حدد علامة التبويب Train .

  2. في قسم الملفات المدربة ، سترى قائمة بمثال الملفات التي قمت بتسمياتها مسبقا. حدد أحد الملفات الموجبة من القائمة لعرضه في العارض.

  3. في قسم "Explanations "، حدد "جديد" ثم "فارغ".

  4. في صفحة إنشاء تفسير :

    أ. في حقل "الاسم "، اكتب اسم التفسير (مثل "اتفاقية").

    ب. في حقل نوع التفسير ، حدد قائمة العبارات، لأنك تضيف سلسلة نصية.

    c. في مربع قائمة العبارات ، اكتب السلسلة (مثل "اتفاقية"). يمكنك تحديد حالة الأحرف الحساسة إذا كانت السلسلة تحتاج إلى أن تكون حساسة لحالة الأحرف.

    د. حدد "Save and train".

    Screenshot of the Create an explanation panel.

اختبار النموذج الخاص بك

يمكنك اختبار نموذج العقد الخاص بك على أمثلة الملفات التي لم يرها من قبل. هذا اختياري، ولكنه يمكن أن يكون أفضل ممارسة مفيدة.

  1. في صفحة مصنف "Models > Contract > Contract" ، حدد علامة التبويب "Test ". يؤدي ذلك إلى تشغيل النموذج على ملفات الأمثلة غير المسماة.

  2. في قائمة "ملفات الاختبار" ، تعرض ملفات المثال الخاصة بك وتظهر ما إذا كان النموذج يتوقع أن تكون إيجابية أو سلبية. استخدم هذه المعلومات للمساعدة في تحديد فعالية المصنف في تحديد مستنداتك.

    لقطة شاشة للملفات غير المسماة في قائمة "الملفات النصية".

  3. عند الانتهاء، حدد إنهاء التدريب.

إنشاء مستخرج وتدريبه

  1. في صفحة «Models > Contract»، ضمن «Key actionsCreate > and train extractors»، حدد «Create extractor».

    لقطة شاشة تعرض صفحة Contracts مع تمييز خيار إنشاء أجهزة الاستخراج وتدريبها.

  2. في لوحة مستخرج الكيان الجديد ، في حقل الاسم الجديد ، اكتب اسم المستخرج. على سبيل المثال، قم بتسمية العميل إذا كنت تريد استخراج اسم العميل من كل عقد.

  3. عند الانتهاء، حدد "إنشاء".

تسمية الكيان الذي تريد استخراجه

عند إنشاء المستخرج، تفتح صفحة المستخرج. هنا ترى قائمة بالملفات النموذجية، مع عرض الملف الأول في القائمة في العارض.

لقطة شاشة لصفحة أمثلة مستخرج العميل المسماة.

لتسمية الكيان:

  1. من العارض، حدد البيانات التي تريد استخراجها من الملفات. على سبيل المثال، إذا كنت تريد استخراج العميل، يمكنك تمييز قيمة العميل في الملف الأول (في هذا المثال، الأفضل لك العضويات)، ثم حدد "حفظ". سترى عرض القيمة من الملف في قائمة الأمثلة المسماة ، ضمن العمود "تسمية ".

  2. حدد الملف التالي للحفظ التلقائي وافتح الملف التالي في القائمة في العارض. أو حدد "حفظ"، ثم حدد ملفا آخر من قائمة الأمثلة المسماة .

  3. في العارض، كرر الخطوين 1 و2، ثم كرر حتى تحفظ التسمية في كل الملفات.

بعد تسمية الملفات، يظهر شعار الإعلام لإعلامك بالانتقال إلى التدريب. يمكنك اختيار تسمية المزيد من المستندات أو التقدم إلى التدريب.

إضافة شرح

يمكنك إنشاء تفسير يوفر تلميحا حول تنسيق الكيان نفسه والتباينات التي قد تكون موجودة في ملفات المثال. على سبيل المثال، يمكن أن تكون قيمة التاريخ بتنسيقات مختلفة كثيرة، مثل:

  • 10/14/2019
  • 14 أكتوبر 2019
  • الاثنين، 14 أكتوبر 2019

للمساعدة في تحديد تاريخ بدء العقد، يمكنك إنشاء شرح للنمط.

  1. في قسم "Explanations "، حدد "جديد" ثم "فارغ".

  2. في صفحة إنشاء تفسير :

    أ. في حقل "الاسم "، اكتب اسم التفسير (مثل التاريخ).

    ب. في حقل نوع التفسير ، حدد قائمة النقش.

    c. في حقل "القيمة "، قم بتوفير تباين التاريخ كما يظهر في ملفات العينة. على سبيل المثال، إذا كانت لديك تنسيقات تاريخ تظهر على الشكل 0/00/0000، يمكنك إدخال أي تباينات تظهر في المستندات، مثل:

    • 0/0/0000
    • 0/00/0000
    • 00/0/0000
    • 00/00/0000

  3. حدد "Save and train".

اختبار النموذج الخاص بك مرة أخرى

يمكنك اختبار نموذج العقد الخاص بك على أمثلة الملفات التي لم يرها من قبل. هذا اختياري، ولكنه يمكن أن يكون أفضل ممارسة مفيدة.

  1. في صفحة مصنف "Models > Contract > Contract" ، حدد علامة التبويب "Test ". يؤدي ذلك إلى تشغيل النموذج على ملفات الأمثلة غير المسماة.

  2. في قائمة "Test files "، تعرض ملفات المثال الخاصة بك وتعرض ما إذا كان النموذج قادرا على استخراج المعلومات التي تحتاج إليها. استخدم هذه المعلومات للمساعدة في تحديد فعالية المصنف في تحديد مستنداتك.

  3. عند الانتهاء، حدد إنهاء التدريب.

تطبيق النموذج على مكتبة مستندات

لتطبيق النموذج على مكتبة مستندات SharePoint:

  1. في صفحة النماذج > Contract، ضمن نموذج Key actionsApply > إلى المكتبات، حدد تطبيق النموذج.

    لقطة شاشة تعرض صفحة Contracts مع تمييز خيار تطبيق النموذج على المكتبات.

  2. في لوحة "إضافة تعاقد"، حدد موقع SharePoint الذي يحتوي على مكتبة المستندات التي تريد تطبيق النموذج عليها. إذا لم يظهر الموقع في القائمة، فاستخدم مربع البحث للعثور عليه. حدد "إضافة".

    ملاحظة

    يجب أن يكون لديك أذونات إدارة القائمة أو حقوق التحرير لمكتبة المستندات التي تقوم بتطبيق النموذج عليها.

  3. بعد تحديد الموقع، حدد مكتبة المستندات التي تريد تطبيق النموذج عليها.

  4. نظرا لاقتران النموذج بنوع محتوى، عند تطبيقه على المكتبة، سيضيف نوع المحتوى وعرضه مع التسميات التي قمت باستخراجها والتي تظهر كأعمدة. طريقة العرض هذه هي طريقة العرض الافتراضية للمكتبة بشكل افتراضي، ولكن يمكنك اختيار أن لا تكون طريقة العرض الافتراضية اختياريا عن طريق تحديد الإعدادات المتقدمة ومسح خانة الاختيار "تعيين طريقة العرض الجديدة" هذه كخانة اختيار افتراضية .

  5. حدد "إضافة " لتطبيق النموذج على المكتبة.

  6. في صفحة النماذج > Contract، في المكتبات التي تتضمن قسم النموذج هذا، سترى عنوان URL لموقع SharePoint مدرجا.

    لقطة شاشة للصفحة الرئيسية للعقد تعرض المكتبات مع قسم النموذج هذا.

  7. ضمن إعدادات الإعدادات > Library:

    • أضف عمودا يسمى "الحالة " وحدد "اختيار " كنوع العمود.
    • تطبيق القيم " In review" و "Approved" و" Rejected ".

بعد تطبيق النموذج على مكتبة المستندات، يمكنك البدء في تحميل المستندات إلى الموقع ورؤية النتائج.

الخطوة التالية

الخطوة 2. استخدام Microsoft Teams لإنشاء قناة إدارة العقود