نهج انتهاء صلاحية المجموعة Microsoft 365
مع زيادة استخدام مجموعات Microsoft 365 Microsoft Teams، يحتاج المسؤولون والمستخدمون إلى طريقة لتنظيف المجموعات والفرق غير المستخدمة. يمكن أن يساعد نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365 في إزالة المجموعات غير النشطة من النظام وجعل الأمور أكثر نظافة.
عند انتهاء صلاحية مجموعة، يتم أيضا حذف جميع خدماتها المقترنة (علبة البريد و Planner SharePoint الموقع والفريق وما إلى ذلك).
عندما تنتهي صلاحية مجموعة، يتم "حذفها مبدئيا" مما يعني أنه لا يزال من الممكن استردادها لمدة تصل إلى 30 يوما.
يمكن للمسؤولين تحديد فترة انتهاء الصلاحية وسيتم حذف أي مجموعة غير نشطة تصل إلى نهاية تلك الفترة ولم يتم تجديدها. (يشمل ذلك الفرق المؤرشفة.) تبدأ فترة انتهاء الصلاحية عند إنشاء المجموعة، أو في تاريخ آخر تجديد لها. سيتم إرسال بريد إلكتروني تلقائيا لمالكي المجموعة قبل انتهاء الصلاحية يسمح لهم بتجديد المجموعة لفاصل زمني آخر لانتهاء الصلاحية. سيشاهد المستخدمون Teams إعلامات مستمرة في Teams.
يتم تجديد المجموعات التي يتم استخدامها بشكل نشط تلقائيا. سيقوم أي من الإجراءات التالية تلقائيا بتشغيل مجموعة:
- SharePoint - عرض الملفات أو تحريرها أو تنزيلها أو نقلها أو مشاركتها أو تحميلها. (لا يتم حساب عرض صفحة SharePoint كإجراء للتجديد التلقائي.)
- Outlook - الانضمام إلى المجموعة أو تحريرها وقراءة رسالة المجموعة أو كتابتها من المجموعة وتسجيل الإعجاب برسالة (Outlook على ويب).
- Teams - تفضل بزيارة قناة الفرق.
- Yammer - عرض منشور داخل مجتمع Yammer أو بريد إلكتروني تفاعلي في Outlook.
- النماذج - عرض النماذج أو إنشائها أو تحريرها أو إرسال استجابة إلى نموذج.
هام
عند تغيير نهج انتهاء الصلاحية، تعيد الخدمة حساب تاريخ انتهاء الصلاحية لكل مجموعة. يبدأ دائما العد من تاريخ إنشاء المجموعة، ثم يطبق نهج انتهاء الصلاحية الجديد.
من المهم معرفة أن انتهاء الصلاحية متوقف عن التشغيل بشكل افتراضي. يجب على المسؤولين تمكينه لمؤسستهم إذا أرادوا استخدامه.
ملاحظة
يتطلب تكوين نهج انتهاء الصلاحية واستخدامه لمجموعات Microsoft 365 امتلاك تراخيص Azure AD Premium لأعضاء جميع المجموعات التي يتم تطبيق نهج انتهاء الصلاحية عليها وليس بالضرورة تعيينها. لمزيد من المعلومات، راجع بدء استخدام Azure Active Directory Premium.
روبوت Who يمكن تكوين نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365 واستخدامه؟
| دور | ما يمكنهم القيام به |
|---|---|
| Office 365 المسؤول العام (في Azure، مسؤول الشركة)، مسؤول المستخدم | إنشاء إعدادات نهج انتهاء صلاحية مجموعات Microsoft 365 أو قراءتها أو تحديثها أو حذفها. |
| User | تجديد مجموعة Microsoft 365 التي يمتلكونها أو استعادتها |
كيفية تعيين نهج انتهاء الصلاحية
كما هو موضح أعلاه، يتم إيقاف تشغيل انتهاء الصلاحية بشكل افتراضي. سيتعين على المسؤول تمكين نهج انتهاء الصلاحية وتعيين خصائصه لكي يدخل حيز التنفيذ. لتمكينه، انتقل إلى Azure Active DirectoryGroupsExpiration > > . هنا يمكنك تعيين مدة بقاء المجموعة الافتراضية وتحديد مدى التقدم الذي تريد أن تنتقل به إعلامات انتهاء الصلاحية الأولى والثانية إلى مالك المجموعة.
يتم تحديد مدة بقاء المجموعة بالأيام ويمكن تعيينها إلى 180 أو 365 أو إلى قيمة مخصصة تحددها. يجب أن تكون القيمة المخصصة 30 يوما على الأقل.
إذا لم يكن لدى المجموعة مالك، فستنتقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بانتهاء الصلاحية إلى المسؤول المحدد.
يمكنك تعيين النهج لكافة المجموعات، أو المجموعات المحددة فقط (ما يصل إلى 500)، أو إيقاف تشغيله تماما عن طريق تحديد "بلا". لاحظ أنه لا يمكنك حاليا الحصول على نهج مختلفة لمجموعات مختلفة.
كيفية عمل انتهاء الصلاحية مع نهج الاستبقاء
إذا قمت بإعداد نهج استبقاء للمجموعات في مركز الأمان والتوافق، فإن نهج انتهاء الصلاحية يعمل بسلاسة مع نهج الاستبقاء. عند انتهاء صلاحية المجموعة، يتم الاحتفاظ بمحادثات علبة بريد المجموعة وملفاتها في موقع المجموعة في حاوية الاستبقاء لعدد محدد من الأيام المحددة في نهج الاستبقاء. ومع ذلك، لن يرى المستخدمون المجموعة أو محتواها بعد انتهاء الصلاحية.
كيف ومتى يتعلم مالك المجموعة ما إذا كانت مجموعاته ستنتهي صلاحيتها
سيتم إعلام مالكي المجموعة عبر البريد الإلكتروني فقط. إذا تم إنشاء المجموعة عبر Planner أو SharePoint أو أي تطبيق آخر، فستتم إعلامات انتهاء الصلاحية دائما عبر البريد الإلكتروني. إذا تم إنشاء المجموعة عبر Teams، فسيتلقى مالك المجموعة إعلاما للتجديد من خلال قسم النشاط. لا ينصح بتمكين انتهاء الصلاحية على مجموعة إذا لم يكن لدى مالك المجموعة عنوان بريد إلكتروني صالح.
قبل 30 يوما من انتهاء صلاحية المجموعة، سيتلقى مالكو المجموعة (أو عناوين البريد الإلكتروني التي حددتها للمجموعات التي لا تملك مالكا) رسالة بريد إلكتروني تسمح لهم بتجديد المجموعة بسهولة. إذا لم يتم تجديده، فسيتلقى بريدا إلكترونيا آخر للتجديد قبل 15 يوما من انتهاء الصلاحية. إذا لم يتم تجديده بعد، فسيتلقى إعلام بريد إلكتروني آخر في اليوم السابق لانتهاء الصلاحية.
إذا لم يجدد أحد المالكين أو المسؤولين المجموعة قبل انتهاء صلاحيتها لسبب ما، فلا يزال بإمكان المسؤول استعادة المجموعة لمدة تصل إلى 30 يوما بعد انتهاء الصلاحية. للحصول على التفاصيل، راجع: استعادة مجموعة Microsoft 365 محذوفة.
أرشفة محتويات المجموعة
إذا كانت لديك مجموعة لم تعد تخطط لاستخدامها، ولكنك تريد الاحتفاظ بمحتواها، فراجع مجموعات الأرشيف والفرق Yammer للحصول على معلومات حول كيفية تصدير المعلومات من خدمات المجموعات المختلفة.
المواضيع ذات الصلة
الملاحظات
إرسال الملاحظات وعرضها المتعلقة بـ