الأمان والخصوصية في المواضيع

  • مقالة

تستخدم الموضوعات ميزات أمان المحتوى الموجودة في Microsoft 365، جنبا إلى جنب مع عناصر التحكم الإدارية، للتحكم في المحتوى الذي تم إنشاؤه الذكاء الاصطناعي للمستخدمين في مؤسستك. إنه مزيج من إعدادات أمان Microsoft 365 (أذونات للمواقع والملفات والمجلدات) وإعدادات مسؤول المواضيع التي تحدد ما يمكن لمستخدم معين رؤيته في الموضوعات.

لا يؤدي إعداد المواضيع إلى تعديل أي عناصر تحكم وصول موجودة على المحتوى في مؤسستك. يمكن للمستخدمين فقط معرفة ما لديهم حق الوصول إليه بالفعل.

ملاحظة

قد لا يرى المستخدمون كل شيء تسمح لهم به الإعدادات المذكورة سابقا. تحدد درجات الموضوعوحالة الموضوع أيضا ما يراه المستخدمون.

توضح هذه المقالة كيفية عمل الموضوعات من منظور الأمان والخيارات التي يجب على المسؤولين ومديري المعرفة التحكم في رؤية الموضوع. اقرأ هذه المقالة كجزء من التخطيط للمواضيع.

يجب أن تكون على دراية بالمواضيعومركز المواضيع وكيفية العمل مع الموضوعات في مركز المواضيع قبل قراءة هذه المقالة.

ما يمكن للمستخدمين رؤيته في الموضوعات

لمشاهدة الموضوعات، يجب على المستخدم:

يمنح هذان الأمران المستخدمين إمكانية الوصول إلى مركز المواضيع ويسمحان لهم برؤية تجارب الموضوع في Microsoft 365.

بالإضافة إلى ذلك، يمتلك المساهمون في الموضوع أذونات إنشاء وتحرير للمواضيع، ويمكن لمديري المعرفة تأكيد الموضوعات أو إزالتها.

عند اكتشاف موضوع لأول مرة، يمكن لمديري المعرفة رؤيته في مركز المواضيع. اعتمادا على اكتمال الموضوع وملاءمته، قد يرى عارضو الموضوع الموضوع أو لا يرونه في بطاقات الموضوع.

يمكن أن تحتوي الموضوعات على معلومات تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي ومعلومات تمت إضافتها أو تحريرها من قبل المساهمين في الموضوع أو مديري المعرفة.

  • المعلومات في موضوع تمت إضافته بواسطة الذكاء الاصطناعي مرئية فقط للأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى المحتوى المصدر.
  • النص الذي تمت إضافته أو تحريره يدويا من قبل مساهم في الموضوع أو مدير المعرفة مرئي لكل شخص يمكنه رؤية الموضوع.

يمكن لمشاهدي الموضوع والمساهمين رؤية قائمة الموضوعات المؤكدة والمنشرة في مركز المواضيع، ولكن تفاصيل الموضوع التي يمكن لشخص معين رؤيتها تعتمد على الأذونات التي يمتلكونها للمواد المصدر وما إذا كان قد تم تحرير الموضوع يدويا.

يصف الجدول التالي ما يمكن للمستخدمين - عارضي المواضيع والمساهمين ومديري المعرفة - رؤيته في موضوع معين بناء على أذوناتهم.

عنصر الموضوع ما يمكن للمستخدمين رؤيته
اسم الموضوع يمكن للمستخدمين رؤية اسم الموضوع للمواضيع في مركز المواضيع. قد لا تكون بعض الموضوعات مرئية إذا لم يكن لدى المستخدمين أذونات للمحتوى المصدر أو لديهم صلة منخفضة بالمستخدم.
وصف الموضوع تكون الأوصاف التي تم إنشاؤها الذكاء الاصطناعي مرئية فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات للمحتوى المصدر. تكون الأوصاف التي تم إدخالها أو تحريرها يدويا مرئية لجميع المستخدمين.
الأشخاص الأشخاص الذين تم تثبيتهم مرئيون لجميع المستخدمين. الأشخاص المقترحون مرئيون فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات للمحتوى المصدر.
الملفات الملفات مرئية فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات للمحتوى المصدر.
صفحات الصفحات مرئية فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات للمحتوى المصدر.
مواقع المواقع مرئية فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات للمحتوى المصدر.

البيانات الشخصية والخاصة للمستخدمين

لا تكتشف المواضيع سوى المواضيع في مواقع SharePoint التي تحددها. لا يتم تضمين التخزين الشخصي للمستخدمين مثل البريد الشخصي أو OneDrive.

أفضل الممارسات

تقدم الموضوعات معلومات للمستخدمين استنادا إلى أذوناتهم الحالية للمحتوى. يوفر Microsoft 365 مجموعة متنوعة من الطرق لضمان تقييد المحتوى الحساس للمستخدمين المناسبين. بالإضافة إلى أذونات الفريق أو الموقع القياسية، يمكنك استخدام أوصاف الحساسية أو منع فقدان البيانات لتقييد الوصول إلى المحتوى ومراجعات الوصول لمراجعة وصول المستخدم إلى المعلومات الحساسة بشكل دوري.

نوصي باستخدام هذه الأدوات للتأكد من تعيين أذونات المحتوى بشكل مناسب داخل مؤسستك. يمكن أن توفر تجارب الموضوع بعد ذلك معلومات مفيدة ومناسبة للمستخدمين.

إذا كانت هناك مواضيع تريد استبعادها بالكامل من تجارب الموضوع، يمكنك أيضا:

ملاحظة

قد يستغرق الموضوع، عند إزالته، ما يصل إلى 24 ساعة للتوقف عن الظهور للمستخدمين في مؤسستك.

بالإضافة إلى ذلك، نوصي بأفضل الممارسات التالية:

  • تعيين مديري المعرفة من مناطق مختلفة من مؤسستك. يمكن أن يساعدك وجود مديري معارف يتمتعون بخبرة متنوعة - والوصول إلى المحتوى الأساسي الذي تستخدمه الذكاء الاصطناعي - في تنظيم المعرفة الأكثر فائدة للمستخدمين وإزالة المعلومات الحساسة إذا تم العثور عليها.

  • إعداد سير عمل لطلب التغييرات. يجب أن يكون لدى مديري المعرفة أو الفريق أو مالكي المواقع عملية يمكنهم من خلالها طلب استبعاد الموضوعات أو المواقع عند بدء مشاريع جديدة داخل مؤسستك أو إذا عثروا على محتوى بإعدادات أذونات غير مناسبة.

  • كن على دراية بالجمهور وحساسية المعلومات عند إنشاء أوصاف الموضوع. قد تكون هذه الأوصاف مرئية للمستخدمين الذين ليس لديهم أذونات للمحتوى المصدر للموضوع.

بينما يمكنك تغيير الأذونات على صفحات الموضوع الفردية لتضييق نطاق الوصول إلى مجموعة معينة من المستخدمين، لا نوصي بهذا الأسلوب بسبب الدرجة العالية من الجهد الإداري المطلوب.