استخدام قوالب Word لإنشاء مستندات قياسية

بعد إنشاء قوالب Office Word واستيرادها إلى تطبيقات مشاركة العميل (وهي Dynamics 365 Sales وDynamics 365 Customer Service وDynamics 365 Field Service وDynamics 365 Project Service Automation) بنقرة واحدة، بإمكان المستخدمين إنشاء مستندات قياسية تتم تعبئتها بشكل تلقائي بالبيانات. تتضمن هذه الميزة بعض الاعتبارات الخاصة التي يجب أن تعرفها حول كيفية إنشاء قوالب Word بشكل ناجح.

تحذير

هناك مشكلة معروفة عند إنشاء قوالب في Word. هذا الموضوع يحتوي على معلومات حول كيفية منع التفاعلات التي من المحتمل أن تزعزع استقرار Word. راجع: مهم! مشكلة معروفة وكيفية تجنبها

فيما يلي إصدارات Word المدعومة.

منطقة	إصدار Word
إنشاء قالب Word	2013، 2016
استخدام مستند Word تم إنشاؤه في تطبيقات مشاركة العميل	2010، 2013، 2016

ملاحظة

مستندات Word التي تم تمكين ماكرو لها (docm.) غير مدعومة.

اتبع الخطوات في هذا الموضوع لإنشاء قوالب Word واستخدامها في تطبيقات مشاركة العميل.

الخطوة 1: إنشاء قالب Word

المكان حيث يمكنك إنشاء قالب

هناك ثلاثة أماكن في تطبيقات مشاركة العميل حيث يمكنك إنشاء قالب Word:

• من صفحة الإعدادات. انتقل إلى الإعدادات‏‎ > القوالب‏‎ > قوالب المستندات > جديد‏‎(). سوف تحتاج إلى أذونات كافية للوصول إلى صفحة الإعدادات، مثل مسؤول النظام أو مخصص النظام.

• من سجل. افتح سجلاً كحساب في Sales. انتقل إلى Sales > Client_Accounts > الحسابات النشطة الخاصة بي‬. انقر فوق أحد الحسابات لفتحه، ثم انقر فوق المزيد (…) > قوالب Word > إنشاء قالب Word. القوالب التي تم إنشاؤها هنا هي قوالب شخصية ومتوفرة فقط للمستخدم الذي أنشأ القالب.

• من قائمة سجلات. على سبيل المثال، انتقل إلى Sales > Client_Accounts > الحسابات النشطة الخاصة بي. حدد حسابًا واحدًا، ثم انقر فوق المزيد (…) > قوالب Word > إنشاء قالب Word.

  

تلميح

لحذف قوالب المستندات الشخصية، قم بما يلي:

1. انقر فوق "بحث متقدم"().
2. في البحث عن، حدد قوالب المستندات الشخصية.
3. انقر فوق النتائج (!).
4. حدد قالب المستند الشخصي الذي تريد حذفه، ثم انقر فوق حذف ().

لتحديث القوالب، احذف القالب ثم قم بتحميل إصدار محدث من هذا القالب.

بعد النقر فوق إنشاء قالب Word، حدد كيانًا تريد استخدامه للتصفية، ثم انقر فوق قالب Word > تحديد كيان.

تظهر صفحة تحديد العلاقة.

ما هي العلاقات ‎1:N و‎N:1 وN:N؟

تتطلب هذا الشاشة فهم بنية بياناتك في تطبيقات مشاركة العميل. بإمكان المسؤول أو المخصص توفير معلومات حول العلاقات بين الكيانات. لمحتوى المسؤول، راجع: ‏‫نظرة عامة على علاقات الكيانات‬.

فيما يلي بعض الأمثلة حول علاقات كيان الحساب.

العلاقة	الوصف
	قد يكون هناك جهات اتصال متعددة لحساب.
	قد يكون هناك حسابات متعددة لعميل متوقع أو حساب أو جهة اتصال.
	قد يكون هناك قوائم تسويق متعددة لحساب. قد يكون هناك حسابات متعددة لقائمة تسويق.

تحدد العلاقات التي تختارها على هذه الشاشة الكيانات والحقول التي ستتوفر لاحقًا عند تعريف قالب Word. حدد فقط العلاقات التي تحتاج إليها لإضافة بيانات إلى قالب Word.

ملاحظة

للتأكد من تنزيل المستندات في الوقت المناسب، يوجد حد أعلى من 100 على عدد السجلات ذات الصلة المرتجعة لكل علاقة. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتصدير قالب لحساب، وتحتاج إلى تضمين قائمة جهات الاتصال الخاصة به، فسيرجع المستند على الأكثر 100 من جهات اتصال الحساب.

تنزيل القالب

انقر فوق تنزيل قالب‬ على صفحة تحديد كيان لإنشاء ملف Word على الكمبيوتر المحلي مع تضمين الكيان المصدّر كبيانات XML.

هام

لا يمكن استخدام قالب المستند الذي تم تنزيله من أحد البيئات إلا داخل تلك البيئة. لا يتم حاليًا دعم الترحيل من بيئة إلى بيئة لقوالب Word أو Excel.

الخطوة 2: تمكين علامة تبويب المطور

افتح ملف قالب Word. في هذه المرحلة، يظهر المستند فارغًا.

لمشاهدة وإضافة بيانات XML لتطبيقات مشاركة العميل، يجب تمكين علامة تبويب المطور في Word.

1. انتقل إلى ملف > خيارات > تخصيص الشريط، ثم قم بتمكين المطور.

   

2. انقر على موافق.

   تظهر الآن علامة تبويب المطور في شريط Word.

   

مهم! مشكلة معروفة وكيفية تجنبها

هناك مشكلة معروفة تتعلق بالقوالب التي يتم إنشاؤها في تطبيقات مشاركة العميل وهي قوالب Word وOffice Word. في القسم التالي، ستضيف حقول عنصر تحكم محتوى XML إلى قالب Word.

تحذير

هناك بعض الأمور التي يمكنها أن تؤدي إلى تجميد Word، مما يتطلب منك استخدام مدير المهام لإيقاف Word:

• تقوم بإدراج عنصر تحكم محتوى آخر بخلاف صورة أو نص عادي.
• تقوم بإجراء تغيير نصي، مثل تغيير الأحرف الكبيرة أو إضافة نص، إلى عنصر تحكم محتوى. قد تحدث هذه التغييرات من خلال "التصحيح التلقائي" بالإضافة إلى عمليات التحرير التي يقوم بها المستخدم. بشكل افتراضي، تقوم ميزة التصحيح التلقائي في Word بتطبيق الأحرف الكبيرة على الجمل. عندما تضيف حقل عنصر تحكم المحتوى، يعتبر Word ذلك جملة جديدة وسيطبق الأحرف الكبيرة عليها عند نقل التركيز بعيدًا عن الحقل.

لمنع حدوث مشاكل تتعلق بحقول عنصر التحكم، قم بما يلي:

إضافة الحقول فقط كنص عادي أو صورة

1. إنك تستخدم جزء تعيين XML لإضافة حقول كيان إلى قالب Word. تأكد من إضافة الحقول فقط بصيغة نص عادي أو صورة.

   

عدم إجراء أية تغييرات نصية إلى عنصر تحكم المحتوى المضاف

1. يمكنك إجراء تغييرات تتعلق بالتنسيق في حقول عنصر تحكم المحتوى، مثل تطبيق التنسيق الغامق على النص، ولكن دون إجراء تغييرات نصية أخرى، بما في ذلك التغييرات في حالة الأحرف.

   

   إذا واجهت حالة أدت إلى تجميد Word أو إلى انخفاض في أدائه، فحاول إيقاف تشغيل "التصحيح التلقائي".

إيقاف تشغيل التصحيح التلقائي

1. مع فتح ملف قالب في Word، انتقل إلى ملف > خيارات > تدقيق > خيارات التصحيح التلقائي.

   

2. قم بإلغاء تحديد الكتابة بحرف كبير في بداية الجمل و استخدام الاقتراحات تلقائياً من مدقق الإملاء.

   

3. قم بإلغاء تحديد الواصلات (--) بالشرطة (—) على علامتي التبويب تنسيق تلقائي و تنسيق تلقائي أثناء الكتابة.

4. انقر فوق موافق.

   إذا اتبعت التوصيات الواردة أعلاه، تكون جاهزًا لتعريف قالب Word.

الخطوة 3: تعريف قالب Word

استخدم جزء تعيين XML لتعريف قالب Word بواسطة حقول الكيان.

1. في قالب Word، انقر فوق المطور > جزء تعيين XML.

   

   يتم تحديد مخطط XML الافتراضي.

   

2. حدد مخطط XML. سوف يبدأ بـ “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   هام

   إذا أدت عمليات تحرير عرضية متكررة إلى تجميد Word أو إلى حدوث تراجع في أدائه، فتأكد من إيقاف تشغيل خيارات التصحيح التلقائي بحسب ما ورد في القسم: "مشكلة معروفة وكيفية تجنبها‬".

3. وسّع الكيان، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق حقل الكيان، ثم فوق إدراج عنصر تحكم محتوى > نص عادي.

   

   يُضاف حقل الكيان إلى قالب Word.

   

   أضف حقول كيان إضافية وتسميات وصفية ونص ثم نسّق المستند.

   قد يبدو القالب المكتمل كما يلي:

   

   قد تتضمن بعض حقول عنصر تحكم المحتوى التي أدخلتها عدة أسطر من البيانات. على سبيل المثال، هناك أكثر من جهة اتصال واحدة للحسابات. لتضمين كافة البيانات في قالب Word، عيّن عنصر تحكم المحتوى بحيث يتكرر.

تعيين حقول عنصر تحكم المحتوى بحيث تتكرر

1. ضع الحقول ذات بيانات متكررة في صف جدول.

2. حدد صف الجدول بأكمله في القالب.

   

3. في جزء تعيين XML، انقر بزر الماوس الأيمن فوق العلاقة التي تحتوي على حقول عنصر تحكم المحتوى, ثم انقر فوق تكرار.

   

   عند استخدام قالب Word في تطبيقات مشاركة العميل لإنشاء مستند، سيتم ملء الجدول بواسطة عدة صفوف من البيانات.

   عندما يحتوي القالب على الحقول والتنسيقات المطلوبة، احفظه وحمّله إلى تطبيقات مشاركة العميل.

الخطوة 4: تحميل قالب Word إلى تطبيقات مشاركة العميل

عندما يتم إنشاء قالب Word بالطريقة التي تريدها، احفظه بحيث يمكنك تحميله إلى تطبيقات مشاركة العميل.

يتوقف الوصول إلى قالب Word الذي أنشأته حديثًا على كيفية تحميله وعلى الوصول الممنوح لدور الأمان. احرص على مراجعة استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى القوالب.

بإمكان المسؤولين استخدام صفحة الإعدادات لتحميل قالب Word إلى تطبيقات مشاركة العميل. يتوفر قالب تم تحميله في الإعدادات لكافة المستخدمين في مؤسستك.

للمسؤولين: تحميل قالب Word إلى تطبيقات مشاركة العميل

1. انتقل إلى الإعدادات > القوالب > قوالب المستند.

2. انقر فوق تحميل قالب.

3. اسحب ملف Word في مربع الحوار أو استعرض وصولاً إلى الملف.

   

4. انقر فوق تحميل.

   بإمكان مستخدمين من غير المسؤولين تحميل قالب لاستخدامهم الخاص من قائمة سجلات.

للمستخدمين من غير المسؤولين أو المسؤولين الراغبين في إنشاء قالب شخصي: تحميل قالب Word إلى تطبيقات مشاركة العميل

1. افتح صفحة تتضمن قائمة سجلات، على سبيل المثال، قائمة حسابات العملاء في Sales.

2. حدد عنصرًا واحدًا كحساب مثلاً، ثم انقر فوق المزيد (…) > قوالب Word > إنشاء قالب Word.

3. انقر فوق قالب Word > تحميل.

   

4. اسحب ملف Word في مربع الحوار أو استعرض وصولاً إلى الملف.

5. انقر فوق تحميل.

الخطوة 5: إنشاء مستند من قالب Word

لاستخدام قالب Word الذي أنشأته، قم بما يلي:

1. افتح سجلاً بالمعلومات المطلوبة لإنشاء مستند. على سبيل المثال، افتح سجل حساب عميل في Sales.

2. انقر فوق المزيد (…) > قوالب Word، ثم ضمن قوالب Word حدد القالب الذي قمت بإنشائه.

   في حالة عدم ظهور القالب الذي قمت بإنشائه، هناك احتمالان:

   1. سيتم عرض فقط القوالب التي تم إنشاؤها لنوع السجل المحدد (كيان). على سبيل المثال، إذا قمت بفتح سجل فرصة، فلن تشاهد قالبًا قمت بإنشائه باستخدام كيان الحساب.

   2. تحتاج إلى تحديث تطبيقات مشاركة العميل لرؤية القالب. يمكنك بتحديث المستعرض أو إغلاق تطبيقات مشاركة العميل وإعادة فتحها.

   وبعد تحديد قالب Word، تنشئ تطبيقات مشاركة العميل مستند Word من السجل الذي حددته.

تجربة قوالب Word النموذجية

هناك خمسة قوالب Word مضمنة مع تطبيقات مشاركة العميل.

تم إنشاء قوالب Word النموذجية باستخدام نوع سجل معين (كيان). ستتمكن من تطبيق القالب فقط على سجلات من نوع السجل نفسه.

الاسم	الكيان
ملخص فرصة المبيعات المحتملة	الفرصة (منطقة Sales)
ملخص الحملة	الحملة (منطقة التسويق)
ملخص الحالة	الحالة (منطقة الخدمة)
الفاتورة	الفاتورة (منطقة Sales)
ملخص الحساب	حساب العميل (مناطق Sales وService وMarketing)

لتطبيق قالب Word نموذجي

1. افتح سجلاً يتضمن معلومات بنوع الكيان الذي يطابق القالب النموذجي. على سبيل المثال، افتح سجل حساب عميل في Sales لتطبيق قالب ملخص الحساب.

2. انقر فوق المزيد (…) > قوالب Word، ثم ضمن قوالب Word حدد القالب النموذجي.

   افتح قالب Word الذي أنشأته حديثًا وألقِ نظرة عليه.

ملاحظة

يمكنك مراجعة القوالب المضمنة في تطبيقات مشاركة العميل ولكن لا يمكنك تحريرها.

اعتبارات إضافية

استخدام أدوار الأمان للتحكم في الوصول إلى قوالب

بإمكان المسؤولين التحكم في الوصول إلى قوالب Word مع بعض التفاصيل. على سبيل المثال، يمكنك منح البائعين حق الوصول للقراءة ولكن ليس حق الوصول للكتابة إلى قالب Word.

1. انقر فوق الإعدادات > الأمان > أدوار الأمان.

2. اختر دورًا، ثم انقر فوق علامة التبويب "إدارة الأعمال".

3. حدد قالب المستند لتعيين حق الوصول إلى القوالب للمؤسسة بأكملها. حدد قالب المستند الشخصي للقوالب المشتركة مع مستخدمين فرديين.

4. انقر فوق الدوائر لضبط مستوى الوصول.

   

لا تظهر القوائم في المستندات التي تم إنشاؤها بنفس ترتيب السجلات

قد لا تظهر قوائم السجلات التي تم إنشاؤها من قالب مخصص بالترتيب نفسه في مستندات Word كما في تطبيقات مشاركة العميل. يتم سرد السجلات حسب وقت وتاريخ إنشائها.

راجع أيضًا

تحليل بياناتك باستخدام قوالب Excel

استكشاف الأخطاء وإصلاحها‬ في قوالب Word

ملاحظة

هل يمكنك إخبارنا عن تفضيلات لغة التوثيق الخاصة بك؟ شارك في استطلاع قصير. (يرجى ملاحظة أن هذا الاستطلاع باللغة الإنجليزية)

سيستغرق الاستطلاع حوالي سبع دقائق. لا يتم جمع أي بيانات شخصية (بيان الخصوصية).