Separar els fluxos en processos automatitzats més petits
Quan configureu una automatització, proveu d'arquitectar els fluxos de manera que no tingueu cap automatització que cobreixi tot el procés. Hi ha diverses raons per les quals hauríeu de fer fluxos múltiples i més petits:
El manteniment és més fàcil.
La gestió d'errors no ha de ser tan sofisticada.
Diverses persones poden treballar en l'automatització.
No cal reiniciar l'automatització des del principi si un pas falla.
En l'exemple següent, s'ha configurat una automatització per a un procés d'aprovació, que cobreix diversos processos amb una única automatització.
Diagrama que mostra un procés de negoci on es crea un informe de despeses. Tot el procés de negoci es configura com una única automatització llarga amb deu passos per completar.
Si, per exemple, falla el procés de reemborsament d'efectiu, tota l'automatització es considerarà un fracàs. Si canvia un requisit o especificació per consultar les dades bancàries dels empleats, s'haurà de suspendre tot el procés fins que es produeixin les actualitzacions.
En lloc d'això, podeu separar l'automatització en mòduls, com es mostra a la imatge següent.
En segon lloc, l'automatització s'inicia quan s'actualitza l'estat a Comprovació de compliment completada. Si s'aprova, el resultat s'envia per correu electrònic i es defineix l'estat com a aprovat. Si es rebutja la sol·licitud, sol·licitarà correccions. La tercera automatització s'inicia quan l'estat s'actualitza per aprovar-lo. El sistema buscarà automàticament les dades bancàries de l'empleat i reemborsarà l'efectiu a l'empleat, i també arxivarà l'informe de despeses.
En aquest exemple, l'automatització #2 depèn de l'automatització anterior per establir l'estat de l'informe de despeses a "Comprovació de compliment completada". Tanmateix, si hi ha un problema amb el sistema de correu i l'automatització #2 falla, les tasques de l'automatització #1 encara es completaran. Només caldrà reiniciar les tasques de l'automatització #2.