Share via

البدء في اعتماد المواضيع

  • مقالة

قبل البدء في الاعتماد، تحتاج إلى فهم المفاهيم المتضمنة في إدارة المعرفة والموضوعات. يوضح الرسم التخطيطي التالي ما يحدث أثناء اكتشاف الموضوع وتكوينه:

رسم بنية المواضيع.

  • الاكتشاف: يمكن للمستخدمين اكتشاف المعرفة في التطبيقات التي يستخدمونها كل يوم من خلال بطاقات الموضوع - يمكنهم أيضا اكتشاف الموضوعات في Microsoft Search.
  • Curation: يقوم خبراء الموضوع (SMEs) بتحسين الموضوعات من خلال صفحات المواضيع، الذكاء الاصطناعي يتعلمون من مدخلاتهم. يحتوي مركز المواضيع على صفحات مواضيع يمكن للمستخدمين استكشافها ويمكن للخبراء إدارتها.
  • التعريف: باستخدام Microsoft Graph والذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) يتم تحديد الأشخاص (الموضوعات والمهارات وما إلى ذلك) وتنظيمهم تلقائيا في مواضيع ذات صلة. تتم فهرسة محتوى SharePoint بمحتوى الأمان.
  • الملحق: باستخدام موصلات محتوى Microsoft Graph (قريبا)، يمكنك استيعاب المعرفة من الخدمات الخارجية ومستودعات البيانات.

لمزيد من المعلومات، يمكنك مراجعة النظرة العامة لمقدمة.

ضع في اعتبارك ما يلي:

  • يتم تحسين اكتشاف الموضوع عند توفر المزيد من المحتوى.
  • يتم الاحتفاظ بأمان بياناتك وخصوصيتها وموقعها على الرغم من تقديم المعلومات في تجربة جديدة.
  • يحتاج المستخدمون إلى ترخيص لعرض المواضيع.
  • الاكتشاف في البداية على محتوى اللغة الإنجليزية.

للمساعدة في التحضير، فكر في هذه الأسئلة:

  • ما المحتوى الذي يجب استخدامه لاكتشاف الموضوع؟
  • من سيدير الموضوعات؟
  • من سيشاهد بطاقات الموضوع وأهم النقاط؟
  • ما هي الموضوعات المتوقعة؟

راجع قائمة المتطلبات الأساسية هذه لتحقيق أقصى استفادة من المواضيع:

المنتج أو الميزة الوصف
SharePoint Online مع صفحات SharePoint الحديثة يتضمن استخراج المواضيع محتوى على مواقع SharePoint فقط، ولا يمكن عرض بطاقات المواضيع إلا على الصفحات الحديثة.
Microsoft Graph يمكنك التحكم فيما إذا كانت الموضوعات مضمنة أو مستبعدة من البحث أو Delve باستخدام إعدادات Microsoft Graph.

التخطيط للتبني

للتخطيط لاعتماد المواضيع، تحتاج إلى:

رسم بياني يوضح خطوات التخطيط لاعتماده.

  1. خطط للنهج والسيناريوهات المستهدفة:

  2. Engage مؤسستك:

    • حدد مجموعات الأعمال وفرق الأعمال التي تحتاج إلى المشاركة وقم بمحاذاتها مع السيناريوهات التي تخطط لها.
    • ابدأ التفكير في كيفية إشراك بعض المستخدمين الأوائل للحصول على ملاحظات نقدية مبكرة حتى تتمكن من التكرار للوصول إلى أفضل حل.
    • ابدأ في بناء المجتمع وفكر في كيفية استخدام المجموعات المختلفة في مؤسستك للمواضيع.

  3. تدريب مؤسستك: سيفهم معظم الأشخاص مفهوم الموضوعات بطريقة بديهية وكيفية تجميع بطاقات المواضيع للمعلومات ذات الصلة وفهم القيمة ورؤيتها. ولكن قد ترغب في إنشاء تدريب مصمم خصيصا لثقافتك ومؤسستك، لإظهار كيفية استخدام المواضيع. بعض موارد التدريب:

  4. إنشاء شبكة بطلة:

    • قد يكون لديك مجتمعات الممارسة أو شبكات الأبطال موجودة بالفعل. هذه الشبكات هي طرق رائعة للتواصل الاجتماعي والتبشير والحصول على الأقران المشاركة في مساعدة بعضها البعض. ويمكنهم مشاركة قصص النجاح، والتي يمكن أن تكون قيمة. يمكنهم تقديم المشورة وتوليد الإثارة.

  5. عرض المزيد من الموارد على موقع الاعتماد.

السيناريوهات المستهدفة

حدد الطريقة التي تريد بها استخدام المواضيع في مؤسستك بحيث يمكنك استخدامها بنجاح. فيما يلي بعض السيناريوهات التي يمكن أن تساعد فيها إدارة المعرفة والموضوعات مؤسستك:

  • إعداد الدور & التدريب: يعد فهم مصطلحات المؤسسة الجديدة والمشاريع الرئيسية والثقافة خطوات مهمة في الإعداد. يمكن أن يساعد الاكتشاف السهل للمواضيع الموظفين الجدد على زيادة الوظائف أو الأدوار أو المشاريع الجديدة بسرعة.
  • البحث عن الخبرات ومشاركة المعلومات: عندما تتم إدارة المواضيع ومشاركتها، يمكن للأشخاص في مؤسستك العثور على المعلومات والخبراء بسهولة أكبر لمساعدتهم في عملهم اليومي.
  • اتخاذ القرارات الموسعة وتحسين الوقت للتسويق: عندما يكون الوصول إلى المعلومات والخبراء سهلا، يمكنك اتخاذ القرارات بسهولة أكبر وحلاقة المشاريع.

مثال على سيناريو إلحاق الدور

يحتاج مدير الموارد البشرية إلى توفير معلومات للموظفين الجدد لمساعدتهم على الإلحاق بسرعة بالشركة وفرقهم. يريدون توجيههم إلى الموارد والمستندات وأعضاء الفريق الصحيحين الذين سيحتاجون إلى إلحاقهم بسرعة وكفاءة. إنهم يبحثون عن حل يسمح للموظف الجديد بالعثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجها دون الحاجة إلى البحث عبر مستودعات متعددة أو مغادرة التطبيقات التي يستخدمونها بالفعل.

على سبيل المثال:

  • يقوم موظف (الأردن) بدور جديد، أو تم توظيفه حديثا ويبدأ للتو بدور. يريد الأردن المشاركة والإنتاجية في أسرع وقت ممكن. لكن الأردن يحتاج أيضا إلى المساعدة في العثور على مكان البداية.
  • قام زميل (كيم) الذي كان في الدور قبل الأردن بإنشاء صفحات مواضيع يمكن أن تساعد الموظفين الجدد وأي شخص آخر يبحث عن تلك المعلومات.
  • كان كيم من الشركات الصغيرة والمتوسطة وكان لديه أذونات لإلقاء نظرة على صفحات المواضيع غير المؤكدة. تعد صفحات المواضيع غير المؤكدة نقاط بداية رائعة لما اكتشفه الذكاء الاصطناعي وأنشأته، وتمكنت كيم من تحريرها لإضافة موارد الخبراء والتعريفات وتثبيت الموارد الأخرى.
  • بينما يقرأ الأردن منشورا جديدا على SharePoint، فإنه يرى موضوعا مميزا، ويمرر فوقه للحصول بسرعة على تعريف للمصطلح ومن يمكنه الاتصال بمزيد من الأسئلة. من قبل، ربما كان على الأردن البحث عن هذه المعلومات والاتصال بالزملاء لمعرفة من يسأل عن شيء ما.
  • يمكن أن يكون الكشف عن هذه المعلومات من خلال الموضوعات قويا. على الرغم من أن هذه المعلومات قد تكون متوفرة من قبل، فقد تكون منعزلة ويصعب العثور عليها. كما أن جلبها إلى التطبيقات التي يستخدمها الأردن ومساعدتهم في العثور على هؤلاء الخبراء يمكن أن يدفعهم إلى الشعور بالمشاركة والمجتمع. كما يمكن أن يساعدهم على الشعور بمزيد من التمكين عند التعامل مع الدور الجديد.

عند أتمتة هذا السيناريو، يمكنك التأكد من ما يلي:

  • يمكن للموظفين الجدد الاتصال بسرعة بالأشخاص المناسبين في المشاريع الصحيحة.
  • يتمتع الموظفون الجدد بإمكانية الوصول الفوري إلى أحدث معلومات المشروع ضمن تدفق عملهم.
  • يتم تقليل أوقات البحث بشكل كبير.
  • يتم تقليل أوقات الإعداد بشكل كبير.

مثال على سيناريو لمركز اتصال العملاء

يمكنك تمكين خدمة العملاء من العثور بسرعة على الملفات والخبراء للمساعدة في الأسئلة الضريبية غير العادية وتوثيق الإجابة للآخرين بسرعة للوصول بسهولة إلى المواضيع.

على سبيل المثال، يحتاج ممثل الدعم إلى العثور بسرعة على قاعدة معارف المقالات والمستندات والنهج حتى يتمكنوا من دعم العملاء. يريدون العثور على المعلومات المناسبة في الوقت المناسب، دون الحاجة إلى التدقيق يدويا من خلال العديد من قواعد البيانات أو المستودعات أو التطبيقات أو إرسال مكالمة. ويبحثون عن حل يسمح لهم بالبقاء ضمن نهج وأنظمة وإرشادات المطالبة الرئيسية بالوصول والوصول في تدفق محادثاتهم، حتى يتمكنوا من الرد بسرعة على الأسئلة وتحديث الحالة.

عند أتمتة هذا السيناريو باستخدام Topics، يمكنك التأكد من ما يلي:

  • يتم تقليل أوقات مكالمة الدعم.
  • يتم تقليل التصعيدات إلى دعم المستوى الثاني والثالث.
  • يتم تقليل عدد عمليات رد الاتصال في حالة معينة.
  • يزداد رضا العملاء.

تحديد أولويات السيناريوهات

بعد تحديد السيناريوهات الخاصة بك، يمكنك تحديد أولويات السيناريوهات:

إحدى الطرق لتحديد أولوياتها هي رسم السيناريوهات الخاصة بك في شبكة تظهر التأثير مقابل سهولة التنفيذ. ابحث عن السيناريوهات التي لها تأثير كبير ويسهل تنفيذها وجعلها على رأس أولوياتك. يعد التأثير المنخفض والسيناريوهات التي يصعب تنفيذها أقل أولوياتك. عندما يكون لديك فوز سريع بسيناريو عالي التأثير وسهل التنفيذ، فإنه يساعد الأشخاص على التحمس والاطلاع على إمكانيات استخدام الموضوعات.

تعتبر السيناريوهات عالية التأثير وسهلة التنفيذ ذات أولوية عالية.

اختر اثنين من السيناريوهات الرئيسية للتركيز عليها في البداية، والعمل مع المستخدمين الأوائل للحصول على بعض الملاحظات، ثم طرحها على مراحل. بهذه الطريقة يمكنك التكرار وإجراء التحسينات والحصول على ملاحظات حتى تتمكن من زيادة الاعتماد بمرور الوقت.

تحديد المساهمين

حدد أصحاب المصلحة لمشروعك. الأدوار الرئيسية هي الراعي التنفيذي ومالك النجاح والأبطال.

دور المسؤوليات اداره
الراعي التنفيذي (الرعاة) توصيل الرؤية والقيم عالية المستوى إلى الشركة القيادة التنفيذية
عميل متوقع للمشروع الإشراف على عملية تنفيذ الإطلاق والإطلاق بالكامل إدارة المشاريع
مسؤولو المعرفة إعداد المواضيع وتكوينها قسم تكنولوجيا المعلومات
مديرو المعرفة إدارة الموضوعات والإشراف على التصنيف أي قسم
مديرو التصنيف الإشراف على التصنيف أي قسم
الخبراء المتخصصون والمساهمون في الموضوع إنشاء مواضيع وأوصاف أو مراجعتها أي قسم
ابطال المساعدة في التبشير وإدارة معالجة الاعتراضات أي قسم (فريق العمل)
مسؤول المستأجر تكوين الإعدادات على مستوى المستأجر قسم تكنولوجيا المعلومات
مسؤول Power Platform تكوين بيئة Dataverse قسم تكنولوجيا المعلومات
مسؤول البحث أو المدير تكوين إعدادات البحث قسم تكنولوجيا المعلومات

في مؤسسة أكبر، قد يكون لديك أيضا عدة أشخاص في هذه الأدوار، وستحتاج إلى دفع التنسيق فيما بينهم. في شركة أصغر، قد يؤدي شخص واحد العديد من هذه الأدوار. قد تكون الأدوار المختلفة أكثر مشاركة في مراحل مختلفة من المشروع. على سبيل المثال، يشارك المسؤولون بشكل أكبر في إعداد الميزات، بينما لا يشارك الخبراء المتخصصون والأبطال حتى تبدأ في تحديد الموضوعات.

على الرغم من أننا نوصي بتنفيذ كل من هذه الأدوار طوال عملية الإطلاق، فقد تجد أنك لا تتطلب منهم جميعا البدء في الحل المحدد.

إنشاء خطة نجاح

استخدم هذه المؤشرات لقياس نجاح المواضيع في مؤسستك. اعتبِر:

  1. استخدام الموضوع:
    • مرات ظهور الموضوع
    • كمية المواضيع - تم التأكيد عليها وغير المؤكدة في قائمة الموضوعات المنسقة.
    • عدد صفحات المواضيع المنشورة.
  2. ملاحظات المستخدم النهائي من بطاقات الموضوع.
  3. إجراء استطلاعات رضا الموظفين. يجب أن تحسن الموضوعات قدرة الموظفين على العثور على المعلومات، لذا ابحث عن طرق لجمع مدخلاتهم وملاحظاتهم حول تلك التجربة.
  4. تأثير إيجابي على تحليلات البحث. نظرا إلى ظهور الموضوعات في تجربة البحث، قد ترى مع مرور الوقت معدلات أقل لعمليات البحث المهجورة لأن الأشخاص يمكنهم بسهولة أكبر العثور على الموضوعات في البحث.

إنشاء شبكة بطلة

إنشاء شبكة بطلة في مؤسستك. الأبطال مهمون لأنهم يمكنهم:

  • إنشاء دائرة تأثير داخل فرقهم
  • إدارة موضوع القيادة & الصيانة

يمكنك توظيف أبطال من أدوار مختلفة - مديرو المعرفة والخبراء المتخصصون.

تستخدم الكثير من الشبكات البطلة Viva Engage كمنصة لها. في Viva Engage، يمكن للأشخاص نشر الأسئلة والحصول على إجابات ومشاركة قصص النجاح. يمكنك الاعتماد على شبكة الأشخاص في جميع أنحاء شركتك لتقديم المشورة إلى نظرائهم وإظهار كيفية استخدام فريقهم للمواضيع حتى تتمكن الفرق الأخرى من التفكير في سيناريوهاتهم الخاصة.

تستخدم بعض المؤسسات الهاكاثونات (الرسمية أو غير الرسمية أو الظاهرية أو الشخصية) لجمع مجموعات من الأشخاص للعمل على مشروع معين. على سبيل المثال، يمكنك جمع خبراء الموضوع وجعلهم يعملون معا لتجميع مجموعة من صفحات الموضوع.

فكر كيف يمكنك التعرف على أبطالك. يمكن أن تجعل مكافأة أنشطتهم ومنحهم الاعتراف وإنشاء مجتمع جذاب الموظفين يشعرون بأنهم يساهمون في شيء مهم أثناء الحصول على شيء ما من استثماراتهم.

الآن بعد أن أصبحت جاهزا للطرح، تريد التأكد من أنك تشجع المشاركة المستمرة.

  • حافظ على مجموعات Viva Engage النشطة لأبطالك.
  • شارك قصص النجاح.
  • استضافة أحداث التفاعل بشكل دوري لمشاركة القصص أو تقديم ميزات جديدة.
  • حدد التحديات للأشخاص وقم بتشغيل المسابقات.

الخطوات التالية

عندما تكون مستعدا لطرح المواضيع، ستحتاج إلى إشراك الأشخاص.

  • ابدأ في تقديم مجموعة الميزات والحصول عليها للتفكير في سيناريوهاتها.
  • جمع أصحاب المصلحة وإنشاء سيناريوهات.
  • حرك المجتمع وفكر في كيفية تفاعلك معهم.
  • ثم أكمل خطوات التحضير. قد يكون بعضها جاهزية تقنية، وبعض الجاهزية التجارية.
  • وأخيرا، التواصل الاجتماعي وتعزيزه.
  • انضم إلى المناقشة واطلع على أحدث الأحداث في مجتمع المواضيع.