Opciones de formato avanzadas en informes financieros

Al crear un informe en informes financieros, las funciones adicionales de formato están disponibles, incluidos los filtros para dimensiones, las restricciones de columnas y las unidades de informes, las filas sin impresión y las instrucciones IF/THEN/ELSE en los cálculos.

La siguiente tabla explica las funciones avanzadas del formato que están disponibles cuando se diseñan informes.

Función	Descripción
Filtro de dimensiones	Para obtener acceso a conjuntos de datos específicos, puede usar dimensiones en la definición de filas y la definición de la columna. Muchos informes usan únicamente el segmento natural en el formato de la fila. Sin embargo, las filas pueden modificarse de modo que incluyan valores de dimensión. Los filtros de la dimensión de la definición de la columna se usan para obtener acceso a valores de dimensión específicos.
Restricción de unidad de notificación	Puede configurar una fila del informe de modo que muestre solo la información que está vinculada a una unidad de notificación específica.
Filas sin impresión (NP)	Las filas sin impresión son útiles en muchos informes. Si varios cálculos se requieren para obtener un valor, estos cálculos se pueden ocultar en el informe impreso. Las filas sin impresión también son útiles para la solución de problemas de diseños del informe y para la posición de celda avanzada.
Restricción de columna	La restricción de la columna de la definición de filas es útil para ocultar los valores relevantes solo en algunas filas del informe. Cuando los cálculos de porcentaje se realizan en una fila, la restricción de la columna impide que las columnas totales u otras columnas se impriman cuando dichos números no se aplican.
Salto de columna	Puede agregar saltos de la columna en una definición de fila para mostrar la información del informe a su lado. Puede agregar varios saltos de columna en una única definición de filas, y los encabezados de columna se repite en la parte superior de cada columna tras el salto de laolumna. Los comentarios para un informe se muestran entre los saltos de columna.
Instrucción IF/THEN/ELSE	Puede modificar cálculos de una definición de fila o una definición de la columna.
Use apóstrofes (' ') y una Y comercial (&) para los valores de dimensión	Puede usar valores de dimensión, incluido el carácter de la Y comercial para el diseño de informe.

Colocación de celda avanzada

La posición de celda avanzada, o forzar, implica la posición de valores específicos en las celdas específicas. Por ejemplo, forzar se usa a menudo para mover los saldos correctos en un extracto de flujo de efectivo. Puede utilizar forzar para lo siguiente:

• Mover valores de Microsoft Excel a celdas específicas.
• Codificar en duro valores específicos en un informe.
• Modificar los signos copiando un valor de una celda anterior y multiplicando ese valor por -1.

Nota

En muchos casos, debe configurar su definición del informe para realizar cálculos de la columna antes de cálculos de la fila. Para completar esta configuración, siga estos pasos.

1. En el diseñador de informes, abra la definición del informe para modificarla..
2. En la pestaña Configuración, en Prioridad de cálculo, seleccione Realizar el cálculo de la columna primero y a continuación la fila.

Diseño del informe

Cuando se diseña un informe, debe crear todas las filas de detalle primero para asegurarse de que los valores están tirados según lo previsto. A continuación agregue anulaciones del formato NP (sin impresión) para eliminar el detalle que incluye los valores finales.

Importante

Cuando usa el código de formato CAL en la definición de fila, no puede explorar en profundidad hasta el detalle de transacción.

Para forzar, las fórmulas usan el formato siguiente: <columna de destino>=<columna originaria>.<código de la fila> Separe cualquier colocación adicional para una fila mediante una coma y un espacio. Aquí se encuentra un ejemplo: D=C.190, E=C.100

Ejemplos de opciones de formato avanzadas

Los siguientes ejemplos muestran cómo dar formato a la definición de filas y la definición de columnas para forzar un informe básico de flujo de efectivo (ejemplo 1) y un informe estadístico (ejemplo 2).

Ejemplo 1: forzar básico

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de fila que usa forzado básico.

Código de fila	Descripción	Código del formato	Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas	Modificador de fila	Vínculo a dimensiones financieras
100	Efectivo al inicio del período (NP)			Modificador de cuenta = [/BB]	+Segment2 = [1100]
130	Efectivo al inicio del período	CAL	C=C.100, F=D.100
160
190

Nota

Las columnas vacías se quitarán de la tabla anterior debido a fines de presentación: no se mostrarán las columnas Reemplazar formato, Saldo normal, Control de impresión y Restricción de columna.

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de columna que usa forzado en la fila.

Formato	C	mil millones	C	B	E	V
Encabezado 1
Encabezado 2	C	mil millones	C	B	E	V
Encabezado 3
Tipo de columna	FIL	DESC	FD	FD	FD	CALC
Código de libro/Categoría de atributo			REAL	REAL	REAL
Ejercicio			BASE	BASE	BASE
Periodo			BASE	BASE	BASE
Período de cobertura			PERIÓDICO	YTD/BB	Ejercicio a fecha
Fórmula						E-D
Ancho de columna	5	30	14	14	14	14

Ejemplo 2: informes estadísticos

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de fila que usa forzado para un informe estadístico.

Código de fila	Descripción	Código de formato	Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas	Reemplazar formato	Saldo normal	Vínculo a dimensiones financieras
50	Información estadística	NOT
100	Recuento de personas: Estados Unidos	CAL	4	###0.;($###0.)
115	Recuento de personas: international	CAL	11	###0.;($###0.)
130
190	Ventas de Estados Unidos				C	+Segment2 = [41*], Segment3 = [00]
220	Ventas internacionales				C	+Segment2 = [41*], Segment3 = [01:99]
250
280
310	Ventas de Estados Unidos	CAL	D=C.190,E=C.100,F=(C.100/C.190)
340	Ventas internacionales	CAL	D=C.220,E=C115,F=(C.220/C.115)

Nota

Las columnas vacías se quitarán de la tabla anterior debido a fines de presentación: no se mostrarán las columnas Control de impresión, Restricción de columna y Modificador de fila.

En la tabla siguiente se muestra un ejemplo de una definición de columna que usa forzado para un informe estadístico.

Formato	C	mil millones	C	B	E	V
Encabezado 1	C	mil millones	C	B	E	V
Encabezado 2	-	-	Año hasta la fecha	Ventas anuales	Personal	$ por persona
Encabezado 3
Tipo de columna	FILA	DESC	FD	CALC	CALC	CALC
Código de libro/Categoría de atributo			REAL
Ejercicio			BASE
Periodo			BASE
Período de cobertura			Ejercicio a fecha
Fórmula						E-D
Ancho de columna	5	30	14	14	14	14

Limitar una fila a una unidad de notificación específica

Cuando una fila del informe se limita a una unidad de notificación específica, dicha fila muestra los datos vinculados únicamente para la unidad de notificación denominada y se omiten los datos para otras unidades de notificación en el organigrama. Por ejemplo, puede crear una fila que proporciona los detalles de los gastos de operaciones totales de un departamento específico. Su informe puede contener datos duplicados si el informe contiene un organigrama y una definición de fila que tiene más que sólo la cuenta natural. Por ejemplo, tiene un organigrama que enumera los seis departamentos de su organización, y también tiene una definición de fila que enumera una combinación específica de una cuenta y un departamento en la fila. Cuando se genera el informe, la combinación específica de una cuenta y de un departamento se imprimen en cada nivel del organigrama, aunque dicho departamento puede no coincidir con la cantidad que se encuentra en el organigrama. Este comportamiento ocurre porque la fila reemplaza lo que se filtra normalmente por la definición del informe. Una manera de evitar la duplicación de datos es restringir una fila a una unidad de notificación específica.

Nota

Si una fila incluye dimensiones, y se restringe dicha fila a una unidad de notificación secundaria, el importe de la fila se incluye para esa unidad secundaria y para las unidades principales, pero ninguna duplicación ocurre.

Restringir una fila a una unidad de notificación

1. En el diseñador del informes, haga clic en Definiciones de filas y después seleccione una definición de fila para modificarla.
2. Haga doble clic en la celda Fórmulas/Filas/Unidades relacionadas correspondiente.
3. En el cuadro de diálogo Selección de la unidad organizacional, en el campo Organigrama, seleccione un árbol asignado en la definición de informe.
4. Seleccione una unidad de notificación y, a continuación, haga clic en Aceptar. La restricción aparece en la celda de la definición de filas.
5. Haga doble clic en la celda en la columna Vínculo a las dimensiones financieras de la fila limitada, y especifique un vínculo al conjunto de datos financieros.

Selección de control de impresión en una definición de filas

Puede especificar los códigos de control de impresión para cada columna mediante la celda Control de impresión.

Agregar los códigos de control de impresión a una fila del informe

1. En el diseñador de informes, abra la definición de filas para modificarla.
2. Haga doble clic en la celda Control de impresión.
3. En el cuadro de diálogo Control de impresión, seleccione un código de control de impresión o mantenga presionada la tecla Ctrl para seleccionar varios códigos. También puede escribir los códigos de control de impresión directamente en la celda Control de impresión. Use comas para separar varios códigos de control de impresión.
4. Seleccione cualquier opción condicional de impresión.
5. Haga clic en Aceptar.

Códigos de control regulares de impresión

En la tabla siguiente se describen los códigos de control normales de impresión para una definición de filas.

Código de control de impresión	Interpretación del código de control de impresión	Descripción
NP	Fila sin impresión (NP)	Evita que los importes en la fila se impriman en el informe, y excluye los importes de cálculos. Para incluir una columna de no impresión en un cálculo, vaya a la columna directamente en la fórmula de cálculo. Por ejemplo, la fila sin impresión 240 se incluye en el cálculo siguiente: 230+240+250. Sin embargo, la fila sin impresión 240 no se incluye en el cálculo siguiente: 230:250.
CS	Símbolo de la divisa; use el formato de la divisa en la fila	Incluya el símbolo de la divisa en todos los importes de menor porcentaje. Los valores de porcentaje nunca reciben un símbolo de la divisa.
XD	Eliminar la fila en el informe de detalle de la cuenta	Elimine la visualización de cuentas en los informes de detalle a cuenta y los informes de detalle de transacción. Este control de impresión es útil cuando una fila incluye varias cuentas que no deben aparecer en el informe de detalle de la cuenta o el informe de detalle de transacción.
X0	Eliminar la fila si todos son ceros	Excluir una fila del informe si todas las celdas en esa fila están vacías o contienen ceros. Este control de impresión es importante solo si la opción de eliminar el saldo cero no se selecciona en la definición del informe.
B0	Deje en blanco las columnas con cero	Deje las columnas en blanco en una fila que contiene los importes cero.
XR	Eliminar acumulación	Eliminar una acumulación. Si el informe usa un organigrama, los importes en esta fila no se agrupan en nodos principales posteriores.
SR	Eliminar redondeo	Evitar que los importes en este fila se redondeen.
XT	Eliminar la fila en el informe de detalle de la transacción	Eliminar la visualización de transacciones en los informes de detalle de transacción. Este control de impresión es útil cuando una fila incluye varias cuentas que no deben aparecer en un informe de detalle de transacción.

Códigos de control de impresión condicionales

En la tabla siguiente se describen los códigos de control condicionales de impresión para una definición de filas.

Código de control de impresión	Descripción
(ninguno)	Borre la selección condicional de impresión.
DR	Impresión solo los saldos de débito para esta fila.
CR	Impresión solo los saldos de crédito para esta fila.

Celda de restricción de la columna en una definición de filas

La celda Restricción de la columna en una definición de fila tiene varios fines. En función del tipo de fila, puede usar la celda Restricción de la columna para especificar una de las funciones siguientes:

• La celda puede limitar la impresión de los importes de la fila en una columna específica. Esta función resulta útil si está creando un balance de situación tabular.
• La celda puede especificar la columna de importes que hay que ordenar.

Usar una fórmula de cálculo en una definición de filas

Una fórmula de cálculo en una definición de fila puede incluir los operadores +, -, * y / y también las expresiones IF/THEN/ELSE. Además, un cálculo puede implicar las celdas individuales y los importes absolutos (números reales que se incluyen en la fórmula). La fórmula puede contener hasta 1.024 caracteres. Los cálculos no se pueden aplicar a las filas que contengan las celdas de tipo Vínculo a las dimensiones financieras (FD). Sin embargo, puede incluir cálculos de filas consecutivas, eliminar la impresión de dichas filas y calcular el total de las filas de cálculo.

Operadores de una fórmula de cálculo

Una fórmula de cálculo usa operadores más complejos que una fórmula total de la fila. Sin embargo, se pueden usar los operadores * y / junto con los operadores adicionales para multiplicar (*) y para dividir (/) importes. Para usar un intervalo especificado o una suma en una fórmula de cálculo, debe usar en el signo (@) antes de cualquier código de la fila, a menos que esté usando una columna en la definición de filas. Por ejemplo, para agregar el importe de la fila 100 al importe de la fila 330, puede usar la fórmula total de la fila 100+330 o la fórmula de cálculo @100+@330.

Nota

Debe usar en el signo (@) antes de cada código de la fila que usa en una fórmula de cálculo. De lo contrario, el número se lee como un importe absoluto. Por ejemplo, la fórmula @100+330 agrega 330 USD agrega al importe de la fila 100. Al hacer referencia a una columna en una fórmula de cálculo no se requiere, no se requiere el signo (@).

Crear una fórmula de cálculo

1. En el diseñador del informes, haga clic en Definiciones de filas y después abra la definición de fila para modificarla.
2. Haga doble clic en la celda Código de formato y luego seleccione CAL.
3. En la celda Fórmulas, filas o unidades relacionadas, especifique la fórmula de cálculo.

Ejemplo de una fórmula de cálculo para las filas específicas

En este ejemplo, la fórmula de cálculo @100+@330 significa que el importe de la fila 100 se agregará al importe de la fila 330. La fórmula total de la fila 340+370 agrega el importe de la fila 340 al importe de la fila 370. (El importe de la fila 370 es el importe de la fórmula de cálculo.)

Código de fila	Descripción	Código de formato	Fórmulas, filas o unidad relacionadas	Control de impresión	Modificador de fila	Vínculo a dimensiones financieras
340	Efectivo al inicio del período			NP	BB	+Cuenta=[1100:1110]
370	Efectivo al inicio del año	CAL	@100+@330	NP
400	Efectivo al inicio del período	TOT	340+370

Cuando la fila en una definición de fila tiene un código de formato CAL, y se especifica un cálculo matemático en la celda Fórmulas o filas o unidades relacionadas, también debe especificar la letra de la columna y de la fila asociadas en el informe. Por ejemplo, escriba A.120 para representar columna A, fila 120. Como alternativa, puede usar el signo @ para indicar todas las columnas. Por ejemplo, escriba @120 para representar todas las columnas de la fila 120. Cualquier cálculo matemático que no tenga una letra de la columna o el signo @ se asume que es un número real.

Nota

Si usa un código de filas de la etiqueta para hacer referencia a una fila, debe usar un punto (.) como separador entre la letra de la columna y la etiqueta (por ejemplo, A.GROSS_MARGIN/A.SALES). Si usa el signo @, el separador no se requiere (por ejemplo, @GROSS_MARGIN/@SALES).

Ejemplo de una fórmula de cálculo para una columna específica

En este ejemplo, la fórmula de cálculo E=C.340 significa que el cálculo de la celda en la columna C, fila 340, se realiza únicamente en la columna E.

Nota

Al hacer referencia a una columna en una fórmula de cálculo no se requiere, no se requiere el signo (@).

Código de fila	Descripción	Código de formato	Fórmulas, filas o unidad relacionadas	Control de impresión	Modificador de fila	Vínculo a dimensiones financieras
340	Efectivo al inicio del período			NP	BB	+Cuenta=[1100:1110]
370	Efectivo al inicio del año	CAL	E=C.340	NP
400	Efectivo al inicio del período	TOT	340+370

Modificación de un número en columnas seleccionadas

Cuando modifica un número o un cálculo de una columna de una fila en particular pero no desea que afecte a otras columnas en el informe, puede especificar CAL (cálculo) en la columna Código de formato de la definición de filas.

• Para realizar un cálculo en todas las columnas del informe (FD), no especifique una asignación de la columna.
• Para restringir una fórmula a columnas específicas, especifique la letra de la columna, un signo de igual (=), y después la fórmula.
• Puede especificar varias columnas. Cuando usa el signo @ con la situación específica de la columna, el signo @ está relacionado con la fila.
• Puede especificar varias fórmulas de la columna en una fila. Escriba las fórumlas separadas por comas.

Ejemplos de cálculo

Cálculo	Acción que se crea
@130*0,75	Para cada columna, el valor de la fila 130 se multiplica por 0.75. El resultado se configura en la fila actual de cada columna.
B=@130*0,75	El mismo cálculo se realiza sólo en la columna B.
A,B,C=(@100/@130)*0,75	A=(A.100/A.130)*.75 B=(B.100/B.130)*.75 C=(C.100/C.130)*0,75

La expresiones IF/THEN/ELSE en una definición de filas

Las expresiones IF/THEN/ELSE se pueden agregar a cualquier cálculo válido y usar con el formato CAL. Puede especificar las fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE en la celda en la columna Fórmulas o filas o unidades relacionadas la columna. La fórmulas de cálculo IF/THEN/ELSE usan el formato siguiente: IF <expresión verdadero o falso> THEN <fórmula> ELSE <fórmula> La parte ELSE <fórmula> es opcional.

Expresiones IF

La expresión que sigue a la expresión IF puede ser cualquiera expresión que se pueda evaluar como verdadera o falsa. La expresión que sigue a la expresión IF puede implicar una evaluación simple, o puede ser una expresión compleja que puede contener varias expresiones. A continuación se incluyen algunos ejemplos:

• IF A.200>0 (Evaluación simple)
• IF A.200>0 AND A.200<10,000 (Expresión compleja)
• IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (Expresión compleja que contiene varias expresiones)

El término Períodos en una expresión IF representa el número de períodos para el informe. Este término se usa normalmente para calcular un promedio del proyecto a la fecha. Por ejemplo, al ejecutar un informe para el período 7 YTD, la expresión B.150/Períodos significa que el valor de la fila 150 de la columna B se divide por 7.

Las fórmulas THEN y ELSE

La fórmulas THEN y ELSE pueden ser cualquier cálculo válido, desde asignaciones muy simples de valor a fórmulas complejas. Por ejemplo, la expresión IF A.200>0 THEN A=B.200 significa "Si el valor de la celda de la columna A, fila 200 es mayor de 0 (cero), poner el valor de la celda en la columna B de la fila 200 en la celda de la columna A de la fila actual”. La expresión anterior IF/THEN configura un valor en una columna de la ficha actual. Sin embargo, puede usar el signo @ en evaluaciones de verdadero falso o la fórmula para representar todas las columnas. A continuación se muestran algunos otros ejemplos que se describen en las siguientes secciones:

• IF A.200 >0 THEN B.200: Si el valor de la celda A.200 es positivo, el valor de la celda B.200 se pone en todas las columnas de la fila actual.
• IF A.200>0 THEN @200: Si el valor de la celda A.200 es positivo, el valor de la celda B.200 se configura en la correspondiente fila de la fila actual.
• IF @200 >0 THEN @200: Si el valor de la celda 200 de la columna actual es positivo, el valor de la celda 200 se configura en cada columna de la fila actual.

Restricción de un cálculo a una unidad de notificación en una definición de filas

Para restringir un cálculo a una sola unidad de notificación en un organigrama, para que no se acumule el importe resultante hasta una unidad de alto nivel, puede usar el código @Unidad en la celda Fórmulas o filas o unidades relacionadas en la definición de filas. El código @Unidad se muestra en la columna B del organigrama Nombre de la unidad. Cuando se usa el código @Unidad, los valores no se acumulan, pero el cálculo se evalúa a todos los niveles del organigrama.

Nota

Para usar esta función, un organigrama debe estar asociado con la definición de filas.

La fila de cálculo puede hacer referencia a una fila de cálculo o a una fila de datos financieros. El cálculo se registra en la celda Fórmulas o filas o unidades relacionadas de la definición de filas y de la restricción financiera del tipo de datos. El cálculo debe usar un cálculo condicional que comienza en una construcción IF @Unidad. Esto es un ejemplo: IF @Unit(SALES) THEN @100 ELSE 0 Este cálculo incluye el importe de la fila 100 en cada columna de informe, pero únicamente para la unidad de ventas. Si las unidades varias se denominan VENTAS, el importe aparece en cada una de las unidades. Además, la fila 100 puede ser una fila de datos financieros y se puede definir como sin impresión. En este caso, se evita que el importe aparezca en todas las unidades del organigrama. También puede limitar el importe a una columna única del informe, como la columna H, mediante una restricción de columna para imprimir el valor solo en esa columna del informe. Puede incluir combinaciones de OR en una expresión SI. He aquí un ejemplo: IF @Unit(SALES) OR @Unit(SALESWEST) THEN 5 ELSE @100. Puede especificar una unidad en una restricción de tipo de cálculo de una de las siguientes maneras:

• Escriba un nombre de la unidad para incluir las unidades que coinciden. Por ejemplo, IF @Unit(SALES) habilita el cálculo para cualquier unidad que se llame VENTAS, incluso si hay varias unidades de ventas en el organigrama.
• Especifique el nombre de la empresa y la unidad para restringir el cálculo a unidades específicas de una empresa específica. Por ejemplo, escriba IF @Unit (ACME:SALES) para restringir el cálculo en las unidades de ventas de la empresa ACME.
• Especifique el código completo de la jerarquía del organigrama para restringir el cálculo en una unidad específica. Por ejemplo, escriba IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES).

Nota

Para buscar el código de jerarquía completa, haga clic con el botón secundario del mouse en la definición de organigrama y seleccione Copiar identificador de la unidad organizacional (código H).

Restringir un cálculo a una unidad organizacional

1. En el Diseñador de informes, haga clic en Definiciones de filas y abra la definición de fila que desee modificar.
2. Haga doble clic en la celda Código de formato y luego seleccione CAL.
3. Haga clic en la celda Fórmulas o filas o unidades relacionadas y especifique un cálculo condicional que comienza en una construcción IF @Unidad.

La expresiones IF/THEN/ELSE en una definición de columna

Una expresión IF/THEN/ELSE permite a cualquier cálculo depender de los resultados de cualquier otra columna. Puede hacer referencia a otras columnas, pero no puede hacer referencia a una celda del informe en la expresión IF. Cualquier cálculo se debe aplicar a la columna completa. Por ejemplo, la expresión IF B>100 THEN B ELSE C*1,25 significa "Si el importe en la columna B es mayor que 100, poner el valor de la columna B en la columna CALC. Si la cantidad en la columna B no es más de 100, multiplique el valor en la columna C por 1,25 y coloque el resultado en la columna CALC ." Siempre siga la declaración IF con una declaración lógica que se puede evaluar como verdadera o falsa. Las fórmulas que usa para las expresiones THEN y ELSE pueden contener referencias a cualquier número de columnas, y estas fórmulas pueden ser tan complejas como quiera.

Nota

No puede poner los resultados del cálculo en ninguna otra columna. Los resultados deben encontrarse en la columna que contiene la fórmula.

Use apóstrofes y una Y comercial para los valores de dimensión en una fila, columna o árbol

Puede diseñar informes mediante los valores de dimensión que contengan una Y comercial (&).

Dentro de cualquier campo Vincular a la dimensión financiera, puede especificar un valor como 'Pérdidas y ganancias'. Incluir apóstrofes (' ') a ambos lados del valor de dimensión indica que utiliza el valor literal, como incluir el carácter de la Y comercial (&).