Tutorial sobre realizar una campaña de ventas

Una campaña es un tipo de actividad que implica varios contactos. Una importante parte de la configuración de una campaña implica la selección del público objetivo para la misma. Con este fin, en Business Central, creará un segmento o grupo de contactos con filtros.

Utilice estas funciones en Ventas y Marketing para planificar cuidadosamente las actividades de marketing y para administrar las interacciones con contactos y clientes. Puede crear campañas y configurar segmentos de sus contactos para envíos postales y otros tipos de interacciones con sus clientes y probables clientes.

Las funciones Campaña y Segmento con sus procesos automatizados le permitirán planificar, organizar y realizar un seguimiento de sus actividades de marketing. De este modo aumentarán las posibilidades de conseguir nuevos clientes y conservar los actuales.

Acerca de este tutorial

En este tutorial se muestra el proceso para realizar un seguimiento en una feria de muestras y dirigirse a clientes potenciales (contactos) en una campaña de seguimiento.

El tutorial presenta la función de administración de campaña y segmento en el departamento de Ventas y Marketing. En este tutorial se ilustran las siguientes tareas:

• Preparación de los datos.
• Configuración de una campaña.
• Selección del público objetivo.
• Extracción de datos.
• Envío de cartas a contactos.
• Registro de las respuestas de la campaña.

Funciones

En este tutorial, se demuestran las tareas realizadas por los siguientes roles de usuario:

• Director de marketing o Director de ventas
• Empleado de marketing

Requisitos previos

Para poder realizar las tareas del tutorial, deberá instalar Business Central:

Historia

El Director de marketing del Departamento de ventas de CRONUS es responsable de la planificación de campañas y de su ejecución. El administrador de marketing también toma decisiones sobre en qué ferias de muestras participar y evalúa el progreso de la campaña.

El empleado del Departamento de marketing maneja la producción, la distribución y la colocación de material de marketing.

La empresa ha lanzado un producto denominado el Rome Guest Chair. El producto se ha promocionado recientemente en una fuera de muestras, Office Futurus. Numerosos clientes han expresado un enorme interés en el producto y, como parte de un esfuerzo promocional, a aquellos clientes que compraron Rome Guest Chair durante el periodo de la campaña se les ofreció un precio especial de campaña.

Una de las tareas del empleado de marketing después de la feria de muestra es introducir todos los clientes potenciales como contactos.

El director de marketing organiza una campaña, crea un segmento que contiene todos los nuevos contactos y finalmente extrae los datos de contacto para seleccionar el público objetivo para la campaña.

El empleado ayuda a enviar cartas de agradecimiento a todos los contactos que dejaron sus tarjetas al personal del stand y, finalmente, el director registra todas las respuestas que reciban de los probables clientes.

Organización de una campaña

En cuanto el empleado haya introducido las tarjetas de negocios recibidas en la feria de muestras, el director de marketing organiza una ficha de campaña para administrar las actividades relacionadas.

Para configurar una campaña

1. Elija el icono , escriba Campañas y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione Nuevo para crear una nueva campaña. En la ficha de la campaña, seleccione Entrar para crear un número de la campaña insertado automáticamente.
3. En el campo Descripción, escriba una descripción para la campaña, por ejemplo Feria de muestras Office Futurus.
4. Elegir el campo Código de estado y seleccione el código de estado "1-PLAN".
5. Rellene los campos Fecha inicial y Fecha final de la campaña como corresponda.

Selección del público objetivo

El director de marketing crea un segmento para seleccionar los contactos con los que desea interactuar.

Cuando crea un segmento, puede usar una variedad de criterios para seleccionar los contactos que deben ser objetivos para el segmento. Por ejemplo, puede seleccionar personas de contacto que trabajan en una ubicación de cliente o de probable cliente y que son los responsables de compras en sus empresas. Utilice los filtros para añadir los contactos según los criterios que mejor se ajusten a sus propósitos. Por ejemplo, puede elegir filtrar por responsabilidad del cargo de la persona de contacto, la relación empresarial o el sector de la empresa de contacto. Para este tutorial, elija el filtro Responsabilidad cargo para seleccionar los contactos.

Para crear un segmento con los contactos relevantes

1. Elija la acción Navegar y luego elija la acción Segmentos.
2. Seleccione Nuevo para crear un nuevo segmento. En el segmento nuevo, seleccione Entrar para tener un número de segmento insertado automáticamente.
3. En la ficha desplegable General, en el campo Descripción, escriba, por ejemplo, Visitantes de la feria de muestras Office Futurus.
4. Elija, la acción Añadir contactos para abrir el filtro Añadir contactos.
5. Desplácese hacia abajo hasta la ficha desplegable Cargo contacto, seleccione el filtro Compra como Cód. cargo contacto y elija el botón Aceptar.

La página Segmento contiene ahora una lista de contactos basada en los filtros que especifique. En la ficha desplegable General, en el campo de Nº líneas, puede ver de un vistazo el número de contactos que cumplen estos criterios.

Nota

Puede guardar los criterios de segmentación para poder usarlos más adelante.

Para guardar sus criterios de segmentación

1. En la página Segmento, seleccione Acciones.
2. Elija Funciones, después Segmento y, luego, elija la acción Guardar criterio.
3. En la página Guardar criterios segmento, especifique un código para el segmento. En el campo Descripción, escriba una descripción de los criterios del segmento.
4. Elija el botón Aceptar.

Extracción de los datos

El director de marketing estudia atentamente la lista de contactos segmentada y observa que es demasiado grande. El administrador decide reducir la lista basándose en clientes probables reales, para centrarse en el grupo objetivo correcto. Este proceso de refinar y reducir los datos también se conoce como extracción de datos.

Para eliminar los contactos del segmento

1. En la página Segmento, seleccione Acciones.
2. En la barra de menú de abajo, elija Funciones, Contactos y Reducir contactos.

Se abre el cuadro de diálogo Eliminar contactos - Reducir.
4. En la ficha desplegable Relación negocio contacto, seleccione el filtro CLIE como Cód. relación negocio y elija el botón Aceptar.

La página Segmento contiene ahora una lista reducida de contactos y, en el campo Nº líneas, puede ver el número de contactos que satisface ahora estos nuevos criterios.

Nota

Si tuviera que deshacer esta eliminación de un grupo de contactos, puede hacerlo con la función Volver. En otras palabras, puede deshacer la última segmentación.

Para recuperar los contactos eliminados

1. En la página Segmento, seleccione la acción Segmento.
2. Seleccione la acción Volver.

Los contactos que ha eliminado se añaden de nuevo a la lista de contactos.

Vinculación de un segmento con una campaña

El director de marketing decide que la lista reducida es la lista final de contactos que desea que forme parte de la campaña. Por lo tanto, vincula este segmento a la campaña Feria comercial FUTURUS.

Para vincular un segmento a la campaña

1. En la página Segmento, en la ficha desplegable Campaña, elija el campo Nº campaña ara seleccionar la campaña a la que desee vincular el segmento, por ejemplo, CP0001.
2. Seleccione Sí.
3. Dado que este segmento es el objetivo de la campaña, seleccione la casilla de verificación Objetivo campaña y elija Sí.

Enviar cartas y correos electrónicos a los contactos

El empleado de marketing ayuda al director de esta área a enviar cartas a los probables clientes para agradecerles por visitar la feria de muestras.

Procedimiento para usar un segmento para enviar una carta a un contacto

Nota

En este procedimiento, debe adjuntar un documento de Word. Puede agregar archivos adjuntos en cualquier idioma.

Nota

Si es necesario, haga clic en el icono Lápiz de edición para abrir la página en modo de edición.

1. Abra la ficha Segmento para los Visitantes de la feria de muestras FUTURUS.
2. En la ficha desplegable Interacción, en el campo Cód. plantilla interacción, seleccione la plantilla Carta de negocios, código NEG. y seleccione Sí.
3. Escoja el campo Cód. idioma (genérico) para abrir la página Idiomas interacción segmento. Seleccione un Código de idioma y haga clic en el botón Aceptar.
4. Asegúrese de que Tipo correspondencia (predeterminado) está establecido en Copia impresa.
5. En el campo Archivo adjunto, seleccione el cuadro de diálogo de Puntos suspensivos. Esto abre el cuadro de diálogo Importar archivo adjunto.
   1. Seleccione el botón Elegir para elegir su archivo.
   2. Busque el archivo y seleccione el botón Abrir botón para adjuntarlo.
6. En el campo Asunto (Genérico), escriba el siguiente texto a modo de ejemplo: Gracias por visitar la feria de muestras. Seleccione la tecla tabulador para salir del campo y seleccione el botón Sí.
7. Deslice Envía docs. Word como anexo la posición de activado y seleccione el botón Sí.
8. Seleccione la acción Registrar. En la ventana emergente Registrar segmento, habilite Crear segmento seguimiento
9. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el trabajo por lotes Registrar segmento.

Se envían los archivos adjuntos. Cuando el proceso haya finalizado, haga clic en el botón Aceptar para el mensaje que indica que el segmento se registró.

Las cartas se imprimen automáticamente y se registra el segmento. Dado que ya se registró el segmento, este no figura en la lista de segmentos, sino que se mueven a la lista de segmentos registrados. Para ver esa lista, elija el icono , escriba Segmentos archivados y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

Una vez registrado el segmento, cada carta se envíe que se registra como interacción, que se puede ver en el registro.

Elija el icono , escriba Movs. log. interacción y luego elija el enlace relacionado. Hay un movimiento para cada carta enviada.

Procedimiento para enviar un correo electrónico a un contacto

1. En la ficha desplegable Interacción, en el campo Cód. plantilla interacción, seleccione la plantilla Carta de negocios, código NEG.
2. En el campo Asunto (Genérico), escriba el siguiente texto a modo de ejemplo: Gracias por visitar la feria de muestras.
3. En el campo Tipo correspondencia, seleccione Correo electrónico.
4. Especifique la configuración de idioma y adjunte un documento de Word, como en el procedimiento anterior.
5. Seleccione la acción Log. Se abre la página Grabar segmento.
6. Seleccione la casilla Enviar anexos para enviar los anexos por correo electrónico.
7. Seleccione la casilla Crea segmento seguimiento.
8. Elija el botón Aceptar.

Las cartas se envían por correo electrónico automáticamente y se registra el segmento. Dado que ya se registró el segmento, este no figura en la lista de segmentos, sino que se guarda en la lista de segmentos registrados. Para ver esa lista, elija el icono , escriba Segmentos archivados y, a continuación, elija el vínculo relacionado.

Registrar las respuestas de la campaña

En el siguiente par de semanas, los probables clientes responden a la carta. El director de marketing desea realizar un seguimiento de las respuestas y registrar estas interacciones.

Con este fin, configure un segmento para los contactos que hayan respondido a la carta.

Para registrar las respuestas de la campaña

1. En la página Segmento, en la ficha desplegable Interacción, elija el campo Cód. plantilla interacción.

No existe ninguna plantilla de interacciones para registrar las respuestas a las campañas. En consecuencia, cree una plantilla nueva.

2. En el menú desplegable Plantillas de interacción, elija la acción Nuevo.
3. En el campo Código, escriba RESP y, en el campo Descripción, escriba Respuestas de la campaña.
4. Elija el botón Aceptar.
5. Elija Sí para confirmar que desea aplicar este código de plantilla de interacción a todas las líneas de segmento.
6. En la ficha desplegable Campaña, seleccione el campo Respuesta campaña. Elija Sí para confirmar el mensaje Ha modificado la respuesta de la campaña.
7. En la página Segmento, seleccione Grabar.
8. En la página Registrar segmento, borre la casilla de verificación Enviar archivos adjuntos. Posteriormente, elija el botón Aceptar para confirmar que se ha registrado el segmento.

Consulte también

Gestión de relaciones
Tutoriales de procesos empresariales
Trabajar con Business Central

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